【正文】 據的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數據的正確性。 (2)負責輸出數據正確性的審核工作。(3)對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證，應退還各有關人員更正、補齊后再行審核。(4)對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據不予簽章確認。 會計檔案管理員責任制： (1)負責本系統(tǒng)各類數據盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保管工作。(2)做好各類數據、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。(3)按規(guī)定期限，向各類有關人員催交備份數據和存檔數據。會計電算化操作管理制度 為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信息的全面、準確與安全，特制定本制度。 一、操作使用人員： 操作使用人員是指有權使用會計核算軟件完成職責范圍內會計電算工作的財務人員或財務部門工作人員。 根據會計電算化工作要求財務部門配備以下操作使用人員； (一)系統(tǒng)管理人員：負責所有會計核算軟件數據的初始化、數據備份與恢復、系統(tǒng)運行錯誤的登記與排除工作：負責系統(tǒng)操作使用的組織與管理工作，分配操作人員的工作權限，并設置操作使用人員的保密字。 (二)數據錄入員：按照操作規(guī)程錄入憑證數據，并負責錄入數據的正確性校驗，對操作中出現的問題作詳細記錄并及時報告系統(tǒng)管理員。數據錄入人員無權修改原始憑證或手制憑證上的數據，不得進行憑證復核操作。出納人員，系統(tǒng)維護人員不能擔任數據錄入人員工作。 (三)數據復核員：負責對已錄入計算機的憑證編號及數據的完整性、正確性審核，確保入帳數據的完整與正確。 (四)數據管理人員：負責已復核數據的入帳、入帳后憑證、帳頁的打印輸出工作，協助系統(tǒng)管理員定期做好數據備份工作，負責程序軟盤、存檔數據軟盤、輸出憑證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟件數據資料的安全保密工作。 (五)系統(tǒng)維護人員：負責對會計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作，以保障會計電算化工作的正常運行。 二、操作使用人員的操作權限： (一)系統(tǒng)管理員必須根據所用財務軟件的特點和本單位會計電算體系與核算方式。會計科目的設置必須符合會計制度與單位核算、管理的要求。報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。 (二)數據錄入員進行數據錄入操作時應嚴格按照憑證內容輸入數據。不得擅自修改憑證數據，如發(fā)現憑證數據錯誤立即通知憑證編制人員或系統(tǒng)管理人員，并根據修正后的憑證修改錄入的數據。數據錄入人員除可以進行數據錄入操作外，還可以進行數據查詢工作，但不得進行數據復核操作，復核人員亦不能進行數據錄入操作，復核時發(fā)現憑證錄入錯誤，必須通知數據錄入人員進行修改，復核人員不得進行已錄入數據的修改操作，待數據錄入人員修正錄入數據后再進行復核簽字操作。 (三)系統(tǒng)維護人員除實施數據維護外，一般情況下不允許隨意打開系統(tǒng)數據庫進行操作。實施維護時不準修改數據庫結構。其他操作人員一律不允許實施數據庫操作。 (四)用于會計電算化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用，其他人員一律不允許上機。操作人員必須經過培訓并經系統(tǒng)管理員認可合格后方可上機。 (五)操作使用人員上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿”，如實填寫操作人員姓名、上機時間、操作內容、下機時間、操作期間系統(tǒng)運行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸有責任。 (六)出納員、維護人員、程序人員均不準實施數據錄入操作。 (七)備份數據軟盤和存檔數據軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數據管理人員按規(guī)定統(tǒng)一復制、核對、存放、保管。 三、會計憑證的審核與管理： 會計憑證是計算機處理會計核算業(yè)務的依據，因此必須保證入帳前錄入計算機的會計憑證準確、可靠。應從以下幾方面嚴格把關： (一)業(yè)務主管的審核： 財務部門收到業(yè)務人員編制的業(yè)務憑證后，首先由稽核人員審核業(yè)務發(fā)生的真實性和準確性，確認無誤后，再審查有無業(yè)務負責人和業(yè)務主管的簽章，如確認無誤則上機制單，依此編制記帳憑證。 (二)手工記帳憑證的審核： 制單人手工編制完的記帳憑證必須交稽核人員審核后才能交數據錄入人員錄入。 稽核人員必須認真審核憑證摘要的規(guī)范性、清晰性；憑證分錄和數據的合法性、準確性。如無誤，再檢查憑證科目的平衡關系，最后審查制單人是否簽字。 (三)機制憑證的復核 數據錄入人員錄入憑證數據后，由數據復核人員對錄入的憑證進行復查，確保與手工編制的一致性，復核人員復核無誤后簽字。(四)復核后的憑證必須打印輸出、并經有關人員(稽核員、制單人員、出納、數據錄入員、數據復核人員、會計主管等)確認簽字后方可進行記帳操作。會計電算化系統(tǒng)軟、硬件及數據管理制度 一、硬件部分 各企業(yè)開展會計電算化必須配備電算化專用計算機及相關外部設備。 財務電算化用計算機必須專機專用，禁止任何人用作其它工作。 有條件的企業(yè)可建立財務計算機室，集中、統(tǒng)—管理電算化用計算機。 電算化用計算機必須配備不間斷電源，防止意外斷電造成數據丟失或破壞。 嚴禁在計算機上玩游戲。 定期對計算機進行檢查，以保證系統(tǒng)安全正常運行，防止發(fā)生意外，造成數據流失。 除被允許操作財務軟件的人員和系統(tǒng)管理員外，其他人員未經電算化負責人允許不得用機，未經電算化負責人許可，任何人不得擅自變動電算化用機的擺放位置。有外單位送來的數據盤，在使用前必須進行病毒檢查工作，其它的外來軟盤一律禁止使用。因違反以上相關規(guī)定而造成損失者，將追究相關責任。二、軟件部分為便于總公司與企業(yè)聯網，企業(yè)使用統(tǒng)一的會計電算化軟件。 各企業(yè)實施電算化必須采用經相關財政部門評審的商品化軟 件，如需自行開發(fā)必須在經相關財政部門評審許可后方可脫離手工。 原版軟件由專人妥善保管，并做好軟盤備份，各企業(yè)均使用備份軟件。嚴禁擅自修改軟件程序。如有必要時應與軟件開發(fā)商聯系協商。計算機或軟件運行中發(fā)生故障應及時維護。如果沒有能力維護，應及時報總公司電算化領導小組，由小組派人維護。維護人員應做好維護記錄的登記工作。 定期對軟件進行檢查，保證系統(tǒng)安全正常運行。 應按會計檔案管理制度中的有關規(guī)定，及時對系統(tǒng)中的會計數據進行備份。 三、數據部分 財務數據要經常進行備份，保存介質可采用磁帶、光盤、微縮膠片等。網絡服務器在引進時，必須配置磁帶機或可讀寫光盤機或其他存儲介質。也可在短期內先用軟盤、硬盤備份，以后向光盤和磁帶機等存儲介質過渡。 數據備份目的在于計算機發(fā)生故障時，可將數據恢復到最近狀態(tài)，將損失減少到最小，其目的是防止硬、軟件故障的發(fā)生以及人為失誤造成的數據損毀。因此，原則上要求在發(fā)生業(yè)務的當天全部進行備份。備份至少要做到： (一)與每周五天對應的五個備份循環(huán)覆蓋； (二)保證每月月末的備份：(三)每年年末的備份；(四)備雙份以上，存儲于不同的地點，對存于軟盤等易損壞介質上的數據，還應定期再轉出備份，以防存儲介質失效。 對備份的數據應加強管理，防止被非法拷貝或毀壞，要對其內容及運行環(huán)境(如財務軟件的版本)等進行記錄。網絡版的備份應連同主控數據庫(master)一并備份。 參加財務軟件開發(fā)的單位或專職從事系統(tǒng)維護工作的人員不得泄露軟件的技術資料、源程序和加密措施。 對會計數據的備份、恢復、轉出、轉入的權限都應嚴加控制。嚴禁未經授權將財務數據拷貝出系統(tǒng)，轉給無關的人員或單位；嚴禁未經授權進行數據恢復或轉入操作。計算機上機操作記錄制度 《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定(試行)》中對會計核算軟件的使用單位有明確要求——要有必要的上機操作制度。為了更好地完成系統(tǒng)維護的任務，了解故障發(fā)生的原因、地點、時間，以及如何處理和處理結果等情況，并作為下階段合理調整機時分配的依據，嚴格財務微機管理制度，現規(guī)定如下： 一、計算機操作人員必須登記當天所有上機操作情況。要求填寫日期，操作員姓名，操作內容，運行時間和運行情況。 二、操作過程中沒有問題則在運行情況及備注欄填寫運行正常字樣，若有問題發(fā)生則應及時登記記錄并向系統(tǒng)管理員報告。 三、不得進行末作登記記錄的任何軟硬件維護工作。 四、系統(tǒng)管理員在維護過程中發(fā)現的異?，F象和處理方法，處理結果都應有所記載，對于重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報告單。 五、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年終整理歸檔。六、要真實完整地填寫操作記錄，如果發(fā)生不登記者，按經濟責任制有并條款處理，以上規(guī)定由系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行，請所有操作及維護人員遵照執(zhí)行。電算化檔案管理制度為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本制度。一、單位應根據帳簿數據，準確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計主管部門統(tǒng)一設計認可。 二、報表的編制要求做到數據真實，計算正確，內容完整，手續(xù)齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應將所屬單位的報表數據輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務的領導，會計主管和制表人簽名蓋章。 三、單位的會計檔案，包括存儲在磁盤(硬盤和軟盤)上的會計文件和以書面形式存放的會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計資料。存儲在磁盤上的會計文件，必須按規(guī)定及時打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上簽字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字蓋章認可。磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數據(包括年度和月度匯總數據)必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數據資料在兩年后可根據需要決定存毀。四、必須經常對硬盤上的會計數據建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數據建立軟盤副本來實現信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數據和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數據進行任何非法操作，如要對磁盤會計數據進行加工，必須使用備份的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數據?；謴拖到y(tǒng)數據必須使用最新的正式備份。 五、必須妥善保管好會計數據的備份軟盤，備份軟盤應貼上寫保護標簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便亂放和外借。 六、會計數據的備份軟盤及自行開發(fā)原程序的備份分別在三個地點以上，應根據數據量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期(如半年或一年以上)清理一次硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計數據，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數據不得清理刪除(存放地點分別為檔案室、財務室)。七、磁盤會計檔案的管理工作，包括數據備份，數據恢復和清理硬盤等，由系統(tǒng)管理員專職執(zhí)行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責。會計檔案庫房管理制度 一、檔案人員應負責檔案庫房的檔案完整和安全。 二、檔案入庫前，及時編號、填寫卡片、目錄，排入柜。如有不符合要求的，應及時按要求整理后才能入庫。三、保持檔案排列整齊，借出時要有標記，歸還時應及時放回原處。四、非本室工作人員未經許可不得進入庫房內。五、檔案庫房嚴禁煙火，不得存放易燃物品，應備有滅火器。六、庫房要保持清潔。注意溫濕度適宜，通風良好，每天上班前要記錄一次溫濕度的變化情況。七、每月進行庫房檢查一次，發(fā)現問題及時記錄并向領導匯報。會計檔案保密制度 一、保持高度警惕，經常檢查不安全因素，發(fā)現漏洞，及時采取措施。二、不論遇到任何情形，都要保證黨和國家機密的絕對安全。三、嚴格執(zhí)行保密制度和紀律，做到不該說的不說，不將檔案借給無關人員，不帶無關人員入檔案庫房。四、下班檢查庫房的電燈和電器設備是否關好。五、嚴格把握檔案借閱制度，凡查閱檔案時，必須履行登記、回收、注銷手續(xù)，防止丟失。會計檔案借閱制度 一、凡需借閱檔案者，必須持有介紹信予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱臺帳。歸還時，必須如實登記使用情況。二、借閱檔案一般不得超過一個月，如繼續(xù)使用，需辦理續(xù)借手續(xù)，逾期不辦，每超過一個月罰款50元。三、外單位查閱檔案，只能在室內查閱。如需外借，須經單位領導批準，并酌情收費。四、借閱檔案者必須保證案卷完整、安全，不得拆散、涂改、劃線、抽換丟失。歸還檔案時須進行檢查，如發(fā)現上述情況根據性質酌情罰款，并追究責任；情節(jié)嚴重者，建議行證或紀檢部門給予紀律處分。 63 / 63