【正文】 3個(gè)公司（爆破公司、運(yùn)輸公司、總廠部）。公司原用一套自行開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件，但由于開發(fā)系統(tǒng)管理人員的流失，造成應(yīng)用困難、更新不及時(shí)的局面，嚴(yán)重影響了公司的財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)及整個(gè)公司的信息化速度。再加上原系統(tǒng)只能完成基本的財(cái)務(wù)管理，業(yè)務(wù)管理領(lǐng)導(dǎo)不能全盤掌握分子公司的生產(chǎn)與經(jīng)營狀況。在購銷存業(yè)務(wù)處理上也是采用手工記帳、開票。核算銷售成本時(shí)，由于日常處理數(shù)據(jù)量大，手工計(jì)算速度慢，核算數(shù)據(jù)時(shí)存在人為的誤差因素；還有倉庫管理方面，如因人為誤差導(dǎo)致實(shí)存與帳面不符，將帶來全公司的恐慌及公安系統(tǒng)的追查。鑒于手工運(yùn)作的問題與弊端，及原自形開發(fā)的軟件應(yīng)用維護(hù)的不便和不適，因此，選擇一家商品化的軟件來進(jìn)行全面的數(shù)字化管理迫在眉捷。 為了改變公司現(xiàn)有的信息狀況，南化派出專人對(duì)佛山市場(chǎng)上的軟件供應(yīng)商及其產(chǎn)品進(jìn)行了考察。南化選擇軟件的側(cè)重點(diǎn)除產(chǎn)品的價(jià)格合理外，一是要保證快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；二是產(chǎn)品性能的優(yōu)越性。在綜合考慮了軟件的技術(shù)含量、可擴(kuò)展性能、設(shè)計(jì)思想的先進(jìn)性、系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性、各模塊的集成度之后，一致認(rèn)為K/3開發(fā)技術(shù)先進(jìn)和軟件流程與南化實(shí)際業(yè)務(wù)流程一致，清晰順暢，同時(shí)性價(jià)比高。2000年6月，南化決定采用金蝶公司基于大型數(shù)據(jù)庫SQL ，網(wǎng)絡(luò)83站點(diǎn)。產(chǎn)品名稱包含系統(tǒng)使用部門K/總賬、報(bào)表、應(yīng)收款、應(yīng)付款、固定資產(chǎn)、工資、現(xiàn)金管理、財(cái)務(wù)分析、現(xiàn)金流量表、工業(yè)倉存、工業(yè)核算、工業(yè)成本總廠廠部K/總賬、報(bào)表、應(yīng)收款、應(yīng)付款、固定資產(chǎn)、工資、現(xiàn)金管理、財(cái)務(wù)分析、現(xiàn)金流量表、工業(yè)倉存、工業(yè)核算、工業(yè)成本專供領(lǐng)導(dǎo)查詢K/總賬、報(bào)表、應(yīng)收款、應(yīng)付款、工資、現(xiàn)金管理、現(xiàn)金流量表、工業(yè)銷售、工業(yè)倉存、工業(yè)核算、工業(yè)成本6個(gè)分公司二、K/3系統(tǒng)軟件的實(shí)施 專項(xiàng)小組培訓(xùn)實(shí)施系統(tǒng)的成功實(shí)施是決定系統(tǒng)能否在企業(yè)中成功使用的關(guān)鍵。為確保本次實(shí)施成功，金蝶佛山分公司專項(xiàng)編寫了實(shí)施項(xiàng)目組織要求，雙方指定人員共同成立專項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)施小組負(fù)責(zé)具體實(shí)施確保實(shí)施進(jìn)度和效果。金蝶公司總部和佛山分公司派出了專門的工程師與實(shí)施顧問負(fù)責(zé)此項(xiàng)目。 首先，金蝶佛山分公司集中南化具體操作人員，對(duì)軟件各個(gè)模塊進(jìn)行了為期一周的整體培訓(xùn)。在整體培訓(xùn)后，還特別對(duì)南化的三個(gè)系統(tǒng)管理員進(jìn)行了專門的培訓(xùn)，充分保證南化的工作人員基本掌握其所用模塊的使用方法。由于K/，所以基礎(chǔ)資料的錄入只需在一個(gè)模塊完成后，其他模塊不需再重復(fù)錄入。根據(jù)實(shí)施步驟安排，先實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，再全面實(shí)施采購、銷售等業(yè)務(wù)系統(tǒng)。由南化操作人員在專項(xiàng)小組指導(dǎo)協(xié)助下完成基礎(chǔ)資料的錄入工作。在供應(yīng)商、客戶、倉庫、部門和職員等資料錄入方面，因?yàn)楫a(chǎn)品的特殊性，南化的銷售客戶較為固定，而且都須持有國家相關(guān)部門文件簽署方可出售。客戶量約200家左右，卻遍及全國各地。物料供應(yīng)商也相對(duì)固定。由于K/，南化把供應(yīng)商和客戶按分省份分地區(qū)劃份，實(shí)現(xiàn)眾多的供應(yīng)商和客戶得以有序、科學(xué)地管理。倉庫資料、部門也進(jìn)行分級(jí)定義和管理。職員是以部門為代碼進(jìn)行管理。 南化生產(chǎn)運(yùn)作流程a 、 計(jì)劃部門根據(jù)銷售訂單或上級(jí)指示制定生產(chǎn)計(jì)劃；各分廠的采購部門根據(jù)各自需完成的產(chǎn)品制作，進(jìn)行相應(yīng)原料的采購工作。b 、由八四分廠、八六分廠、乳化分廠3個(gè)分廠生產(chǎn)不同規(guī)格的炸藥。各生產(chǎn)、采購、銷售等應(yīng)用相對(duì)獨(dú)立。c、 統(tǒng)一由膠粘帶分廠統(tǒng)一包裝，統(tǒng)一由爆破公司對(duì)產(chǎn)成品進(jìn)行抽查檢驗(yàn)，將合格產(chǎn)品入到成品庫用于銷售。d、因?yàn)樾袠I(yè)的特殊性，銷售運(yùn)輸過程極為保密、嚴(yán)格、不能外泄。南化設(shè)有一獨(dú)立的分公司，專為銷售運(yùn)輸。 具體業(yè)務(wù)流程解決1）、倉存管理由于南化生產(chǎn)產(chǎn)品為炸藥類，產(chǎn)品專業(yè)性強(qiáng)，屬于國家公安部嚴(yán)密監(jiān)控，所以南化對(duì)原物料及產(chǎn)成品的管理相當(dāng)嚴(yán)格。南化如物料及產(chǎn)成品的任何閃失，任何的差錯(cuò)都會(huì)引起軒然大波，都會(huì)造成整個(gè)公司及公安系統(tǒng)的嚴(yán)查，影響公司運(yùn)作及生產(chǎn)的正常秩序。以前在手工操作時(shí)期，由于手工操作容易出錯(cuò)，經(jīng)常會(huì)造成帳面與實(shí)存數(shù)不符，以至全員高度緊張，全力追查原因及責(zé)任。如何合理科學(xué)的分類和管理，便于采購部門單據(jù)錄入，銷售部門查尋，倉庫部門記錄、統(tǒng)計(jì)、分析和收發(fā)貨等等業(yè)務(wù)的完成顯得非常重要。使用金蝶K3系統(tǒng)后，便很好地解決了這一困擾。終于可以不用再提心吊膽了。實(shí)現(xiàn)了對(duì)倉庫實(shí)際業(yè)務(wù)的有效跟蹤和控制。公司領(lǐng)導(dǎo)也可以及時(shí)查詢各種統(tǒng)計(jì)和分析報(bào)表，全面地掌握庫存情況。2）固定資產(chǎn) 南化管理中的最大的難題是：固定資產(chǎn)管理。由于固定資產(chǎn)種類多，有一千多種，編號(hào)管理相當(dāng)混亂，特別是折舊方面，以前時(shí)常存在固定資產(chǎn)使用期滿后仍計(jì)提折舊等問題。不能如實(shí)動(dòng)態(tài)的反映固定資產(chǎn)的狀況，要查找各固定資料的相關(guān)信息，很不方便。 南化使用金蝶K/3固定資產(chǎn)模塊后，就很好地彌補(bǔ)了以前管理方面的不足。按照南化的要求，固定資產(chǎn)卡片，按經(jīng)濟(jì)用途、使用情況、使用部門以及實(shí)物形態(tài)分類，并提供有關(guān)資料；能追加原值，處理盤盈、盤虧、毀損等帳務(wù)；能滿足部門不同編號(hào)的需要，當(dāng)月新增不計(jì)折舊，當(dāng)月減少照計(jì)折舊，原值提完折舊，不再折舊；能提供每項(xiàng)固定資產(chǎn)的原值、凈值、折舊等情況。折舊及分配，則要求按年限平均法計(jì)提折舊，按使用部門分配或者統(tǒng)計(jì)折舊，所有折舊結(jié)轉(zhuǎn)到管理費(fèi)用—折舊費(fèi)用明細(xì)科目。公司下屬單位折舊費(fèi)通過和內(nèi)部結(jié)算單劃轉(zhuǎn)，沖減管理費(fèi)用—折舊費(fèi)用明細(xì)科目。 佛山金蝶特駐南化實(shí)施小組，足足花了十天的時(shí)間，指導(dǎo)協(xié)助南化財(cái)務(wù)人員整理編碼，設(shè)置各種基本信息等，最終使固定資產(chǎn)手工帳與電腦帳相符。3）水電氣輔助生產(chǎn)內(nèi)部處理在水電氣管理方面，完全根據(jù)南化要求進(jìn)行設(shè)置，按計(jì)量抄表數(shù)分配；八四分廠等五個(gè)單位用水電氣，開增值稅發(fā)票結(jié)算，記入其他業(yè)務(wù)收入，其成本轉(zhuǎn)入其他業(yè)務(wù)支出；運(yùn)輸公司和廠部用水電，先全部結(jié)轉(zhuǎn)到廠部管理費(fèi)用—水電費(fèi)用細(xì)科目，其中運(yùn)輸公司用水電，開內(nèi)部結(jié)算單結(jié)算，沖減廠部管理費(fèi)用—水電費(fèi)明細(xì)科目。三、應(yīng)用K/ 南化原來使用自行開發(fā)的純財(cái)務(wù)系統(tǒng)，但由于對(duì)原系統(tǒng)的反應(yīng)不及時(shí)、信息不能充分共享，及業(yè)務(wù)處理的手工模式等不便之處有深刻體會(huì)，在使用K/，不僅完美的解決了原有模式存在的弊端，并且在企業(yè)管理的多方面都有得到了提升。 財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化：K/3與其他軟件不同，克服了傳統(tǒng)的面向部門功能處理的結(jié)構(gòu)方法，采用面向?qū)ο?，面向職能處理，集職能、?duì)象處理為一體。表現(xiàn)在銷售管理、倉存管理、財(cái)務(wù)管理等都結(jié)合到一個(gè)跨部門、跨功能范圍的集成化工作流之中。在這個(gè)工作過程中，K3系統(tǒng)不受組織機(jī)構(gòu)限制，也不受地理位置限制，公司的總部、3個(gè)分廠、運(yùn)輸公司和爆破公司都在一個(gè)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)之中。 數(shù)據(jù)高度共享：手工管理模式時(shí)數(shù)據(jù)資源不能共享、信息滯后，公司高層很難從總體上把握大局。使用K/，系統(tǒng)數(shù)據(jù)是放置在數(shù)據(jù)服務(wù)器上集中管理、存儲(chǔ)，提高了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，同時(shí)也簡(jiǎn)化了數(shù)據(jù)的管理。這樣，各部門可以隨時(shí)得到最新的資料，所有共用的資料只需輸入一次。高層管理者也可及時(shí)、準(zhǔn)確的了解和掌握各個(gè)部門的情況，能及時(shí)準(zhǔn)確地得到第一手財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)資料，便于做出決策分析。 豐富靈活的查詢和報(bào)表功能：系統(tǒng)的每個(gè)模塊都提供了大量、豐富、靈活的查詢和報(bào)表功能，所有報(bào)表都有預(yù)覽功能，實(shí)現(xiàn)所見即所得，使得用戶在打印前從屏幕上就可發(fā)現(xiàn)潛在的問題，并及時(shí)糾正，從而提高打印得準(zhǔn)確性和打印速度。從單項(xiàng)條件查詢到多條件組合模糊查詢，從單獨(dú)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢到跨業(yè)務(wù)連鎖查詢，從當(dāng)前業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢，應(yīng)有盡有。用戶可以從多角度方便地查詢所需了解的信息，加強(qiáng)、加深管理和控制。 適時(shí)分析，提供決策：系統(tǒng)的各主要業(yè)務(wù)模塊都配有分析功能。系統(tǒng)統(tǒng)一采用美觀多彩的Windows圖形界面提供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的多方位比較分析，有同一指標(biāo)的歷史數(shù)據(jù)比較，有不同區(qū)的業(yè)務(wù)分析，等等。這些分析都配有統(tǒng)計(jì)圖形顯示和報(bào)表打印，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)決策提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。 南化認(rèn)為，作為商品化軟件，金蝶K/，產(chǎn)品技術(shù)先進(jìn)（特別是遠(yuǎn)程查詢及實(shí)時(shí)操作）、海量數(shù)據(jù)庫、安全性高；界面友好、操作簡(jiǎn)單、易于使用；業(yè)務(wù)流程處理清晰易懂、簡(jiǎn)潔而全面等。還有就是金蝶良好的售后服務(wù)優(yōu)勢(shì)。在應(yīng)用K3短短的幾個(gè)月，金蝶佛山分公司的專項(xiàng)實(shí)施小組在南化特別駐點(diǎn)，進(jìn)行實(shí)施跟蹤協(xié)助，目前已基本實(shí)現(xiàn)了南化上系統(tǒng)之初的期望。作為廣東省的重點(diǎn)企業(yè)，南化一直都注重企業(yè)信息化管理，通過系統(tǒng)的使用引入先進(jìn)的管理模式和先進(jìn)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為公司的管理提供先進(jìn)工具。在不斷的學(xué)習(xí)和摸索中，南化希望與金蝶公司有更多的交流和學(xué)習(xí)，并且希望金蝶公司不斷地壯大和發(fā)展，因?yàn)榻鸬l(fā)展了，就可以不斷的給其客戶帶來更多的先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)的管理觀念，幫助許多像南化一樣的企業(yè)解決、實(shí)現(xiàn)、優(yōu)化企業(yè)的基礎(chǔ)管理。