【正文】 平、一致的對待稽查人員。審計政策還規(guī)定每個人員的權(quán)限。大多數(shù)人歡迎這些規(guī)定，因為這樣明確了每個人的角色和職責(zé)，也緩解了很多人第一次與稽查人員接觸時的緊張感。因為有直接的影響，所以審計政策通常由稅務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門組成的聯(lián)合團隊制定。這確保了最終的政策不會影響相關(guān)部門的職責(zé)。在制定政策時，執(zhí)行的團隊?wèi)?yīng)當(dāng)明確文件是內(nèi)部使用的，但是也會交與稽查人員審查。法律顧問的回顧是必需的。 投資于先進的技術(shù)來改善審計中的溝通和數(shù)據(jù)管理。先進的通信技術(shù)有助于增進公司稅務(wù)部門的效率，改進稅務(wù)數(shù)據(jù)管理和信息分享。許多領(lǐng)先公司投資于管理整個稅務(wù)信息的系統(tǒng)，從業(yè)務(wù)單元到審計。最先進的系統(tǒng)提供及時的信息，按照稅務(wù)規(guī)范整理信息，支持部門間的信息分享，儲存暫時的和永久的稅務(wù)記錄，并按保密級分類。在投資以前，公司應(yīng)當(dāng)首先在技術(shù)專家的幫助下評估自身需求。要考慮的問題包括：稅務(wù)部門監(jiān)控的主要事情、報告的指導(dǎo)方針、數(shù)據(jù)量和流程要求、用戶界面，以及內(nèi)、外部的安全問題。美國氨基氰公司是一家主要向非盈利醫(yī)院和研究機構(gòu)供貨的公司。它通過 Lotus Notes 數(shù)據(jù)庫改進了對關(guān)鍵稅務(wù)數(shù)據(jù)的管理。在多年運用傳統(tǒng)方式受挫后，公司電子追蹤客戶提出的免稅要求。傳統(tǒng)的證明文件經(jīng)常丟失和放錯地方，這迫使公司在審計過程中重新整理賬戶，浪費了大量的時間和金錢。直到公司使用了先進的信息技術(shù)。今天，公司每年通過電子圖像儲存超過12萬套稅務(wù)免除憑證，會計部門可以通過電腦隨時進行查詢。 制定政策來維護當(dāng)年和過去幾年的稅務(wù)記錄。建立保留稅務(wù)記錄政策的公司可能會長年保存關(guān)鍵信息，滿足政府審計的需要。他們?yōu)槎唐凇㈤L期的記錄建立文件歸檔系統(tǒng)，隨時以備查詢，也支持了那些有廣闊前景的業(yè)務(wù)。每一家公司都必須為自身需求確立記錄保存政策。除了區(qū)別長、短期以外，還應(yīng)分格式儲存記錄，如：書面的、電子圖像的或者攝影膠片的； 按地點分類：在稅務(wù)部門的，在業(yè)務(wù)部門的。A. 將審計事項也包含在公司稅務(wù)戰(zhàn)略計劃中。原理167。 為什么運用最佳實踐領(lǐng)先的公司通常會把審計防范作為公司的核心競爭力，以便準(zhǔn)備年度審計工作，避免高額的罰款、罰息等支出。這種情況通常發(fā)生在公司無力證實納稅申報單的內(nèi)容而被迫進行調(diào)整時。因此，如果稅務(wù)計劃和執(zhí)行中不包含審計，則稅務(wù)戰(zhàn)略計劃是不完整的。這三塊內(nèi)容互相依賴——一個活動影響著另外一個活動——所以一個綜合的稅務(wù)戰(zhàn)略能使公司更好的控制整個稅務(wù)工作流程。當(dāng)公司將審計加入到稅務(wù)戰(zhàn)略計劃中后，審計流程也會受到一些側(cè)面影響。稅務(wù)和業(yè)務(wù)專家都會意識到自己的相關(guān)職責(zé)，特別是為了控制內(nèi)部稅務(wù)風(fēng)險而進行的業(yè)務(wù)監(jiān)控是非常重要的。當(dāng)他們意識到期望的是什么，他們會更努力的工作，尤其是戰(zhàn)略計劃中包含行動衡量指標(biāo)時。167。 公司能得到什么 更好在全公司范圍內(nèi)意識到審計防范問題 更系統(tǒng)的審計方法 更好的理解商業(yè)交易中潛在稅務(wù)風(fēng)險 更好的控制整個稅務(wù)流程行動步驟—— 改善公司的流程1. 制定一個審計防范戰(zhàn)略，并通報公司全體員工，包括高層管理者。每個公司都是根據(jù)其特定的需求和資源來確定審計防范計劃的。但許多公司的審計防范戰(zhàn)略有兩個共同的基本目標(biāo)：為了保護公司的稅務(wù)狀況并使昂貴的評估、處罰和罰息費用降到最低。稅務(wù)戰(zhàn)略計劃明確了如何實現(xiàn)這些目標(biāo)并描述了相關(guān)的員工個人職責(zé)和部門職責(zé)，包括稅務(wù)部、業(yè)務(wù)單位、會計和高級管理層。來自各個部門的代表參與制定審計戰(zhàn)略，就如何使各分立部門共同為公司目標(biāo)努力提出自己的看法——或使公司目標(biāo)具體化。由稅務(wù)部制定最終的正式計劃，因為審計流程是由它來管理的。由高級管理層和法律顧問檢查并審批計劃，因為如果稅務(wù)爭議引起了法律訴訟，審計會影響公司的財務(wù)狀況和法律風(fēng)險。審計戰(zhàn)略計劃的目標(biāo)在于那些與稅務(wù)計劃和數(shù)據(jù)管理相關(guān)的活動。它們還識別支持實際審計流程的短期活動，包括對稅務(wù)機關(guān)作回復(fù)和在現(xiàn)場與稽查人員合作的流程。最全面的計劃包括： 收集完整和詳細的稅務(wù)數(shù)據(jù)來建立審計防范基礎(chǔ)的方法 在稅務(wù)計劃制定過程中控制業(yè)務(wù)處理的固有稅務(wù)風(fēng)險的流程 包括經(jīng)理和稅務(wù)聯(lián)絡(luò)人在內(nèi)的稅務(wù)部和其它業(yè)務(wù)部門員工的審計職責(zé)分配表 與高層管理者就重要的稅務(wù)和審計問題進行溝通的時間表 與稅務(wù)權(quán)威機構(gòu)緊密合作的安排2. 教育業(yè)務(wù)人員關(guān)于審計的知識及其相關(guān)職責(zé)。許多員工都知道政府會調(diào)查公司的納稅申報單是否合法。但他們并不一定知道審計工作是如何進行的以及他們能為它做什么。業(yè)務(wù)人員尤其可能對審計要求一無所知，因為他們的工作在于完成交易，而不用考慮與稅務(wù)的關(guān)系。然而，隨著領(lǐng)先企業(yè)對其業(yè)務(wù)單位的教育，這種情況正在發(fā)生改變。這些教育是關(guān)于稅務(wù)對公司帳本底線的影響和他們在減輕稅務(wù)負擔(dān)中的職責(zé)，包括當(dāng)稽查人員要求公司對納稅申報單作出調(diào)整時所發(fā)生的昂貴的評估、懲罰和罰息。對于這些公司，稅務(wù)部處于管理的地位，幫助業(yè)務(wù)人員理解稅務(wù)工作應(yīng)該遠早于交易確定之前。稅務(wù)和業(yè)務(wù)人員會參與稅務(wù)計劃的制定，包括識別可能引起審計問題的潛在稅務(wù)風(fēng)險。業(yè)務(wù)人員要了解公司需要哪些信息來成功的為審計防范工作做準(zhǔn)備，這樣他們就能隨時明確自己的具體工作。通過檢查需要額外信息的稅務(wù)狀況，他們還了解到如何來應(yīng)付稽查人員。3. 監(jiān)控政府審計在公司所在地的權(quán)限范圍。政府審計不是剛性的。每一稅務(wù)管轄機關(guān)有其適用的不同稅法和對法律的不同解釋。當(dāng)法律非常復(fù)雜、含糊、陳舊或漏洞百出時尤其是這樣。由此產(chǎn)生的灰暗面使審計流程比較主觀，使公司易承受較高的稅務(wù)負擔(dān)和懲罰。最好的計算這種不確定因素的方法是盡可能了解稅務(wù)管轄機關(guān)的審計方案，以及他們?nèi)绾尾枚ǘ悇?wù)合法性問題。這樣，公司能避免上述費用并產(chǎn)生額外的稅務(wù)節(jié)約的想法。領(lǐng)先的企業(yè)會維護一個信息庫，內(nèi)容關(guān)于稅務(wù)管轄機關(guān)的審計趨勢，包括他們自己的稅務(wù)審計歷史和稽查人員指出的重要問題。他們還跟蹤涉及審計爭議的法院案例，因為這通常能提供對稅法的權(quán)威解釋（至少在另一案例解決前是權(quán)威的）。公共事務(wù)部門或政府聯(lián)絡(luò)員還會就任何試圖彌補稅法漏洞的立法行為予以報告，因為這體現(xiàn)了稽查人員要調(diào)查的問題類型，或?qū)Ψ傻慕忉寣⑷绾胃淖?。例如：在露易斯安娜州做生意的公司意識到，如果要獲取更多的超額利潤，就可能會違反當(dāng)?shù)氐墓礁偁幏?。WinnDixie 雜貨店公司最近卷入了一場露易斯安娜州的法律糾紛，因為該州聲稱公司欠下了500萬美元的稅款。根據(jù)1994年的審計，WinnDixie官員拒絕支付這筆稅款，他們相信公司正確的上報了收入。而州政府反對公司把凈營運收入從公司的收入中扣除，從而免繳1992年和1993年的稅。公司官員認為政府已經(jīng)超越了職權(quán)去調(diào)整已被歪曲了的收入，而這應(yīng)是公司在根據(jù)稅法進行調(diào)整收入后的數(shù)據(jù)。他們相信，如果露易斯安娜州贏了這場官司，則會影響公司正確上報其收入。4. 定期就潛在的審計問題與高層管理者交流。稅務(wù)會影響公司的財務(wù)穩(wěn)定性，尤其是在目前地方、州和聯(lián)邦的稅率逐步上升的情況下。因此，公司的領(lǐng)導(dǎo)層必須密切參與稅務(wù)計劃制定、稅務(wù)合法性活動和審計防范工作，包括審批審計戰(zhàn)略和相應(yīng)的預(yù)算。高層管理者還要負責(zé)決定是接受還是反對稅務(wù)評估，這需要對審計問題有充分的認識。領(lǐng)先公司的稅務(wù)經(jīng)理會定期與高層管理者進行會面，報告當(dāng)前的稅務(wù)和審計問題并回答相關(guān)提問。他們會通知與稅務(wù)機關(guān)進行的所有討論或信息交流以保證審計活動和公司的總體目標(biāo)相一致。非稅務(wù)主管也會參與稅務(wù)部的戰(zhàn)略計劃會議，包括與稽查人員進行的初步會議。5. 為審計流程建立績效評估指標(biāo)?？冃гu估量化了公司執(zhí)行戰(zhàn)略活動的情況。通過識別那些與審計防范工作相關(guān)的活動，公司設(shè)立一定的標(biāo)準(zhǔn)并鼓勵員工最好的履行其職責(zé)。這還促進了對員工執(zhí)行不同工作的表現(xiàn)的評估。如果公司達不到所期望的績效水平，員工就能回顧自己的工作并作出改進。領(lǐng)先公司建立審計績效評估是為了衡量： 每一稅務(wù)年度完成政府審計工作的總時間 進行審計防范工作所需的人員時間 重新填制納稅申報單的頻率和成本 每一稅務(wù)年度進行財產(chǎn)估價的成本 按支付或減免稅款的一定比例支付的罰款和罰息的成本B. 利用一個綜合的財務(wù)系統(tǒng)在交易發(fā)生時自動獲取稅務(wù)數(shù)據(jù)。原理167。 為什么運用最佳實踐一個綜合的財務(wù)系統(tǒng)能保護稅務(wù)數(shù)據(jù)的流動，使之能夠及時從個業(yè)務(wù)部門流入到稅務(wù)部門，從而減少了稅務(wù)數(shù)據(jù)在電子和人工處理中丟失或遭到歪曲。結(jié)果，公司能完成和詳細記錄所有的交易，這是最好的防御措施。綜合性就要求每個業(yè)務(wù)部門都要使用一個標(biāo)準(zhǔn)的核算包，無論何種地區(qū)和業(yè)務(wù)單位。它能減少從不同的核算系統(tǒng)中整合數(shù)據(jù)而導(dǎo)致的時間和金錢上的支出。167。 公司能得到什么 提高對稅務(wù)數(shù)據(jù)的管理 對所有交易更完整和詳細的記錄 減少從不同的核算系統(tǒng)中整合財務(wù)信息的工作 更有效的對財務(wù)信息編碼 改善及時獲得財務(wù)信息的途徑行動步驟——改進公司的流程1. 在公司范圍內(nèi)為綜合財務(wù)系統(tǒng)制定一個計劃。盡管采用綜合的財務(wù)系統(tǒng)是一種最佳實踐，能提高財務(wù)報告的準(zhǔn)確性，但很少有公司會實施。他們不同的業(yè)務(wù)單位、部門和分枝機構(gòu)使用的是完全不同的會計系統(tǒng)，使用多種形式、類別和標(biāo)準(zhǔn)來匯報稅務(wù)數(shù)據(jù)。這就使稅務(wù)工作和審計防范周期中數(shù)據(jù)的整合工作耗時又耗財，還會把錯誤帶入流程并產(chǎn)生額外的問題。不幸的是，如果處理不當(dāng)，替換一個全新的系統(tǒng)就和使用多個分散系統(tǒng)一樣昂貴。許多領(lǐng)先企業(yè)在一段時間內(nèi)分步實施轉(zhuǎn)變，也許兩年或三年，這延長了支付期限，使員工能在新系統(tǒng)完全啟動前有接受和學(xué)習(xí)的機會。首先，公司要在技術(shù)人員的幫助下檢查其需求。綜合財務(wù)系統(tǒng)把所有業(yè)務(wù)與一般的信息技術(shù)和兼容的軟件聯(lián)系起來。他們支持對標(biāo)準(zhǔn)化會計系統(tǒng)和簡單的總帳的使用——這能保護財務(wù)信息流并消除可能的信息失真。稅務(wù)部、業(yè)務(wù)單位和其它財務(wù)運作部門的代表可以根據(jù)其特定和共同的需求提出建議，使系統(tǒng)能更好的支持他們的工作。對稅務(wù)部來說，這種支持尤為重要，因為如果稅務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不及時或不完整，公司會產(chǎn)生不良法律后果。通過標(biāo)準(zhǔn)化全球范圍內(nèi)辦事處的核算系統(tǒng)，TNT全球快遞－座落于阿姆斯特丹的國際快遞公司－顯著的提高了其稅務(wù)執(zhí)行和審計流程?，F(xiàn)在公司使用一個統(tǒng)一的分類總帳，稅務(wù)部門能更好的及時獲取和驗證財政信息，并更準(zhǔn)確的打算財政和稅務(wù)披露。該做法反過來也幫助審計流程。TNT每次有15－25政府審計，自1994年起沒有進行過稅務(wù)調(diào)整。2. 在交易層面，電子化的生成與稅務(wù)有關(guān)的財務(wù)信息編碼。用于稅務(wù)的編碼能識別財務(wù)信息的突出特點，這樣它能受到必要的稅務(wù)處理。通過把編碼應(yīng)用于交易層面，公司能及時組織輸入財務(wù)系統(tǒng)的信息。數(shù)據(jù)被自動的分類和傳遞，有時還會進入稅務(wù)計劃編制和稅務(wù)合法性軟件。編碼流程獲取稅務(wù)和財務(wù)報告的數(shù)據(jù)。領(lǐng)先公司的稅務(wù)部參與編碼的制定，這樣就能獲得準(zhǔn)確的稅務(wù)信息。通常，編碼能識別重要的數(shù)據(jù)特點，例如： 交易的本質(zhì)，如銷售、采購、合并或收購 產(chǎn)生的稅務(wù)，如所得稅、營業(yè)稅或財產(chǎn)稅 特別稅務(wù)處理，如可扣除成本或經(jīng)營損失3. 對各業(yè)務(wù)部門和財務(wù)操作部的員工進行有關(guān)正確運用稅務(wù)編碼的培訓(xùn)，并監(jiān)控他們的工作。培訓(xùn)員工如何正確對稅務(wù)數(shù)據(jù)進行編碼能減少公司由于錯誤或不完整的財務(wù)信息而無意中填報錯誤的納稅申報單的可能性，這類錯誤會導(dǎo)致額外的評估、懲罰和罰息費用。這還減輕了稅務(wù)部長期而高成本的手工對稅務(wù)數(shù)據(jù)進行確認的流程。一些公司把這類培訓(xùn)和日常操作結(jié)合起來。經(jīng)理和員工一起工作，幫助他們學(xué)習(xí)稅務(wù)問題和如何正確對財務(wù)信息進行編碼。另一些公司提供較為正規(guī)的培訓(xùn)，就稅務(wù)和審計問題定期開展研討和學(xué)術(shù)會議。一旦員工接受了充分的培訓(xùn)，大多數(shù)公司發(fā)現(xiàn)這有助于管理他們是否正確的應(yīng)用了稅務(wù)編碼并獲得了稅務(wù)部準(zhǔn)備納稅申報單和建立審計防范工作所需的信息。要求稅務(wù)部員工找出錯編的稅務(wù)數(shù)據(jù)模型并定期與業(yè)務(wù)單位和財務(wù)部經(jīng)理會面，保證他們收到了所有業(yè)務(wù)交易的完整信息。4. 保存當(dāng)前完整的稅務(wù)記錄，并詳細記載每一次商業(yè)交易。完整而詳細的稅務(wù)記錄是對審計最好的防范準(zhǔn)備。它會提供公司需要的信息來支持其稅務(wù)狀況并建立稽查人員對公司的信心。當(dāng)稽查人員看到公司把其工作整理的井井有條，他們會認為公司沒有故意隱瞞，并為遵守稅法作出了努力。稅務(wù)記錄涵蓋了很多信息，包括所有業(yè)務(wù)交易、現(xiàn)有員工人數(shù)和賠償數(shù)據(jù)、支持稅務(wù)減免的活動細節(jié)，如資產(chǎn)貶值、慈善捐獻、存貨注銷、凈營運損失等。為了獲得這些信息，領(lǐng)先企業(yè)投資于電子數(shù)據(jù)庫，讓所有員工都能使用。他們還就稅務(wù)和審計記錄的保持流程對員工進行培訓(xùn)，這樣每個人都了解如何記錄其工作。C. 填制為審計作準(zhǔn)備的納稅申報單。原理167。 為什么運用最佳實踐當(dāng)公司在記錄納稅申報單之前花時間回顧潛在的審計事項時，稅務(wù)審計將成為一個低成本、完整的流程。作為對公司稅務(wù)地位的檢查，驗證他們是否得到了事實的支持，公司是否會卷入到不必要的法律風(fēng)險中去。一旦問題得到確認后，公司可以修正其稅務(wù)地位，減少稽查人員最終需要檢查的事件。最終結(jié)果是能夠縮短審計周期，減少調(diào)整次數(shù)。而且，接收審計的單位會與稽查人員能夠保持良好的工作關(guān)系。167。 公司能得到什么 便宜和持續(xù)的審計 更好的安全性，以及準(zhǔn)備充分的員工 對稅務(wù)地位的保護 與稽查人員保持更好的工作關(guān)系 更短的審計周期 減少調(diào)整的次數(shù)，避免評估、罰款和利息支出行動步驟——改進公司的流程1. 在準(zhǔn)備公司的納稅申報單時，編輯審計防范文檔。納稅申報單的準(zhǔn)備過程是編輯審計防范文檔的最佳時機，因為公司為檢查稅務(wù)記錄和依法納稅情況做好了準(zhǔn)備。同時，公司很容易確定它是否有足夠的信息來支持其稅務(wù)狀況——通過稽查人員的分析。如果有重要數(shù)據(jù)發(fā)生丟失，員工能在公司最后確定納稅申報單之前找到。這種早期的準(zhǔn)備工作能防止員工在審計開始后勉強拼湊一些根本不存在的信息，這會耽擱工作，還會削弱公司的審計防范工作。此外，公司能在還來得及對數(shù)據(jù)作出調(diào)整前，檢驗它們是否完全合法。2. 明確稽查人員可能會提問哪些問題。通過有根據(jù)的推測稽查人員會如何處理其納稅申報單，領(lǐng)先公司縮小了其審計防范工作的注意力。員工能集中精力就特定問題建立很好的防范措施，估計公司為自己辯護的力度。如果稅務(wù)狀況沒有得到很好的支持，那還來得及在納稅申報單最終定稿前進行修改。稅務(wù)部的資深人員通常具備識別稽查人員問題的必要技能。大部分人員有很多的審計經(jīng)驗，這豐富了他們的