【正文】 不必要的紀(jì)錄、檔案、信件及其它的紙上作業(yè)。假定你的利潤(rùn)為銷(xiāo)售額的百分之五，這表示，你需多銷(xiāo)出十萬(wàn)零四千元的產(chǎn)品，才夠支付這名職員的薪水——這還不包括他的福利金。 換個(gè)方式說(shuō)就是，每一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的減少可為沌利潤(rùn)增加百分之百勻余額。而除去浪費(fèi)時(shí)高的報(bào)告、建檔過(guò)程、過(guò)度的紙上溝通及其它不必要的紙上作業(yè)將是節(jié)約經(jīng)費(fèi)的良好開(kāi)始。一般經(jīng)費(fèi)削減的努力通常限于那些明顯的目標(biāo)，如新設(shè)備、廣告預(yù)算、旅游及節(jié)省能源，而如何節(jié)省時(shí)罰以達(dá)到節(jié)省經(jīng)費(fèi)的努力卻甚少被注意。 古諺說(shuō)：「時(shí)高就是金錢(qián)?！鼓阕詈孟嘈潘? 紙上作業(yè)——馬克．史賓塞公司的經(jīng)驗(yàn) 一九五六年，億萬(wàn)富翁英國(guó)馬克．史賓塞公司總裁馬克有一天在街上注意到其零售連鎖店之一的商店，在晚間打烊后仍有燈亮著，他入內(nèi)查詢(xún)，發(fā)現(xiàn)兩有名職員正在加班儲(chǔ)存卡片。他才知道每年大約有一百萬(wàn)張這樣的卡片送要倫到總敦總公司，以為盤(pán)存量的依據(jù)。他要有關(guān)部門(mén)進(jìn)行一項(xiàng)對(duì)卡片功能的研究，結(jié)果發(fā)現(xiàn)它們的用處不大不大。因此采用一項(xiàng)了解盤(pán)存量更簡(jiǎn)單的方式是點(diǎn)子檢查法，更進(jìn)一步甚至讓倉(cāng)房職員注意貨物儲(chǔ)量，減少時(shí)就再請(qǐng)送貨。 這項(xiàng)努力的成功使該公司更一度發(fā)動(dòng)英國(guó)境內(nèi)所見(jiàn)最大型的紙上作業(yè)對(duì)抗戰(zhàn)。每一項(xiàng)表格、檔案及過(guò)程性的紙上作業(yè)全經(jīng)過(guò)嚴(yán)密的審查，每一個(gè)僚屬接到指示問(wèn)自己這個(gè)問(wèn)題：「． 如果我們除掉這些紙張，整個(gè)企業(yè)是否會(huì)垮臺(tái)？」他們的座右銘是：「如果你不確定是否需要一份文件，就把它扔掉！」 。 一年之內(nèi)，他們共扔掉了二千五白萬(wàn)張卡片與紙張，重達(dá)一百二十公噸。比如工作日志卡就一年中被扔掉了一百萬(wàn)張。此后均采用由主管來(lái)決定何人每日工作情況佳，何者不佳的審核方式。 這項(xiàng)紙張大戰(zhàn)并非五分鐘熱度，自當(dāng)時(shí)起到現(xiàn)在，經(jīng)由簡(jiǎn)化及去除紙上作業(yè)以節(jié)約時(shí)間的方法已成該公司長(zhǎng)期努力的方向，且功效顯著。 馬克，史賓塞公司運(yùn)作方式的主要信念是——人們是可信任的，經(jīng)理人員在大原則之下，擁有較多自由時(shí)，和以往被裝滿(mǎn)細(xì)節(jié)指示的報(bào)告束縛時(shí)，比較起來(lái)表現(xiàn)得更佳。 另一項(xiàng)重要的理念基礎(chǔ)是關(guān)于「合理的近似」這種想法的應(yīng)用，它主張為實(shí)用的目的獲得足夠近似的數(shù)字將比為求數(shù)字本身完美無(wú)疵的苦斗更有效率。 美國(guó)及其它地方的公司也對(duì)馬克．史實(shí)塞經(jīng)驗(yàn)加以研究，并從中獲得益處。例如哥倫比亞廣播公司數(shù)年前實(shí)行了一項(xiàng)清理文件系統(tǒng)的行動(dòng)，并除去一千五百萬(wàn)張檔案數(shù)據(jù)。一家大石油公司努力地清除了五分之二的記錄，并將新的檔案處經(jīng)費(fèi)由原來(lái)的每年二萬(wàn)美元降為五千美元。 仔細(xì)檢查你自己辦公室的紙上作業(yè)，看看是否每份報(bào)告、每份影印本、每張問(wèn)卷、每個(gè)檔案真值得它所花去的時(shí)間與精力。然后應(yīng)用馬克的原則：「如果你不確定，就把它扔掉?！菇n案的兩項(xiàng)原則——精簡(jiǎn)、專(zhuān)責(zé) （1）通則是：保存一份有份量的檔案比收集一大堆內(nèi)容貧乏的檔案為佳。 將檔案分門(mén)別類(lèi)歸檔，看來(lái)似乎很有效率，但事實(shí)上門(mén)類(lèi)愈多，因個(gè)人對(duì)文件主旨類(lèi)別解釋不同而造成的錯(cuò)誤也更多。當(dāng)然，要從一份內(nèi)容豐富的資料中找到你要的數(shù)據(jù)確實(shí)要耗去較多的時(shí)間，但因此而節(jié)省下取檔歸檔及避免分類(lèi)錯(cuò)誤的時(shí)間，就足以補(bǔ)償閱讀的時(shí)間。 當(dāng)然所謂的份量也要在合理的范圍內(nèi)，若一份檔案五花八門(mén)又?jǐn)?shù)量繁多 ，就達(dá)不到精簡(jiǎn)的效果了。 （2）檔案應(yīng)由專(zhuān)人全權(quán)處理。老板不要插手檔案管理人員的工作，也不要下達(dá)建立某一特殊類(lèi)別檔案的命令。因?yàn)槔习迮c檔案人員的想法很少是一致的。安全感可以包裝嗎？——檔案的增殖 當(dāng)馬克暨史賓塞這家英國(guó)商業(yè)公司展開(kāi)它著名的文件大戰(zhàn)時(shí)，他們發(fā)現(xiàn)可廢除三分之二的檔案。在有效的檔案系統(tǒng)建立了十年后的今天，該公司一位主要負(fù)責(zé)人說(shuō)：「我記得迄今只有兩次我們沒(méi)有從檔案中找到所需的數(shù)據(jù)?！惯@是清除掉以噸計(jì)的龐大無(wú)用檔案所需付上的小小代價(jià)！ 檔案過(guò)多的理由是在我們?cè)跊Q定是否要保存某項(xiàng)文件時(shí)，向自己?jiǎn)栧e(cuò)了問(wèn)題。我們問(wèn)：「想想看我是否有一天還會(huì)用到這些資料？」答案通常是肯定的（因?yàn)槊恳患露际强伞赶胂肟吹摹梗?，所以我們把所有的?shù)據(jù)都堆入檔案柜中。 事實(shí)上，我們應(yīng)該問(wèn)自己：「如果有一天我需要這份數(shù)據(jù)卻得不到時(shí)，我將如何？」而通常是當(dāng)你沒(méi)有這些數(shù)據(jù)時(shí)，你仍然能順利進(jìn)行。如果這項(xiàng)數(shù)據(jù)真是不可缺時(shí)，通常它不難得到。舉個(gè)例子，你為什么要收集公司員工的出版物資料？因?yàn)楫?dāng)你真正需要這方面的資料時(shí)，可以直接打電話(huà)給出版部詢(xún)問(wèn)而得。為什么要儲(chǔ)起人事處宣布下星期一放假的備忘錄？只要把它記在日歷上，然后把備忘錄給扔掉。而當(dāng)你知道手邊的文件是人事室檔案的副本，那么把這份文件清除后最糟的結(jié)果就是打電話(huà)給人事室，請(qǐng)他們?cè)儆坝∫槐净蚴翘峁┠闼璧臄?shù)據(jù)。 保存過(guò)多的文件是一種不安全感與防衛(wèi)思想的表現(xiàn)。這代表你對(duì)資料的保存比對(duì)達(dá)成工作目標(biāo)更為關(guān)切，你的思想以過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)與成就為念，而較少注意現(xiàn)在。除非你是在圖書(shū)館工作，且你的工作內(nèi)容恰巧就是累積資料，否則就遵從馬克暨史賓塞公司的座右銘：「如果你不確定是否需要一份文件，就把它扔掉!」不要夢(mèng)想人腦會(huì)變大——信息過(guò)剩 辦公室中的復(fù)制機(jī)、微影片、立即印刷機(jī)、錄像機(jī)，以及其它更多的現(xiàn)代科技產(chǎn)品，這些設(shè)備都有一項(xiàng)共同的目的：使人腦能吸收更多的信息。但沒(méi)有一項(xiàng)設(shè)備能夠增加人腦吸收信息的容量。 社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)者鮑定說(shuō)：「社會(huì)系統(tǒng)的重要因素不是信息，而是知識(shí)。計(jì)算機(jī)的工作是處理信息。但另一方面，知識(shí)卻造成數(shù)據(jù)的減少，而非數(shù)據(jù)的過(guò)剩。事實(shí)上，這就是一個(gè)組織的用處。有人稱(chēng)組織為垃圾桶體系。換句話(huà)說(shuō)，就是一個(gè)防止所有信息都推進(jìn)決策者桌上的系統(tǒng)。否則，這名決策者將遭遇信息過(guò)剩的問(wèn)題。」 這也是反對(duì)速讀者提出的一項(xiàng)理由。即使人們以平常的速度閱讀，也已獲得了比他們能真正吸收的信息還要多，那么為什么要使輸入的速度加倍呢——尤其是對(duì)那些能以每秒數(shù)千字速度輸入的數(shù)據(jù)？ 對(duì)于那些像洪水般涌進(jìn)的印刷品及信件的處理。你可請(qǐng)秘書(shū)先行檢閱，或在拆信封時(shí)就準(zhǔn)備好垃圾桶，但這么做對(duì)一些公司內(nèi)部的紙上作業(yè)文件的處理則較為困難。 內(nèi)部紙上溝通文件過(guò)剩的原因有二： （1）沒(méi)有做好分層負(fù)責(zé)的工作：如果屬下自認(rèn)沒(méi)有處理某一問(wèn)題的能力，他們將會(huì)把整個(gè)案例呈給老板，包括一切的細(xì)節(jié)，然后等著老板替他們做決定。 （2）依照程序，而不依照目標(biāo)從事管理：人們感到他們的工作成敗是以和上司相處的情形，而不是以完成組織目標(biāo)為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，紙上作業(yè)就會(huì)增加——那些備忘錄及報(bào)告的增加正是屬下遵照程序的最佳明證。 向你的屬下說(shuō)明清楚，你希望得知目標(biāo)完成的進(jìn)度，并且只希望知道值得你注意的有關(guān)事項(xiàng)。告訴他們你不想被一大堆例行的資料所煩擾，而不能集中注意力在真正重要的事上?？吹靡?jiàn)的損失——干擾 你不可能消除干擾。事實(shí)上，大多數(shù)的干擾都是滿(mǎn)足你自己的要求所必須付上的代價(jià)。與一位顧客談話(huà)，回答一名職員的出題，回老板的電話(huà)——這些都與你的工作有關(guān)。 然而，你仍有機(jī)會(huì)再使被干擾的數(shù)量減至最低，而且你也必須這樣做。因?yàn)橐恍r(shí)的集中努力比兩小時(shí)分隔成十或二十分鐘的片段要好得多。被人打擾之后，你得花時(shí)間重新集中精神，培養(yǎng)靈感——尤其是隔天或幾小時(shí)以后才再度著手做一份計(jì)劃的時(shí)候。 所以這里有幾項(xiàng)建議供您參考： （1）最好記下幾天之中接到的電話(huà)，然后分析它們的來(lái)源。你是否經(jīng)常接到打給別人的電話(huà)，或一些無(wú)關(guān)緊要的打擾？春看怎么除去它們。 舉個(gè)例子，總機(jī)小姐也許不知道要詢(xún)問(wèn)打電話(huà)來(lái)的人一些問(wèn)題，以確定他所要找的人為何?；蚴枪緝?nèi)部電話(huà)號(hào)碼簿中的職務(wù)頭銜有錯(cuò)誤，不能明確表現(xiàn)公司各部門(mén)的工作，甚至是過(guò)期的數(shù)據(jù)。這些事雖看來(lái)很瑣碎，但如果真是錯(cuò)誤電話(huà)的肇因，則需注意及處理。 但另一種更基本的干擾是因?yàn)槿狈τ行У臏贤ㄏ到y(tǒng)。如果公司成員不知道發(fā)行新價(jià)格的清單和休假表的時(shí)間，或是減薪的理由，他們必定會(huì)去打擾某一個(gè)人——不論是用電話(huà)或親赴詢(xún)問(wèn)，他們總要找出原因。 （2）對(duì)電話(huà)采取回電的方法：有些人物極端重要，必須隨即回電。但對(duì)其他那些非緊急的電話(huà)，請(qǐng)秘書(shū)記下姓名及電話(huà)，以便你在有空的時(shí)間回電給對(duì)方。或用「我十一點(diǎn)半再打電話(huà)給你」這句簡(jiǎn)短的話(huà)回某人打進(jìn)來(lái)的電話(huà)，將可使干擾程度降至最低，然后在午餐前或下班前，當(dāng)人們最沒(méi)有心情聊天的時(shí)侯，將整批電話(huà)做回復(fù)，將可使你更有效率。 許多人喜歡隨時(shí)接電話(huà)以顯示他們的平易近人。如果這種方式與你的工作型態(tài)相合，這樣很好，沒(méi)有問(wèn)題。但大多數(shù)人會(huì)發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)期下來(lái)，整批回電的方式將更節(jié)省時(shí)間。 （3）在一開(kāi)始就設(shè)定談話(huà)的口氣。你可用一種禮貌的口吻開(kāi)始：「我能為你效勞嗎？」這表示你不但想表現(xiàn)友善，也希望以有效率的方式公事公辦。另一方面，如果你用輕松愉悅的口氣說(shuō)：「真高興接到你的電話(huà)，近來(lái)好嗎？」你就已表示了你有時(shí)間閑磨牙，這段談話(huà)時(shí)間一定很長(zhǎng)。當(dāng)然，親往拜訪(fǎng)時(shí)的情形也是一樣的。 （4）訂立一個(gè)打電話(huà)及咨詢(xún)的時(shí)間：在辦公室時(shí)，若人們能讓別人知道什么時(shí)侯可以去找他或什么時(shí)候他不愿受打擾的話(huà)，將是極有助益的方式。如果你進(jìn)一步說(shuō)明你較喜歡在——比如說(shuō)早上九點(diǎn)半以前及十一點(diǎn)半之后，接聽(tīng)電話(huà)與接見(jiàn)人員，或是在下午三點(diǎn)以前及四點(diǎn)半以后做同樣的事，你的同事會(huì)體諒這種安排的必要性，不會(huì)遭到他們的反對(duì)。這樣做使你在早上及下午均得到一段足夠的時(shí)間來(lái)從事主要的計(jì)劃工作。當(dāng)然，你應(yīng)解釋這只是一個(gè)大的原則，若屬緊急事件則應(yīng)立即讓你知道。 （5）如果你的工作允許，可考慮偶爾花一個(gè)早上，甚至整天在家里工作，那兒的打擾可能較少。 （6）如果大部份的打擾均來(lái)自你的上司，不要以為你必須忍受它們。找一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（也許不要在他們剛好打擾你的時(shí)候）向他們解釋你正在試圖作更好的時(shí)間控制，因此是否可以安排彼此每天都方便的時(shí)間來(lái)討諭例行公事。你的老板可能會(huì)欣賞你嘗試更有效率工作的態(tài)度，并且了解每個(gè)人，甚至老板也必須注意控制時(shí)間的方法。最基本的時(shí)間管理原則——集中精神 「集中精神」是所有時(shí)間管理原則中最基本的。許多人面臨時(shí)間管理方面的困難，而來(lái)求教于我，我發(fā)現(xiàn)他們都犯了相同的毛病——同一個(gè)時(shí)間里，同時(shí)做太多的事情。我堅(jiān)決地告訴他們，一次只能選擇做一件事情；他們會(huì)說(shuō)：「可是所有的事情都很重要。」有時(shí)侯的確每件事情都很重要。但卻絕不能同時(shí)進(jìn)行，除非有人能幫你做。這個(gè)方法當(dāng)然永遠(yuǎn)是值得考慮的。 一個(gè)方案耗費(fèi)了多少時(shí)間來(lái)完成，這并不算數(shù)；算數(shù)的是在連續(xù)不間斷的時(shí)間內(nèi)，大部份的難題，在「全力進(jìn)攻」之后能迎刃而解。極少數(shù)的困難。能以片片斷斷零星的方法來(lái)解決。 成功的作家都知道集中精神的重要?，F(xiàn)代小說(shuō)家中，著作量最豐富之一的法國(guó)偵探小說(shuō)家，喬治西曼儂，他寫(xiě)作時(shí)完全與外界隔離；不接電話(huà)，不見(jiàn)訪(fǎng)客，不看報(bào)紙，不讀信件；像他自己描述的，「過(guò)得像個(gè)僧侶一般」。經(jīng)過(guò)約十一天，完全沈浸在自己的著作中之后，他將與另一本暢銷(xiāo)小說(shuō)重現(xiàn)人世。很少人能夠?qū)Ｗ⒕竦竭@種地步，但如果我們真能如此，天知道我們將會(huì)有怎樣超凡的成就？ 當(dāng)然，在某種情況之下，同時(shí)做兩件事情——一石兩鳥(niǎo)，也不是沒(méi)有道理。但有些人把這種想法發(fā)揮到極至，努力地要將每一分鐘充分利用。例如：一七四七年十二月十一日，卻斯特菲爾爵士在寫(xiě)給他兒子一封著名的信中曾說(shuō)：「我認(rèn)識(shí)一位先生，他十分懂得利用時(shí)間，甚至連自然生理的召喚，需要在茅房度過(guò)的短暫時(shí)間，都不愿意浪費(fèi)。他利用這些時(shí)間把拉丁詩(shī)人的詩(shī)集全都念完了。他買(mǎi)了一本平裝本的霍勒斯詩(shī)集，每次撕下數(shù)頁(yè)，讀過(guò)之后，再把它們送下去祭祀陰溝之神。如此他也很公平地得到了讀詩(shī)的時(shí)間?！? 好吧，這樣也許行得通。但我個(gè)人相信，良好的時(shí)間管理應(yīng)是一次做一件事情，無(wú)論是在廁所或是別的地方。記住！它使你消沉和愚笨——飲酒 午餐之前喝酒會(huì)使午后的工作效率大幅降低。酒精是具有消沉性的，如果在工作天的中午喝酒，工作效率當(dāng)然大打折扣。 你會(huì)辯白說(shuō)：「喝酒使我心情輕松?！共诲e(cuò)，但大白天里，你絕對(duì)不能有這種松懈的心情。午餐前喝酒的另一個(gè)副作用是使你食欲大增，而吃下了比你不喝酒時(shí)更多的食物；因此也使午后昏昏欲睡之感更為加重。 某廣告公司的老板處理這個(gè)問(wèn)題的方法，是集合全體職員，并對(duì)他們說(shuō)：「我注意到你們其中有不少人習(xí)慣于午餐時(shí)喝三杯馬丁尼。我要你們知道，我對(duì)此事并無(wú)異議，因?yàn)槲绮蜁r(shí)間內(nèi)，你們做什么是你們自己的事。但如果你們的馬丁尼，能以琴酒來(lái)代替伏特加，我將會(huì)很感激。雖然我知道伏特加酒的氣味較不容易查覺(jué)，但這正是關(guān)鍵所在——我寧愿在下午你們?nèi)グ菰L(fǎng)客戶(hù)時(shí)，讓他們認(rèn)為你們是喝醉了酒，而不是愚笨。」 「太陽(yáng)未在水平面消逝之前不準(zhǔn)喝酒」的古老海軍習(xí)慣，仍然是個(gè)值得遵行的好政策。反效率的聚會(huì)——午餐時(shí)問(wèn) 「商業(yè)」會(huì)餐是一種時(shí)間的陷阱。它基于一種理論：「如果你與某人分享包，你將可獲得他的錢(qián)包、觀(guān)念或感情」的假設(shè)發(fā)展而來(lái)。 這個(gè)理論本身具有一些可信度，而午餐會(huì)報(bào)也可能是一種利用時(shí)間的有效方式。但是，它通常是「反效率的」。包括與會(huì)的往返時(shí)間，大約需花上兩小時(shí)。午餐會(huì)報(bào)上你會(huì)吃得比平常兇（可能包括喝一杯或兩杯酒精飲料），使你午后更想昏睡。同時(shí)花掉兩個(gè)鐘頭去完成一件原本二十分鐘就可解決的事。 一個(gè)更有效的時(shí)間利用法通常是吃一種簡(jiǎn)單的午餐和散一陣子步，如果你夠幸運(yùn)，甚至還可小睡一番。 許多人發(fā)現(xiàn)一個(gè)更有效的方法是將午餐時(shí)間延到中午一點(diǎn)或更晚，以利用中午時(shí)間工作。在大多數(shù)的公司里，這時(shí)的電話(huà)與其它的打擾都較少，且午后一點(diǎn)多到自助餐店或餐廳吃飯時(shí)，又可獲得快捷服務(wù)的便利。肯定的拒絕，技巧的傳達(dá)——學(xué)會(huì)說(shuō)「不」 可能在所有節(jié)省時(shí)間的技巧中，最有效的技術(shù)該屬經(jīng)常使用「不」這個(gè)字了。 除非你能「肯定的拒絕但技巧的傳達(dá)」對(duì)你本身目標(biāo)并無(wú)益的每一項(xiàng)要求，否則你將無(wú)法保有你計(jì)劃中的優(yōu)先級(jí)。 許多總覺(jué)得時(shí)間不夠的人，他們有一個(gè)共同的特征，那就是心不甘情不愿地接受了義務(wù)服務(wù)組織的新工作，或新的社會(huì)義務(wù)工作，或辦公室中的新任務(wù)，而沒(méi)有實(shí)際地評(píng)估這些新負(fù)擔(dān)可能花去的時(shí)間。這樣的人擔(dān)心得罪別人，形成「依據(jù)別人的生活目標(biāo)消耗自己的生命」的惡性循環(huán)。 當(dāng)然，在工作中你不能拒絕每一項(xiàng)你認(rèn)為是浪費(fèi)時(shí)間的工作。但如果你嘗試一下，將能節(jié)省許多時(shí)間。告訴你的上司新的工作如何影響了更重要的工作，并向他建議其它可行之法。如果你的老板能明了你的動(dòng)機(jī)并不是逃避工作，而是為了省下時(shí)間來(lái)做真正重要的事情的話(huà)，你將很可能免掉那些浪費(fèi)時(shí)間的工作。但記著，你必須要將你的