【正文】 作更加規(guī)范，結(jié)賬全部是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。結(jié)賬工作需要注意的事項(xiàng)：（1）由于某月結(jié)完賬后將不能再輸入和修改該月的憑證，所以使用會(huì)計(jì)軟件時(shí)，結(jié)賬工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，以防止其他人員的誤操作。（2）結(jié)賬前應(yīng)檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結(jié)賬日期是否正確、其他相關(guān)模塊的數(shù)據(jù)是否傳遞完畢，以及其他結(jié)賬條件是否完備。若結(jié)賬條件不滿足，則退出本模塊，檢查本月份輸入的會(huì)計(jì)憑證是否全部登記入賬，只有在本期輸入的會(huì)計(jì)憑證全部登記入賬后才允許結(jié)本月份的賬。與記賬不同的是，一個(gè)月可以記賬數(shù)次，而只能結(jié)一次賬。（3）結(jié)賬必須逐月進(jìn)行，上月未結(jié)賬也不允許結(jié)本月的賬。若結(jié)賬成功，則做月結(jié)標(biāo)志，之后不能再輸入該月的憑證和記該月的賬；若結(jié)賬不成功，則恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)，同時(shí)給出提示信息，要求用戶做相應(yīng)的調(diào)整。（4）年底結(jié)賬，則系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生下年度的空白數(shù)據(jù)文件（即數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件。包括憑證臨時(shí)文件、憑證庫(kù)文件、科目余額發(fā)生額文件），并結(jié)轉(zhuǎn)年度余額。同時(shí)自動(dòng)對(duì)“固定資產(chǎn)”等會(huì)計(jì)文件做跨年度連續(xù)使用的處理。（5）跨年度時(shí)因年終會(huì)計(jì)工作的需要，會(huì)計(jì)軟件允許在上年度未結(jié)賬的情況下輸入本年度一月份的憑證；單位可以根據(jù)具體情況，將結(jié)賬環(huán)境設(shè)置為：在上年未結(jié)賬的情況下不允許輸入本月的憑證。（6）結(jié)賬前應(yīng)做一次數(shù)據(jù)備份，如果結(jié)賬不正確可以恢復(fù)重做。第十四章 賬簿更換與保管【本章提要】本章主要說(shuō)明出簿更換與保管的規(guī)定及方法，包括會(huì)計(jì)年度末怎樣更換賬簿，會(huì)計(jì)檔案的移交，保管期限，期滿銷(xiāo)毀等事項(xiàng)。怎樣進(jìn)行賬簿更換？賬簿更換是在會(huì)計(jì)年度末，將本年度舊賬更換為下年度新賬。更換新賬的方法是：在年終結(jié)賬時(shí)，將需要更換賬的各賬戶的年末余額直接過(guò)入新啟用的有關(guān)賬戶中去，不需要編制記賬憑證，也不必將余額再記入本年賬戶的借方或貸方，使本年有余額的賬戶的余額變?yōu)榱?。因?yàn)榧热荒昴┦怯杏囝~的賬戶，其余額應(yīng)當(dāng)如實(shí)地在賬戶中加以反映，否則容易混淆有余額的賬戶和沒(méi)有余額的賬戶之間的區(qū)別。更換新賬時(shí)，要注明各賬戶的年份，然后在第一行日期欄內(nèi)寫(xiě)明，“一月”，“一日”，在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”，把賬戶余額寫(xiě)入“余額”欄內(nèi)，在此基礎(chǔ)上登記新年度的會(huì)計(jì)事項(xiàng)。舊賬歸入會(huì)計(jì)檔案，在移交前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作？賬簿在更換新賬后除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理歸入會(huì)計(jì)檔案保管。歸檔前應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作：（1）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)賬戶是否相符，賬頁(yè)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后，按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁(yè)順序裝訂。（2）活頁(yè)賬簿裝訂要求。將賬頁(yè)填寫(xiě)齊全，去除空白頁(yè)和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝，應(yīng)按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起；在裝訂賬頁(yè)的封面上填寫(xiě)好賬簿的種類(lèi)，編好卷號(hào)，由會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人或經(jīng)辦人簽章。（3）賬簿裝訂后的其他要求。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象；會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋印章；封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào)，編號(hào)要一年一編，編號(hào)順序是總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類(lèi)明細(xì)賬；舊賬裝訂完畢后，按規(guī)定要求進(jìn)行保管。會(huì)計(jì)賬簿的保管期限是怎樣規(guī)定的？會(huì)計(jì)賬簿的保管期限如下：總賬（包括日記總賬）：15年；明細(xì)賬：15年；日記賬：15年；（其中，現(xiàn)金及銀行存款日記賬25年）固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后：5年；輔助賬簿（備查簿）：15年。需要調(diào)用舊賬時(shí)，應(yīng)當(dāng)辦理什么手續(xù)？各單位保存的會(huì)計(jì)賬簿歸檔后不得借出，如有特殊需要經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。賬簿保管期滿銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)辦理什么手續(xù)？賬簿保管期滿，可以按照下列程序銷(xiāo)毀：（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制賬簿檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限，已保管期限，銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)賬簿銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。（3）銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)賬簿時(shí)應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。（4）監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)賬簿前應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)賬簿銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)賬簿；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)賬簿銷(xiāo)毀冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。怎樣保存與管理會(huì)計(jì)電算化檔案？會(huì)計(jì)電算化檔案的保管是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，會(huì)計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容。例如，存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)，與源程序有關(guān)的文件資料等。因此，在電算檔案管理制度中，對(duì)電算化會(huì)計(jì)資料的范圍、存貯方式、存放環(huán)境、借閱會(huì)計(jì)檔案等都有相應(yīng)的管理制度。實(shí)施電算化后應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理?；痉椒ㄊ牵海?）確定管理范圍。電算會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料。（2）制定管理措施。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管。其保存期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（1998 ［財(cái)會(huì)字］132號(hào)），“會(huì)計(jì)檔案保管期限表”中所列的保存期限進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)緊密配合，確認(rèn)合法的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，制定嚴(yán)格管理措施。（3）磁性介質(zhì)的管理。存貯于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料，在未打印成書(shū)面資料前要妥善保管，并制定科學(xué)合理的單位內(nèi)部會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)資料保存期限。在單位內(nèi)部電算檔案管理制度中，必須明確備份數(shù)據(jù)的時(shí)間間隔。備份盤(pán)也要定期復(fù)制，以防止磁性介質(zhì)老化等技術(shù)問(wèn)題導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞或丟失，提高電算化會(huì)計(jì)資料保存的安全系數(shù)。（4）會(huì)計(jì)檔案存放要求。電算化會(huì)計(jì)資料存在于磁性介質(zhì)中，所以對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料的存放，要求做到防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍。重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)雙備份，并分別存于兩個(gè)以上不同的地點(diǎn)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份盤(pán)，應(yīng)對(duì)標(biāo)號(hào)方法進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，列入檔案管理制度的書(shū)面文件。備份盤(pán)應(yīng)貼寫(xiě)好保護(hù)標(biāo)簽，存放于鐵皮保存柜中。按財(cái)政部要求，大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，盡量少用軟盤(pán)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。（5）開(kāi)發(fā)資料管理。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的全套文檔資料視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。其保存期限截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改后的第五年。此外，電算化檔案的借閱、書(shū)面資料的裝訂、病毒檢測(cè)間隔周期等，也應(yīng)根據(jù)具體情況制定相應(yīng)的管理制度。在會(huì)計(jì)電器化系統(tǒng)中如何進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)？（1）數(shù)據(jù)備份。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)備份，通常是指將存貯在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上的數(shù)據(jù)復(fù)制到軟盤(pán)上，在計(jì)算機(jī)以外的地方另行保管，當(dāng)硬盤(pán)上的數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)，能及時(shí)地從軟盤(pán)上恢復(fù)正確的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)備份的另一個(gè)作用是查詢輸出以往年份的賬。AB備份法是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)常用的方法?；驹硎牵好磕甓葴?zhǔn)備若干張已格式化的軟盤(pán)分為兩組，每組軟盤(pán)張數(shù)視業(yè)務(wù)量的多少而定；如果A組先用作備份，那么B組可用作下一次的備份，再下一次又使用A組軟盤(pán)；兩次備份的時(shí)間間隔根據(jù)具體情況制定。當(dāng)硬盤(pán)數(shù)據(jù)發(fā)生故障時(shí)，可使用A組軟盤(pán)恢復(fù)到最新?tīng)顟B(tài)，假如A組軟盤(pán)也發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞，還可以用B組軟盤(pán)恢復(fù)到最近的狀態(tài)，以確保會(huì)計(jì)檔案的安全完整。AB備份法可以有效地提高系統(tǒng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全系數(shù)。至此，一個(gè)備份周期中的所有數(shù)據(jù)及公式文件完成備份。（2）數(shù)據(jù)恢復(fù)。數(shù)據(jù)恢復(fù)是指將備份到軟盤(pán)上的數(shù)據(jù)恢復(fù)到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上，它與數(shù)據(jù)備份是一個(gè)相反的過(guò)程。在下列情況下應(yīng)使用數(shù)據(jù)恢復(fù)功能進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)：①當(dāng)硬盤(pán)數(shù)據(jù)被破壞時(shí)；②當(dāng)需要查詢以往年份的歷史數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)已從硬盤(pán)清除；③當(dāng)需要從一臺(tái)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)移到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)運(yùn)行會(huì)計(jì)軟件時(shí)，可在新的計(jì)算機(jī)上先安裝會(huì)計(jì)軟件，再將原會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到新計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)上。（3）數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)。①由于恢復(fù)數(shù)據(jù)是覆蓋性的，不正確的恢復(fù)可能破壞硬盤(pán)中的最新數(shù)據(jù)，因此在做數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)，應(yīng)先將硬盤(pán)數(shù)據(jù)備份；②進(jìn)行恢復(fù)操作時(shí)，用戶應(yīng)指明恢復(fù)何年何月的數(shù)據(jù)。當(dāng)開(kāi)始恢復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)首先識(shí)別軟盤(pán)上標(biāo)識(shí)的備份日期是否與用戶選擇的日期相同，如果不相同將提醒用戶換盤(pán)。由于數(shù)據(jù)恢復(fù)工作比較重要，容易錯(cuò)把硬盤(pán)上的最新數(shù)據(jù)變成軟盤(pán)上的舊數(shù)據(jù)，因此應(yīng)指定少數(shù)人進(jìn)行此項(xiàng)操作；③不要在恢復(fù)過(guò)程中關(guān)機(jī)、關(guān)電源或重新啟動(dòng)機(jī)器；④不要在恢復(fù)過(guò)程中打開(kāi)驅(qū)動(dòng)器開(kāi)關(guān)或抽出軟盤(pán)，除非系統(tǒng)提示換盤(pán)。39 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