【正文】 過嚴(yán)格的登記，其作用和收文登記一樣是便于對文件的管理、統(tǒng)計和查找。登記的形式，主要用簿式，其他形式如卡片式等用的較少。登記的項目主要有：順序號、發(fā)文日期、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、附件、密級、份數(shù)、發(fā)往機關(guān)、簽收人、歸卷日期、歸入卷號、備注等。登記后就可裝封發(fā)送收文單位了。：指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文，并將已封裝完畢的公文以適宜的方式發(fā)送給受文者。（三）行文規(guī)則行文規(guī)則，是各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會團體制發(fā)公文、處理行文關(guān)系必須遵守的紀(jì)律和準(zhǔn)則。它是根據(jù)國家憲法、有關(guān)法律法規(guī)和現(xiàn)行的領(lǐng)導(dǎo)管理體制、行文機關(guān)的職責(zé)權(quán)限、各單位的法律地位及隸屬關(guān)系，在總結(jié)公文處理工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，本著有利于加強領(lǐng)導(dǎo)和管理，進行有條不紊和高效優(yōu)質(zhì)的文秘工作而確定的。《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》確定黨政機關(guān)的行文規(guī)則如下：（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用這是公文處理工作中實事求是的原則在行文規(guī)則中的具體運用，也是黨政機關(guān)行文的總原則。它集中體現(xiàn)了黨的實事求是的思想路線和求真務(wù)實的作風(fēng)。具體說來，應(yīng)做到以下幾點:1．行文必須確有必要。行文必須實事求是，有必要性和可行性。沒有行文的必要性和可行性的，不行文；貫徹上級文件精神，沒有新的具體措施，僅表態(tài)性的或照抄照搬的，不行文；已開會作了布置，可用電話或當(dāng)面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀(jì)要和領(lǐng)導(dǎo)人在會議上的報告、講話，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應(yīng)由部門行文，不應(yīng)由黨委或政府行文。2．行文必須注重實效。公文必須緊密結(jié)合實際，制定的政策、措施、方法等切實可行，能解決問題，收到實效。對于脫離實際，不符合國情、省情、市情、縣情、鄉(xiāng)情，超越了干部、群眾的承受能力，行不通和收不到實效的，不行文；違背了人民群眾長遠利益和根本利益的，不行文；不符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)的，不行文。3．必須控制行文數(shù)量，所發(fā)公文力求精練、簡短。所發(fā)公文，必須作總量控制，科學(xué)決策，民主決策，依法決策。應(yīng)發(fā)的公文，提倡寫短文，在語言文字上反復(fù)錘煉，精益求精，力求簡短，達到“一字入公文，九牛拉不出”的標(biāo)準(zhǔn)。（二）根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系在處理行文關(guān)系上，黨政機關(guān)必須遵守以下規(guī)則：1．向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。每一個領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，既要對下級機關(guān)和人民群眾負責(zé)，又要對上級機關(guān)負責(zé)。為了便于上級機關(guān)了解本級機關(guān)的工作情況和貫徹上級指示精神的情況，便于上級機關(guān)指導(dǎo)工作，本級機關(guān)向下級機關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可以分別向下級黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。，黨委、政府的其他部門，不得向下級黨委、政府發(fā)布指示性公文。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行文。4．部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。5．同級黨的機關(guān)、黨的機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機關(guān)。這里規(guī)定了聯(lián)合行文的條件、內(nèi)容和主辦機關(guān)。聯(lián)合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關(guān)事項。6．屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。7．部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。這是為了加強集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)而做出的規(guī)定。，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)請示事項；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，（必要時）應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。9．不相隸屬機關(guān)之間一般用函行文。在黨政機關(guān)中，不相隸屬的機關(guān)之間，不論級別如何，只能用函行文。（三）必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報告工作“請示”公文是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)、幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問使用的文種?！罢埵尽迸c“報告”比較，行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時限和批轉(zhuǎn)的重點不同。，“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)；需要同時抄送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。2．不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。在我國，黨政機關(guān)都實行一級管一級，逐級負責(zé)的原則，向上級機關(guān)行文，一般應(yīng)逐級上報。特殊情況是指突發(fā)情況、突發(fā)事件、緊急信息等，為了使最高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)以最快的速度了解情況，不得不采取越級行文的方式。越級行文時，必須同時抄送被越過的上級機關(guān)。3．請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報。經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。4．除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。5．屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。向上級機關(guān)的請示問題，如果是主管部門職權(quán)范圍的具體問題，不涉及重大決策事項，一般應(yīng)報送上級主管部門處理。主管部門應(yīng)當(dāng)依法認真履行自己的職責(zé)，不得推卸責(zé)任，不得上交矛盾。（四）公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)，有的可印少量份數(shù)發(fā)有關(guān)單位存檔備查凡是公開發(fā)布的公文，均為正式公文，在其所管轄的范圍內(nèi)，任何單位和個人必須遵照執(zhí)行。A標(biāo)題區(qū)機關(guān)名稱＋事由＋文種C正文區(qū)C1緣由（發(fā)文依據(jù)、原因、目的等等）＋過度語：C2事項（篇段合一式、段落式、條款式）（公文的結(jié)構(gòu)方式）C3結(jié)尾（固定用語、段落式、禿尾）B主送機關(guān)區(qū)D生效標(biāo)識區(qū)印章年月日四、公文寫作（一）公文寫作的基本模板（二）幾種重要公文寫作注意事項報告報告的分類根據(jù)性質(zhì)的不同，報告可分為綜合報告和專題報告兩種；根據(jù)時間期限的不同，可分為定期報告和不定期報告兩種；根據(jù)內(nèi)容不同，可分為工作報告、情況報告、建議報告、答復(fù)報告和遞送報告等。需要說明的是，有些專業(yè)部門使用的報告文書，例如“調(diào)查報告”、“審計報告”、“咨詢報告”、“立案報告”、“評估報告”等，雖然標(biāo)題也有“報告”二字，但其概念、性質(zhì)和寫作要求與行政公文中的報告不同，不屬于行政公文范疇，不應(yīng)與之混淆。按內(nèi)容劃分的幾種報告：（一）工作報告：是向上級機關(guān)或重要會議匯報工作情況的報告。它主要用以總結(jié)工作，反映某一階段、某個方面貫徹落實政策、法令、批示的情況。如國務(wù)院總理朱鎔基2001年3月5日在九屆人大四次會議上所作《政府工作報告》，在省會議上所作的《計劃生育工作報告》。（二）情況報告：是指用于向上級反映工作中的重大情況、特殊情況和新動態(tài)等的報告。這種報告便于上級和機關(guān)根據(jù)下級情況，及時采取措施，指導(dǎo)工作。（三）建議報告：是指根據(jù)工作中的情況動向和存在問題向上級機關(guān)提出具體建議、辦法、方案的報告。（四）答復(fù)報告：是針對上級機關(guān)向下級機關(guān)提出詢問或要求，經(jīng)過調(diào)查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報告。（五）遞送報告：是以報告的形式，向上級呈報其他文件、物件的說明性公文。請示請示的分類按照國務(wù)院辦公廳《公文處理辦法》和中央辦公廳《公文處理條例》的規(guī)定，請示有三種在內(nèi)容、性質(zhì)、行文目的方面不盡相同的類型，一種是請求指示的請示（求示性請示），一種是請求批準(zhǔn)的請示（求批性請示），三是請求批轉(zhuǎn)的請示（求轉(zhuǎn)性請示）。1．主送機關(guān)只能有一個國務(wù)院辦公廳規(guī)定：請示“一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式?！敝醒朕k公廳也規(guī)定：“向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機關(guān)”，“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)其請示事項?！闭埵救绻囝^行文，很可能得不到任何機關(guān)的批復(fù)。2．只能主送上級機關(guān)，一般不能送領(lǐng)導(dǎo)者個人請示主送的是上級機關(guān)，不能是某領(lǐng)導(dǎo)者個人。對此，國務(wù)院辦公廳的規(guī)定是：“除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送‘請示’”。中央辦公廳的規(guī)定是：“不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。”3．一般不得越級請示國務(wù)院辦公廳規(guī)定：“一般不得越級請示和報告。中央辦公廳規(guī)定：“黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題?！闭埵竞蛨蟾婕扔邢嗤帲钟袇^(qū)別。相同之處是兩者都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時間有別：請示必須事前行文，請示事項獲準(zhǔn)后方能執(zhí)行；報告是事后或事中行文。第二，內(nèi)容的側(cè)重點有別：請示著重于請示批準(zhǔn)，報告著重于匯報工作。第三，要求有別：請示要求上級必須回復(fù)，報告則不必，只供上級參考。關(guān)于通知批示性通知(批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知)。用于發(fā)布某些行政法規(guī)，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級或不相隸屬機關(guān)的公文以及批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文。這類通知包括批轉(zhuǎn)性和轉(zhuǎn)發(fā)性兩種。批轉(zhuǎn)性通知，適用于上級機關(guān)對下級部門的文件加批語下發(fā)，需在標(biāo)題中加“批轉(zhuǎn)”兩字；轉(zhuǎn)發(fā)性通知是“轉(zhuǎn)發(fā)”有關(guān)文件的通知，同樣需在標(biāo)題中注明“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣。關(guān)于通報根據(jù)內(nèi)容不同，通報可以分為表彰性通報、批評性通報和情況通報三種。關(guān)于批復(fù)引語：批復(fù)的開頭通常要引述來文作為批復(fù)的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是引用來文的標(biāo)題和文號，如“《關(guān)于……的請示》（字〔〕號）收悉”；第二種是結(jié)合請示的日期引述，如“年月日來文收悉”；第三種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“年月日號文收悉”；第四種是引來文日期和來文名稱，如“年月日《關(guān)于……的請示》收悉”，第五種是引述來文日期和請示事項，如“年月日關(guān)于……問題的請示收悉”。其中第一種最為規(guī)范，推薦使用。31 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