【正文】 ）檢查各級標(biāo)題所用字號、字體和格式是否統(tǒng)一。（7）依次檢點(diǎn)圖序、表序、公式序和標(biāo)題序。（8）腳注與文中所敘述的注碼次序是否一致。 （9）如遇缺圖、重制圖等，在校樣上必須貼上紙條，單碼貼在左上角，雙碼貼在右上角。（10）參考文獻(xiàn)如系制版，應(yīng)注意前后是否銜接，版口是否一致。（11）插圖(表)注或圖版說明中的說明文字與圖(表)中的代號序數(shù)是否一致。另面排的圖(表)版說明與圖(表)版最好排成雙單碼。（12）改動頁碼時，應(yīng)將圖移向切口。（13）檢查索引中的漢字筆畫及外文字母順序。（14）檢查各校次中校改是否正確，書寫有無筆誤，特別要注意外文的誤改。（15）檢查各校次中提出的問題和其他版式中的應(yīng)注意事項。（16）檢點(diǎn)全文腳碼。校對的方法比較適合文件校對的方法主要有對校法、折校法、讀校法。（1）對校法，適用于定稿上改動較多的情況。操作要領(lǐng)是：將定稿置于校對者左方或上方，校樣置于右方或下方，逐字逐句核對。（2）折校法，適用于定稿整潔、改動不多的情況。操作要領(lǐng)是：定稿置于桌上，輕折校樣，將其中待校文字處于頁面第一行，壓在定稿相應(yīng)文字行下，與定稿上的文字一一核對。 （3）讀校法，主要適用于定稿內(nèi)容淺顯簡單，生僻字、專用名詞術(shù)語較少，格式變化不大的情況。操作要領(lǐng)是：二人合作，一人讀定稿，一人看校樣校對。 六、文案的用印和分發(fā)用印用印，是指在需要用印的文件上蓋上發(fā)文機(jī)關(guān)的印章的程序。機(jī)關(guān)的印章是機(jī)關(guān)行使職權(quán)的憑證，是文件有效性的重要標(biāo)志，也是文件格式的組成部分。機(jī)關(guān)印章應(yīng)由文秘部門指定專人負(fù)責(zé)掌管，并建立一定的用印制度。用印需注意以下幾點(diǎn)：、1．用印必須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管機(jī)關(guān)印章的專門人員經(jīng)手負(fù)責(zé)；2．用印文件的制發(fā)機(jī)關(guān)必須與印面一致，用印文件的內(nèi)容必須與簽發(fā)的定稿相符，否則不得用印；3．用印時，印面要端正清晰，用印的位置要正確，不得模糊或歪倒，要嚴(yán)格按照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定用印；4．要根據(jù)發(fā)文的印數(shù)核實用印的份數(shù)，超過印數(shù)的不能用印；要防止將印章錯蓋在漏印的空白紙上；5．送印刷廠印制的文件，如需套印機(jī)關(guān)印章時，應(yīng)派專人送?。?．通過報刊等發(fā)布文件時，簽發(fā)稿上應(yīng)加蓋印章。7．單一發(fā)文印章：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。8．聯(lián)合行文印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。表：（單位名稱）文件用印登記簿時 間用印單位用印文件標(biāo)題件數(shù)批準(zhǔn)人用印人經(jīng)手人備注登記 登記，是指文件用印之后封發(fā)之前，對文件主要內(nèi)容進(jìn)行登記檢查的環(huán)節(jié)。其作用主要是為了便于對發(fā)文的管理、統(tǒng)計和核查。 發(fā)文登記一般使用簿冊式。采用簿冊登記，一般以年度為單位，每年度使用一冊。一個單位常常有三種發(fā)文登記簿。即內(nèi)收發(fā)的《發(fā)文登記簿》、內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)的《送文登記簿》和外收發(fā)的《發(fā)文登記簿》。表：（單位名稱）發(fā)文登記簿順序號日期發(fā)文號密級文件標(biāo)題發(fā)往機(jī)關(guān)份數(shù)歸卷情況備注封發(fā) 封發(fā)，是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按發(fā)放范圍進(jìn)行分裝和發(fā)送的環(huán)節(jié)。 封發(fā)文件應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： （1）文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、緊急程度、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。 （2）收文機(jī)關(guān)的地址、收件人要書寫正確、清楚，字跡工整，避免差錯。 （3）要明確文件發(fā)送的方式，不同要求的文件采用不同的傳遞方式，如郵遞、機(jī)要交通傳遞、專人傳遞等，一般不要委托他人代捎代送。 （4）文件封裝發(fā)送以后，秘書人員應(yīng)將發(fā)文的底稿和文件的正本及時歸卷，留待年終立卷歸檔。表：（單位名稱）送文登記簿日期封號發(fā)往機(jī)關(guān)發(fā)送方式簽收時間簽收人備注本章小結(jié)文案處理工作是秘書工作的重要組成部分，它是圍繞文件的撰制、傳遞、處理和管理而展開的一系列活動。秘書人員應(yīng)該了解文案工作的基本要求，熟悉文案制作的基本環(huán)節(jié)，掌握文案的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，并圍繞這幾個方面的問題，著重培養(yǎng)、訓(xùn)練文案制作、編輯、修改和處理的實際操作能力。習(xí)題秘書人員文案工作的內(nèi)容包括哪些方面？規(guī)范的公文由哪些部分組成，各有什么要求？文案中數(shù)字的使用有哪些規(guī)定？文案繕印時有哪些格式要求？技能訓(xùn)練公文改錯題(閱讀下列公文，并回答有關(guān)問題)　　仁達(dá)車床廠商調(diào)函　　調(diào)字[2005]3號　　奧達(dá)棉紡廠：　　我廠技術(shù)員吳同志，男，現(xiàn)年40歲，1985年畢業(yè)于北方工業(yè)大學(xué)，目前是我廠技術(shù)骨干。該同志工作一貫認(rèn)真負(fù)責(zé)，有較高的專業(yè)技術(shù)水平。其家住在你廠附近，家中有老母及臥床不起的妻子需要照顧。該同志最近提出書面申請，請求調(diào)往你廠工作，以照顧家庭。經(jīng)研究，我廠同意他的要求，特致函與你們聯(lián)系。　　仁達(dá)車床廠(印章)　　2005年月日　　(1)函作為一種正式公文，行文時要求必須鄭重，具體有哪些要求?　　(2)讀完此文，你覺得有什么不妥當(dāng)?shù)牡胤?，說出原因并予以改正。　　(3)奧達(dá)棉紡廠收到此函之后，經(jīng)廠辦公會議研究決定原則上同意接收吳，但需吳有關(guān)材料以便考核之后作出決定，請你代擬一份復(fù)函，字?jǐn)?shù)不超過200宇。267 / 14