【正文】 統(tǒng)的功能沒有完全用起來）。將來可能還是需要上ERP系統(tǒng)n 對將來信息系統(tǒng)的需求a) 庫存b) 銷售1. 匯集代理商現在和歷史的所有提貨狀況2. 匯總代理商的帳期3. 匯總產品在各個區(qū)域銷售的狀況4. 匯總和比較各個平臺總的銷售情況c) 風險控制和信用管理（額度，超期）d) 某一平臺放貨的情況（應收）e) 維修的狀況（包括維修的臺次，重復維修的次數，退貨的情況）f) 各個分公司人員的狀況（比如學歷的情況等，利于骨干的培養(yǎng)和儲備）5. 目前您想到的最需要解決的三件事是什么？167。 信息系統(tǒng)的提升（紫光走到現在的規(guī)模很艱難，在沒有信息系統(tǒng)進行有效控制的條件下到現在沒有出大問題是一個成就。）167。 人才的培養(yǎng)（以前都是憑感覺進行管理，但因為公司發(fā)展到現在需要注重培養(yǎng)懂市場、懂管理的中間力量）167。 績效和薪酬體系（否則人員的積極性不能得到發(fā)揮）市場部 211. 請您簡要介紹一下貴部門的職能和組織結構圖是什么？（請畫出組織結構圖）n 市場部目前的主要職能包括： 采購業(yè)務：主要負責信息產品本部的大宗生產物料采購（占采購量的70％左右，保持在4－5億元／年的水平）的和惠普事業(yè)部的采購業(yè)務（占采購業(yè)務量的30％）；此外，在必要時還負責協(xié)助其他事業(yè)部（智能交通）和其他子公司的完成其采購業(yè)務 從采購總量來看，市場部每年的采購總量每年大概在10億元左右 分公司管理（渠道管理業(yè)務），主要的工作包括銷售指標的下達和期末績效的考核，在現階段，基本上沒有管理到分公司的具體的業(yè)務運作n 組織結構（采購職能部分）目前，市場部采購業(yè)務由曹總統(tǒng)一負責副部長黃磊明,兼管進出口和商務談判事宜XXX，負責采購業(yè)務的內部運作 1 人采購的事務行政工作 1人12. 貴部門是如何運作的？請簡要談一談本部門的業(yè)務操作流程和管理流程分別是什么？n 就采購業(yè)務而言，市場部對信息產品本部和惠普事業(yè)部的介入程度有所不同： 惠普事業(yè)部方面，市場部的采購業(yè)務目前只涉及到具體的定單下發(fā)，入庫手續(xù)的處理以及付款手續(xù)等工作（具體的付款由財務部負責） 信息產品本部的主要生產物資采購業(yè)務可以分為筆記本和掃描儀兩部分：o 筆記本業(yè)務筆記本業(yè)務方面，按照采購業(yè)務流程來分，市場部參與了下列工作：采購計劃市場部參與采購計劃的制定過程，主要的計劃工作，包括采購物料型號、數量、供應商等商務談判市場部在該階段的介入較多，同業(yè)務部門一起負責具體的談判、協(xié)商和長期合作協(xié)議的擬定工作，包括庫存保證，售后服務條款等，不包括價格談判在內根據采購物料的不同，采購頻率隨之變化。主機一般是每月2次，而CPU／硬盤／內存等平均一周2次詢價具體的入庫手續(xù)事物性工作定單下達付款手續(xù)入庫手續(xù)付款的事物性工作o 掃描儀業(yè)務掃描儀方面，目前的業(yè)務主要是OEM的整機采購業(yè)務，包括進出口報關等。13. 股份公司是如何考核市場部的運作情況的？n 基本上，股份公司沒有對市場部的運作情況進行考核，也沒有下達考核指標n 有效的考核指標包括市場部的內部客戶（信息產品本部和惠普事業(yè)部等）對市場部提供采購業(yè)務服務的滿意度n 采購環(huán)節(jié)發(fā)生發(fā)生費用的節(jié)省情況 14. 您對目前股份公司的整體運作和各個職能部門的支持服務有什么評價？167。 總體而言，股份公司目前的業(yè)務流程沒有明確的職責劃分167。 對流程考核的指標和流程本身的培訓不足167。 流程本身也需要完善和優(yōu)化167。 信息系統(tǒng)方面，除財務系統(tǒng)之外，基本上沒有其他信息系統(tǒng)支持業(yè)務運作167。 部門之間的數據不準確，并且，信息不透明，共享性較差；例如，市場部無法及時獲得客服部門的客戶投訴和返修等信息，從而很難和供應商就此問題進行深入討論并進行評價167。 目前，由于信息的不透明和難以獲取，日常工作中大約50％左右的工作量用于數據的獲取和校正上15. 請您簡要介紹一下市場部的發(fā)展規(guī)劃？167。 市場部下一步的工作重點之一是加強采購環(huán)節(jié)中的費用節(jié)約工作167。 在加強對內部客戶服務意識和服務滿意度的同時，在可能情況下，提供對外的業(yè)務外包服務，例如進出口報關代理業(yè)務等167。 從人員規(guī)劃的角度，目前的3個人已經無法滿足目前業(yè)務的需要。迫切需要增加1－2個專業(yè)的進出口業(yè)務處理員，負責具體的操作和業(yè)務處理事宜。同時，增加的人手也是市場部有能力開展對外的代理業(yè)務16. 目前您想到的最需要解決的三件事是什么？167。 業(yè)務流程的全面優(yōu)化和完善167。 股份公司范圍內，各個部門之間的信息的透明和共享（包括標準化在內）辦公室11. 請您簡要介紹一下貴部門的職能范圍和組織結構圖是什么？（請畫出組織結構圖）167。 信息辦2002/5成立，為實施全國聯網、網站建設、檔案庫等而設立；為非常設機構。項目實施完成后是否能成為一個常設的二級部單位尚不清楚。167。 目前的分工為：i. 全國聯網1人（闞部長自己）ii. 金蝶系統(tǒng)2人（目前仍歸屬于財務部下）iii. 網站2人iv. 檔案庫1人v. 電話1人167。 以往有關信息系統(tǒng)的建設由各個部門自己完成。今年第一次做預算，用于信息系統(tǒng)的建設經費預算為200萬（不含檔案庫、辦公自動化/不含各個部門自己購買的個人計算機和軟件）167。 目前的開發(fā)工作由外部完成（找相關事業(yè)部或外部軟件商），對今后的系統(tǒng)維護人員等還沒有規(guī)劃2. 請描述一下貴部門的主要業(yè)務流程167。 目前信息辦的主要工作就是推進各個系統(tǒng)的實施。167。 規(guī)劃主要是各個部門報需求，匯總后交由總裁辦批準。對項目的審核多屬于定性，沒有對每個項目進行投資受益分析167。 考慮建立辦公室對外服務窗口，建立報修流程（包括公布報修電話以及報修單等）3. 若和其它部門發(fā)生業(yè)務往來，各部門間的流程關系是怎樣的？各自的職責和崗位是什么？如何相互協(xié)調或制約？167。 與公關部：i. 有關企業(yè)VI的應用并沒有找公關部審批。一般是當公關部發(fā)現有問題后通知信息辦相關人員，然后信息辦人員對指出的內容等作出相應修改ii. 目前紫光股份內部沒有嚴格執(zhí)行企業(yè)VI標準的原因是a）不知道該標準，也不知道如何進行審批；b）公關部監(jiān)管不過來167。 與人事部：i. 培訓：目前還沒有什么培訓。已有的培訓都是結合項目，由軟件供應商完成的。一般如果需要培訓的話需要去找部門的領導特批。信息辦的人員比較需要培訓ii. 考核：準備制定一些量化的考核指標；但是目前對崗位沒有考核，就是考核了也沒有什么激勵措施。對人員的領導和管理主要是思想上的；上級領導對信息辦也沒有考核167。 網站建設：目前網站上發(fā)布的信息來源：i. 公司級網站主要根據辦公室的簡訊和公關部的紫光報來發(fā)布信息；ii. 各個子公司的網站由各個子公司維護4. 您認為目前紫光股份內部的溝通和信息共享是怎樣實現的？職能部門之間的溝通是否充分？如果有問題，造成這樣的原因是什么？5. 為實現股份公司對辦公室部門的要求，您認為貴部門需要什么樣的核心技能和人才？貴部門的人才流動率是多少？人員是怎樣進行考核和選拔的？167。 目前信息辦成立時間較短，人員流動還沒有發(fā)生。但是由于文檔等不全，一旦發(fā)生人員流動，由于各種信息全隨走了的人帶走了，接替工作的人就會遇到很大困難6. 股份公司目前的組織結構方面存在哪些主要的優(yōu)點和不足？167。 由于紫光歷史的原因，事業(yè)部的權利比較大，職能部門設立多是為了共享資源，其管理的權限比較弱。167。 一般來說職能部門對各個事業(yè)部職能有建議權。上級對職能部門倒底能不能制約下級單位并沒有明確授權，所以感覺起來工作不實。167。 目前來說公司缺少管理流程，即使有流程也缺少審批標準7. 請簡單介紹目前辦公室信息化程度和現狀。貴部門在信息化建設方面有什么長遠規(guī)劃？簡單介紹具體的實施步驟。預計在實施信息化建設中的困難是什么？有什么解決方法？167。 目前底規(guī)劃是在紫光股份實施下列系統(tǒng)：i. 全國聯網（與外地分公司）ii. 金蝶（財務和物流）iii. 內部和外部網站（建立公司網站與子公司網站的鏈接）iv. 檔案系統(tǒng)（集團、股份公司、財務原始憑證）v. 大型電話程控機（2000門規(guī)模，正在選型）167。 感覺信息系統(tǒng)建立好不成問題，但是需要考慮如何發(fā)揮系統(tǒng)的最大作用167。 今后系統(tǒng)的維護是一個問題；8. 目前您想到的最需要解決的三件事是什么？167。 企業(yè)定位：找到核心競爭力和目標167。 考核和激勵機制的建立167。 利用信息系統(tǒng)：目前公司商務物流已經變得很重要，需要好的系統(tǒng)支持分銷業(yè)務。辦公室 21. 請您簡要介紹一下貴部門的職能范圍和組織結構圖是什么？（請畫出組織結構圖） 職責范圍 216。 歷史情況原股份公司的辦公室是從集團里剝離出來的優(yōu)良資源組成的，主要是輔佐張總，作一些行政方面的管理167。 公章管理167。 公文管理167。 接待工作167。 文秘工作167。 車輛管理167。 禮品制作、發(fā)放管理167。 公司檔案167。 組織核心會議、暑期干部會議 組織結構總裁辦公室辦公室主任1人文秘文書行政 工作職責：接待、收發(fā)、會議組織檔案領導秘書 ：集團正、副總裁秘書 股份公司總裁秘書物業(yè)管理（隸屬集團辦公室）工作職責：出租、保潔、安全信息化辦公室 工作職責：OA、通訊、網絡設施等集團商標、無形資產、合同管理 宣傳簡訊等167。 現有員工合計為12－13人2. 和其他部門的業(yè)務流程167。 辦公室是各級與領導高層的溝通樞紐，上報、下達工作都是由此經過167。 職能部門的服務意識差3. 人員流動167。 3年來，人員流動基本上沒有。雖然工資較低，但是可以通過提供一個學習氛圍和一個有責任可負的工作，是可以留住人才的167。 沒有開除過正式員工的記錄，曾經中止過臨時員工的合同167。 流失網管1人，原因是收入過低；退休員工1人 4. 工資167。 工資由員工的學歷、工齡和職位決定，與處的崗位無關167。 正式工和臨時工的差距過大，而且很多地方不合理，比如：年假、勞保和住房補貼方面（實際上臨時工可能工作的責任和強度并不低，可能更高）167。 每個人的付出和收入不僅是不相符，而且還倒掛，付出多的，因為其他原因反而收入少于付出少的5. 規(guī)劃167。 目前的基本架構已經形成，比較合理，只是應該將不屬于辦公室的職能剝離出去167。 規(guī)劃是向全公司提供服務和保障167。 現有的信息辦歸屬辦公室，是因為原有的電話管理、網絡管理一直屬于辦公室管理的范疇。而且在信息化建設完成以后，更多的是管理職能，所以信息辦可以放在辦公室，有利于資源的調配和籌集資金（為現在的信息化建設），同時從以后的信息安全角度也應該歸入辦公室167。 有人說“紫光是一個養(yǎng)老的好地方”6. 辦公室信息化167。 財務管理所用的金蝶K3原計劃納入信息辦，在建設完成進入維護期后，調入1人入信息辦167。 OA提供與K3的接口，將對金蝶提出改裝的要求7. 三個問題167。 領導的觀念應該改變，不能用以前的管理觀念看待現有的問題167。 員工的素質期待提高167。 管理流程架構顯示職能重疊或空缺，有些環(huán)節(jié)過多，比如餐卡管理（經過很多環(huán)節(jié)才批下來，實行后又出現很多問題，比如有人頂已離職的員工領取餐卡）、電話費收繳（財務部見到銀行結算單就付款，但是有應該收租戶的電話費卻收不上來－財務部不知道向誰收取，也沒有職責，而辦公室不知道電話費已付，也不知道付了多少）、房屋出租（不知道應該收多少房租，個人交多少就收多少，于是可能有貪污的情況出現）等等167。 薪酬體系、績效考核和激勵機制需要更加完善訪談小組總結(發(fā)現的現象)167。 集團的無形資產管理等工作放在辦公室是否合適，從與公關部的訪談中也發(fā)現，在與子公司的合同中也沒有涉及紫光商標的使用權的轉讓問題（需要與證券投資部確認）。167。 信息辦的地位（是否要把財務的金蝶系統(tǒng)并入信息辦/今后是否把信息辦設為一個常設單位）167。 對于辦公室也沒有考核指標167。 薪資水平低，留不住人是紫光股份的普遍問題167。 管理流程需要改進，避免出現管理職能的重復或者遺漏27 /