【正文】 氣，會影響公文的整體表達效果，如在函中用這樣的語言、語氣結尾“以上內容請在三天內回復，否則我方不承擔后果”，這種盛氣凌人的結尾，已經違背了函應有的商榷語氣了。 （11）、附件未標識附件說明。附件必須在正文結尾另起一行空兩格標明，有多個附件的應標明序號。附件過長回行時與附件正文對齊。（12）、發(fā)文機關與落款不一致。 發(fā)文機關的名稱應該和落款中的名稱一致。常見的錯誤有：發(fā)文機關為“市工商行政管理局”，而落款是“市工商行政管理局辦公室”。發(fā)文機關為“中共市工商行政管理局黨組”，而落款是“市工商行政管理局”。這樣大大影響了公文的嚴肅性。（13）、成文日期未用小寫漢字。 成文日期應用小寫漢字。“二二〇〇七年十一月九日”?！?007年l1月9日”、“二零零七年十一月九日”，這些寫法都不對。但是要說明，這是對行政公文的要求，若是黨文，如黨委、黨組文件，日期則用阿拉伯數字，可寫成“2007年l1月9日”。這也是黨文和行政文的一個區(qū)別。 （14）、印章位置不正確。印章上壓正文，或印章上弧線與正文之間的距離超過一行，或在沒有正文出現的頁面上標識“此頁無正文”加蓋印章，均屬錯誤。正確印章的上弧線與正文之間的距離不超過一行，居中下壓成文日期。六、行政機關公文的格式國家行政機關公文一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。 組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首。它包括：公文份數序號(并非所有公文都要編制份數序號，有密級的公文必須編制份數序號)、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。 置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體。它包括：公文標題、主送機關、公文正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。 置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。它包括：主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期。 現將以上各要素的使用做一簡要介紹： (一)公文份數序號 公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼標識于版心左上角第1行。帶有密級的公文必須編制份數序號。 (二)秘密等級和保密期限 秘密等級是標識公文保密程度的一種標志，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空l字。如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，在秘密等級后標注保密期限。此時，秘密等級的兩字之間則不空1字距離。 凡未標明或未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。 (三)緊急程度 緊急程度是對公文送達時限的要求，緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第l行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。 (四)發(fā)文機關標識 發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。平行文或下行文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關標識上空2行向下依次標識。 發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小于22mm15mm(高寬)。 (五)發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文字號位于發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份標全稱，用六角括號“[]”括人；序號不編虛位(即3以此類推)，不加“第”字。 發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。(六)簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，其位置應平行排列于發(fā)文字號右側，這時發(fā)文字號的位置不再居中，應居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。 如果有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。 (七)公文標題 公文的標題位于紅色反線下空2行，用2號小標宋體字；可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。在一般三行及以內較為對稱。 (八)主送機關 主送機關位于標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 (九)公文正文 公文正文位于主送機關名稱下1行，第自然段左空2格，　回行頂格。數字、年份不能回行。公文正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。公文的正文必須在首頁出現。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。 (十)附件 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼；(如：‘‘附件”：1．)附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號與名稱標識應一致。如附件不能和公文正文一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號) (十一)成文日期 用漢字將年、月、日標全；“零’’寫成“O”；成文日期的位置由印章的位置決定。 (十二)發(fā)文印章 單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文I行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式。當印章下弧有文字時，采用中套方式。使用國徽印章必須是印章下弧線騎年壓月。 當聯合行文需要加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。 當聯合行文需要加蓋三個以上印章時，為防止出現空白印章，應將發(fā)文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。印章與正文應同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方式。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌碌奈恢脮r，可采取調整行距、字距的措施加以解決。 (十三)附注 公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。 (十四)主題詞 主題詞，是進行文獻標引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關之上，一般的排列次序為：反映公文內容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空l字。一份文件的標引，除類別詞外，主題詞中的詞目一般最多不超過5個。 (十五)抄送機關 公文如有抄送機關，在主題詞下1行。左右各空l字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。 (十六)印發(fā)機關和印發(fā)日期 位于抄送機關之下，(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。(十七)關于版記版記中各要素之間加一條反線隔開，最后一個要素之下要有一條反線，其寬度同版心。版記應置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。 (十八)其他 1．紙張：一般采用國際標準A4型紙。 2．印刷：從左至右橫書橫排，少數民族文字按其書寫習慣排印。 3．裝訂：公文應在左側裝訂，不能掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘距外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差177。4mm。平訂釘距與書脊問的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘角平伏牢固；后背不可散頁明訂?！们谐善烦叽缯`差177。1rain，四角成90度，無毛茬或缺損。 4．頁碼：用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居右空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。25 / 25