【正文】 議室里與相隔千里乃至萬里的同行、同事在屏幕上聚會。這種聚會不只可以聞其聲，還可謀其面。在這種聚會的形式下，與會者不僅可以相互之間傳遞文件、圖表、照片以至實(shí)物的固定的畫面，還可以傳遞連續(xù)活動的圖像，從而可以很方便地進(jìn)行相互間的討論、交流。如果需要的話，你的計算機(jī)里的數(shù)據(jù)、圖紙、文字說明都可以同步的讓與會者共享。這種聚會的方式，甚至比我們傳統(tǒng)的會議在交流方面來得更方便。這就是已經(jīng)在使用并會逐步推廣的遠(yuǎn)程數(shù)字傳輸系統(tǒng)支持下的電視會議系統(tǒng)，在電信服務(wù)項目中稱之為電視電話。它服務(wù)的對象不只是電視會議，還可以是遠(yuǎn)程應(yīng)用程序演示、遠(yuǎn)程教學(xué)等。隨著數(shù)字傳輸技術(shù)的發(fā)展，一些公共管理系統(tǒng)和大的企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部已安裝了這類視訊終端，因而在集團(tuán)或系統(tǒng)內(nèi)很容易實(shí)現(xiàn)這種遠(yuǎn)程電視會議，包括被稱為更先進(jìn)的數(shù)據(jù)會議。這種數(shù)據(jù)會議主要功能包括：電子白板、文件傳輸、應(yīng)用共享、多方交談等。應(yīng)用這些功能我們一邊發(fā)表意見，一邊在電子白板上描述想法，并讓相距萬里的與會者參與討論；還可以向其他與會者發(fā)布各種數(shù)據(jù)文件，讓其他與會者看到自己計算機(jī)屏幕，甚至操作自己的計算機(jī)，實(shí)現(xiàn)“你見即我見”的境界。這種討論交流的方式已消除地域空間的限制，有如同處一室交流討論一般。顯然無論是行政會議，還是商務(wù)會議都可以極大地節(jié)省資源、提高效率。由于電視會議中視訊終端設(shè)置相對昂貴，配備這種遠(yuǎn)程會議系統(tǒng)的單位尚屬少數(shù)。電信公司為那些愿使用這種方式召集會議的單位提供計時服務(wù)，即與會者在約定的時間分別到本地的電信公司電視會議室由電信公司代為開通電視會議系統(tǒng)，按小時計價。使用這種系統(tǒng)，仍有主會場和各分會場的區(qū)別。主會場可以遙控操作參加會議的全部分會場受控攝像機(jī)的動作，在主會場可以一次看到各分會場情況，也可用畫面分格的方式將各分會場情況同時顯示在主會場顯示屏幕上，還可以任意將某一會場畫面切換給主會場和全部分會場。至于發(fā)言，也如同一般會議的規(guī)則，由主會場控制會場發(fā)言的音頻信號，分會場的發(fā)言申請只有在得到主會場許可后，才能將其聲音信號為所有與會者接收。使用電信服務(wù)召開電視會議，須由會議主辦者向電信公司預(yù)約會議時間，并說明分會場的地域和數(shù)量，由電信公司安排并聯(lián)絡(luò)各分會場電信公司并預(yù)備好相應(yīng)會議室。至于主會場背景、橫幅，主辦者說明要求后都可由電信公司代為服務(wù)。與會者只需按時到電信公司電視會議室參加會議即可。當(dāng)然，這種會議控制會議時間顯得尤為重要，因為每1分鐘時間的流逝都意味著人民幣的付出。因此，會議組織者對會議議程、發(fā)言時間都要安排得更緊湊，才能使高效率的會議手段得到充分發(fā)揮。有些單位已在自己的會議室安裝了視訊終端，那就可以很方便地在自己的會議室里召集和參與電視會議。這種條件下的會議會務(wù)工作從內(nèi)容到形式都有很大的變化：（1）熟練掌握網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成的電視會議系統(tǒng)視訊終端的操作，熟悉其各種工作狀態(tài)下的界面，以備隨時接受遠(yuǎn)端呼叫和呼叫加入會議；（2）將會議的有關(guān)文件錄入與視訊終端相連的計算機(jī)，以備需要時通過電視會議系統(tǒng)傳遞給與會各方；（3）將有些用于輔助口頭表達(dá)使用的圖片、表格和其他需要展示給與會各方的內(nèi)容制成演示文稿，以備作幻燈片放映之用；（4）將裝有視訊終端的會議室背景進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟贾?，使終端配套的攝影機(jī)轉(zhuǎn)動時對準(zhǔn)會議室正面時應(yīng)可在畫面中清晰醒目地看到本單位的名稱標(biāo)識和會議標(biāo)識；（5）在與會者桌前擺放較常規(guī)會議更醒目的名簽（席次卡），使遠(yuǎn)方的會議主持者或與會者在屏幕上能看清與會人員的姓名、職務(wù)；（6）安排好會議記錄，如有必要可使用附加裝置全程錄像整個會議過程；（7）通知與會者準(zhǔn)時到會議室。第二節(jié)、會議的文字工作會務(wù)工作中，涉及文字工作的內(nèi)容比較多。一般說來，有起草會議通知、工作報告、總結(jié)，做好會議記錄，編寫會議紀(jì)要等項工作。本節(jié)僅就會議記錄、簡報和紀(jì)要三項，講述會議文字工作的一般要求。一、會議記錄會議記錄是會議情況的真實(shí)反映，也是檢查會議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證。它包括兩部分：第一部分是會議組織情況，要寫明會議名稱、屆次數(shù)、時間、地點(diǎn)、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名與職務(wù)，稿末簽上記錄者的姓名。以上這些項目多在會議主持人發(fā)言之前寫好。第二部分是會議內(nèi)容。這是記錄的主要部分，要將會議議題、討論發(fā)言、形成的決議、尤其是主持人的結(jié)論性發(fā)言記錄下來。會議記錄的方法有兩種。1．摘要記錄這是一般會議通用的記錄方式。不必有言必錄，只記發(fā)言要點(diǎn)、結(jié)論和會議上討論的問題，通過的決定、決議。2．詳細(xì)記錄多用于領(lǐng)導(dǎo)班子的重要會議，如黨委常委會、經(jīng)理辦公會等。要求有言必錄，不能只搞提綱契領(lǐng)式的記錄，也不能只記結(jié)論，要盡量記原話，不改變原意。做好摘要記錄的關(guān)鍵在于：要對發(fā)言內(nèi)容迅速作出分析，哪些可記，哪些可不記，有所取舍，適當(dāng)歸納，扼要地記下重點(diǎn)，不可歪曲發(fā)言者的原意，不可遺漏發(fā)言者的主要觀點(diǎn)。所謂重點(diǎn)，一般是指會議主持者和主要負(fù)責(zé)人的發(fā)言，也包括與會者的不同意見或有爭議的問題，會議的決定或決議。所謂扼要，就是要記下發(fā)言人的主要觀點(diǎn)和論據(jù)。作詳細(xì)記錄，要求記錄者認(rèn)真負(fù)責(zé)，精力集中，一字一句緊記不放，特別要注意抓住發(fā)言人開始、轉(zhuǎn)題、結(jié)論的語言。對通用詞匯可采用簡化方法，事后補(bǔ)正；涉及到文件名稱或便于查找的文件內(nèi)容，可先省略后補(bǔ)記。有可能的話，可采用多人記錄，綜合整理；還可利用錄音方式，修正補(bǔ)齊會議記錄。能否做好會議記錄，不完全是書寫速度的問題，還要看記錄人是否熟悉會議所涉及的內(nèi)容。有的機(jī)關(guān)即使配了速記員，但記下來的內(nèi)容往往并不合要求，甚至鬧笑話，原因就在于記錄人不熟悉會議內(nèi)容，不了解實(shí)際情況。會議結(jié)束后，記錄人要全面檢查記錄，檢查錯漏字，字跡不清的地方和其他遺漏處要及時補(bǔ)寫好，對會上沒有弄清楚或發(fā)言者表述不清的地方，要及時找有關(guān)人員核對。記錄人必須遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。會議記錄要妥善保管，不得外傳或遺失，并使用專用記錄本，按規(guī)定定期歸檔。二、會議簡報會期短、人數(shù)少的會議，不必出簡報。人數(shù)多，會期較長的會，應(yīng)搞好會議簡報。會議出簡報的目的是交流情況，提高會議質(zhì)量。簡報應(yīng)求新、求實(shí)、求短、求快。求新，即反映新經(jīng)驗、新情況、新問題；求實(shí)，就是反映情況要真實(shí)，不夸張，不縮小，事事要查對落實(shí)，不能馬馬虎虎；求短，就是文字精煉，篇幅短小；求快，即迅速反應(yīng)值得注意的問題，簡報不搶時間、拖拖拉拉，就起不到指導(dǎo)會議的作用。會議簡報的主要寫法有下面兩種：1．報道式寫法這往往是由簡報編寫者將情況綜合后，選取有價值的部分，用新聞消息報道的形式，反映會議全局或局部的進(jìn)展情況。2．轉(zhuǎn)發(fā)式寫法這種會議簡報往往用于節(jié)錄某組代表發(fā)言，照登某代表的倡議或意見。簡報編寫者轉(zhuǎn)發(fā)這些發(fā)言或倡議時，往往加上間斷的按語，強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義和參考價值。會議簡報應(yīng)注意標(biāo)記的選用，既要醒目，能吸引人看下去，并要實(shí)在，做到文題一致。簡報的印刷數(shù)量和發(fā)送范圍，應(yīng)視內(nèi)容而定，有的只送主席團(tuán)，有的發(fā)到各組負(fù)責(zé)人，有的發(fā)到全體與會者。三、會議紀(jì)要會議紀(jì)要的內(nèi)容可分兩部分：第一部分是會議情況簡述。其中包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點(diǎn)、參加會議的人員，會議討論的問題以及會議結(jié)果（包括對會議的基本估價）。第二部分是會議主要內(nèi)容的歸納。這是紀(jì)要的主體，應(yīng)對會議討論問題的基本結(jié)論和今后的任務(wù)作出具體的闡述。如會議內(nèi)容較多，可以分列標(biāo)題，逐段逐層的將會議討論的各方面問題闡述明白。屬于一般例行的辦公會議，則可直接將會議討論的各個問題分條列出，寫明討論的結(jié)果和決定的事項。除以上兩部分外，有些重要會議的紀(jì)要，還要在結(jié)尾寫出會議的號召，提出貫徹會議精神的希望。會議紀(jì)要中，基本情況要寫得具體、扼要、簡明，而不要寫得過長，忽視了對會議主要精神的闡發(fā)。有的會議紀(jì)要，特別是例行的會議，這一部分寫得極簡略，開門見山就是“某年某月某日會議，討論和議定了以下問題”，結(jié)尾處才寫會議主持者、參加者姓名等。會議紀(jì)要的第二部分，既是對會議主要內(nèi)容的歸納，也是今后對會議貫徹執(zhí)行的依據(jù)，應(yīng)認(rèn)真擬寫。這部分寫作要點(diǎn)是“紀(jì)實(shí)”和“扼要”。也就是說，紀(jì)要應(yīng)忠實(shí)于會議實(shí)際，這也是擬寫紀(jì)要的基本原則。紀(jì)要又應(yīng)是對會議基本精神的提煉和概括，既要反映會議討論情況，特別是領(lǐng)導(dǎo)人重要講話精神，又必須是綜理其要，不成為會議記錄。擬寫這部分內(nèi)容，特別應(yīng)注意條理要清晰，可用順序號活小標(biāo)題將各問題、決定、措施、要求分清楚。寫好會議紀(jì)要，文筆固然重要，但關(guān)鍵在于了解會議主旨，擬寫紀(jì)要的人影自始至終參加會議，注意從發(fā)言和簡報中收集素材，當(dāng)會議進(jìn)展到一定階段，就可根據(jù)會議主旨和實(shí)際情況，擬出紀(jì)要的大體輪廓，進(jìn)一步收集材料，加以充實(shí)并廣泛征求意見。必要時，會議紀(jì)要的要點(diǎn)或提綱應(yīng)經(jīng)會議討論，統(tǒng)一認(rèn)識。紀(jì)要起草后，一般須經(jīng)會議討論，然后定稿。例行辦公會的紀(jì)要，只需將會議討論的若干問題結(jié)論明確后，直接擬寫，由主管領(lǐng)導(dǎo)人或秘書部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，即可發(fā)出，不必再經(jīng)辦公會通過。15 / 15