【正文】 統(tǒng)的功能沒有完全用起來）。將來可能還是需要上ERP系統(tǒng)n 對將來信息系統(tǒng)的需求a) 庫存b) 銷售1. 匯集代理商現(xiàn)在和歷史的所有提貨狀況2. 匯總代理商的帳期3. 匯總產(chǎn)品在各個區(qū)域銷售的狀況4. 匯總和比較各個平臺總的銷售情況c) 風(fēng)險控制和信用管理（額度，超期）d) 某一平臺放貨的情況（應(yīng)收）e) 維修的狀況（包括維修的臺次，重復(fù)維修的次數(shù)，退貨的情況）f) 各個分公司人員的狀況（比如學(xué)歷的情況等，利于骨干的培養(yǎng)和儲備）5. 目前您想到的最需要解決的三件事是什么？167。 信息系統(tǒng)的提升（紫光走到現(xiàn)在的規(guī)模很艱難，在沒有信息系統(tǒng)進(jìn)行有效控制的條件下到現(xiàn)在沒有出大問題是一個成就。）167。 人才的培養(yǎng)（以前都是憑感覺進(jìn)行管理，但因為公司發(fā)展到現(xiàn)在需要注重培養(yǎng)懂市場、懂管理的中間力量）167。 績效和薪酬體系（否則人員的積極性不能得到發(fā)揮）市場部 211. 請您簡要介紹一下貴部門的職能和組織結(jié)構(gòu)圖是什么？（請畫出組織結(jié)構(gòu)圖）n 市場部目前的主要職能包括： 采購業(yè)務(wù)：主要負(fù)責(zé)信息產(chǎn)品本部的大宗生產(chǎn)物料采購（占采購量的70％左右，保持在4－5億元／年的水平）的和惠普事業(yè)部的采購業(yè)務(wù)（占采購業(yè)務(wù)量的30％）；此外，在必要時還負(fù)責(zé)協(xié)助其他事業(yè)部（智能交通）和其他子公司的完成其采購業(yè)務(wù) 從采購總量來看，市場部每年的采購總量每年大概在10億元左右 分公司管理（渠道管理業(yè)務(wù)），主要的工作包括銷售指標(biāo)的下達(dá)和期末績效的考核，在現(xiàn)階段，基本上沒有管理到分公司的具體的業(yè)務(wù)運作n 組織結(jié)構(gòu)（采購職能部分）目前，市場部采購業(yè)務(wù)由曹總統(tǒng)一負(fù)責(zé)副部長黃磊明,兼管進(jìn)出口和商務(wù)談判事宜XXX，負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部運作 1 人采購的事務(wù)行政工作 1人12. 貴部門是如何運作的？請簡要談一談本部門的業(yè)務(wù)操作流程和管理流程分別是什么？n 就采購業(yè)務(wù)而言，市場部對信息產(chǎn)品本部和惠普事業(yè)部的介入程度有所不同： 惠普事業(yè)部方面，市場部的采購業(yè)務(wù)目前只涉及到具體的定單下發(fā)，入庫手續(xù)的處理以及付款手續(xù)等工作（具體的付款由財務(wù)部負(fù)責(zé)） 信息產(chǎn)品本部的主要生產(chǎn)物資采購業(yè)務(wù)可以分為筆記本和掃描儀兩部分：o 筆記本業(yè)務(wù)筆記本業(yè)務(wù)方面，按照采購業(yè)務(wù)流程來分，市場部參與了下列工作：采購計劃市場部參與采購計劃的制定過程，主要的計劃工作，包括采購物料型號、數(shù)量、供應(yīng)商等商務(wù)談判市場部在該階段的介入較多，同業(yè)務(wù)部門一起負(fù)責(zé)具體的談判、協(xié)商和長期合作協(xié)議的擬定工作，包括庫存保證，售后服務(wù)條款等，不包括價格談判在內(nèi)根據(jù)采購物料的不同，采購頻率隨之變化。主機一般是每月2次，而CPU／硬盤／內(nèi)存等平均一周2次詢價具體的入庫手續(xù)事物性工作定單下達(dá)付款手續(xù)入庫手續(xù)付款的事物性工作o 掃描儀業(yè)務(wù)掃描儀方面，目前的業(yè)務(wù)主要是OEM的整機采購業(yè)務(wù)，包括進(jìn)出口報關(guān)等。13. 股份公司是如何考核市場部的運作情況的？n 基本上，股份公司沒有對市場部的運作情況進(jìn)行考核，也沒有下達(dá)考核指標(biāo)n 有效的考核指標(biāo)包括市場部的內(nèi)部客戶（信息產(chǎn)品本部和惠普事業(yè)部等）對市場部提供采購業(yè)務(wù)服務(wù)的滿意度n 采購環(huán)節(jié)發(fā)生發(fā)生費用的節(jié)省情況 14. 您對目前股份公司的整體運作和各個職能部門的支持服務(wù)有什么評價？167。 總體而言，股份公司目前的業(yè)務(wù)流程沒有明確的職責(zé)劃分167。 對流程考核的指標(biāo)和流程本身的培訓(xùn)不足167。 流程本身也需要完善和優(yōu)化167。 信息系統(tǒng)方面，除財務(wù)系統(tǒng)之外，基本上沒有其他信息系統(tǒng)支持業(yè)務(wù)運作167。 部門之間的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，并且，信息不透明，共享性較差；例如，市場部無法及時獲得客服部門的客戶投訴和返修等信息，從而很難和供應(yīng)商就此問題進(jìn)行深入討論并進(jìn)行評價167。 目前，由于信息的不透明和難以獲取，日常工作中大約50％左右的工作量用于數(shù)據(jù)的獲取和校正上15. 請您簡要介紹一下市場部的發(fā)展規(guī)劃？167。 市場部下一步的工作重點之一是加強采購環(huán)節(jié)中的費用節(jié)約工作167。 在加強對內(nèi)部客戶服務(wù)意識和服務(wù)滿意度的同時，在可能情況下，提供對外的業(yè)務(wù)外包服務(wù)，例如進(jìn)出口報關(guān)代理業(yè)務(wù)等167。 從人員規(guī)劃的角度，目前的3個人已經(jīng)無法滿足目前業(yè)務(wù)的需要。迫切需要增加1－2個專業(yè)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)處理員，負(fù)責(zé)具體的操作和業(yè)務(wù)處理事宜。同時，增加的人手也是市場部有能力開展對外的代理業(yè)務(wù)16. 目前您想到的最需要解決的三件事是什么？167。 業(yè)務(wù)流程的全面優(yōu)化和完善167。 股份公司范圍內(nèi)，各個部門之間的信息的透明和共享（包括標(biāo)準(zhǔn)化在內(nèi)）辦公室11. 請您簡要介紹一下貴部門的職能范圍和組織結(jié)構(gòu)圖是什么？（請畫出組織結(jié)構(gòu)圖）167。 信息辦2002/5成立，為實施全國聯(lián)網(wǎng)、網(wǎng)站建設(shè)、檔案庫等而設(shè)立；為非常設(shè)機構(gòu)。項目實施完成后是否能成為一個常設(shè)的二級部單位尚不清楚。167。 目前的分工為：i. 全國聯(lián)網(wǎng)1人（闞部長自己）ii. 金蝶系統(tǒng)2人（目前仍歸屬于財務(wù)部下）iii. 網(wǎng)站2人iv. 檔案庫1人v. 電話1人167。 以往有關(guān)信息系統(tǒng)的建設(shè)由各個部門自己完成。今年第一次做預(yù)算，用于信息系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)費預(yù)算為200萬（不含檔案庫、辦公自動化/不含各個部門自己購買的個人計算機和軟件）167。 目前的開發(fā)工作由外部完成（找相關(guān)事業(yè)部或外部軟件商），對今后的系統(tǒng)維護(hù)人員等還沒有規(guī)劃2. 請描述一下貴部門的主要業(yè)務(wù)流程167。 目前信息辦的主要工作就是推進(jìn)各個系統(tǒng)的實施。167。 規(guī)劃主要是各個部門報需求，匯總后交由總裁辦批準(zhǔn)。對項目的審核多屬于定性，沒有對每個項目進(jìn)行投資受益分析167。 考慮建立辦公室對外服務(wù)窗口，建立報修流程（包括公布報修電話以及報修單等）3. 若和其它部門發(fā)生業(yè)務(wù)往來，各部門間的流程關(guān)系是怎樣的？各自的職責(zé)和崗位是什么？如何相互協(xié)調(diào)或制約？167。 與公關(guān)部：i. 有關(guān)企業(yè)VI的應(yīng)用并沒有找公關(guān)部審批。一般是當(dāng)公關(guān)部發(fā)現(xiàn)有問題后通知信息辦相關(guān)人員，然后信息辦人員對指出的內(nèi)容等作出相應(yīng)修改ii. 目前紫光股份內(nèi)部沒有嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)VI標(biāo)準(zhǔn)的原因是a）不知道該標(biāo)準(zhǔn)，也不知道如何進(jìn)行審批；b）公關(guān)部監(jiān)管不過來167。 與人事部：i. 培訓(xùn)：目前還沒有什么培訓(xùn)。已有的培訓(xùn)都是結(jié)合項目，由軟件供應(yīng)商完成的。一般如果需要培訓(xùn)的話需要去找部門的領(lǐng)導(dǎo)特批。信息辦的人員比較需要培訓(xùn)ii. 考核：準(zhǔn)備制定一些量化的考核指標(biāo)；但是目前對崗位沒有考核，就是考核了也沒有什么激勵措施。對人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理主要是思想上的；上級領(lǐng)導(dǎo)對信息辦也沒有考核167。 網(wǎng)站建設(shè)：目前網(wǎng)站上發(fā)布的信息來源：i. 公司級網(wǎng)站主要根據(jù)辦公室的簡訊和公關(guān)部的紫光報來發(fā)布信息；ii. 各個子公司的網(wǎng)站由各個子公司維護(hù)4. 您認(rèn)為目前紫光股份內(nèi)部的溝通和信息共享是怎樣實現(xiàn)的？職能部門之間的溝通是否充分？如果有問題，造成這樣的原因是什么？5. 為實現(xiàn)股份公司對辦公室部門的要求，您認(rèn)為貴部門需要什么樣的核心技能和人才？貴部門的人才流動率是多少？人員是怎樣進(jìn)行考核和選拔的？167。 目前信息辦成立時間較短，人員流動還沒有發(fā)生。但是由于文檔等不全，一旦發(fā)生人員流動，由于各種信息全隨走了的人帶走了，接替工作的人就會遇到很大困難6. 股份公司目前的組織結(jié)構(gòu)方面存在哪些主要的優(yōu)點和不足？167。 由于紫光歷史的原因，事業(yè)部的權(quán)利比較大，職能部門設(shè)立多是為了共享資源，其管理的權(quán)限比較弱。167。 一般來說職能部門對各個事業(yè)部職能有建議權(quán)。上級對職能部門倒底能不能制約下級單位并沒有明確授權(quán)，所以感覺起來工作不實。167。 目前來說公司缺少管理流程，即使有流程也缺少審批標(biāo)準(zhǔn)7. 請簡單介紹目前辦公室信息化程度和現(xiàn)狀。貴部門在信息化建設(shè)方面有什么長遠(yuǎn)規(guī)劃？簡單介紹具體的實施步驟。預(yù)計在實施信息化建設(shè)中的困難是什么？有什么解決方法？167。 目前底規(guī)劃是在紫光股份實施下列系統(tǒng)：i. 全國聯(lián)網(wǎng)（與外地分公司）ii. 金蝶（財務(wù)和物流）iii. 內(nèi)部和外部網(wǎng)站（建立公司網(wǎng)站與子公司網(wǎng)站的鏈接）iv. 檔案系統(tǒng)（集團(tuán)、股份公司、財務(wù)原始憑證）v. 大型電話程控機（2000門規(guī)模，正在選型）167。 感覺信息系統(tǒng)建立好不成問題，但是需要考慮如何發(fā)揮系統(tǒng)的最大作用167。 今后系統(tǒng)的維護(hù)是一個問題；8. 目前您想到的最需要解決的三件事是什么？167。 企業(yè)定位：找到核心競爭力和目標(biāo)167。 考核和激勵機制的建立167。 利用信息系統(tǒng)：目前公司商務(wù)物流已經(jīng)變得很重要，需要好的系統(tǒng)支持分銷業(yè)務(wù)。辦公室 21. 請您簡要介紹一下貴部門的職能范圍和組織結(jié)構(gòu)圖是什么？（請畫出組織結(jié)構(gòu)圖） 職責(zé)范圍 216。 歷史情況原股份公司的辦公室是從集團(tuán)里剝離出來的優(yōu)良資源組成的，主要是輔佐張總，作一些行政方面的管理167。 公章管理167。 公文管理167。 接待工作167。 文秘工作167。 車輛管理167。 禮品制作、發(fā)放管理167。 公司檔案167。 組織核心會議、暑期干部會議 組織結(jié)構(gòu)總裁辦公室辦公室主任1人文秘文書行政 工作職責(zé)：接待、收發(fā)、會議組織檔案領(lǐng)導(dǎo)秘書 ：集團(tuán)正、副總裁秘書 股份公司總裁秘書物業(yè)管理（隸屬集團(tuán)辦公室）工作職責(zé)：出租、保潔、安全信息化辦公室 工作職責(zé)：OA、通訊、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等集團(tuán)商標(biāo)、無形資產(chǎn)、合同管理 宣傳簡訊等167。 現(xiàn)有員工合計為12－13人2. 和其他部門的業(yè)務(wù)流程167。 辦公室是各級與領(lǐng)導(dǎo)高層的溝通樞紐，上報、下達(dá)工作都是由此經(jīng)過167。 職能部門的服務(wù)意識差3. 人員流動167。 3年來，人員流動基本上沒有。雖然工資較低，但是可以通過提供一個學(xué)習(xí)氛圍和一個有責(zé)任可負(fù)的工作，是可以留住人才的167。 沒有開除過正式員工的記錄，曾經(jīng)中止過臨時員工的合同167。 流失網(wǎng)管1人，原因是收入過低；退休員工1人 4. 工資167。 工資由員工的學(xué)歷、工齡和職位決定，與處的崗位無關(guān)167。 正式工和臨時工的差距過大，而且很多地方不合理，比如：年假、勞保和住房補貼方面（實際上臨時工可能工作的責(zé)任和強度并不低，可能更高）167。 每個人的付出和收入不僅是不相符，而且還倒掛，付出多的，因為其他原因反而收入少于付出少的5. 規(guī)劃167。 目前的基本架構(gòu)已經(jīng)形成，比較合理，只是應(yīng)該將不屬于辦公室的職能剝離出去167。 規(guī)劃是向全公司提供服務(wù)和保障167。 現(xiàn)有的信息辦歸屬辦公室，是因為原有的電話管理、網(wǎng)絡(luò)管理一直屬于辦公室管理的范疇。而且在信息化建設(shè)完成以后，更多的是管理職能，所以信息辦可以放在辦公室，有利于資源的調(diào)配和籌集資金（為現(xiàn)在的信息化建設(shè)），同時從以后的信息安全角度也應(yīng)該歸入辦公室167。 有人說“紫光是一個養(yǎng)老的好地方”6. 辦公室信息化167。 財務(wù)管理所用的金蝶K3原計劃納入信息辦，在建設(shè)完成進(jìn)入維護(hù)期后，調(diào)入1人入信息辦167。 OA提供與K3的接口，將對金蝶提出改裝的要求7. 三個問題167。 領(lǐng)導(dǎo)的觀念應(yīng)該改變，不能用以前的管理觀念看待現(xiàn)有的問題167。 員工的素質(zhì)期待提高167。 管理流程架構(gòu)顯示職能重疊或空缺，有些環(huán)節(jié)過多，比如餐卡管理（經(jīng)過很多環(huán)節(jié)才批下來，實行后又出現(xiàn)很多問題，比如有人頂已離職的員工領(lǐng)取餐卡）、電話費收繳（財務(wù)部見到銀行結(jié)算單就付款，但是有應(yīng)該收租戶的電話費卻收不上來－財務(wù)部不知道向誰收取，也沒有職責(zé)，而辦公室不知道電話費已付，也不知道付了多少）、房屋出租（不知道應(yīng)該收多少房租，個人交多少就收多少，于是可能有貪污的情況出現(xiàn)）等等167。 薪酬體系、績效考核和激勵機制需要更加完善訪談小組總結(jié)(發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)象)167。 集團(tuán)的無形資產(chǎn)管理等工作放在辦公室是否合適，從與公關(guān)部的訪談中也發(fā)現(xiàn)，在與子公司的合同中也沒有涉及紫光商標(biāo)的使用權(quán)的轉(zhuǎn)讓問題（需要與證券投資部確認(rèn)）。167。 信息辦的地位（是否要把財務(wù)的金蝶系統(tǒng)并入信息辦/今后是否把信息辦設(shè)為一個常設(shè)單位）167。 對于辦公室也沒有考核指標(biāo)167。 薪資水平低，留不住人是紫光股份的普遍問題167。 管理流程需要改進(jìn)，避免出現(xiàn)管理職能的重復(fù)或者遺漏27 /