【正文】 總預(yù)算9. 定期進(jìn)行總預(yù)算更新(每次調(diào)整設(shè)計或洽商變更后)，包括每一個承包、分包項目的成本控制詳情及其他項目開支，對設(shè)計方向提出建議，對設(shè)計或預(yù)算的調(diào)整方向提出建議、比較（此為價值工程工作的一部分）、審核由工料測量師準(zhǔn)備的每一個單項招標(biāo)項目的預(yù)算、審核由工料測量師準(zhǔn)備的工程量清單22 / 97，包括價格談判、評估工程變更涉及到的費(fèi)用變化，包括和設(shè)計師、監(jiān)理、技術(shù)部一起，審核所有的業(yè)主變更及承包商遞交的變更請求涉及的費(fèi)用、單價和數(shù)量。（包括業(yè)主管理費(fèi)用、財務(wù)成本等）增加進(jìn)行評估。，包括中期結(jié)算和竣工結(jié)算，編制工程結(jié)算報告、設(shè)備與施工方式的壽命周期與價格的關(guān)系，結(jié)合短期與長期利益分析，達(dá)到最佳成本控制造價/預(yù)決算工程師向造價/預(yù)決算部經(jīng)理匯報，負(fù)責(zé)項目的造價/預(yù)決算管理工作。其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ：1. 協(xié)助造價/預(yù)決算經(jīng)理的日常工作；2. 熟練運(yùn)用定額文件，準(zhǔn)確率達(dá)到 100%；3. 審核工程招投標(biāo)工作的標(biāo)底；4. 協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好評標(biāo)、決算工作，參加合同的談判、審核過程；5. 深入現(xiàn)場，對工程項目重點(diǎn)部位關(guān)鍵環(huán)節(jié)做好核實工作；6. 負(fù)責(zé)工程款的審核工作，并提出撥付計劃和意見；7. 負(fù)責(zé)審核顧問公司的結(jié)算工作，對結(jié)算文件進(jìn)行詳細(xì)審核，并提出具體的書面意見；8. 編制項目最終的工程竣工結(jié)算報告；9. 各專業(yè)之間要積極主動做好配合協(xié)調(diào)工作，同時配合招投標(biāo)部門的工作；。 合同管理主管/工程師向造價/預(yù)決算部經(jīng)理匯報，負(fù)責(zé)項目的合同算管理工作。其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ：1. 協(xié)助并參與招標(biāo)過程中的商務(wù)合同談判至正式簽署的全過程；2. 了解其他部門對施工合同簽署進(jìn)度的要求，為技術(shù)部門進(jìn)行工程及時提供依據(jù)；3. 合同管理；4. 監(jiān)督合同的執(zhí)行，包括解答其他部門提出的與合同有關(guān)的問題；5. 準(zhǔn)備和發(fā)放潛在變更通知、變更草案、變更通知和工作范圍變更以便報批和分發(fā)。和設(shè)計師、技術(shù)部一起，審核和批準(zhǔn)所有的承包商遞交的變更請求；6. 處理承包商及材料供應(yīng)商的索賠申請。材料采購部經(jīng)理向成本控制部經(jīng)理匯報，負(fù)責(zé)項目的材料采購管理工作。其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ：1. 制 訂 并 監(jiān) 督 執(zhí) 行 材 料 設(shè) 備 采 購 工 作 程 序 ；2. 根 據(jù) 工 程 總 進(jìn) 度 計 劃 確 定 采 購 工 作 的 進(jìn) 度 計 劃 ， 確 保 材 料 設(shè) 備 適 時 進(jìn) 場 ；23 / 973. 配 合 造 價 /預(yù) 決 算 部 制 訂 甲 供 材 料 設(shè) 備 的 成 本 預(yù) 算 ；4. 制 訂 甲 供 、 甲 指 乙 供 材 料 設(shè) 備 清 單 ；5. 制 訂 甲 供 材 料 設(shè) 備 產(chǎn) 地 清 單 ；6. 組 織 確 定 對 甲 供 材 料 設(shè) 備 的 技 術(shù) 要 求 ；7. 組 織 材 料 設(shè) 備 考 察 ；8. 配 合 招 投 標(biāo) 部 、 造 價 /預(yù) 決 算 部 確 定 采 購 的 商 務(wù) 條 件 ；9. 負(fù) 責(zé) 進(jìn) 行 采 購 詢 價 ；10. 配 合 造 價 /預(yù) 決 算 部 進(jìn) 行 報 價 比 較 工 作 ；11. 配 合 招 投 標(biāo) 部 、 造 價 /預(yù) 決 算 部 進(jìn) 行 議 價 工 作 ；12. 配 合 造 價 /合 同 管 理 部 編 制 及 簽 訂 采 購 合 同 ；13. 采 購 合 同 的 執(zhí) 行 ；14. 負(fù) 責(zé) 進(jìn) 口 材 料 設(shè) 備 的 報 批 、 運(yùn) 輸 、 清 關(guān) 、 儲 存 、 進(jìn) 場 。成本控制部文員向成本控制部經(jīng)理匯報，負(fù)責(zé)本部門的日常文書工作。其工作職責(zé)包括下述內(nèi)容 ：1. 負(fù)責(zé)文件的起草、打印、傳送；2. 負(fù)責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商資源庫；3. 負(fù)責(zé)招投標(biāo)評標(biāo)會議的組織和準(zhǔn)備工作；4. 整理和歸檔成本核算文件和招投標(biāo)文件；5. 負(fù)責(zé)本部門日常辦公事務(wù)管理；6. 完成上級交給的其他工作。24 / 97 第三部分 項目編碼及文檔管理程序 引 言健全的項目編碼和文件檔案管理程序?qū)τ谔岣唔椖抗芾硇手陵P(guān)重要。建立完善的文件檔案調(diào)閱與收發(fā)程序能保證項目各項資訊通過正確渠道傳輸，且暢通無阻。然而，要使該程序充分發(fā)揮作用，還有賴于一個設(shè)計周全的文件檔案模式，即項目文件集中存儲以及目標(biāo)明確的追蹤報告。下面各章節(jié)主要描述在高效的項目管理實際運(yùn)作中常用的各類文件及其相關(guān)程序。由于篇幅有限，無法一一贅述，所以僅列出最常用的文件格式。在項目實際運(yùn)作中，可能需要建立其他標(biāo)準(zhǔn)化的文件格式，屆時將由項目總監(jiān)負(fù)責(zé)設(shè)計相關(guān)范本及其使用程序。所有提及的文件均附后。 文 件 歸 檔 程 序 電子文件歸檔項目全部文件應(yīng)集中存儲于一個在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（LAN）上建立的項目專用文件夾中，使項目管理團(tuán)隊所有成員包括項目管理組均可調(diào)閱。這樣，即使文件作者不在，仍可保證快速及準(zhǔn)確地找到該文件。這也有利于將項目所有相關(guān)數(shù)據(jù)單獨(dú)備份。在項目主文件夾下可根據(jù)不同功能或事業(yè)部門的劃分建立若干子文件夾，例如：? 行政? 設(shè)計? 進(jìn)度? 合同? 施工管理每一子文件夾可作為一根目錄，并可以按需要擴(kuò)建出更多子目錄。 書面文件歸檔深圳會議展覽中心目前已建立一套完備的適用于事業(yè)部門管理模式的文件歸檔系統(tǒng)。若深圳會議展覽中心選擇采用我們建議的項目管理團(tuán)隊模式，則歸檔系統(tǒng)將可大大簡化，這將在下面章節(jié)中進(jìn)行說明。建議采用與項目文件夾目錄一致的文件歸檔系統(tǒng)（見第九部分附件）。項目文件夾目錄、編號與文件存檔目錄一致，張貼于項目組文件柜，供各成員查閱文件索引。隨項目進(jìn)展，文件存檔目錄應(yīng)進(jìn)行增補(bǔ)，完善。? 文 件 編 碼 系 統(tǒng)注意！以下縮寫編碼方式可靈活掌握，一旦各方協(xié)定，即為唯一編碼，不得隨意更改，必須嚴(yán)格遵守。25 / 97 公函編號（編碼）系統(tǒng)? 本項目全部相關(guān)文件應(yīng)遵照北京銀泰中心批準(zhǔn)的格式書寫，并依據(jù)批準(zhǔn)的編碼系統(tǒng)建立文件查閱編號。?? 文件類型 縮寫? 傳真 F? 信函 L? 傳送單 TRN? 備忘 MEM? 會議紀(jì)要 MTG? 報告 RPT?? 編號常用方式，例：BUCG04F001? “BUCG”為文件接收單位名稱縮寫，“04”為年的縮寫，“F”為文件類型，“001”為流水代碼。 專業(yè)編號（編碼）系統(tǒng)專業(yè)分類代碼以設(shè)計院施工圖編碼為準(zhǔn)，編碼表見第九部分附件。考慮到項目將產(chǎn)生大量傳真與文件傳遞單，且假定深圳會議展覽中心與項目管理組共享一個中央文件目錄，為避免雜亂無章造成工作疏忽，可將各種文件劃分成兩類。第一類為深圳會議展覽中心發(fā)函，用“HW”表示，第二類為項目管理組發(fā)函，用“JIA”表示。這樣，傳真與文件傳遞單的編碼系統(tǒng)既為： 顧問編號（編碼）系統(tǒng)參與單位名稱縮寫YT 北京銀泰置業(yè)有限公司HITS 凱悅國際酒店集團(tuán)BLL 寶維士聯(lián)盛工程咨詢有限公司JPA 波特曼建筑設(shè)計事務(wù)所CSR Remedios SiembiedaSP Super PotatoCEEDI 中國電子工程設(shè)計院PB 栢誠（亞洲）有限公司LD Light Directions Ltd.CKP Creative Kitchen PlannersDLS 威寧謝中國MFT 邁進(jìn)外墻技術(shù)有限公司PlaceM Place MediaCSLL 金寶聲學(xué)環(huán)保顧問有限公司BUCG 北京城建集團(tuán)有限公司PUHCA 北京帕克國際工程咨詢有限公司GT 上海冠達(dá)爾鋼結(jié)構(gòu)有限公司JSH 深圳建升和鋼結(jié)構(gòu)公司26 / 97BGI 北京勘察設(shè)計研究院 文 件 收 發(fā) 程 序任何顧問方或承包商若未按規(guī)定之程序，格式或編碼系統(tǒng)來提交文件，則項目總監(jiān)有權(quán)要求其重新提交。 地址和郵件程序郵件和書面文件需寄往以下地址：XXXXXXX (填入會展中心項目辦公室地址)北京銀泰中心項目辦公室北京朝陽區(qū)建外大街 2 號 郵編：100022傳真需發(fā)至以下號碼： XXXXXXX (填入會展中心項目辦公室傳真號)（86 10） 65663101郵件上需明確注明相關(guān)收件人 – 總經(jīng)理，項目總監(jiān)經(jīng)理，文檔控制員等 來件受理過程在項目團(tuán)隊管理的工作環(huán)境中，所有來件均由指定的秘書或文檔控制員收取，并蓋上日期和傳閱印戳。典型的傳閱印戳請參見第九部分附件。蓋戳后的文件交給項目總監(jiān)供其審閱。如文件為上報方案、變更等需要多方提意見的，文檔控制員需將內(nèi)部傳閱單附在首頁。項目總監(jiān)在快速瀏覽郵件之后，需按郵件主題給予相應(yīng)的歸檔編號，并于日期印戳處及處理該郵件的合適人選旁注明“執(zhí)行”、“傳閱”或“抄送”。通常，來件由一人“Action——采取行動”，其余人員包括項目總監(jiān)只需“傳閱”或“抄送”。 然后放有經(jīng)過上述標(biāo)注的郵件的文件夾將返還給文檔控制員，由其進(jìn)行以下操作：1. 將 該 文 件 復(fù) 印 并 立 即 發(fā) 給 指 定 “執(zhí) 行 ”和 “抄 送 ”人 ；2. 如 文 件 上 有 一 個 或 多 個 “傳 閱 ”人 ， 文 件 應(yīng) 作 一 份 將 該 文 復(fù) 印 件 。 該 文 件 將 每 天 在 項 目 管理 組 成 員 中 傳 閱 ， “傳 閱 ”人 將 仔 細(xì) 閱 讀 任 何 條 款 ， 將 意 見 填 入 文 件 內(nèi) 部 傳 閱 單 內(nèi) （ 見 第九 部 分 附 錄 ） 或 傳 閱 文 件 上 。 當(dāng) 他 們 看 完 傳 閱 文 件 的 內(nèi) 容 后 ， 閱 件 人 將 把 文 件 傳 遞 給 下 一個 項 目 組 成 員 。 如 閱 件 人 想 保 留 該 文 件 供 今 后 參 考 ， 他 們 應(yīng) 自 己 作 一 份 復(fù) 印 。 所 有 的 項目 組 成 員 應(yīng) 在 文 件 發(fā) 出 的 當(dāng) 天 閱 讀 該 文 件 ， 并 在 當(dāng) 日 結(jié) 束 前 歸 還 文 件 管 理 員 。 然 后 文 件 管理 員 將 填 寫 了 各 “傳 閱 ”人 意 見 的 傳 閱 單 抄 送 “執(zhí) 行 ”人 和 項 目 總 監(jiān) 。 件 復(fù) 印 多 份 并 于 當(dāng)天 發(fā) 給 指 定 “Copy——供 參 考 ”的 人 ；3. 將 原 文 件 根 據(jù) 項 目 總 監(jiān) 標(biāo) 注 或 項 目 文 件 目 錄 歸 檔 編 號 進(jìn) 行 歸 檔 。注意！項目承包商除可向其自己的分包商發(fā)送文件外無權(quán)向業(yè)主的其他部門、項目顧問或其他承包商直接發(fā)送文件。如果條件許可，文檔控制員需使用登記本來記錄每天收到的郵件，以供查詢。27 / 97 發(fā)函過程1. 項目組成員在發(fā)文前，應(yīng)先向文檔控制員查詢文件存檔統(tǒng)一編號，將擬好的文件交授權(quán)的簽發(fā)人簽署。2. 已簽字的文件交由文檔控制員統(tǒng)一發(fā)出，并同時將電子版文件存入項目電子版文件夾中。3. 如文件為對外發(fā)給承包商的文件，應(yīng)先將文件傳真至承包商指定號碼，然后將原件放入項目文件發(fā)放柜對應(yīng)的承包商文件發(fā)放格中，由承包商專人于每天上午 10：00 前來將原件取走，并在文件發(fā)放登記單（見第九部分附錄）上登記簽字。文檔控制員將發(fā)出文件的復(fù)印件交給文件指定項目組傳閱人傳閱后，按項目文檔目錄存檔。項目組人員在傳閱文件時應(yīng)及時處理，小心保管，避免傳閱滯后或文件遺失。4. 如文件為內(nèi)部信件，則由文檔控制員統(tǒng)一復(fù)印、分發(fā)，原件存檔；如為內(nèi)部審批報告，則需附上公司內(nèi)部報告審批單（見第九部分附錄），交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，將審批單復(fù)印交給經(jīng)辦人處理，原文件存檔。 承包商文件提交程序 承包商應(yīng)按照規(guī)定的程序和格式提交文件。? 承包商應(yīng)將需要審批的文件、方案、圖紙和樣本等同時分別提交給項目管理組和監(jiān)理。? 對項目管理組的提交數(shù)量必須是方案一式三份、文件兩份、圖紙按要求。? 對監(jiān)理的提交數(shù)量可與監(jiān)理商定。? 送審時間應(yīng)為周一至周五晚 6 點(diǎn)以前。? 審批回復(fù)周期通常情況一般為 3 個工作日。 圖 紙 管 理 圖紙分類1. 建筑師、室內(nèi)設(shè)計師提交概念設(shè)計階段過程圖（SD）2. 建筑師、室內(nèi)設(shè)計師提交擴(kuò)初設(shè)計階段過程圖（DD）3. 國內(nèi)設(shè)計院提交各類專業(yè)報審圖4. 國內(nèi)設(shè)計院提交施工圖（地下、地上部分按專業(yè)提交）5. 承包商提交施工深化圖6. 承包商提交竣工圖7. 供應(yīng)商提交設(shè)備/材料制造圖8. 其它 圖紙接收1. 設(shè)計院、承包商需按業(yè)主要求時間、需要份數(shù)提交圖紙及電子文件2. 正式發(fā)行的圖紙需有簽字、蓋章及發(fā)行版次和日期3. 圖紙?zhí)峤恍栌袀魉蛦魏蛨D紙目錄4. 文檔控制員需確認(rèn)圖紙份數(shù)、圖紙版次、張數(shù)是否與圖紙目錄標(biāo)注一致后，方可簽字接收28 / 97 圖紙發(fā)放1. 文檔控制員需按項目組要求準(zhǔn)確發(fā)放圖紙給指定承包商和監(jiān)理公司等相關(guān)單位，需要份數(shù)以合同規(guī)定或項目組負(fù)責(zé)人授權(quán)為準(zhǔn)2. 正式發(fā)行的圖紙需有圖紙繪制單位的簽字、蓋章及發(fā)行版次和日期3. 圖紙發(fā)放需配有傳送單和圖紙目錄，承包商簽字接收后方可取走4. 機(jī)電專業(yè)分包施工圖報審程序見后附 舊圖存檔一旦有新圖紙發(fā)行，文檔控制員需按照圖紙目錄將已升版的圖紙放入整套圖紙中，并將被替代的圖紙蓋上“作廢”標(biāo)記（見第九部分附錄），從圖紙中取出，將舊圖紙存檔?？倛D紙目錄的電子文件也應(yīng)做相應(yīng)修改。項目完工后，這些文件需存離現(xiàn)場工地，并可通過縮微攝影儲存。最后，所有設(shè)計圖紙的電子拷貝都應(yīng)做在光盤上，供項目組參考及歸檔。29 / 97附錄 文件收進(jìn)流程表開始指定的文檔資料控制員收到外部單位提交文件過程 A文件外是否注明為密件、私人信件或標(biāo)書過程 B直接送交收件人過程 C是完否文件是否合乎程序要求過程 D否 通知該單位修正并再提交過程 E是登記文件amp。蓋傳閱印章過程 F送項目總監(jiān)審閱amp。批注有關(guān)人員 過程 G文檔控制員按批注分發(fā)原件按編號