【導(dǎo)讀】中國上海陸家嘴環(huán)路1233號匯亞大廈1101室郵編202020. 本文件作為未發(fā)行作品受中華人民共和國和/或其他國家著作權(quán)法的保護。本文件所含信息均屬于凱捷。管理咨詢和/或其關(guān)聯(lián)公司或其相關(guān)技術(shù)合作者所有且為機密信息。部分除被用于評估凱捷管理咨詢和/或其關(guān)聯(lián)公司外，不可因任何目的被復(fù)制、使用或者泄露。©2020凱捷中國版權(quán)所有.

　　

【正文】 事業(yè)部提出并批準(zhǔn)后進行 12 系統(tǒng)功能調(diào)整 信息工程部 事業(yè)部提出新的業(yè)務(wù)方案時，需要信息工程部參加，確認(rèn)系統(tǒng)可行性、由事業(yè)部與信息工程部完成新的方案后，經(jīng)事業(yè)部批準(zhǔn)后進行 . 會計期及 開， 關(guān) 賬 管理 全公司統(tǒng)一會計期管理及操作，保證結(jié) 賬 周期的統(tǒng)一性 ，及時性。 采用自然月作為統(tǒng)一的會計周期，應(yīng)付會計周期與總 賬 會計期相同。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 17 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 關(guān)閉的會計期可以視業(yè)務(wù)需求多次打開 /關(guān)閉，當(dāng)月的應(yīng)付 賬 系統(tǒng)的發(fā)票與付款業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計分錄若沒有完全傳送至總 賬 ，則不能關(guān)閉應(yīng)付 賬 會計周期，保證了當(dāng)月所有的會計分錄必須都傳送至總 賬 。 通過關(guān) 賬 檢查報告，可以按機構(gòu)進行檢查（自查），也可以所有機構(gòu)一齊檢查（核查，由統(tǒng)一一開關(guān) 賬 的部門進行）。 系統(tǒng) 確 保有一個月的將來會計期，將來會計期可以直接錄入業(yè)務(wù)，但不可以過 賬 產(chǎn)生財務(wù)信息，以方便分支機構(gòu)應(yīng)付業(yè)務(wù)管理。 . 銀行 /銀行 賬 戶 設(shè)置 分支機構(gòu)的銀行開 戶事務(wù)必須在上級機構(gòu)及同意后才能進行，并由維護部門進行。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 18 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 9. 預(yù)付款 管理 提供全過程的預(yù)付款管理，如預(yù)付款申請書、預(yù)付款支付、預(yù)付款提示、預(yù)付款核銷，預(yù)付款查詢、預(yù)付款報表、以防止可能有的雙重付款及預(yù)付款長期在外不進行核銷現(xiàn)象。 財務(wù)處在付出預(yù)付款并進行財務(wù)核算時，是將預(yù)付款先記在具體經(jīng)辦人 賬 上，建議改為記在具體收款的供應(yīng)商上，并注明由誰（采購員等）經(jīng)辦，以強化供應(yīng)商預(yù)付款，應(yīng)付款的管理。 如果需要開出限額空白支票采購，則必須注明供應(yīng)商，同時采用備查本記錄，不通過應(yīng)付 賬 系統(tǒng)管理，待采購回來后，根據(jù)實際支付的 金額在應(yīng)付 賬 系統(tǒng)中記錄。 員工備用金及一次性借款見 《 員工費用報銷方案 》 。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 19 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 10. 采購管理 因為分公司不使用采購模塊，故相關(guān)財務(wù)處理均采用費用報銷模式，即財務(wù)根據(jù)發(fā)票直接在應(yīng)付 賬 系統(tǒng)中處理。 . 標(biāo)準(zhǔn)采購發(fā)票 通過有效的采購訂單，接收，驗收與發(fā)票的匹配，保證采購發(fā)票的正確性。 現(xiàn)在采購申請需要領(lǐng)導(dǎo)審批，發(fā)票同樣需要領(lǐng)導(dǎo)再次審批，建議第二次審批不再進行，改為系統(tǒng)匹配，用系統(tǒng)保證采購應(yīng)付的正確性，以減少領(lǐng)導(dǎo)的審批工作，同時，通過報表上報領(lǐng)導(dǎo)待支付清單報表，及資金狀況，保證領(lǐng)導(dǎo)及時掌握整個企業(yè)的應(yīng)付 賬 及資金狀況。 現(xiàn)在 采購主要采用含稅價，但庫存價值 必須采用除稅價，因此建議在簽定合同時，即采用價稅分離的合同模式， 增值稅 由系統(tǒng)自動計算得出。 對于老合同，或無法轉(zhuǎn)為價稅分離的合同，需要手工計算后，在采購訂單上就區(qū)分價稅。以保證庫存價值的正確性。 在進行發(fā)票匹配時，自動計算的增值稅 額 與發(fā)票上增值稅 額 差異部分手工進行調(diào)整。 對于運費單計的采購業(yè)務(wù)，需要計入庫存價值，對于增值稅票的運費發(fā)票，也需要價稅分離，同時，需要手工 系統(tǒng)外 統(tǒng)計運費與庫存具體物料之間的金額，然后手工在庫存調(diào)整。 對于采購發(fā)票與訂單價的價差，發(fā)票匹配時，差異部分手工調(diào) 整 ，差異科目不區(qū)分物料， 但在發(fā)票行指定物料，信息中 需要打印統(tǒng)計報表 ，然后手工在庫存模塊調(diào)整價差 。 . 退貨紅字發(fā)票 對于因退貨而產(chǎn)生的紅字發(fā)票， 采用與標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票匹配的模式 ，保證與原發(fā)票的金額一致 。若原發(fā)票尚未付款，則可將原發(fā)票與紅字發(fā)票合并抵消付款，即零金額虛擬付款。若原發(fā)票已付款，則直接做退款處理。 . 退讓接收發(fā)票 退讓接收后，通常會少付一部分款項，分為二種模式，一種為減額發(fā)票，則采用差額匹配模式管理 ，手工將差額在發(fā)票行中調(diào)整。如果是換發(fā)票，則第一次匹配后，取消匹配后，再次匹配； 另一種為不換發(fā)票，僅少付款，則采 用匹配后，再對標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，錄入一個貸項通知書（紅沖發(fā)票 ，不含稅 ），并根據(jù)減額金額，調(diào)整庫存價值。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 20 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 . 供應(yīng)商罰款 可將供應(yīng)商罰款直接在應(yīng)付 賬 款系統(tǒng)中以 貸項通知書（紅沖發(fā)票） 方式錄入 ， 轉(zhuǎn) 營業(yè)外收入。 產(chǎn)生分錄為： DR：應(yīng)付 賬 款 CR：營業(yè)外收入 對該貸項通知書做退款處理，產(chǎn)生分錄為： DR：銀行存款 CR：應(yīng)付 賬 款 . 應(yīng)計科目的應(yīng)用 應(yīng)付 賬 暫估管理 對于已經(jīng)入庫的采購業(yè)務(wù)，如果月底仍然未收到發(fā)票，則需要進行應(yīng)付 賬 的暫估處理。 對于通過采購模塊管理的采購事務(wù)，通過以下操作模式管 理： 采購接收時： DR：材料采購 CR：應(yīng)計負(fù)債 入庫時： DR：庫存 CR：材料采購 收到發(fā)票時： DR：應(yīng)計負(fù)債 CR：應(yīng)付 賬 款 綜上所述，系統(tǒng)自動進行實時管理，不需月底才進行暫估 賬 管理。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 21 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 11. 非采購費用管理 非采購類費用，將根據(jù)發(fā)票等 財務(wù)原始單據(jù)直接在應(yīng)付 賬 系統(tǒng)中手工錄入發(fā)票，無需匹配 。 付款、預(yù)付款、退貨等其他業(yè)務(wù)同采購費用處理。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 22 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 12. 預(yù)算管理 通過報表管理，不進行在線控制，以減少調(diào)整頻度。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 23 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 13. 付款管理 未來財務(wù)會計可在系統(tǒng)中 打印待付款清單，交相關(guān)部門，確認(rèn)后， 再由會計調(diào)整付款計劃；出納根據(jù)調(diào)整后的付款 計劃 進行付款。 . 正常付款管理 即期付款： 出納根據(jù)調(diào)整后的待付款清單直接在應(yīng)付 賬 系統(tǒng)中進行付款操作，對于現(xiàn)金 /支票形式的付款，可打印系統(tǒng)付款單，用于簽批及憑證付款。 遠期付款流程：出納 根據(jù)開出的遠期票據(jù)在系統(tǒng)中進行付款，在票據(jù)到期后，系統(tǒng)可自動結(jié)轉(zhuǎn)銀行存款。 背書付款、分期付款等業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中視同一般付款。 . 對方退款負(fù)付款管理 在財務(wù)管理的一般通用規(guī)則中，如果出現(xiàn)由于退貨，訂金退回，預(yù)付款退回等原因，而導(dǎo)致的對方退款業(yè)務(wù)，通常采用在應(yīng)收 賬 中處理。以規(guī)則應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)。 在 Oracle 應(yīng)付 賬 模塊中，增加了一個 負(fù)付款業(yè)務(wù)流程，主要原因是，訂金，預(yù)付款由應(yīng)付 賬付出，采購發(fā)票也由應(yīng)付 賬 管理，出現(xiàn)退貨，通常需要先核銷原有采購發(fā)票（金額）。因此，為方便業(yè)務(wù)操作，在 Oracle 應(yīng)付 賬 模塊中，增加了一個負(fù)付款業(yè)務(wù)流程。 該流程的目標(biāo)是：在不降低管理的前提下，簡化由于退貨，訂金退回，預(yù)付款退回等原因的對方退款業(yè)務(wù)鏈。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 24 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 14. 特殊業(yè)務(wù)管理 . 促銷活動相關(guān)的預(yù)付款 /費用發(fā)票 促銷活動的預(yù)付款與 費用 采取員工報銷的方式，記在各業(yè)務(wù)員上，不明確到供應(yīng)商。 . 促銷活動結(jié)案付款 視同一般付款業(yè)務(wù)。 . 促銷活動結(jié)案費用轉(zhuǎn)貨款 出納對促銷費用發(fā)票進行虛 擬付款，再在應(yīng)收 賬 模塊中做轉(zhuǎn)貨款虛擬收款。 錄入結(jié)案發(fā)票產(chǎn)生的分錄為： DR： XX 費用 CR：應(yīng)付 賬 款 在應(yīng)付 賬 中做虛擬付款產(chǎn)生的分錄為： DR：應(yīng)付 賬 款 CR：其他應(yīng)付款 在應(yīng)收 賬 中做轉(zhuǎn)貨款虛擬收款，產(chǎn)生分錄為： DR：其他應(yīng)付款 CR：預(yù)收款 . 預(yù)提費用管理 部份費用項目需要在當(dāng)月預(yù)提，實際發(fā)生時再沖預(yù)提費用。 預(yù)算費用的管理模型為： 費用預(yù)提時，在總 賬 做預(yù)提憑證； DR：成本 /費用 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 25 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 CR：預(yù)提費用 XX 實際發(fā)生時，在應(yīng)付模塊錄入發(fā)票核銷預(yù)提費用； DR：預(yù)提費用 XX CR：應(yīng)付款項 支付款項時，在應(yīng)付模塊支付款項，核銷應(yīng)付。 DR：應(yīng)付款項 CR：現(xiàn)金 /銀行存款 該方案可以對預(yù)提費用進行良好的管理，在預(yù)提費用每一階段點如預(yù)提，實際發(fā)生時都能明確界定。 . 長期待攤費用 ，遞延資產(chǎn) 管理 待攤費用、遞延資產(chǎn)的管理模型為： 發(fā)生待攤費用、遞延資產(chǎn)時，在應(yīng)付 賬 模塊錄入應(yīng)付發(fā)票： DR：待攤費用 /遞延資產(chǎn) XX CR：應(yīng)付 賬 款 支付款項時，在應(yīng)付 賬 模塊支付款項，核銷應(yīng)付。 DR：應(yīng)付 賬 款 CR：銀行存款（現(xiàn)金） 按月在總 賬 攤銷時：在總 賬 制作經(jīng)常性憑證，每月自動生成攤銷憑證。 DR：成本 /費用 CR：待攤費用 /遞延資產(chǎn) XX TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 26 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 15. 過 賬 及單據(jù)管理 每一個交易均明細(xì)過 賬 ，應(yīng)付會計每天過 賬 。 采用明細(xì)過 賬 ，每個業(yè)務(wù)均產(chǎn)生一筆憑證，對于發(fā)票，直接將發(fā)票貼在憑證后面，對于付款，打印的付款單做為憑證附件，對于預(yù)付款核銷，無附件。 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 27 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 16. 報表及單據(jù) ? 待付款清單 ? 付款單 ? IPV 明細(xì)表 ? 應(yīng)付 /借款明細(xì)表 TS, MRD, YILI 系統(tǒng)解決方案及詳細(xì)設(shè)計 / 版本 2020/03/29 28 供應(yīng)鏈管理項目 169。2020 凱捷中國 17. 期初數(shù)據(jù) 上線前應(yīng)付余額，預(yù)付余額按供應(yīng)商匯總后導(dǎo)入，不再區(qū)分每一筆發(fā)票，以減輕系統(tǒng)初始化的工作量。