【導(dǎo)讀】ofcusntri,F3PAP中國第1頁共60頁12/14/2020

　　

【正文】 員可以參考請購單，從一個清單中選擇請購單并從中生成采購訂單的項目，也可以參考現(xiàn)有的采購訂單。 如果存在所需物料的合同（長期采購協(xié)議），采 購員可以參考合同的項目生成下達(dá)訂單。在下達(dá)訂單中，只需輸入訂貨數(shù)量和發(fā)貨日期，其他細(xì)節(jié)如文本、價格、條件可從原合同中拷貝。下圖為可用于生成采購訂單的參考文檔。 圖 5－ 5 使用參考方法生成采購訂單 Sap獵聘網(wǎng) ： Sap sap 培訓(xùn)： of :2146()SD709wkB5 ofcusntri,(2)F3P AP 中國 第 21 頁 共 60 頁 12/14/2020 采購信息記錄 采購信息記錄建立供貨商與物料或服務(wù)之間的聯(lián)系，包括諸如供貨商對某種物料的報價和條件，這是采購的重要信息源。 系統(tǒng)在生成采購訂單時可以更新采購信息記錄。當(dāng)生成采購訂單的項目時，數(shù)據(jù)（如有效條件）從信息記錄拷貝，只需要輸入物料號、訂貨數(shù)量和交貨日期。 采購訂單的生成 采購訂單可以從采購人員處理過的請購單 清單中自動生成，同樣也可以生成報價單申請和交貨進(jìn)度。 圖 5－ 6 采購訂單：項目一覽 快捷輸入 上圖的項目包含了生成文檔項目所需的最重要的數(shù)據(jù)，包括物料號、訂貨數(shù)量和價格、工廠和倉庫地點。用戶可以在一屏上很快捷地輸入許多項目。 生成采購訂單：選項 生成采購訂單時，采購人員可以使用一些選項（見圖 5－ 7） □ 供貨商已知：當(dāng)已知從哪個供貨商采購物料時使用此程序 □ 供貨商未知：當(dāng)不知從哪個供貨商采購物料時使用此程序。輸入采購的物料項目后，系統(tǒng)找出并建議可能的供貨商，將采購訂單的項目分配給選定的供貨商，然后可生成采購訂單 。 □ 查詢已分配的請購單：采購人員可以使用此程序列出所有已分配了貨源的請購單，可從此清單中生成采購訂單。 科目設(shè)置 科目設(shè)置指為了使收到訂購的貨物時系統(tǒng)能自動過帳所定義的數(shù)據(jù)。當(dāng)進(jìn)入科目設(shè)置時，系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部檢查并且建議帳戶號。 多科目設(shè)置 采購訂單項目可能需要輸入多個科目設(shè)置，例如需要給不同的成本單位如成本中心或項目分配成本，采購金額可用百分比或數(shù)量基數(shù)的形式分配給不同的成本單位（如成本中心 1 占 10％，成本中心 2 占 20％等）。 科目設(shè)置也可在請購單或合同中指定，然后自動拷貝到使用此類參考文檔生成的采購訂單中。 SAP 訂單處理功能的優(yōu)點： □ 參考文檔和快捷輸入功能使采購處理更加有效 of :2146()SD709wkB5 ofcusntri,(2)F3P22 □ 自動貨源確定功能 □ 在采購訂單項目中，科目設(shè)置可手工輸入或由系統(tǒng)指定 草案協(xié)議是指與某一供貨商簽訂的長期采購協(xié)議，供應(yīng)商按某些特定條件提供物料或服務(wù)，要求在一定時間內(nèi)提供一定數(shù)量或一定金額的貨物或服務(wù)。交貨或提供服務(wù)的日期在另外某個過程說明（通過發(fā)出的訂貨單或基本協(xié)議的交貨日期附件）。在 SAP 系統(tǒng)中有兩種草案協(xié)議：合同和計劃協(xié)議。 圖 5－ 8 草案采購協(xié)議的類型 合同 合同可以使用兩種基本形式：金額合同和數(shù)量合同。（注意在文 字和實際中這種概念有多種說法，如“一覽子訂單”、“一覽子合同”、“主協(xié)議╲合同等） 金額合同 在金額合同中，按總金額采購貨物或服務(wù) 數(shù)量合同 數(shù)量合同中，按總數(shù)量采購貨物或服務(wù) 計劃協(xié)議 計劃協(xié)議是一種供貨商和用戶之間的長期采購協(xié)議，其中包括對協(xié)議中每個項目所說明的交貨進(jìn)度的后續(xù)生成和定期更新。協(xié)議說明在協(xié)議有效期內(nèi)的交貨總數(shù)。 交貨計劃（供貨商計劃） 當(dāng)采購按照計劃協(xié)議進(jìn)行時，用戶不需要給供貨商發(fā)出另外的采購訂單，而是提供定期更新的交貨進(jìn)度。交貨進(jìn)度的每一行都表示一種交貨方式，說明交貨的數(shù)量、日期，如果是 JIT 交貨，則為交貨的時間。這些行相當(dāng)于采購訂單，根據(jù)交貨進(jìn)度行是否在確認(rèn)、交換或計劃區(qū)內(nèi)來說明采購訂單已確認(rèn)、部分確認(rèn)或計劃。 以計劃協(xié)議為基礎(chǔ)的采購方式的優(yōu)點： □ 縮短處理時間，減少文件處理，交貨進(jìn)度可以代替大量的采購訂單 □ 做到無庫存或接近無庫存采購，因為說明精確交貨時間功能使訂貨能以 JIT 原則交付。 □ 縮短供貨商發(fā)送每批貨物的準(zhǔn)備時間。供貨商不必一次備齊總的訂貨數(shù)量，可以在一定時期內(nèi)根據(jù)計劃逐批發(fā)送，使供貨商能更好地計劃貨源。 草案采購協(xié)議的特點： □ 長期供貨協(xié)議以規(guī)定條件為基礎(chǔ) □ 明確在規(guī)定時期內(nèi)的采購數(shù)量 或采購金額 Sap獵聘網(wǎng) ： Sap sap 培訓(xùn)： of :2146()SD709wkB5 ofcusntri,(2)F3P AP 中國 第 23 頁 共 60 頁 12/14/2020 □ 明確草案采購協(xié)議是金額或數(shù)量合同還是交貨進(jìn)度協(xié)議 □ 以采購訂單或交貨進(jìn)度形式提供服務(wù)或物料時為特殊結(jié)構(gòu) 貨源是指選擇采購物料，可以是內(nèi)部貨源如同一公司內(nèi)部的工廠，或者是外部貨源如供貨商。 采購時能使用“貨源清單”和“份額排列”來掌握內(nèi)部和外部貨源。貨源清單記錄和份額排列用于確定貨源，即由誰提供物料。 貨源清單 貨源清單使采購者能管理貨源。貨源清單包括某一時期內(nèi)某種物料優(yōu)先、可行或不可行的貨源。每個貨源由貨源清單中的一個貨源記錄說明。 貨源清單給用戶下列選項： □ 把某一貨源定義為“固定貨源”（認(rèn) 為相應(yīng)貨源在某一時期內(nèi)優(yōu)先） □ 限制某種貨源 □ 確定“有效”貨源（那些在某一時間點優(yōu)先的貨源） 下圖表示如何維護(hù)貨源清單 圖 5－ 9 貨源清單記錄的維護(hù) 當(dāng)貨源清單變化很大或有新條目時，建議手工維護(hù)貨源清單記錄。增加新條目時可以參考現(xiàn)有的貨源記錄。 當(dāng)生成或改變一個草案采購協(xié)議時也可以維護(hù)貨源記錄，此時，協(xié)議中的項目拷貝到貨源清單中。 也可以從采購信息記錄維護(hù)貨源清單。當(dāng)生成或修改采購信息記錄時可以把供貨商加入到貨源清單。 系統(tǒng)可以自動生成某種物料的貨源清單，此時，系統(tǒng)給定義為某種物料的每個信息記錄生成 一個貨源清單，或給定購了某種物料的每個草案協(xié)議項目生成一個貨源清單。 貨源清單綜合了基于時間的貨源分配功能 份額排列 如果一種物料在不同貨源采購，那么每個貨源都會分配一定的份額，表示某種物料在某個貨源采購的份額。如果存在針對某種物料的份額排列，在確定貨源時會作考慮。 份額排列針對某一時期建立。對每種貨源，份額排列在相應(yīng)時期內(nèi)生成。 份額排列允許基于時間把采購需求分配給不同的貨源 采購時可以使用的貨源管理功能： of :2146()SD709wkB5 ofcusntri,(2)F3P24 □ 內(nèi)部貨源（同一公司內(nèi)的工廠）和外部貨源（供貨商）管理 □ 貨源清單，基于時間的貨源確定 □ 份額排列，把需 求分配給不同貨源 供應(yīng)商評估功能能盡量優(yōu)化采購操作，能簡化選擇貨源過程、不斷跟蹤和考察現(xiàn)有的供應(yīng)關(guān)系。 使用供應(yīng)商評估系統(tǒng)能保證更大的客觀性，因為所有供貨商以同一標(biāo)準(zhǔn)評估并由系統(tǒng)評分，盡量減少個人的主觀印象影響。 評分系統(tǒng) 分值為 1 到 100 分。供貨商的表現(xiàn)用 4 個主要標(biāo)準(zhǔn)度量 全面的評分使采購人員了解供貨商的表現(xiàn)并給供貨商一個全面評價。 主要評估標(biāo)準(zhǔn) 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)中的主要評估標(biāo)準(zhǔn)為： □ 價格 □ 質(zhì)量 □ 交貨 □ 服務(wù) 如果需要，最多可以定義 99 個評估標(biāo)準(zhǔn)。用戶可以平衡每個標(biāo)準(zhǔn)在綜合評估中的影響。 子標(biāo)準(zhǔn) 每個主 要標(biāo)準(zhǔn)可以分為幾個子標(biāo)準(zhǔn)，以便進(jìn)行更詳細(xì)的評估。 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)提供 5 個子標(biāo)準(zhǔn)，一般能滿足評估目的。另外，用戶可以定義最多 20 個自己的子標(biāo)準(zhǔn)。 給子標(biāo)準(zhǔn)評分 給子標(biāo)準(zhǔn)評分可有不同方法： □自動計算 □ 半自動計算 □ 手工輸入 “自動計算”指分?jǐn)?shù)根據(jù)系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)確定?！鞍胱詣佑嬎恪敝覆少徣藛T輸入重要物料的分值，然后系統(tǒng)計算更高層的分?jǐn)?shù)。“手工計算”指用戶針對某個全局子標(biāo)準(zhǔn)輸入某供貨商的分?jǐn)?shù)。 采購經(jīng)理可以決定何時以更詳細(xì)的基礎(chǔ)評估，何時進(jìn)行簡單的處理以節(jié)省時間和費24 Sap獵聘網(wǎng) ： Sap sap 培訓(xùn)： of :2146()SD709wkB5 ofcusntri,(2)F3P AP 中國 第 25 頁 共 60 頁 12/14/2020 用。 圖 5－ 10 供貨商評估功能 可以輸出供貨商評估結(jié)果。例如，用戶可以生成按照全面分?jǐn)?shù)排列的最佳供貨商排列表，或提供某種物料供貨商的排列表。 歷史變化 評估的變化以日志形式記錄，評估記錄可以打印出來。 供貨商評估的任務(wù)： □ 供貨商評估功能使供貨商按照同一標(biāo)準(zhǔn)排序，能自動和手工進(jìn)行 □ 此項功能通過合理和簡化地挑選合適的供貨商來優(yōu)化采購過程 采購經(jīng)理需要隨時掌握供貨商和采購小組的情況，以便對市場變化作出正確反應(yīng)，因此必須簡便快速地跟蹤采購訂單。 采購系統(tǒng)中的分析給用戶提供了大量的有關(guān)信息并用滿足不同需求的格式輸出。例如，可使用下列信息： □ 一定時間內(nèi)給某個供貨商發(fā)出了哪些采購訂單 □ 已經(jīng)收到了多少訂貨 □ 某供貨商已經(jīng)全部還是部分發(fā)出了訂貨 □ 供貨商是否準(zhǔn)時發(fā)貨 □ 是否已收到貨物并開出發(fā)票 □ 每個采購小組的平均采購訂單金額 綜合分析 可以對某些采購文檔進(jìn)行分析和統(tǒng)計。例如，用戶可以確定一定時間內(nèi)某種物料的采購訂單金額，或哪個采購小組占采購訂單金額的份額最大。 圖 5－ 11 采購分析 用戶可以決定分析的樣式。 采購訂單金額分析 采購訂單金額分析使采購者能掌握他們的采購訂單，可以有下列 4種不同分析樣式： □ 總體分析 總體分析提供現(xiàn) 有采購訂單的總數(shù)和金額 □ ABC 分析 ABC 分析使用戶能把供貨商按采購金額分為（ A）采購金額最高的供貨商組、（ B）平 of :2146()SD709wkB5 ofcusntri,(2)F3P26 均采購金額的供貨商組和（ C）采購金額最小的供貨商 □ 周期對比的分析 這種分析隨采購活動相應(yīng)變化。例如用于確定哪個采購小組從哪些供貨商采購了多少物料，在對比周期內(nèi)采購金額是否有變化或有多大變化 □頻率分析 此種分析確定某種金額的采購訂單經(jīng)常由哪個采購小組簽訂。例如，如果發(fā)現(xiàn)已經(jīng)和某個供貨商簽訂了大量的高額采購訂單，那么此時就應(yīng)該要求折扣而不是等到現(xiàn)在的周期結(jié)束，因此可以此作為和供貨商談判的基礎(chǔ)。 清單顯示 清單顯示功能幫助用戶在系統(tǒng)大量的數(shù)據(jù)中快捷地找出某些文檔和主要數(shù)據(jù)?？梢杂貌煌瑪?shù)值或區(qū)間的形式輸入各種選擇條件。例如： □ 某一周內(nèi)一個采購小組發(fā)出的所有采購訂單 □ 向某個供貨商定購某種物料的所有請購單 □ 在某個工廠采購的某種物料的所有存檔采購信息記錄 另外，對每個采購訂單都有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，所有和采購訂單有關(guān)的處理都記錄在案，例如貨物收據(jù)和發(fā)票收據(jù)。這些統(tǒng)計和采購訂單歷史相關(guān)，用戶可以通過清單顯示功能查閱歷史情況。 采購分析的更多信息請見第 11 章“信息系統(tǒng)” 哪些分析可用于采購： □ 采購人員可以進(jìn)行各種綜合分析 □ “采購訂單金額分析”使采購人員能掌握采購訂單，它有 4 種不同形式：總體分析、 ABC 分析、周期對比分析、頻率分析（對于貨源的頻率分析）。 □ 可以根據(jù)不同基礎(chǔ)決定分析樣式 6 庫存管理 SAP 系統(tǒng)中的庫存管理完成下列任務(wù)： □ 按數(shù)量和金額管理物料庫存 □ 所有貨物移動的計劃、數(shù)據(jù)錄入和文檔編制 □ 盤點 按數(shù)量管理庫存 所有引起庫存變化的事物都要實時輸入，即庫存隨變化更新，顯示出的實際庫存總是準(zhǔn)確的。用戶可以隨時獲得某種物料的現(xiàn)有庫存水平總覽（見圖 6－ 1） 圖 6－ 1 庫存總覽 庫存變化后的最新數(shù)據(jù)可以馬上用于公司組織╱產(chǎn)品 環(huán)節(jié)中需要這些信息的任何部 Sap獵聘網(wǎng) ： Sap sap 培訓(xùn)： of :2146()SD709wkB5 ofcusntri,(2)F3P AP 中國 第 27 頁 共 60 頁 12/14/2020 門。因此在庫存╱需求表中有“可用”標(biāo)記的庫存是已經(jīng)過 MRP 更新的，如果適用，就