【正文】 圖離群，然而反復(fù)查點(diǎn)和追趕能教他們走上正道。要掌控得力，你必須確保人人都參與討論，不讓任何偏離或敵視的現(xiàn)象妨礙決策。要成功的結(jié)束會(huì)議，你需要確保達(dá)成一致，大家都明白其引致的結(jié)果。 自我檢查想一想你是如何主持會(huì)議的，并回答下列問(wèn)題：? 我用一種積極的方式開(kāi)始會(huì)議嗎？? 我保證會(huì)議總是準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始嗎？? 我向與會(huì)者提醒會(huì)議的內(nèi)容嗎？? 我緊扣議程并在離題時(shí)引導(dǎo)與會(huì)者回到正題上來(lái)嗎？? 我溫和而堅(jiān)決的維持秩序嗎？? 我讓大家暢所欲言嗎？? 我確保大家在達(dá)成一致時(shí)贊同所通過(guò)的決議嗎？? 我概括了結(jié)論并確保大家明白將做什么事嗎？ 改善之道你了解到會(huì)議要取得成果是需要指導(dǎo)的你準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，即使有人尚未到達(dá)你有條不紊的按照議程形事，并討論全部議項(xiàng)你讓大家在一定程度上暢所欲言你阻止?fàn)幷撝鸩缴?jí)你把討論引回正題你確保大家在做決定時(shí)一致同意那些決定你概括會(huì)議結(jié)果，并指明誰(shuí)負(fù)責(zé)下一步行動(dòng)以及需要何時(shí)完成23 / 33你集中精力確保會(huì)議卓有成效24 / 33第 5 章 會(huì)議記錄文件會(huì)議需要有記錄文件存檔，讓你確知哪些方面達(dá)成了一致以及誰(shuí)承諾了什么任務(wù)。如果你知情的話(huà)，還應(yīng)試圖評(píng)估對(duì)會(huì)議進(jìn)展的看法。這樣，你便可改進(jìn)下次主持會(huì)議的方法，或者保證自己的做法再次受到贊同。 記錄會(huì)議要會(huì)議主持人同時(shí)又記錄會(huì)議進(jìn)程，這既不實(shí)際也不理想；在某些情形之下，更需要有專(zhuān)門(mén)的書(shū)記員或記錄員。全力以赴掌控討論是項(xiàng)專(zhuān)職工作，因此最好指派他人記錄會(huì)議的進(jìn)展和結(jié)果。在挑選人選時(shí)，你需要記住記錄員是什么角色。 會(huì)議期間會(huì)議期間，記錄工作要求有人：? 對(duì)照議程記下討論重點(diǎn)，即哪些問(wèn)題已取得一致，以及將有誰(shuí)去跟進(jìn)。? 熟知慣例，對(duì)會(huì)議程序（特別是正式會(huì)議的程序）提出意見(jiàn)? 手頭備有以前的會(huì)議記錄連同本次會(huì)議的議程，以及備用資料供未及帶齊的與會(huì)者? 留意分配給每個(gè)議項(xiàng)的時(shí)間。如果在會(huì)前對(duì)限制時(shí)間有一個(gè)巧妙的溝通方法，并取得一致意見(jiàn)，則很有裨益。作會(huì)議記錄時(shí)，很少需要逐字記下。訣竅是在每句話(huà)都記錄和零散雜記之間作出平衡。這就是說(shuō)保證作會(huì)議記錄的人了解其任務(wù)：仔細(xì)聽(tīng)取每個(gè)人的發(fā)言，只記下基本詳情和重要詞語(yǔ)以及發(fā)言者名字的首字母，以便事與人對(duì)得起來(lái)。 會(huì)議之后會(huì)議一結(jié)束，筆記必須打字作記錄。最明智的做法是在記憶猶新的時(shí)候25 / 33就完成工作（補(bǔ)寫(xiě)總非良策） 。記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：? 表明會(huì)議內(nèi)容的標(biāo)題和開(kāi)會(huì)日期? 出席者名單? 缺席者的道歉語(yǔ)? 每項(xiàng)議項(xiàng)的決議概要，以及提出重要意見(jiàn)者的姓名? 何人將做何事的概要會(huì)議記錄需要把會(huì)議程序簡(jiǎn)明扼要、有條不紊的寫(xiě)出來(lái)，并闡明其目的。要做到這一點(diǎn)，須采取下列方法：? 用轉(zhuǎn)述，即用過(guò)去時(shí)態(tài)來(lái)記錄。例如：“吉姆曾指出……布朗說(shuō)過(guò)這不成問(wèn)題，因?yàn)椤鶕?jù)決定……”? 只描述事實(shí)，不記錄對(duì)所發(fā)生事情的個(gè)人意見(jiàn)? 用粗題字指出將采取的行動(dòng)，或者名字首字母或職銜旁邊另開(kāi)一欄列明相應(yīng)的行動(dòng)在記錄終于印發(fā)之前，你必須查核報(bào)告是否真實(shí)。如果報(bào)告不準(zhǔn)確而引起誤解，整件事就亂了套。必須記住，記錄本身不是目的，而是對(duì)行動(dòng)的鞭策。無(wú)論記錄是何種形式，其唯一的目的是保證與會(huì)者沒(méi)有借口聲稱(chēng)不知發(fā)生了何時(shí)，或聲稱(chēng)不知同意了何事。 會(huì)議評(píng)估評(píng)估會(huì)議并不常見(jiàn)。大多數(shù)與會(huì)者能夠平安無(wú)恙的結(jié)束了會(huì)議已經(jīng)十分感激。但如果你定期主持會(huì)議，那么了解自己如何主持的，并評(píng)估他人是否認(rèn)為你已取得成果，應(yīng)是有益的。有一種簡(jiǎn)單的做法是：在出席者離開(kāi)會(huì)場(chǎng)之前，請(qǐng)他們填寫(xiě)一份事前準(zhǔn)備好的簡(jiǎn)單表格，只需要一分鐘左右就能填完的一種。表格可提的問(wèn)題是：26 / 33? 這次會(huì)議對(duì)你有用嗎？是或否? 你暢所欲言了嗎？是或否? 你對(duì)會(huì)議的主持方式滿(mǎn)意嗎？是或否? 作為這次會(huì)議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否? 你有何其他意見(jiàn)嗎？是或否得到這些問(wèn)題的答案（即使無(wú)人有閑填寫(xiě)“其他意見(jiàn)” ） ，你就能評(píng)估自己主持過(guò)的會(huì)議。如果下次需要再主持會(huì)議的話(huà)，便能做得更好。 提要：持有證據(jù)記錄會(huì)議程序是一項(xiàng)關(guān)鍵的工作。沒(méi)有書(shū)面證據(jù)，就只能憑籍道聽(tīng)途說(shuō)及記憶力來(lái)回想，而這兩種方式都是不可靠的。會(huì)議記錄需要簡(jiǎn)明扼要，而且宜早不宜遲。記錄應(yīng)該被視作對(duì)全體出席者的提示，他們要按照作出的結(jié)果辦事。因此，記錄的字體越粗、越清楚，別人就越可能注意到他們應(yīng)做何事，你主持的會(huì)議就越可能最終付諸實(shí)行。 自我檢查想一想你是如何安排會(huì)議記錄事宜的，并回答下列問(wèn)題：? 我與會(huì)議記錄人員一起有效地工作嗎？? 討論的所有要點(diǎn)都記下并歸類(lèi)嗎？? 所有的決定都記下來(lái)了嗎？? 記錄在會(huì)后盡快整理成文了嗎? 我能確保只報(bào)道事實(shí)，而不涉及個(gè)人意見(jiàn)嗎？? 在會(huì)議記錄印發(fā)之前，我檢查最后的定稿嗎？? 我認(rèn)為會(huì)議記錄準(zhǔn)確地反映了會(huì)議的情形嗎？ 改善之道? 你得到會(huì)議記錄者的支持27 / 33? 你拿到一份簡(jiǎn)要而客觀的會(huì)議報(bào)告? 你查明所有的決定都已記錄在案? 在你記憶猶新的時(shí)候檢查會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性? 你認(rèn)為會(huì)議記錄準(zhǔn)確地反映了會(huì)議程序28 / 33第 6 章 你對(duì)會(huì)議的態(tài)度會(huì)議要取得成效，你不但要有主持會(huì)議的技巧，還要有積極的態(tài)度；你竭盡本份，負(fù)責(zé)掌管，不負(fù)眾望，完成任務(wù)，以清楚的表明自己決意取得最佳成果。 負(fù)起指揮責(zé)任你有權(quán)力，可使會(huì)議取得成效。但要這樣做，你必須就掌管事務(wù)做好準(zhǔn)備。否則，你就不應(yīng)對(duì)會(huì)議期望太高。你透過(guò)下列管道負(fù)起指揮的責(zé)任：? 允許自己把意志加于他人身上，即使這意味著用命令的語(yǔ)氣就一個(gè)問(wèn)題立下規(guī)矩。? 提醒自己，你的角色給予你掌控會(huì)議的權(quán)力? 說(shuō)服自己能勝任愉快與會(huì)者將期望你領(lǐng)導(dǎo)并指揮整個(gè)會(huì)議程序。既然與會(huì)者無(wú)法這樣做，如果你辜負(fù)眾望，會(huì)議將蒙受損失。 期望完美如果你對(duì)會(huì)議期望很高，會(huì)議就很可能取得成果。你要采取積極的態(tài)度，把這些期望變?yōu)槭聦?shí)：? 會(huì)議很重要。如果你不是這樣做，你或許不應(yīng)該主持會(huì)議。? 與會(huì)者都是不可缺少的。如果你認(rèn)為并非人人都需要到會(huì)，你就會(huì)難以尊重他們的意見(jiàn)和建議。? 時(shí)間花得很值得。如果你認(rèn)為時(shí)間花得并無(wú)收益，你就會(huì)在舉止上明顯的表現(xiàn)出來(lái)? 會(huì)獲得成果。如果你不與其會(huì)議會(huì)取得很好的結(jié)果，你肯定已接受了會(huì)議將無(wú)收獲，其結(jié)局極可能就是一無(wú)所獲。29 / 33你到會(huì)場(chǎng)時(shí)的態(tài)度給會(huì)議定下了基礎(chǔ)。如果你馬上向人訴說(shuō)自己的壓力（“這次會(huì)議開(kāi)得真不是時(shí)候” ） ，則不但使入會(huì)者沮喪，還會(huì)挑動(dòng)別人說(shuō)灰心喪氣的話(huà)。但如果你顯得樂(lè)觀，說(shuō)幾句使人愉快的有趣話(huà)（“你好，約翰，假日過(guò)得好嗎？” ） ，會(huì)議就有機(jī)會(huì)以積極的態(tài)度開(kāi)始，并持續(xù)下去。 采取行動(dòng)會(huì)議的成功是集體努力的最終結(jié)果。如果你不履行指派給你的任務(wù)，其他人也會(huì)退出，則將一事無(wú)成。要確保會(huì)后有所作為，你需要：? 閱讀會(huì)議記錄，以確證你應(yīng)做些什么，其他人將做什么。? 按經(jīng)同意的時(shí)間表，計(jì)劃如何辦好事情，盡你所能予以授權(quán)。? 采取行動(dòng)，而不是希望推卸責(zé)任? 會(huì)后趁熱打鐵，立即行動(dòng)，把事情辦好，并使你不至于想要回避義務(wù)。如果你盡力本份，其他人也群起效仿，那么會(huì)議必將大大地成功。 提要：會(huì)議卓有成效你主持會(huì)議時(shí)的態(tài)度，將很大程度上決定會(huì)議是否會(huì)有成果。如果你不意圖把會(huì)議開(kāi)得卓有成效，那么主持會(huì)議將沒(méi)有什么意義了。這只會(huì)浪費(fèi)大家的時(shí)間和精力。你對(duì)會(huì)議期望越大，你將會(huì)越有成果，你也會(huì)得到越大的回報(bào)。如果與會(huì)者看到你全力以赴爭(zhēng)取成果，他們就會(huì)從你身上得到啟示。倘若大家都專(zhuān)注開(kāi)會(huì)，會(huì)議的最后成功就多多少少的得到了保證。最低限度，你絕不會(huì)聽(tīng)到別人抱怨，說(shuō)你主持的會(huì)議都是浪費(fèi)時(shí)間。 自我檢查想一下你對(duì)支持會(huì)議所持的態(tài)度，并回答下列問(wèn)題：? 我希望會(huì)議取得成果嗎？? 我以積極的態(tài)度影響他人嗎？? 我認(rèn)為會(huì)議值得開(kāi)嗎？? 我有信心自己能有效地支持會(huì)議嗎？30 / 33? 我負(fù)起了指揮的責(zé)任嗎？? 我在必要時(shí)用命令的語(yǔ)氣說(shuō)話(huà)嗎？? 會(huì)后我立即去做應(yīng)該做的事嗎？ 改善之道? 你對(duì)會(huì)議有很高的期望? 你以積極的態(tài)度影響他人? 你認(rèn)為自己主持的所有會(huì)議都很重要，都值得花費(fèi)時(shí)間? 你相信自己有能力是會(huì)開(kāi)得卓有成效? 你一開(kāi)始就主控會(huì)議? 你行使自己的權(quán)力? 你期望好的結(jié)果? 會(huì)后你趁熱打鐵，立即采取行動(dòng)31 / 33第 7 章 主持會(huì)議精要速覽如果你覺(jué)得會(huì)議開(kāi)得并不如預(yù)期的有效，便須考慮是否未能顧及以下的一個(gè)或多個(gè)方面： 理解會(huì)議如果你覺(jué)得你主持會(huì)議時(shí)，與會(huì)者的行為表現(xiàn)難以理解，那么你或許不了解在群體取得成果之前所經(jīng)歷的各個(gè)可預(yù)見(jiàn)的階段?；蛟S你為適當(dāng)考慮群體的影響對(duì)個(gè)人所造成的壓力，這種影響使他們的行為舉止與未受影響是大不相同。 組織會(huì)議如果開(kāi)會(huì)不準(zhǔn)時(shí)，各項(xiàng)討論無(wú)秩序，也無(wú)人被指派來(lái)主持或紀(jì)錄會(huì)議程序，咖啡也未送到，這些問(wèn)題正是由于缺乏組織而造成。如果會(huì)議議程未及時(shí)指派出去，以便與會(huì)者赴會(huì)時(shí)能有充分準(zhǔn)備，那么你就休想會(huì)議取得成果。 掌控會(huì)議如果會(huì)議似乎要超出所限的時(shí)間，在下一議項(xiàng)開(kāi)始前，前面的討論尚未取得一致意見(jiàn)，而對(duì)于如何決策以及決策與行動(dòng)有何關(guān)系又無(wú)人心中有數(shù)，則表示你可能未能適當(dāng)?shù)恼瓶?。你也許對(duì)發(fā)言采取放任的態(tài)度，致使會(huì)議大大偏離目標(biāo)。你也可能只管讓會(huì)議開(kāi)下去，而未能引導(dǎo)大家明了各項(xiàng)論點(diǎn)并取得一致。你也許在會(huì)議結(jié)束時(shí)未留下時(shí)間去做總結(jié)，以明確何人將做何事。 記錄會(huì)議如果會(huì)議記錄不全是應(yīng)該記錄的資料，這可能是由于你沒(méi)有解釋對(duì)記錄的要求而廢話(huà)太多。也可能是發(fā)言者表達(dá)不清。記錄或許是會(huì)后過(guò)了好久才編寫(xiě)的，所以未能將所有重要事實(shí)加進(jìn)去。32 / 33 你對(duì)開(kāi)會(huì)的態(tài)度如果你把主持會(huì)議當(dāng)成雜差，對(duì)其成功又不寄很大希望，那么會(huì)議果真沒(méi)有成果時(shí)，你幾乎不會(huì)感到驚訝。你必須確信主持人的態(tài)度對(duì)會(huì)議的成敗大有影響。33 / 33第 8 章 開(kāi)好會(huì)議的好處會(huì)議是管理工作中不可缺少的一部分。你必須牢記，要得到成果就需要主持有方，而要主持得好就需要知道應(yīng)做好什么事情，并有信心去做。開(kāi)好會(huì)議的好處是：? 與會(huì)者消息靈通? 與會(huì)者有表達(dá)自己觀點(diǎn)的場(chǎng)所? 與會(huì)者能夠探討和評(píng)價(jià)意見(jiàn)? 達(dá)成一致? 做出決定，即使是不做決定的決定? 與會(huì)者因?yàn)槭菦Q策過(guò)程的參與者，更可能接受決定? 采取行動(dòng)? 辦好事情讓與會(huì)者參與正在進(jìn)行的事務(wù)，是使他們對(duì)將采取的行動(dòng)做出承諾的一個(gè)好方法。有效的主持會(huì)議則是促使此過(guò)程產(chǎn)生的一種方法。