【正文】 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題 也就是完成這份報(bào)告的原因。說(shuō)明產(chǎn)生問(wèn)題的可能性 列出所有的可能性，逐一進(jìn)行分析。即使并不是真正的原因，但至少也給出了一定的方向范圍。這一步很重要。陳述觀點(diǎn) 這是整報(bào)告的“亮點(diǎn)”，要做到讓報(bào)告對(duì)每位讀者都具有吸引力，不要因?yàn)閾?dān)心出錯(cuò)或使別人不高興而省略這一部分。記住，只要報(bào)告合乎邏輯并且運(yùn)用了系統(tǒng)的方法，就不會(huì)有什么大的問(wèn)題。建議是報(bào)告的主體內(nèi)容。所以，文字要簡(jiǎn)潔明了，不要使用晦澀難懂的語(yǔ)句，盡可能多用短句。保證你的建議確實(shí)與存在的問(wèn)題有密切的關(guān)系，不要牽扯無(wú)關(guān)緊要的東西。不要長(zhǎng)篇大論。在心中時(shí)刻提醒自己：報(bào)告是要給別人看的，整頁(yè)整頁(yè)的文字?jǐn)⑹鲋粫?huì)令人厭煩。因此，在文字中多用一些大標(biāo)題、小標(biāo)題、注釋等引導(dǎo)讀者閱讀。還有，多列一些圖表也會(huì)幫助讀者理解復(fù)雜的內(nèi)容。摘要摘自只有一兩段的內(nèi)容。如果沒(méi)有足夠時(shí)間詳細(xì)閱讀報(bào)告，通過(guò)看摘要，就可以大致了解事情的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題、問(wèn)題產(chǎn)生的各種及你的建議等。用很少的文字覆蓋這么多的內(nèi)容可能比較困難，但是，對(duì)于任何一份報(bào)告來(lái)說(shuō)，這一部分內(nèi)容都必不可少。完成整個(gè)報(bào)告之后，再著手這一部分內(nèi)容。參考信息這部分列出完成報(bào)告時(shí)，上級(jí)給予的參考提綱，提綱的各項(xiàng)條款都可以在報(bào)告中直接找到具體出處。除此之外，還應(yīng)包括給你安排這份報(bào)告的人的資料及對(duì)這份報(bào)告的要求——這對(duì)這份報(bào)告來(lái)說(shuō)這都是一些基本素材。任務(wù)分析這也是你完成這份報(bào)告的原因。參考文獻(xiàn)及出處參考文獻(xiàn)指的是完成報(bào)告的過(guò)程中以各種方式用到的書(shū)籍或文章，無(wú)論是聽(tīng)到的還是看到的，都要一一列入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)一欄。附錄一些對(duì)報(bào)告主體內(nèi)容起輔助作用的信息應(yīng)該列在附錄里，例如數(shù)字、事例分析、費(fèi)用的其他報(bào)告的結(jié)果等。雖然這些對(duì)你的報(bào)告的結(jié)果有很大作用，但是往往由于內(nèi)容太多。而不能將其放到主體部分中去。一些基礎(chǔ)的研究發(fā)現(xiàn)也應(yīng)寫(xiě)在附錄里。在報(bào)告任何一個(gè)合適的地方都應(yīng)該聲明參見(jiàn)附錄。最終定稿進(jìn)行文字校對(duì)后，再慢慢讀幾次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，然后再讓別人來(lái)檢查一下，以便最終定稿。小知識(shí)：36一份完整的報(bào)告包含以下內(nèi)容：封面目錄摘要（有時(shí)稱(chēng)為引言、導(dǎo)言）參考信息任務(wù)分析主體內(nèi)容，它包括：目前狀況陳述 存在問(wèn)題 問(wèn)題產(chǎn)生的各種可能性 我的建議參考文獻(xiàn)及出處附錄三）便箋 便箋是最簡(jiǎn)便的一種書(shū)信?？陀^存在是人們?cè)谌粘Ｉ钪泻凸ぷ髦校R時(shí)遇到某事要告訴別人，然而由于某些原因不能面談或由于手續(xù)上的需要，于是采用便箋。常用的便箋有請(qǐng)假條，留言條和托人辦事條等。便箋的內(nèi)容一定要簡(jiǎn)潔明了，要注明時(shí)間，末了要簽署姓名。二、非語(yǔ)言溝通技巧一）人際溝通中的非語(yǔ)言因素非語(yǔ)言溝通是指通過(guò)某些媒介而不是講話或文字來(lái)傳遞信息。交相閃爍的紅綠燈、慷慨激昂的語(yǔ)調(diào)都屬于此類(lèi)。教師上課時(shí)，當(dāng)看到學(xué)生們無(wú)精打采的眼神及百無(wú)聊賴(lài)的表情時(shí)，其意盡在不言中，學(xué)生已經(jīng)通過(guò)無(wú)聲的方式明確地表達(dá)了他們的厭倦之情。一個(gè)人的衣著打扮，談話時(shí)的舉止無(wú)不向別人傳遞了某種信息。非語(yǔ)言溝通的內(nèi)涵十分豐富，包括身體語(yǔ)言溝通、副語(yǔ)言溝通等多種形式。 副語(yǔ)言。 心理學(xué)家稱(chēng)非語(yǔ)言聲音為副語(yǔ)言。最新的心理學(xué)研究成果表明，副語(yǔ)言在溝通過(guò)程中起著非常重要的作用。一句話的含義往往不僅取決于其字面的意義，而且取決于它的弦外之音。 副語(yǔ)言分為口語(yǔ)中的副語(yǔ)言和書(shū)面語(yǔ)中的副語(yǔ)言。 口語(yǔ)中的副語(yǔ)言是通過(guò)非語(yǔ)言的聲音，如重音、聲調(diào)的變化、哭、笑、停頓來(lái)實(shí)現(xiàn)的。語(yǔ)音表達(dá)方式的變化，尤其是語(yǔ)調(diào)的變化，可以使字面相同的一句話具有完全不同的含義。例如，一句簡(jiǎn)單的口頭語(yǔ)，“真棒，當(dāng)音調(diào)較低，語(yǔ)氣肯定時(shí)“真棒”表示由衷的贊賞，而當(dāng)音調(diào)升高，語(yǔ)氣抑揚(yáng)，說(shuō)成“真棒+＼＼”時(shí)，則完全變成了刻薄的諷刺和幸災(zāi)樂(lè)禍。 書(shū)面語(yǔ)中的副語(yǔ)言是通過(guò)字體變換、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的特殊運(yùn)用以及印刷藝術(shù)的運(yùn)用來(lái)實(shí)現(xiàn)的，例如某幾個(gè)字加著重號(hào)或用黑體強(qiáng)調(diào)： 身體語(yǔ)言。在溝通過(guò)程中，人們無(wú)不處于特定的情緒狀態(tài)中。這種情緒狀態(tài)，除了可以用直接的表達(dá)或副語(yǔ)言告知對(duì)方外，還可以委婉地以身體語(yǔ)言表達(dá)。身體語(yǔ)言溝通目光、表情、勢(shì)態(tài)、衣著打扮等形式來(lái)傳遞或表達(dá)溝通信息。 人們可以通過(guò)面部表情、手部動(dòng)作等身體姿態(tài)來(lái)傳達(dá)諸如攻擊、恐懼、憤怒、愉快、傲慢等情緒或意圖。例如，在你很忙碌的時(shí)候，有鄰居來(lái)借件東西。你給了他東西后，他卻仍然呆在你家與你聊天，你內(nèi)心肯定希望鄰居趕快走，可是在表面上你只能很禮貌、專(zhuān)注地聽(tīng)著，只好通過(guò)東挪挪室內(nèi)的花瓶，西移移室內(nèi)的擺設(shè)來(lái)暗示這位鄰居“該是你離開(kāi)的時(shí)候了”。除非這位鄰居沒(méi)有感覺(jué)或者太專(zhuān)注于自己的話題，否則談話很可能因此而結(jié)束。 溝通者的服飾往往也扮演著信息發(fā)送源的角色。人們習(xí)慣認(rèn)為，穿黑色衣服常被視為是嚴(yán)肅、莊重的。如果一位領(lǐng)導(dǎo)穿著運(yùn)動(dòng)服在訓(xùn)斥下屬，那么他說(shuō)話的權(quán)威性將大大降低，下屬容易產(chǎn)生不認(rèn)同感，或者偏向認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)只是很隨意地說(shuō)說(shuō)。在正式的談判中，如果有一方舉止隨便的話，很容易被對(duì)方視為輕視，不尊重自己，也就容易導(dǎo)致談判失敗。距離和領(lǐng)域。即空間距離，也是一種非語(yǔ)言溝通形式。溝通雙方所處位置的遠(yuǎn)近，會(huì)影響到溝通效果。二）有效運(yùn)用非語(yǔ)言溝通據(jù)有關(guān)資料顯示，在面對(duì)面的溝通過(guò)程中，那些來(lái)自語(yǔ)言文字的社交意義不會(huì)超過(guò)35％，而65％是以非語(yǔ)言方式傳達(dá)的。因此，正確運(yùn)用非語(yǔ)言溝通，有助于你獲得良好的人際關(guān)系。豐富的表情。 表情是僅次于語(yǔ)言而最常用的一種非語(yǔ)言符號(hào)，因此，交際活動(dòng)中面部表情備受人們的注意。而在千變?nèi)f化的表情中，眼神和微笑是最常見(jiàn)的交際符號(hào)。(1)眼神：注視的時(shí)候要掌握好長(zhǎng)短。對(duì)于不太熟悉的人，注視時(shí)間要短；對(duì)于談得來(lái)的人，可適當(dāng)延長(zhǎng)注視時(shí)間。注視的位置亦應(yīng)選擇適當(dāng)。作交往中，目光應(yīng)投放在額頭至兩眼之間；在舞廳、宴會(huì)以及朋友聚會(huì)時(shí)，目光以在兩眼到嘴之間為宜；如果是熟人之間或家庭成員之間，注視的位置應(yīng)在對(duì)方雙眼到胸之間。(2)微笑：笑主要是由嘴部來(lái)完成的。微笑的基本特點(diǎn)是：不發(fā)聲、不露齒，肌肉放松，嘴角兩端向上略微翹起，面含笑意，親切自然，最重要的是要出白內(nèi)心，發(fā)自肺腑。合理的空間距離。常見(jiàn)的溝通距離有: ①親密區(qū)。與對(duì)方只有一臂之遙，適合進(jìn)行較敏感的溝通。只有較親密的人，才允許進(jìn)入該區(qū)，如果陌生人進(jìn)入，人們通常會(huì)感到不舒服，并設(shè)法拉開(kāi)距離。 ②私人區(qū)。朋友之間交談的距離保持在一臂之遙到距離身體4英尺左右。 ③社交區(qū)。延伸到12英尺遠(yuǎn)，適合于一般商務(wù)及社交177。的來(lái)往。例如，多數(shù)辦公桌的設(shè)計(jì)，都是要人們坐在社交區(qū)的范圍內(nèi)。 ④公共區(qū)。更遠(yuǎn)至12英尺外，是人們管不到，也是可以不理會(huì)的地方。國(guó)外有關(guān)研究表明，學(xué)生對(duì)于課堂討論的參與直接受其座位影響。在傾向上，以教室講臺(tái)為中心，座位越居中心位置，學(xué)生對(duì)于課堂討論的參與比例也就越大。溝通中空間距離的不同，還直接導(dǎo)致溝通者不同的溝通影響，有些位置對(duì)溝通的影響力較大，有些位置影響力較小。同樣是發(fā)言，站在講臺(tái)上講與在臺(tái)下自由發(fā)言所引起的作用是不同的，高高在上的講臺(tái)本身具有某種權(quán)威性。恰當(dāng)?shù)母闭Z(yǔ)言。一般來(lái)說(shuō)，人在高興、激動(dòng)時(shí)，浯調(diào)往往清朗、歡暢，如滔滔海浪；而悲傷、抑郁時(shí)則黯淡、低沉，如幽咽泉流；平靜時(shí)暢緩、柔和，如清清小溪；憤怒時(shí)則重濁，快速，如出膛的炮彈。從一句話的字面看，往往難以判定其真實(shí)的含義，而它的弦外之音則可傳遞出不同的信息。恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)、音調(diào)和語(yǔ)速可以完整正確地傳遞人與人之間的信息和情感，加深溝通的程度。優(yōu)雅的態(tài)勢(shì)。 態(tài)勢(shì)是說(shuō)話者傳情達(dá)意的又一重要手段，一種溝通“語(yǔ)言”。它包括說(shuō)話者的姿態(tài)、手勢(shì)、身體動(dòng)作等既可以幫助說(shuō)話，又可以訴諸對(duì)方視覺(jué)的因素。 態(tài)勢(shì)作為一種溝通語(yǔ)言，我們?cè)谡f(shuō)話中應(yīng)怎樣正確地運(yùn)用它呢? (一)態(tài)勢(shì)要美觀。站著說(shuō)話時(shí)，身體要伸直，挺胸、收腹，重心放在兩腿之間，兩臂自然下垂，形成一種優(yōu)美挺拔的體態(tài)，使對(duì)方感覺(jué)到你的有力和瀟灑，留下良好的印象。坐著說(shuō)話時(shí)，上身要保持垂直，可輕靠在椅背上，以自然、舒適、端正為原則；雙手可以放在腿上，或抱臂，無(wú)論是坐姿還是站姿，在非正式場(chǎng)合可隨便一點(diǎn)，但在正式場(chǎng)合就應(yīng)比較講究。(二)要有明確的目的。我們?cè)谡f(shuō)話時(shí)，一舉手一投足，都要使其有內(nèi)在的根據(jù)和清楚的用意，這樣才能更好地發(fā)揮態(tài)勢(shì)語(yǔ)的表達(dá)和交流作用，就能更有助于獲取說(shuō)話的最佳效果。小知識(shí)：37常見(jiàn)的勢(shì)態(tài)語(yǔ)：點(diǎn)頭表示贊成或同意；頓首用來(lái)強(qiáng)調(diào)所說(shuō)話的力度；頭部上揚(yáng)表示驚奇或?qū)δ骋皇虑橥蝗幻髁?；搖頭是否定的信號(hào)；擺頭表示懷疑：低頭含有被壓抑或屈從的意味；抬頭是一種有意投入的動(dòng)作。肩部下垂向后，表明平靜且靈敏，上單向前表明焦慮、驚慌；平舉下垂表明沉著果斷；向上突起表明憤怒或受恐嚇；聳肩表示不知道，無(wú)所謂或無(wú)可奈何；拍拍肩部表示親切或慶賀。豎起大拇指表示贊美；手掌往前攤表示拒絕；緊握拳頭表示力量；張開(kāi)雙臂表示歡迎；高舉雙臂表示勝利；雙于在胸前交又抱住表示自信和進(jìn)取。(三)要確切精煉說(shuō)話時(shí)，我們運(yùn)用態(tài)勢(shì)語(yǔ)的主要目的是要溝通感情，補(bǔ)充或加強(qiáng)話語(yǔ)語(yǔ)氣，幫助對(duì)方理解。因此，態(tài)勢(shì)要精煉，不要太“花”，要以少勝多?恰到好處。例如手勢(shì)動(dòng)作，要是不間斷地隨便使用，或者多次重復(fù)使用同一種手勢(shì)，就有可能喪失它的功效。案例3—2 貝多芬年輕時(shí)曾師從著名作曲家海頓，后來(lái)因故師生失和。有一次，年老的海頓聽(tīng)到自己的宗教劇《四季》在維也納演奏因感動(dòng)而暈倒時(shí)，貝多芬卻馬上去扶他，并吻他的手。 對(duì)孤寂和充滿傷感的老人來(lái)說(shuō)，沒(méi)有任何言語(yǔ)能勝過(guò)這一關(guān)切的行為。 (四)要得體。 說(shuō)話時(shí)要根據(jù)環(huán)境和對(duì)象運(yùn)用各種態(tài)勢(shì)語(yǔ)。在長(zhǎng)輩和上司 面前不要用手指指點(diǎn)點(diǎn)，更不要勾肩搭背，否則就會(huì)被看作是一種失禮行為。在同輩和親朋好友面前可以隨便一點(diǎn)，但也要掌握分寸，切忌用手指點(diǎn)他人的鼻子和眼睛。要時(shí)刻注意你的各種態(tài)勢(shì)應(yīng)與你的說(shuō)話內(nèi)容默契配合，自然靈活，恰到好處。 29 / 29