【正文】 ；——組長提出需各部門配合的要求；——確定末次會議時間、參加人員；——管理者和／或管理者代表對審核提出要求，表明管理者對審核的態(tài)度；——其他人員根據安排也可作簡短發(fā)言；——宣布會議結束?！袷状螘h易遇到的問題和對策——首次會議有時會遇到各類問題，此處給出一些常見問題及對策供參考；——需把握的原則是：準備充分、考慮周到、隨機應變、禮貌尊重。2．現場審核客觀證據的收集●客觀證據收集的目的——收集客觀證據以證實質量管理體系符合有關標準、法規(guī)、顧客或內部管理的要求；——客觀證據是存在的客觀事實，即可以證明體系運作的符合性，也可證明體系運作的不符合性(即不合格)；——單純認為審核就是找問題是錯誤的概念?！窨陀^證據的存在形式——觀察到的現場存在的事實。如，庫房規(guī)定產品堆放高度為三層，實際堆放四層。某工位操作規(guī)定要戴防靜電手鐲，而實際操作者未戴等類似事件；——被詢問的當事人口述的事實。如：詢問庫房管理員庫房的溫度、濕度是否有要求，該單位的文件中是有規(guī)定的，而庫房管理員回答沒有此類規(guī)定。某公司的文件規(guī)定采購產品經檢驗科檢驗合格后，出具“合格報告”，庫房憑“合格報告”辦理入庫手續(xù)。而檢驗員回答則是，檢驗合格后電話通知庫房管理人員辦理入庫手續(xù)等情況；——被驗證的活動和結果。如：現場觀察到某檢驗員使用的檢測工具貼有合格標志，經與其他同類檢測工具檢測結果對比，證實該檢測工具已失準；——現存的文件、記錄。如：某公司文件規(guī)定，對公共場所必須每天打掃兩次，節(jié)假日應增加，每天三次，查某周日的清掃記錄，只有上、下午各打掃了一次等類似情況?！窨陀^證據收集的方法——通過與當事人的交談、詢問獲得客觀證據，詢問交談的方式常用于審核員了解實際工作人員對自己的工作文件內容是否正確理解和掌握，也常用來了解文件中可能規(guī)定不十分清楚之處。應注意：a)詢問、交談的對象必須是所要收集證據某項工作的當事人；b)其他人員的談話可能有參考價值，但在未被證實之前不能作為客觀證據；c)無關人員的談話往往會干擾審核員的正常思路。——查閱文件和記錄以獲得客觀證據，此方法常用在對已經過去的事實的證實，因記錄都是已發(fā)出的事件，有助于審核員對以往事實的調查和了解。應注意：a)查閱記錄最重要的是對記錄的真實性和可信度，對明顯不真實的記錄如：明顯涂改、明顯編造、事后補作的記錄，應不予作為客觀證據；b)在查閱記錄中可結合其他方式驗證記錄的有效性，如現場觀察、詢問或直接驗證； c)查閱記錄應注意連續(xù)性線索，對相關記錄作連續(xù)性檢查，這樣容易發(fā)現接口問題。如：查到一批產品不合格的檢驗報告，接著查該批不合格品的評審報告，返工或返修的處置記錄，查該批產品復檢記錄、入庫發(fā)貨記錄及顧客有無投訴記錄等?！ㄟ^現場觀察獲得客觀證據，此方法最適用檢查有關人員是否按文件規(guī)定進行操作。應注意： a)首先要清楚文件的要求，然后再觀察操作者操作； b)可通過同一崗位不同操作者的操作觀察來評價文件的充分性與培訓的有效性；c)觀察時應不易為人察覺較好，否則易引起觀察對象的緊張造成誤操作或引起觀察對象的警覺而發(fā)現不了問題?！ㄟ^對活動及結果的驗證獲得客觀證據，常用來證實有疑問的活動及結果，也可作為一種正常的驗證手段。應注意： a)對被驗證的活動及結果應有一定的了解，對驗證的方法有所了解；b)采用驗證方法時，被驗證活動的責任人往往會有不被信任的感覺，應使對方確信審核員只是想看看工作是如何做的； c)即使對某項活動及結果沒有疑問之處，按抽樣計劃和檢查表規(guī)定，也應做抽查驗證。3．靈活運用現場審核的方法●靈活使用檢查表 ——檢查表是作為現場審核的提綱，應靈活運用； ——切忌按順序讀出檢查內容，應將檢查內容以交談的方式說出； ——注意超出檢查表范圍而又是比較重要的事實，應及時與組長溝通并記錄下來； ——利用檢查表防止遺漏要檢查的內容，確保所有問題都已查到?！耢`活運用檢查方法——檢查方法應靈活多變，一味地用同一種方法易引起沉悶乏味；——交談、詢問與檢查記錄、驗證、觀察交叉進行；——要注意不同場合采用不同的檢查方法。●靈活運用審核策略——順向審核可用于預計已有結果的活動，如：某批讓步接收的材料已經批準使用，可用順向審核檢查其接收、批準、使用、標識的全部過程；—一逆向審核常用于已知結果對過程的追溯，如：從現場使用的某件檢測設備，追溯其校準狀態(tài)、校準過程、領用過程、管理臺帳、采購過程等；——有時可采用從中間向兩邊的審核策略，如：現場發(fā)現不合格產品，向前追溯不合格產生的原因、材料、操作、設備狀況、材料的來源、設備的維護、操作方法，向后追溯不合格的評審、處置、復檢、標識等；——現場審核中應靈活運用審核策略，達到審核目的。4．現場審核記錄●審核記錄的作用——是對審核過程所收集的客觀證據的記載；——用于檢查、核實客觀證據；——用于進一步追溯連續(xù)性線索；——用于審核員之間交流信息；——用于判斷不合格事項?！駥徍擞涗浀囊蟆宄?，對所要描述的客觀事實應敘述清楚、表達準確；——易懂，易為審核組其他成員及受審核區(qū)域的人員所讀懂；——可重現，當需要復核時，可以找到原提供的證據，因此審核記錄應將客觀證據的特征記錄下來，如：場所、崗位、職位(可不記人名)、工號、文件、記錄、設備的編號、產品、材料的批號等；——簡明，現場審核的時間是有限的，記錄太繁瑣會影響進度，力求做到簡單扼要。 ●審核記錄的使用——當組織規(guī)定審核記錄的格式時，應統(tǒng)一使用表格；——現大多數組織將檢查表與審核記錄合二為一，這種格式對應性較好，在檢查表的一側記錄審核情況，如已查過無不符合項，則用符號“√” 或“OK”等表示，發(fā)現不符合項，則寫上不符合事實的客觀證據；——如組織未規(guī)定審核記錄格式，可自用白紙或本子記錄，隨后整理；——審核記錄的格式并不重要，關鍵其內容對審核結果的判斷是至關重要的。 5．現場審核不符合(不合格)的報告●不符合的確定——根據客觀證據判斷質量活動及結果是否符合規(guī)定的要求；——規(guī)定的要求可以是： a)有關法律、法規(guī)的要求； b)顧客的要求， c)質量管理體系標準要求； d)組織的管理要求； e)質量體系文件的要求等?！环弦?guī)定的要求即為不合格，——現場審核中是以收集到的客觀證據，經分析、評審確定不符合項的。●不符合的原因——質量管理體系文件的規(guī)定與質量管理體系標準、法規(guī)、顧客要求不符，為文件不符合，通常在文件審查中可發(fā)現，也有可能到現場審核時才能發(fā)現；——實際運作未執(zhí)行質量管理體系文件規(guī)定，在現場審核中最常發(fā)現的為此類問題；——雖然執(zhí)行質量管理體系文件，但缺乏有效性，其原因可能是策劃不佳或資源配備不夠，還有可能是執(zhí)行文件只注重形式而不追實效，運行過程中走過場的行為較多，另外有關人員的責任心不強均可導致此結果?！癫环系膱蟾妗獞哉降臅嫘问较蚴軐徍藚^(qū)域報告不符合情況；——由于審核時間一般安排較緊且內審員的熟練程度有限，一般可在現場口頭表達不符合情況，待每天審核結束或在現場審核結束之前，由審核員整理出書面報告；——書面報告經審核組長確認后，正式遞交給受審核方及相關人員(如管理者)，但審核組應有副件或做好記錄以便跟蹤；——不符合報告應經受審核方的負責人確認，此處確認是為了使受審核方了解不符合的情況，以便糾正；——如有爭議或疑問，可重新復核或由組長掌握判斷原則?！癫环蠄蟾婢帉憫⒁獾膯栴}——語言簡單、明了，不要做詳細的情景描述；——引用的客觀證據要清楚、可追溯(取決于審核記錄是否清楚)；——結論要明確，說明不符合的依據(質量管理體系標準、質量管理體系文件的編號及條款號)；——組織內部有要求時，還應對不符合的性質(嚴重／一般)作出判斷?！癫环闲再|的判斷——一般內審并不要求對不符合做性質判斷，但有些組織為了引起有關人員的重視或由于管理的需要，要求對不符合性質加以區(qū)別；——通常將不符合分為兩類：a)一般不符合，所發(fā)生的不符合為孤立的、偶發(fā)性的人為錯誤，后果一般不嚴重，對系統(tǒng)無重大影響；b)嚴重不符合，所發(fā)生的不符合為系統(tǒng)性的(如某一要素或某區(qū)域內存在多項不符合)、經?；虼罅堪l(fā)生的錯誤，可導致嚴重后果，對系統(tǒng)的影響很難消除或需花費較多時間和精力才能消除?！袛鄧乐夭环蠒r要慎重，以客觀證據為依據經審核組討論后確定?！裼^察項——現場審核有時發(fā)現的客觀證據不足，但認為事件有可能會發(fā)展成為不符合，為提醒受審核方注意，可采用觀察項報告作為對不符合的補充；——觀察項為受審核方的預防、改進和完善提供應注意的方向，常為一些組織所使用。6．審核組會議●審核組會議的目的——及時總結工作，防止工作計劃延誤；——及時交流信息，利于審核的進行；——互相幫助、學習，提高全體人員的水平；——便于組長監(jiān)控審核的過程；——達成一致意見?！駥徍私M會議的分類——審核組會議一般指由審核組全體人員在審核過程中召開的內部會議， 在內部審核中，視情況可請非審核組的有關人員參與；——審核組會議可分為： a)每天現場審核結束后的審核組小結會； b)全部審核完成后末次會議前的總結會。●審核組會議的內容——每天小結會的主要內容有 a)交流一天審核情況； b)組長檢查審核計劃的完成情況； c)布置第二天的工作任務， d)組員間交換可能需追溯的信息； e)開出一天的不合格報告?！偨Y會的主要內容有； a)復審、確定所有不符合項，寫出不符合報告； b)對審核結論進行討論，給出小組意見； c)各組總結本組的審核情況； d)組長總結審核過程； e)如無法完成書面的審核報告，則應有一份口頭報告的草案，以便在末次會議上宣讀； f)審核后的跟蹤驗證活動的分工。7．末次會議(結束會議)●末次會議的目的——使受審核方了解審核的總體情況和審核的結果；——介紹審核的過程及特別重要的情況；—一針對審核目的提出審核的結論；——對后續(xù)工作提出要求；——結束現場審核。●末次會議的要求——由審核組長主持會議；——會議突出主題，一般以一小時為宜，如有需要可適當延長；——使受審核方了解審核結論； ——保持良好的審核風格?！衲┐螘h的參加人員——審核組全體人員；——管理者和／或管理者代表；——受審核部門負責人；——陪同人員；——可擴大到與受審核區(qū)域工作有關的主要工作人員。●末次會議的程序和內容 ——與會者在簽到表上簽到(可與首次會議簽到表為同一表設置兩欄)；——準時開始，由組長主持，宣布會議開始；——組長指定會議記錄人，會后整理會議記要；——組長致謝各部門在審核中的配合；——重申審核目的和范圍(考慮末次會議增加的人員)；——組長強調審核的原則及局限性；——宣讀不符合報告(如較多可選有代表性的及重要的)，說明不符合報告的方式；——與會人員可就不符合報告中不清楚之處提問，審核員解答；——提出糾正措施的要求及跟蹤驗證的方法；——宣布審核結論，說明審核報告的發(fā)布時間和方式、范圍；————管理者或管理者代表可就審核結果發(fā)表看法及提出要求；——其他人員根據安排也可作簡短發(fā)言，作出改進的承諾；——宣布會議結束?！駥徍藞蟾娴木帉憽趦葘彶邉潟r應制定好審核報告的格式，確定內容的要求；——如內審時間充分，可在末次會議前完成審核報告；——如計劃安排較緊，可在審核組的總結會上先達成草案，由組長口頭宣布，末次會議后再發(fā)布正式文件；——一般可由組長或其指定的審核員起草審核報告，經組長審核后交管理者代表批準(具體根據各組織確定的權限定)?！駥徍藞蟾婢帉憫⒁獾膯栴}——報告應簡單、明確，不宜過長，將要敘述的內容簡明扼要地寫出；——在預先策劃好的格式和內容基礎上編寫，不易跑題和遺漏內容；——對重要的問題應觀點明確，不要使用模糊的詞語，造成管理者決策的困難；——對審核所做的結論要結合審核目的進行描述，不要跑題；——對糾正措施的要求應明確。●審核報告的發(fā)布——經批準的審核報告應發(fā)放到規(guī)定的范圍，如； a)管理者和管理者代表； b)各受審核部門的負責人； c)審核組長和／或審核組成員； d)其他需要的人員(由各組織自定)?！獙徍藞蟾娴陌l(fā)放一般在現場審核結束后一周之內，時間不宜長；——審核報告發(fā)放應有登記、簽收、防止漏發(fā)?！駥徍藞蟾娴臍w檔——審核報告作為內部審核的重要證據應歸檔保存；——一般規(guī)定一個歸檔保存的部門較好，如由組長個人保存可能會因人事變動等原因使資料流失；——歸檔前組長應將本次內審的全部資料整理、清點后移交；——歸檔時間可在內審工作結束后，即所有的不符合項全部得到糾正并驗證合格后；——當部分不符合項糾正時間較長，或經驗證還需采取新的糾正措施時，可先移交已完成的部分，但未移交部分要做好登記。 五、內部質量審核后續(xù)活動●糾正和預防措施的區(qū)別 ——糾正措施針對的是消除實際存在的不合格原因所采取的措施，防止已出現的不合格再發(fā)生；——預防措施針對的是消除潛在的不合格原因，防止不合格的發(fā)生；——兩者最大的區(qū)別是采取預防措施是防止發(fā)生，采取糾正措施是防止再發(fā)生?！癫扇〖m正措施的目的——針對已經存在的不合格原因，采取糾正措施，使內部審核的效果得以保證；——是保證質量管理體系能夠維持和不斷完善的措施；——是管理層對質量管理體系進行管理的手段之一。●采取預防措施的目的——針對潛在的不合格原因，采取預防措施，使內部審核的效果發(fā)揮更佳；——是保持質量管理體系能夠持續(xù)改進和追求卓越的措施；——是管理層對質量體系進行有效管理的手段之一?！駜葘徶屑m正和預防措施的一般實施程序——內審組開出不合格報告(或是提