【正文】 過嚴(yán)格的登記，其作用和收文登記一樣是便于對(duì)文件的管理、統(tǒng)計(jì)和查找。登記的形式，主要用簿式，其他形式如卡片式等用的較少。登記的項(xiàng)目主要有：順序號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、附件、密級(jí)、份數(shù)、發(fā)往機(jī)關(guān)、簽收人、歸卷日期、歸入卷號(hào)、備注等。登記后就可裝封發(fā)送收文單位了。：指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文，并將已封裝完畢的公文以適宜的方式發(fā)送給受文者。（三）行文規(guī)則行文規(guī)則，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體制發(fā)公文、處理行文關(guān)系必須遵守的紀(jì)律和準(zhǔn)則。它是根據(jù)國(guó)家憲法、有關(guān)法律法規(guī)和現(xiàn)行的領(lǐng)導(dǎo)管理體制、行文機(jī)關(guān)的職責(zé)權(quán)限、各單位的法律地位及隸屬關(guān)系，在總結(jié)公文處理工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，本著有利于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，進(jìn)行有條不紊和高效優(yōu)質(zhì)的文秘工作而確定的?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》確定黨政機(jī)關(guān)的行文規(guī)則如下：（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用這是公文處理工作中實(shí)事求是的原則在行文規(guī)則中的具體運(yùn)用，也是黨政機(jī)關(guān)行文的總原則。它集中體現(xiàn)了黨的實(shí)事求是的思想路線和求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)。具體說來(lái)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn):1．行文必須確有必要。行文必須實(shí)事求是，有必要性和可行性。沒有行文的必要性和可行性的，不行文；貫徹上級(jí)文件精神，沒有新的具體措施，僅表態(tài)性的或照抄照搬的，不行文；已開會(huì)作了布置，可用電話或當(dāng)面議定的事項(xiàng)，不行文；會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要和領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議上的報(bào)告、講話，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應(yīng)由部門行文，不應(yīng)由黨委或政府行文。2．行文必須注重實(shí)效。公文必須緊密結(jié)合實(shí)際，制定的政策、措施、方法等切實(shí)可行，能解決問題，收到實(shí)效。對(duì)于脫離實(shí)際，不符合國(guó)情、省情、市情、縣情、鄉(xiāng)情，超越了干部、群眾的承受能力，行不通和收不到實(shí)效的，不行文；違背了人民群眾長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和根本利益的，不行文；不符合黨的路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)的，不行文。3．必須控制行文數(shù)量，所發(fā)公文力求精練、簡(jiǎn)短。所發(fā)公文，必須作總量控制，科學(xué)決策，民主決策，依法決策。應(yīng)發(fā)的公文，提倡寫短文，在語(yǔ)言文字上反復(fù)錘煉，精益求精，力求簡(jiǎn)短，達(dá)到“一字入公文，九牛拉不出”的標(biāo)準(zhǔn)。（二）根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系在處理行文關(guān)系上，黨政機(jī)關(guān)必須遵守以下規(guī)則：1．向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，既要對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾負(fù)責(zé)，又要對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)。為了便于上級(jí)機(jī)關(guān)了解本級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況和貫徹上級(jí)指示精神的情況，便于上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作，本級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可以分別向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無(wú)權(quán)發(fā)布指揮性公文。，黨委、政府的其他部門，不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指示性公文。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級(jí)黨委、政府行文。4．部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。5．同級(jí)黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)之間必要時(shí)可以聯(lián)合行文。同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)關(guān)。這里規(guī)定了聯(lián)合行文的條件、內(nèi)容和主辦機(jī)關(guān)。聯(lián)合行文的條件是：級(jí)別相同、共同管理的事項(xiàng)或有關(guān)事項(xiàng)。6．屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。7．部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。這是為了加強(qiáng)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)而做出的規(guī)定。，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，（必要時(shí)）應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。9．不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。在黨政機(jī)關(guān)中，不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，不論級(jí)別如何，只能用函行文。（三）必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請(qǐng)示問題和報(bào)告工作“請(qǐng)示”公文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、幫助解決問題的文種；“報(bào)告”是下級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問使用的文種?！罢?qǐng)示”與“報(bào)告”比較，行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時(shí)限和批轉(zhuǎn)的重點(diǎn)不同。，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；需要同時(shí)抄送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。2．不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。在我國(guó)，黨政機(jī)關(guān)都實(shí)行一級(jí)管一級(jí)，逐級(jí)負(fù)責(zé)的原則，向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般應(yīng)逐級(jí)上報(bào)。特殊情況是指突發(fā)情況、突發(fā)事件、緊急信息等，為了使最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以最快的速度了解情況，不得不采取越級(jí)行文的方式。越級(jí)行文時(shí)，必須同時(shí)抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。3．請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)。經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫明。4．除特殊情況外，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。5．屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示問題，如果是主管部門職權(quán)范圍的具體問題，不涉及重大決策事項(xiàng)，一般應(yīng)報(bào)送上級(jí)主管部門處理。主管部門應(yīng)當(dāng)依法認(rèn)真履行自己的職責(zé)，不得推卸責(zé)任，不得上交矛盾。（四）公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)，有的可印少量份數(shù)發(fā)有關(guān)單位存檔備查凡是公開發(fā)布的公文，均為正式公文，在其所管轄的范圍內(nèi)，任何單位和個(gè)人必須遵照?qǐng)?zhí)行。A標(biāo)題區(qū)機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種C正文區(qū)C1緣由（發(fā)文依據(jù)、原因、目的等等）＋過度語(yǔ)：C2事項(xiàng)（篇段合一式、段落式、條款式）（公文的結(jié)構(gòu)方式）C3結(jié)尾（固定用語(yǔ)、段落式、禿尾）B主送機(jī)關(guān)區(qū)D生效標(biāo)識(shí)區(qū)印章年月日四、公文寫作（一）公文寫作的基本模板（二）幾種重要公文寫作注意事項(xiàng)報(bào)告報(bào)告的分類根據(jù)性質(zhì)的不同，報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告兩種；根據(jù)時(shí)間期限的不同，可分為定期報(bào)告和不定期報(bào)告兩種；根據(jù)內(nèi)容不同，可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和遞送報(bào)告等。需要說明的是，有些專業(yè)部門使用的報(bào)告文書，例如“調(diào)查報(bào)告”、“審計(jì)報(bào)告”、“咨詢報(bào)告”、“立案報(bào)告”、“評(píng)估報(bào)告”等，雖然標(biāo)題也有“報(bào)告”二字，但其概念、性質(zhì)和寫作要求與行政公文中的報(bào)告不同，不屬于行政公文范疇，不應(yīng)與之混淆。按內(nèi)容劃分的幾種報(bào)告：（一）工作報(bào)告：是向上級(jí)機(jī)關(guān)或重要會(huì)議匯報(bào)工作情況的報(bào)告。它主要用以總結(jié)工作，反映某一階段、某個(gè)方面貫徹落實(shí)政策、法令、批示的情況。如國(guó)務(wù)院總理朱鎔基2001年3月5日在九屆人大四次會(huì)議上所作《政府工作報(bào)告》，在省會(huì)議上所作的《計(jì)劃生育工作報(bào)告》。（二）情況報(bào)告：是指用于向上級(jí)反映工作中的重大情況、特殊情況和新動(dòng)態(tài)等的報(bào)告。這種報(bào)告便于上級(jí)和機(jī)關(guān)根據(jù)下級(jí)情況，及時(shí)采取措施，指導(dǎo)工作。（三）建議報(bào)告：是指根據(jù)工作中的情況動(dòng)向和存在問題向上級(jí)機(jī)關(guān)提出具體建議、辦法、方案的報(bào)告。（四）答復(fù)報(bào)告：是針對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)提出詢問或要求，經(jīng)過調(diào)查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報(bào)告。（五）遞送報(bào)告：是以報(bào)告的形式，向上級(jí)呈報(bào)其他文件、物件的說明性公文。請(qǐng)示請(qǐng)示的分類按照國(guó)務(wù)院辦公廳《公文處理辦法》和中央辦公廳《公文處理?xiàng)l例》的規(guī)定，請(qǐng)示有三種在內(nèi)容、性質(zhì)、行文目的方面不盡相同的類型，一種是請(qǐng)求指示的請(qǐng)示（求示性請(qǐng)示），一種是請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示（求批性請(qǐng)示），三是請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示（求轉(zhuǎn)性請(qǐng)示）。1．主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)國(guó)務(wù)院辦公廳規(guī)定：請(qǐng)示“一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式?！敝醒朕k公廳也規(guī)定：“向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)”，“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請(qǐng)示事項(xiàng)?！闭?qǐng)示如果多頭行文，很可能得不到任何機(jī)關(guān)的批復(fù)。2．只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，一般不能送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人請(qǐng)示主送的是上級(jí)機(jī)關(guān)，不能是某領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。對(duì)此，國(guó)務(wù)院辦公廳的規(guī)定是：“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’”。中央辦公廳的規(guī)定是：“不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。”3．一般不得越級(jí)請(qǐng)示國(guó)務(wù)院辦公廳規(guī)定：“一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。中央辦公廳規(guī)定：“黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委請(qǐng)示問題。未經(jīng)本級(jí)黨委同意或授權(quán)，不得越過本級(jí)黨委向上級(jí)黨委主管部門請(qǐng)示重大問題?！闭?qǐng)示和報(bào)告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩者都是寫給上級(jí)的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時(shí)間有別：請(qǐng)示必須事前行文，請(qǐng)示事項(xiàng)獲準(zhǔn)后方能執(zhí)行；報(bào)告是事后或事中行文。第二，內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別：請(qǐng)示著重于請(qǐng)示批準(zhǔn)，報(bào)告著重于匯報(bào)工作。第三，要求有別：請(qǐng)示要求上級(jí)必須回復(fù)，報(bào)告則不必，只供上級(jí)參考。關(guān)于通知批示性通知(批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知)。用于發(fā)布某些行政法規(guī)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文。這類通知包括批轉(zhuǎn)性和轉(zhuǎn)發(fā)性兩種。批轉(zhuǎn)性通知，適用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)部門的文件加批語(yǔ)下發(fā)，需在標(biāo)題中加“批轉(zhuǎn)”兩字；轉(zhuǎn)發(fā)性通知是“轉(zhuǎn)發(fā)”有關(guān)文件的通知，同樣需在標(biāo)題中注明“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣。關(guān)于通報(bào)根據(jù)內(nèi)容不同，通報(bào)可以分為表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況通報(bào)三種。關(guān)于批復(fù)引語(yǔ)：批復(fù)的開頭通常要引述來(lái)文作為批復(fù)的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是引用來(lái)文的標(biāo)題和文號(hào)，如“《關(guān)于……的請(qǐng)示》（字〔〕號(hào)）收悉”；第二種是結(jié)合請(qǐng)示的日期引述，如“年月日來(lái)文收悉”；第三種是結(jié)合來(lái)文的日期和文號(hào)引述，如“年月日號(hào)文收悉”；第四種是引來(lái)文日期和來(lái)文名稱，如“年月日《關(guān)于……的請(qǐng)示》收悉”，第五種是引述來(lái)文日期和請(qǐng)示事項(xiàng)，如“年月日關(guān)于……問題的請(qǐng)示收悉”。其中第一種最為規(guī)范，推薦使用。31 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