【正文】 、礦泉水等發(fā)放給與會人員；3．分發(fā)文件，包括報告、講話稿、演講稿、計劃、方案、決定討論稿、草案、規(guī)定、章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的問題等。分發(fā)時要避免出現(xiàn)差錯，秘書人員一定要親自分發(fā)、回收，還要清點(diǎn)下發(fā)與回收的文件材料份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回收字樣，以便與會人員妥善保管。4．引導(dǎo)人員提前到崗，站在來賓左側(cè)，引導(dǎo)與會者按先前安排好的座位就坐；（二）聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 1．對與會人員反饋的各類信息進(jìn)行收集，并及時對相應(yīng)問題對于解決； 2．各個崗位人員密切配合，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通，服從會議組織者的領(lǐng)導(dǎo)；3．新聞媒體對會議的報道，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。（三）會議記錄作為秘書，在會議期間做好記錄和筆記是秘書的主要職責(zé)，會議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會議的籌劃和安排工作。1．為會議記錄做好準(zhǔn)備工作：（1）準(zhǔn)備足夠的鋼筆、筆記本和記錄用紙；（2）準(zhǔn)備好錄音筆、手提電腦、攝像機(jī)等來補(bǔ)充手工記錄；（3）要準(zhǔn)備議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用；（4）提前到達(dá)會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。2．會議記要的編寫會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。紀(jì)要中要突出指導(dǎo)性、紀(jì)實性、概括性等特點(diǎn)。 （四）會中的其他服務(wù)1．住宿和餐飲方面的服務(wù) 將與會人員的住宿和餐飲方面的事項安排妥當(dāng)，即使與賓館餐廳、客房方面的相關(guān)人員聯(lián)系、溝通，協(xié)調(diào)好與會人員與賓館方面發(fā)生的各種事項。2．會場服務(wù) 會務(wù)組的人員要根據(jù)會場變動及時通知與會人員，并且做好會議進(jìn)行中的茶水等供應(yīng)。 3．車輛供應(yīng) 根據(jù)會議進(jìn)行中的臨時情況，做好適當(dāng)?shù)能囕v安排。4．醫(yī)療服務(wù) 配備必要的專職醫(yī)護(hù)人員，以備不時之需。（五）值班工作的安排有相應(yīng)的值班人員，主要負(fù)責(zé)通知相關(guān)事項、解決與會人員提出的各類問題、向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)相應(yīng)意見、與保安人員做好相關(guān)后勤工作等。表七 北京市中鐵十六局集團(tuán)四公司安全交流會議值班工作表日期人員姓名值班人員職務(wù)值班地點(diǎn)值班電話工作內(nèi)容代班人員姓名代班人員職務(wù)代班人員聯(lián)系電話備注主要職責(zé)及相關(guān)的要求1．確保會議期間的人員、設(shè)備安全；2．做好本職工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)；3．隨時與相關(guān)部門取得聯(lián)系；4．接受領(lǐng)導(dǎo)對工作的檢查；5．手機(jī)不得關(guān)機(jī)，要保持24小時開機(jī)；6．遇到緊急情況或工作遇到困難時，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報；7．處理會務(wù)組交給的其他工作。（六）合影先排好合影圖，準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般主人居中，主人右側(cè)為上，按禮賓順序安排合影。就我公司的具體情況，安排如下：65444544444455442134 4455 圖1 合影1主人 2主賓 3第二主賓 4客方人員 5主方人員 6攝影師（七）證件北京中鐵十六局集團(tuán)四公司安全交流會參會證件 姓名：部門：職務(wù)： 1．參會證北京中鐵十六局集團(tuán)四公司安全交流會工作證件 姓名：部門：職務(wù)：工作組：2．工作證五、會后工作（一）合理安排與會人員返程：；，安排好送行車輛。 （二）退房工作秘書組成員要及時做好與會人員的退房工作，并且提醒與會者及時歸還向主辦方或駐地單位借用的各種物品，幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。（三）會場清理工作會務(wù)組的成員在會議結(jié)束后要及時做好清點(diǎn)整理物品的工作，并由會務(wù)組組長對會場作最后的檢查，保證物品整理妥當(dāng)。（四）整理會議材料，立卷歸檔：秘書組的成員要清點(diǎn)會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會議期間產(chǎn)生的文件，會后產(chǎn)生的文件，將相關(guān)的會議文件及時清點(diǎn)，確保文件在與會者離會之前收集齊全，然后立卷歸檔。（五）總結(jié)會議工作會議結(jié)束后，由相關(guān)的秘書人員書寫好會議總結(jié)，并召開會議總結(jié)會，對整個會議的組織和服務(wù)進(jìn)行全面的分析，做好客觀評價，找出問題和不足，最后，制作會議簡報，并發(fā)放給相應(yīng)的分公司及新聞媒體朋友。 六、會后文件簡 報 第9期北京市中鐵十六局集團(tuán)四公司主辦 2009年6月18日編者按：隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，安全問題正越來越多的受到整個社會的關(guān)注與重視。而在我公司不斷發(fā)展、強(qiáng)大的同時，也開始更多的關(guān)注安全施工的問題。因此，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)商議決定，特召開此次安全交流會議，主要目的是為了搞好安全生產(chǎn)工作，保證施工人員的生命和財產(chǎn)的安全，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。此次會議的召開將為我公司的發(fā)展起到重要作用。加強(qiáng)安全施工建設(shè) 提高生產(chǎn)效率 ——四公司安全交流會簡報為了進(jìn)一步加大施工安全建設(shè)，提高員工的安全意識，確保全國各地區(qū)的項目能安全、穩(wěn)定、有效的進(jìn)行，并在此基礎(chǔ)上提高經(jīng)濟(jì)效益。經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)商議決定，于2009年6月15日至17日舉行安全交流會議。此次會議對于我公司的安全建設(shè)有著重要意義。公司總經(jīng)理、五個分公司總經(jīng)理、四公司及分公司的各部門領(lǐng)導(dǎo)、安全總監(jiān)、安全員以及秘書人員均出席了本次交流會。在會上，總經(jīng)理作了熱情洋溢的開幕詞，對與會的各位來賓表示了熱烈歡迎；四公司安全總監(jiān)作了年度安全工作的報告、各分公司安全員也根據(jù)各分公司的安全情況作了工作報告。另外，大會還邀請了著名的安全專家為我公司安全員進(jìn)行“安全的重要性”和“施工安全中遇到的各類問題解析”的講座，安全員在講座中積極踴躍的發(fā)言，并在會后進(jìn)行了討論和交流，此次講座為提高員工的安全意識起到了應(yīng)有的效果。會上，各分公司的領(lǐng)導(dǎo)和安全員也根據(jù)各公司所存在的安全問題進(jìn)行討論，找出了重大危險源、一般危險源，并提出解決這些安全問題的方式、方法，從根本上解決了施工中所存在的安全問題。會議最后，四公司安全總監(jiān)布置了今后一年的安全計劃，確保全國各地的項目能安全、穩(wěn)定、有效的進(jìn)行。會議結(jié)束后，各分公司內(nèi)部進(jìn)行了簡短的總結(jié)，與會人員分別表示，通過此次安全交流會議都受益匪淺，提高了安全施工意識以及對于安全問題的分析與解決能力，并卻，各位安全員也表示，會在今后的安全工作中，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不斷充實安全知識等，為公司的安全施工工作貢獻(xiàn)力量。安全工作只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)。我們必須做到真正的重視它，將集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)班子所制定的新方針、新辦法、新措施落實、考核到位，不斷提高安全管理水平，才能為企業(yè)的安全、發(fā)展奠定基礎(chǔ)；才能為企業(yè)再創(chuàng)更高信譽(yù)提供便利條件；才能為企業(yè)贏得市場、贏得民心、贏得更多的經(jīng)濟(jì)效益。讓我們堅定信心，從一線員工抓起，為將安全局面扭轉(zhuǎn)向更好的發(fā)展方向而努力。報送：中鐵十六局集團(tuán)各分公司 2009年6月18日 共印15份參考文獻(xiàn)[1]貝斯德教育機(jī)構(gòu)，文秘人事培訓(xùn)教程，西北大學(xué)出版社，2003年2月；[2]徐靜 周漁村，秘書實訓(xùn)，高等教育出版社，2002年11月；[3]郭冬，秘書寫作，高等教育出版社，2002年11月；[4]方國雄、方曉蓉，秘書學(xué)，高等教育出版社，2003年1月；[5]LCCIEB，如何通過企業(yè)行政管理第三級，上海出版社；[6]魯雅萍，新編秘書事務(wù)（高職），大連理工大學(xué)出版社，2004年10月；[7]侯玉珍，秘書常用文書寫作，首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2004年4月1日；[8]徐寒，職業(yè)秘書會務(wù)組織方法與技巧，廣州出版社，2004年7月1日；[9] 東方秘書網(wǎng)，；[10] 秘書網(wǎng)。[11] 安全管理網(wǎng)