【正文】 議室里與相隔千里乃至萬(wàn)里的同行、同事在屏幕上聚會(huì)。這種聚會(huì)不只可以聞其聲，還可謀其面。在這種聚會(huì)的形式下，與會(huì)者不僅可以相互之間傳遞文件、圖表、照片以至實(shí)物的固定的畫面，還可以傳遞連續(xù)活動(dòng)的圖像，從而可以很方便地進(jìn)行相互間的討論、交流。如果需要的話，你的計(jì)算機(jī)里的數(shù)據(jù)、圖紙、文字說(shuō)明都可以同步的讓與會(huì)者共享。這種聚會(huì)的方式，甚至比我們傳統(tǒng)的會(huì)議在交流方面來(lái)得更方便。這就是已經(jīng)在使用并會(huì)逐步推廣的遠(yuǎn)程數(shù)字傳輸系統(tǒng)支持下的電視會(huì)議系統(tǒng)，在電信服務(wù)項(xiàng)目中稱之為電視電話。它服務(wù)的對(duì)象不只是電視會(huì)議，還可以是遠(yuǎn)程應(yīng)用程序演示、遠(yuǎn)程教學(xué)等。隨著數(shù)字傳輸技術(shù)的發(fā)展，一些公共管理系統(tǒng)和大的企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部已安裝了這類視訊終端，因而在集團(tuán)或系統(tǒng)內(nèi)很容易實(shí)現(xiàn)這種遠(yuǎn)程電視會(huì)議，包括被稱為更先進(jìn)的數(shù)據(jù)會(huì)議。這種數(shù)據(jù)會(huì)議主要功能包括：電子白板、文件傳輸、應(yīng)用共享、多方交談等。應(yīng)用這些功能我們一邊發(fā)表意見，一邊在電子白板上描述想法，并讓相距萬(wàn)里的與會(huì)者參與討論；還可以向其他與會(huì)者發(fā)布各種數(shù)據(jù)文件，讓其他與會(huì)者看到自己計(jì)算機(jī)屏幕，甚至操作自己的計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)“你見即我見”的境界。這種討論交流的方式已消除地域空間的限制，有如同處一室交流討論一般。顯然無(wú)論是行政會(huì)議，還是商務(wù)會(huì)議都可以極大地節(jié)省資源、提高效率。由于電視會(huì)議中視訊終端設(shè)置相對(duì)昂貴，配備這種遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)的單位尚屬少數(shù)。電信公司為那些愿使用這種方式召集會(huì)議的單位提供計(jì)時(shí)服務(wù)，即與會(huì)者在約定的時(shí)間分別到本地的電信公司電視會(huì)議室由電信公司代為開通電視會(huì)議系統(tǒng)，按小時(shí)計(jì)價(jià)。使用這種系統(tǒng)，仍有主會(huì)場(chǎng)和各分會(huì)場(chǎng)的區(qū)別。主會(huì)場(chǎng)可以遙控操作參加會(huì)議的全部分會(huì)場(chǎng)受控?cái)z像機(jī)的動(dòng)作，在主會(huì)場(chǎng)可以一次看到各分會(huì)場(chǎng)情況，也可用畫面分格的方式將各分會(huì)場(chǎng)情況同時(shí)顯示在主會(huì)場(chǎng)顯示屏幕上，還可以任意將某一會(huì)場(chǎng)畫面切換給主會(huì)場(chǎng)和全部分會(huì)場(chǎng)。至于發(fā)言，也如同一般會(huì)議的規(guī)則，由主會(huì)場(chǎng)控制會(huì)場(chǎng)發(fā)言的音頻信號(hào)，分會(huì)場(chǎng)的發(fā)言申請(qǐng)只有在得到主會(huì)場(chǎng)許可后，才能將其聲音信號(hào)為所有與會(huì)者接收。使用電信服務(wù)召開電視會(huì)議，須由會(huì)議主辦者向電信公司預(yù)約會(huì)議時(shí)間，并說(shuō)明分會(huì)場(chǎng)的地域和數(shù)量，由電信公司安排并聯(lián)絡(luò)各分會(huì)場(chǎng)電信公司并預(yù)備好相應(yīng)會(huì)議室。至于主會(huì)場(chǎng)背景、橫幅，主辦者說(shuō)明要求后都可由電信公司代為服務(wù)。與會(huì)者只需按時(shí)到電信公司電視會(huì)議室參加會(huì)議即可。當(dāng)然，這種會(huì)議控制會(huì)議時(shí)間顯得尤為重要，因?yàn)槊?分鐘時(shí)間的流逝都意味著人民幣的付出。因此，會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議議程、發(fā)言時(shí)間都要安排得更緊湊，才能使高效率的會(huì)議手段得到充分發(fā)揮。有些單位已在自己的會(huì)議室安裝了視訊終端，那就可以很方便地在自己的會(huì)議室里召集和參與電視會(huì)議。這種條件下的會(huì)議會(huì)務(wù)工作從內(nèi)容到形式都有很大的變化：（1）熟練掌握網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成的電視會(huì)議系統(tǒng)視訊終端的操作，熟悉其各種工作狀態(tài)下的界面，以備隨時(shí)接受遠(yuǎn)端呼叫和呼叫加入會(huì)議；（2）將會(huì)議的有關(guān)文件錄入與視訊終端相連的計(jì)算機(jī)，以備需要時(shí)通過(guò)電視會(huì)議系統(tǒng)傳遞給與會(huì)各方；（3）將有些用于輔助口頭表達(dá)使用的圖片、表格和其他需要展示給與會(huì)各方的內(nèi)容制成演示文稿，以備作幻燈片放映之用；（4）將裝有視訊終端的會(huì)議室背景進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟贾茫菇K端配套的攝影機(jī)轉(zhuǎn)動(dòng)時(shí)對(duì)準(zhǔn)會(huì)議室正面時(shí)應(yīng)可在畫面中清晰醒目地看到本單位的名稱標(biāo)識(shí)和會(huì)議標(biāo)識(shí)；（5）在與會(huì)者桌前擺放較常規(guī)會(huì)議更醒目的名簽（席次卡），使遠(yuǎn)方的會(huì)議主持者或與會(huì)者在屏幕上能看清與會(huì)人員的姓名、職務(wù)；（6）安排好會(huì)議記錄，如有必要可使用附加裝置全程錄像整個(gè)會(huì)議過(guò)程；（7）通知與會(huì)者準(zhǔn)時(shí)到會(huì)議室。第二節(jié)、會(huì)議的文字工作會(huì)務(wù)工作中，涉及文字工作的內(nèi)容比較多。一般說(shuō)來(lái)，有起草會(huì)議通知、工作報(bào)告、總結(jié)，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要等項(xiàng)工作。本節(jié)僅就會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)和紀(jì)要三項(xiàng)，講述會(huì)議文字工作的一般要求。一、會(huì)議記錄會(huì)議記錄是會(huì)議情況的真實(shí)反映，也是檢查會(huì)議決定事項(xiàng)執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證。它包括兩部分：第一部分是會(huì)議組織情況，要寫明會(huì)議名稱、屆次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名與職務(wù)，稿末簽上記錄者的姓名。以上這些項(xiàng)目多在會(huì)議主持人發(fā)言之前寫好。第二部分是會(huì)議內(nèi)容。這是記錄的主要部分，要將會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成的決議、尤其是主持人的結(jié)論性發(fā)言記錄下來(lái)。會(huì)議記錄的方法有兩種。1．摘要記錄這是一般會(huì)議通用的記錄方式。不必有言必錄，只記發(fā)言要點(diǎn)、結(jié)論和會(huì)議上討論的問(wèn)題，通過(guò)的決定、決議。2．詳細(xì)記錄多用于領(lǐng)導(dǎo)班子的重要會(huì)議，如黨委常委會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)等。要求有言必錄，不能只搞提綱契領(lǐng)式的記錄，也不能只記結(jié)論，要盡量記原話，不改變?cè)狻Ｗ龊谜涗浀年P(guān)鍵在于：要對(duì)發(fā)言內(nèi)容迅速作出分析，哪些可記，哪些可不記，有所取舍，適當(dāng)歸納，扼要地記下重點(diǎn)，不可歪曲發(fā)言者的原意，不可遺漏發(fā)言者的主要觀點(diǎn)。所謂重點(diǎn)，一般是指會(huì)議主持者和主要負(fù)責(zé)人的發(fā)言，也包括與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問(wèn)題，會(huì)議的決定或決議。所謂扼要，就是要記下發(fā)言人的主要觀點(diǎn)和論據(jù)。作詳細(xì)記錄，要求記錄者認(rèn)真負(fù)責(zé)，精力集中，一字一句緊記不放，特別要注意抓住發(fā)言人開始、轉(zhuǎn)題、結(jié)論的語(yǔ)言。對(duì)通用詞匯可采用簡(jiǎn)化方法，事后補(bǔ)正；涉及到文件名稱或便于查找的文件內(nèi)容，可先省略后補(bǔ)記。有可能的話，可采用多人記錄，綜合整理；還可利用錄音方式，修正補(bǔ)齊會(huì)議記錄。能否做好會(huì)議記錄，不完全是書寫速度的問(wèn)題，還要看記錄人是否熟悉會(huì)議所涉及的內(nèi)容。有的機(jī)關(guān)即使配了速記員，但記下來(lái)的內(nèi)容往往并不合要求，甚至鬧笑話，原因就在于記錄人不熟悉會(huì)議內(nèi)容，不了解實(shí)際情況。會(huì)議結(jié)束后，記錄人要全面檢查記錄，檢查錯(cuò)漏字，字跡不清的地方和其他遺漏處要及時(shí)補(bǔ)寫好，對(duì)會(huì)上沒有弄清楚或發(fā)言者表述不清的地方，要及時(shí)找有關(guān)人員核對(duì)。記錄人必須遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議記錄要妥善保管，不得外傳或遺失，并使用專用記錄本，按規(guī)定定期歸檔。二、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)期短、人數(shù)少的會(huì)議，不必出簡(jiǎn)報(bào)。人數(shù)多，會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)，應(yīng)搞好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。會(huì)議出簡(jiǎn)報(bào)的目的是交流情況，提高會(huì)議質(zhì)量。簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)求新、求實(shí)、求短、求快。求新，即反映新經(jīng)驗(yàn)、新情況、新問(wèn)題；求實(shí)，就是反映情況要真實(shí)，不夸張，不縮小，事事要查對(duì)落實(shí)，不能馬馬虎虎；求短，就是文字精煉，篇幅短??；求快，即迅速反應(yīng)值得注意的問(wèn)題，簡(jiǎn)報(bào)不搶時(shí)間、拖拖拉拉，就起不到指導(dǎo)會(huì)議的作用。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的主要寫法有下面兩種：1．報(bào)道式寫法這往往是由簡(jiǎn)報(bào)編寫者將情況綜合后，選取有價(jià)值的部分，用新聞消息報(bào)道的形式，反映會(huì)議全局或局部的進(jìn)展情況。2．轉(zhuǎn)發(fā)式寫法這種會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)往往用于節(jié)錄某組代表發(fā)言，照登某代表的倡議或意見。簡(jiǎn)報(bào)編寫者轉(zhuǎn)發(fā)這些發(fā)言或倡議時(shí)，往往加上間斷的按語(yǔ)，強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)注意標(biāo)記的選用，既要醒目，能吸引人看下去，并要實(shí)在，做到文題一致。簡(jiǎn)報(bào)的印刷數(shù)量和發(fā)送范圍，應(yīng)視內(nèi)容而定，有的只送主席團(tuán)，有的發(fā)到各組負(fù)責(zé)人，有的發(fā)到全體與會(huì)者。三、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容可分兩部分：第一部分是會(huì)議情況簡(jiǎn)述。其中包括召開會(huì)議的根據(jù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員，會(huì)議討論的問(wèn)題以及會(huì)議結(jié)果（包括對(duì)會(huì)議的基本估價(jià)）。第二部分是會(huì)議主要內(nèi)容的歸納。這是紀(jì)要的主體，應(yīng)對(duì)會(huì)議討論問(wèn)題的基本結(jié)論和今后的任務(wù)作出具體的闡述。如會(huì)議內(nèi)容較多，可以分列標(biāo)題，逐段逐層的將會(huì)議討論的各方面問(wèn)題闡述明白。屬于一般例行的辦公會(huì)議，則可直接將會(huì)議討論的各個(gè)問(wèn)題分條列出，寫明討論的結(jié)果和決定的事項(xiàng)。除以上兩部分外，有些重要會(huì)議的紀(jì)要，還要在結(jié)尾寫出會(huì)議的號(hào)召，提出貫徹會(huì)議精神的希望。會(huì)議紀(jì)要中，基本情況要寫得具體、扼要、簡(jiǎn)明，而不要寫得過(guò)長(zhǎng)，忽視了對(duì)會(huì)議主要精神的闡發(fā)。有的會(huì)議紀(jì)要，特別是例行的會(huì)議，這一部分寫得極簡(jiǎn)略，開門見山就是“某年某月某日會(huì)議，討論和議定了以下問(wèn)題”，結(jié)尾處才寫會(huì)議主持者、參加者姓名等。會(huì)議紀(jì)要的第二部分，既是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容的歸納，也是今后對(duì)會(huì)議貫徹執(zhí)行的依據(jù)，應(yīng)認(rèn)真擬寫。這部分寫作要點(diǎn)是“紀(jì)實(shí)”和“扼要”。也就是說(shuō)，紀(jì)要應(yīng)忠實(shí)于會(huì)議實(shí)際，這也是擬寫紀(jì)要的基本原則。紀(jì)要又應(yīng)是對(duì)會(huì)議基本精神的提煉和概括，既要反映會(huì)議討論情況，特別是領(lǐng)導(dǎo)人重要講話精神，又必須是綜理其要，不成為會(huì)議記錄。擬寫這部分內(nèi)容，特別應(yīng)注意條理要清晰，可用順序號(hào)活小標(biāo)題將各問(wèn)題、決定、措施、要求分清楚。寫好會(huì)議紀(jì)要，文筆固然重要，但關(guān)鍵在于了解會(huì)議主旨，擬寫紀(jì)要的人影自始至終參加會(huì)議，注意從發(fā)言和簡(jiǎn)報(bào)中收集素材，當(dāng)會(huì)議進(jìn)展到一定階段，就可根據(jù)會(huì)議主旨和實(shí)際情況，擬出紀(jì)要的大體輪廓，進(jìn)一步收集材料，加以充實(shí)并廣泛征求意見。必要時(shí)，會(huì)議紀(jì)要的要點(diǎn)或提綱應(yīng)經(jīng)會(huì)議討論，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。紀(jì)要起草后，一般須經(jīng)會(huì)議討論，然后定稿。例行辦公會(huì)的紀(jì)要，只需將會(huì)議討論的若干問(wèn)題結(jié)論明確后，直接擬寫，由主管領(lǐng)導(dǎo)人或秘書部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，即可發(fā)出，不必再經(jīng)辦公會(huì)通過(guò)。15 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