【正文】 過嚴格的登記，其作用和收文登記一樣是便于對文件的管理、統(tǒng)計和查找。登記的形式，主要用簿式，其他形式如卡片式等用的較少。登記的項目主要有：順序號、發(fā)文日期、發(fā)文字號、文件標題、附件、密級、份數(shù)、發(fā)往機關、簽收人、歸卷日期、歸入卷號、備注等。登記后就可裝封發(fā)送收文單位了。：指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文，并將已封裝完畢的公文以適宜的方式發(fā)送給受文者。（三）行文規(guī)則行文規(guī)則，是各級黨政機關、企事業(yè)單位和一切社會團體制發(fā)公文、處理行文關系必須遵守的紀律和準則。它是根據國家憲法、有關法律法規(guī)和現(xiàn)行的領導管理體制、行文機關的職責權限、各單位的法律地位及隸屬關系，在總結公文處理工作經驗的基礎上，本著有利于加強領導和管理，進行有條不紊和高效優(yōu)質的文秘工作而確定的?！吨袊伯a黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》確定黨政機關的行文規(guī)則如下：（一）行文應當確有必要，注重效用這是公文處理工作中實事求是的原則在行文規(guī)則中的具體運用，也是黨政機關行文的總原則。它集中體現(xiàn)了黨的實事求是的思想路線和求真務實的作風。具體說來，應做到以下幾點:1．行文必須確有必要。行文必須實事求是，有必要性和可行性。沒有行文的必要性和可行性的，不行文；貫徹上級文件精神，沒有新的具體措施，僅表態(tài)性的或照抄照搬的，不行文；已開會作了布置，可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和領導人在會議上的報告、講話，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應由部門行文，不應由黨委或政府行文。2．行文必須注重實效。公文必須緊密結合實際，制定的政策、措施、方法等切實可行，能解決問題，收到實效。對于脫離實際，不符合國情、省情、市情、縣情、鄉(xiāng)情，超越了干部、群眾的承受能力，行不通和收不到實效的，不行文；違背了人民群眾長遠利益和根本利益的，不行文；不符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)的，不行文。3．必須控制行文數(shù)量，所發(fā)公文力求精練、簡短。所發(fā)公文，必須作總量控制，科學決策，民主決策，依法決策。應發(fā)的公文，提倡寫短文，在語言文字上反復錘煉，精益求精，力求簡短，達到“一字入公文，九牛拉不出”的標準。（二）根據隸屬關系和職權范圍確定行文關系在處理行文關系上，黨政機關必須遵守以下規(guī)則：1．向下級機關的重要行文，應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。每一個領導機關，既要對下級機關和人民群眾負責，又要對上級機關負責。為了便于上級機關了解本級機關的工作情況和貫徹上級指示精神的情況，便于上級機關指導工作，本級機關向下級機關或本系統(tǒng)的重要行文，應同時抄送直接的上級機關。、政府的各部門在自己的職權范圍內可以分別向下級黨委、政府的相關部門發(fā)布指導性、批復性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權發(fā)布指揮性公文。，黨委、政府的其他部門，不得向下級黨委、政府發(fā)布指示性公文。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府的授權，分別向下級黨委、政府行文。4．部門之間對有關問題未經協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。5．同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應明確主辦機關。這里規(guī)定了聯(lián)合行文的條件、內容和主辦機關。聯(lián)合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關事項。6．屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。7．部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。這是為了加強集中統(tǒng)一領導而做出的規(guī)定。，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復請示事項；上級機關向受雙重領導的下級機關行文，（必要時）應當抄送其另一上級機關。9．不相隸屬機關之間一般用函行文。在黨政機關中，不相隸屬的機關之間，不論級別如何，只能用函行文。（三）必須按隸屬關系和有關規(guī)定請示問題和報告工作“請示”公文是下級機關向上級機關請求指示、批準、幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問使用的文種。“請示”與“報告”比較，行文的目的和作用不同，內容和結構不同，行文時限和批轉的重點不同。，“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關；需要同時抄送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。2．不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。在我國，黨政機關都實行一級管一級，逐級負責的原則，向上級機關行文，一般應逐級上報。特殊情況是指突發(fā)情況、突發(fā)事件、緊急信息等，為了使最高領導機關以最快的速度了解情況，不得不采取越級行文的方式。越級行文時，必須同時抄送被越過的上級機關。3．請示事項涉及其他部門業(yè)務范圍時，應當經過協(xié)商并取得一致意見后上報。經過協(xié)商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。4．除特殊情況外，請示應當送上級機關的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應當直接送領導者個人。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。5．屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。向上級機關的請示問題，如果是主管部門職權范圍的具體問題，不涉及重大決策事項，一般應報送上級主管部門處理。主管部門應當依法認真履行自己的職責，不得推卸責任，不得上交矛盾。（四）公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)，有的可印少量份數(shù)發(fā)有關單位存檔備查凡是公開發(fā)布的公文，均為正式公文，在其所管轄的范圍內，任何單位和個人必須遵照執(zhí)行。A標題區(qū)機關名稱＋事由＋文種C正文區(qū)C1緣由（發(fā)文依據、原因、目的等等）＋過度語：C2事項（篇段合一式、段落式、條款式）（公文的結構方式）C3結尾（固定用語、段落式、禿尾）B主送機關區(qū)D生效標識區(qū)印章年月日四、公文寫作（一）公文寫作的基本模板（二）幾種重要公文寫作注意事項報告報告的分類根據性質的不同，報告可分為綜合報告和專題報告兩種；根據時間期限的不同，可分為定期報告和不定期報告兩種；根據內容不同，可分為工作報告、情況報告、建議報告、答復報告和遞送報告等。需要說明的是，有些專業(yè)部門使用的報告文書，例如“調查報告”、“審計報告”、“咨詢報告”、“立案報告”、“評估報告”等，雖然標題也有“報告”二字，但其概念、性質和寫作要求與行政公文中的報告不同，不屬于行政公文范疇，不應與之混淆。按內容劃分的幾種報告：（一）工作報告：是向上級機關或重要會議匯報工作情況的報告。它主要用以總結工作，反映某一階段、某個方面貫徹落實政策、法令、批示的情況。如國務院總理朱鎔基2001年3月5日在九屆人大四次會議上所作《政府工作報告》，在省會議上所作的《計劃生育工作報告》。（二）情況報告：是指用于向上級反映工作中的重大情況、特殊情況和新動態(tài)等的報告。這種報告便于上級和機關根據下級情況，及時采取措施，指導工作。（三）建議報告：是指根據工作中的情況動向和存在問題向上級機關提出具體建議、辦法、方案的報告。（四）答復報告：是針對上級機關向下級機關提出詢問或要求，經過調查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報告。（五）遞送報告：是以報告的形式，向上級呈報其他文件、物件的說明性公文。請示請示的分類按照國務院辦公廳《公文處理辦法》和中央辦公廳《公文處理條例》的規(guī)定，請示有三種在內容、性質、行文目的方面不盡相同的類型，一種是請求指示的請示（求示性請示），一種是請求批準的請示（求批性請示），三是請求批轉的請示（求轉性請示）。1．主送機關只能有一個國務院辦公廳規(guī)定：請示“一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式。”中央辦公廳也規(guī)定：“向上級機關行文，應當主送一個上級機關”，“受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復其請示事項。”請示如果多頭行文，很可能得不到任何機關的批復。2．只能主送上級機關，一般不能送領導者個人請示主送的是上級機關，不能是某領導者個人。對此，國務院辦公廳的規(guī)定是：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’”。中央辦公廳的規(guī)定是：“不應直接送領導者個人?！?．一般不得越級請示國務院辦公廳規(guī)定：“一般不得越級請示和報告。中央辦公廳規(guī)定：“黨委各部門應當向本級黨委請示問題。未經本級黨委同意或授權，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題?！闭埵竞蛨蟾婕扔邢嗤?，又有區(qū)別。相同之處是兩者都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區(qū)別是：第一，時間有別：請示必須事前行文，請示事項獲準后方能執(zhí)行；報告是事后或事中行文。第二，內容的側重點有別：請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作。第三，要求有別：請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。關于通知批示性通知(批轉、轉發(fā)性通知)。用于發(fā)布某些行政法規(guī)，轉發(fā)上級、同級或不相隸屬機關的公文以及批轉下級機關的公文。這類通知包括批轉性和轉發(fā)性兩種。批轉性通知，適用于上級機關對下級部門的文件加批語下發(fā)，需在標題中加“批轉”兩字；轉發(fā)性通知是“轉發(fā)”有關文件的通知，同樣需在標題中注明“轉發(fā)”字樣。關于通報根據內容不同，通報可以分為表彰性通報、批評性通報和情況通報三種。關于批復引語：批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是引用來文的標題和文號，如“《關于……的請示》（字〔〕號）收悉”；第二種是結合請示的日期引述，如“年月日來文收悉”；第三種是結合來文的日期和文號引述，如“年月日號文收悉”；第四種是引來文日期和來文名稱，如“年月日《關于……的請示》收悉”，第五種是引述來文日期和請示事項，如“年月日關于……問題的請示收悉”。其中第一種最為規(guī)范，推薦使用。31 / 31