【導讀】務文書及其它應用文書的寫作。它有兩個基本含義，一是指秘書人員的寫作行為。本身；二是指寫作行為所為產生的，以文字、文本為主要表現(xiàn)形式的成果。秘書寫作不是獨立的文種或文體，而是各級各類單位的秘書人員。其使用范圍雖不及應用寫作廣，但具有應用寫作的全部特性和一般應用文。所沒有的專業(yè)特性。寫作的體式與內容受到秘書工作的影響與支配。的內容不斷地發(fā)生變革，秘書寫作的內涵與外延也在不斷地發(fā)生變化?！渡袝房梢钥醋魇俏覈谝徊恳怨珓瘴臅鵀橹黧w的文。令、上書、檄、移書等形式反映政府對公共事務的處理情況。隨著國家治理體制。的完善，又出現(xiàn)了狀、判、勘合等司法文書。換的出現(xiàn)，產生了“質”、“劑”等商務性文書。類文書以及常見的日用類文書與宣傳類文書。政府機關、企事業(yè)單位秘書起草的各類公務文書是代表各級組織執(zhí)行黨和。領導班子的集體意志。目的、調查對象等都不同程度受到領導意圖的影響。因而，秘書在寫作時除了及時迅速外，也要注

　　

【正文】 確規(guī)定：“行政機關公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”具體來說，專指命令、決定、公告、通告、請示、報告等 13 種公文。 二、公文的歷史沿革 在古代，廣義的公文與應用文這一概念內涵大致相同，如清代劉熙載就將封建衙門的專用文書稱為“應用文”。公文的起源和發(fā)展也與中國應用文的歷史沿革基本一致。 公文萌芽于商、周，到春秋戰(zhàn)國時期得到了一定的發(fā)展。殷商時代的甲骨文“駁辭”是我國出現(xiàn)最早的應用文，西 周出現(xiàn)了誥、命（天子和諸侯王用于訓誡、任命、賞賜）、誓（用于軍事）、辭命（用于使節(jié)來往）、典（用于司法）等具體公文名稱，這些保存在我國第一部應用文集《尚書》中，統(tǒng)稱為“書”。 公文發(fā)展到秦、漢，已經趨于成熟。秦王朝制定了公文程式，對當時的公文寫作做出了一系列規(guī)定，“命曰制，令曰詔，陳事曰表，謝恩曰章，勤儉政事曰奏，推覆平論曰駁”。漢代公文有了新的發(fā)展，產生了書、議、策、論、疏等公文體式，明確了皇帝對臣下用詔、制、策、敕，臣下對皇帝用章、奏、表、議等文體，并且在表述上采用相對固定的格式。這為公文走向程式化開了 先河。 唐、宋是公文發(fā)展的高峰期，元、明、清三代公務文書趨于穩(wěn)定。 辛亥革命后的南京臨時政府頒布了公文程式條例，廢除了幾千年封建王朝沿用的公文體式，規(guī)定了新公文的名稱和使用范圍，用語上規(guī)定了不許用“大人”“老爺”之類的稱呼，要求官吏互相稱官職，公文寫作要用白話并使用新式標點符號等等。 中國共產黨早在 1931 年就頒布了《文件處理辦法》。新中國成立之后，公文逐步走上了規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化的道路。 1951 年頒布《公文處理暫行辦法》， 1981 年國務院辦公廳發(fā)布《國家行政機關公文處理暫行辦法》， 1987年和 1993 年分別對其進行了修改。 20xx 年 8 月 24 日，國務院發(fā)布了新的《國家行政機關公文處理辦法》，本教材介紹的行政公文寫作，體現(xiàn)的正是這套最新辦法的要求。 三、行政公文的特點和作用 （一）公文的特點 1．政治性 公文在內容上具有鮮明的政治性。我國是中國共產黨領導下的社會主義國家，運行于我國各級機關的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利于社會主義市場經濟的發(fā)展，維護人民群眾的利益。 2．權威性 公文具有代行法定職權的功能，對受文機關在法定的時間和空間范圍內，具有法定的權威性和行政約束力。 3．時效性 公文 主要在現(xiàn)行工作中使用，為解決現(xiàn)實中出現(xiàn)的問題和矛盾而制作、發(fā)布的，有時對某一歷史現(xiàn)象做出結論，也是為了統(tǒng)一認識。公文始終面對現(xiàn)實，為現(xiàn)實服務，因此公文都有很強的時效性。 4．特定性 公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內容、特定的格式和特定的語言，而這“五特”又由特定的行政目的來決定。 5．程式性 公文是一種高度程式化的應用文體。公文在長期實踐中形成了獨特的文章寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范 ,并用國家法規(guī)予以規(guī)定其處理辦法 ,任何機關都不得另搞一套 ,各行其是（詳見本書附錄一）。這對提高行政機關工作 效率、推動文書工作現(xiàn)代化有著重要的作用。 （二）公文的作用 行政公文作為國家管理工作的重要工具，具有領導和指導作用； 宣傳和教育作用；聯(lián)系和知照作用；依據(jù)和憑證作用。 四、公文的寫作原則與寫作要求 （一）寫作原則 公文在寫作過程中除要遵循一般的寫作規(guī)律之外，還需要遵循一些特殊的原則，使公文合“法”，求實，合體、規(guī)范。 公文內容必須符合黨的方針、政策，即合“法”，所以公文撰寫者必須懂政策、懂法律，依法辦文。 2．針對性原則 公文寫作要務實，要有的放矢，要針對所要解決的問題命筆行文。這就要求公文作者能“吃透兩頭”，既要遵循上級精神，把握領導意圖，又要了解本地區(qū)、本單位、本部門的具體情況。 3．準確性原則 準確性原則體現(xiàn)在公文內容、公文語言和公文格式等方面。第一，公文內容要客觀準確，如敘述情況、列舉事實、提供數(shù)據(jù)都必須實事求是，不能主觀臆斷；第二，公文語言要準確，主要表現(xiàn)在概念內涵外延要明確，判斷要正確，推理要合乎邏輯，切忌模棱兩可，引起誤解；第三，公文格式要正確規(guī)范。公文要嚴格按照規(guī)定的體式行文，其外在形式也要符合法定的要求。 4．時效性原則 公文的時間與效用是直接聯(lián)系的，要充分體現(xiàn)一篇公文的 效用，就必須據(jù)時限的要求撰擬。 （二）寫作要求 公文寫作時，除要圍繞公文主題合理安排結構，做到層次清晰、條理分明、過渡自然之外，還要注意語言表達和語體風格，做到用語莊重嚴謹、簡明通順、平實得體。 公文語言主要有如下三個方面的要求： 1．明確簡要 明確，就是準確明晰的意思，公文用語要明白、確定，清楚，不晦澀，無歧義。寫作時，要認真分辨詞類，精心辨析詞義，認真錘煉詞語，以選擇最恰當?shù)脑~語來表達。 簡要，是指公文文字凝練，句式簡潔，力求用最少的文字表達最豐富的內容，做到言簡意賅。因此敘事說理要開門見山，直陳直 敘，遣詞造句，要惜字如金，并能使用公文常用的特定用語。 2．莊重嚴謹 莊重就是用語端莊持重、格調嚴肅。這是發(fā)文單位辦理公務的嚴正立場、嚴肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強烈的權威性和行政約束力的要求。公文寫作要用規(guī)范的書面語言， 用詞造句要符合現(xiàn)代漢語的規(guī)范要求，一般不使用口語、方言土語。 3．平實得體 平實，是指公文的語言平和樸實，一般無形象描寫，不濫用修辭。得體，是指公文語言和語氣必須符合作者的職權范圍、行文目的與特定文體表達的需要。 思考與訓練 1．簡答題： （ 1）簡述公文的發(fā)展歷史。 （ 2）公文寫作要 遵循哪些原則？ （ 3）行政公文有哪些作用？ 2．分析下列句子是否符合公文語言要求。 （ 1）區(qū)人民政府規(guī)定：碗口粗的樹一律不準砍伐。 （ 2）當前經濟領域中的嚴重犯罪活動，已經和正在破壞我們的干部隊伍，破壞我們黨、政府及其軍隊的肌體和國家的信譽。 （ 3）改革開放后，農民的錢包鼓起來了，日子過得紅火了，生活就象吃甘蔗，由尾吃到頭，越吃越甜。 （ 4）你校請示已經收閱多時，近段因工作繁忙，未及時批復，請原諒。 （ 5）貴公司到底有庫存多少，請老實告之。 （ 6）我縣旱情嚴重，近萬畝水稻因無水而絕收，數(shù)千畝青青的旱煙苗變 得枯黃，只能當柴燒。估計全部經濟損失不會少于 1000 萬元。為此，懇請市人民政府能伸出援手，救濟我們。 （ 7）與會者請于 9 月 14 日前來報到，任何人不得遲到，否則一切后果自負。 第二節(jié) 行政公文概述（二） 一、行政公文的種類 20xx 年 1 月 1 日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》將行政公文分為：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要 13 種。 根據(jù)公文的作用和行文關系，可將 13 種公文分為上行文、下行文和平行文三類。 （一）上行文。指下級機關呈送給上級機關的行文。 主要用于向上級機關匯報情況，請示工作。如請示、報告。 （二）下行文。指上級機關給下級機關發(fā)送的公文。主要用來傳達貫徹黨和國家的方針政策，采取強制性行政措施，發(fā)布法規(guī)，指導工作。如通報、通知、批復等。 （三）平行文。是平級或不相隸屬機關之間商洽工作，詢問、答復問題，向有關主管部門請求批準和審查時使用的行政公文。函是一種主要的平行文。 當然有些文種要據(jù)發(fā)文機關和發(fā)送對象的具體情況來確定行文方向 ，如意見可用于平行文、上行文，也可用于下行文。 選擇公文文種的依據(jù)主要有三個方面：一是看作者與主要受文者間的工作關系；二是看作者的法定權限；三是看行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。 二、行政公文的格式 行政公文的格式包括公文用紙格式、裝訂格式和行文格式。下面根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》（ GB/T97041999）（參見附錄二）的有關規(guī)定對公文格式加以說明。 （一）公文的紙型和裝訂規(guī)格 公文制作的紙型，一般為國際標準 A4 型紙張。采用左側裝訂。通告等公開張貼的公文用紙大小，可視實際需要確定，不作硬性規(guī)定。 （二）公文書寫格式 公文書寫一律從左到右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按本民族書寫 習慣書寫和排版，在民族自治地區(qū)，可同時使用漢字和通用的少數(shù)民族文字。版面的上下左右留適當空白。 公文中印刷字號，一般按發(fā)文機關名稱、標題、正文及附件項目順序，依次從大到小選用。發(fā)文機關名稱一般用紅色小標宋體字，字號以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于 22mm179。 15mm。公文標題用 2 號小標宋體字，主題詞、秘密等級、緊急程度用 3 號黑體字，正文、主送機關、抄送機關、簽發(fā)人、附件采用 3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用 3 號楷體字。 （三）公文的行文格式 根據(jù)《國家行政機關公文格式》的規(guī)定，公文格式有文件格式和特定格式兩種 。特定格式有信函格式，命令格式和會議紀要格式，它們有特定的版式要求。下面我們主要介紹文件格式。 公文格式由文頭、行文和文尾三部分組成。 1．文頭部分 公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內容。位于公文首頁上端，一般約占 A4 型公文紙的 1/3 或 2/5面積。 （ 1）文件名稱 文件名稱又稱文件標識，一般由公文發(fā)文單位名稱加“文件“二字構成，用套紅大字印刷。發(fā)文機關要寫全稱或規(guī)范的簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關名稱應列在前面。 （ 2）發(fā)文字號 發(fā)文字號位于文件名稱 之正下方，由發(fā)文機關代字、發(fā)文年份、發(fā)文序號三部分構成，如國辦發(fā)〔 20xx〕 9 號。如果是聯(lián)合行文，只標明主辦機關的發(fā)文字號。發(fā)文字號中的年份，要用阿拉伯數(shù)字完整書寫，用括號括起來，括號須用六角括號“〔〕”。 （ 3）公文編號 公文編號是按同一文件中每份的發(fā)文順序來編的，編號是便于文件統(tǒng)計、登記、保密和回收。份號用阿拉伯數(shù)字標志，位于版頭左上角，這主要用于內容機密的文件。 （ 4）密級和保密期限 密級指公文機密程度的等級，位于公文的版頭右上端第一行，并注明保密期限。一般分為秘密、機密和絕密三種。 （ 5）緊急程度 緊急程度是指對公文送達和辦理時間的限制。緊急公文可分為“急件”、“特急”兩類。如果是緊急電報，則據(jù)實際情況分別以“平急”“加急”、“特急”、“特提”標志。 （ 6）簽發(fā)人 上報的文件，要由發(fā)文機關主管領導人審批簽名。簽發(fā)者姓名簽在文件名稱右下方，文頭間隔線右上端，一般與發(fā)文字號平齊。發(fā)文字號相應左移。 （ 7）間隔線 發(fā)文字號下 4mm 處設一條較粗的紅色橫線，稱為“間隔線”。黨內文件的間隔線正中印一顆紅色五角星，行政機關公文不印紅星。 2．行文部分 行文部分包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關、發(fā)文日期和印章 幾個部分。 （ 1）公文標題 公文的標題位于文頭間隔線下居中位置，一般由發(fā)文機關名稱、發(fā)文事由和文種三部分構成，如“市人民政府關于切實做好退役士兵接收安置工作的通知”。 （ 2）主送機關 主送機關，又叫“抬頭”、“受文機關”或“上款”，是指公文的主要受理機關。主送機關寫在正文之前，標題之下，頂格書寫，末尾加冒號。如主送機關不止一個，應按其性質、級別或慣例依次排列，中間用頓號 (類間用逗號 )斷開。普發(fā)性下行文，主送機關較多，一般使用泛稱，如“校直屬單位”。上行文的主送機關一般是一個。請示、批復、函的主送機關只能是一 個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告等，則不寫主送機關。 (3)正文 正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內容，除個別極簡短的公文外，正文內容一般分開頭 (又稱原由或引據(jù) )、事項、結尾三部分。正文內容因文而異，具體撰寫要求將在以后介紹。 （ 4）附件 附件是用來補充說明公文正文所附的圖表或材料，位于正文之后的左下方。附件要寫明名稱、份數(shù)及順序。 (5)發(fā)文機關名稱 正文末尾右下側寫上發(fā)文機關名稱，稱為落款。公文標題已寫明發(fā)文機關的，一般可不再落款。 （ 6）簽署 由簽發(fā)文件的 領導人在公文正文落款處的簽字或蓋章叫簽署。簽署在發(fā)文機關位置，于領導人職務名稱后空一格書寫。簽署后，公文以領導人名義向外發(fā)出。簽署和印章一樣，都是文件生效的標志。 簽署多用在各級機關發(fā)出的命令、議案等文件上。 （ 7）成文時間 成文時間以領導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出時間為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規(guī)性公文，以批準日期為準，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準。 成文日期必須以公元紀年，用漢字數(shù)碼完整書寫，一般寫在文尾的發(fā)文機關名稱之下， 會議 通過的文件，成文時間可寫在公文標題下的括號中。 (8)印章 公文，除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，都應加蓋印章。印章要端正、清晰地蓋在成文時間的上方。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章。 (9)附注 公文如有附注，用 3 號仿宋體字，居左空 2 字加圓括號標識在成文時間下一行。 3．文尾部分 文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期等內容。 (1)主題詞（參見附錄三） 主題詞是代表