【正文】 　 　　企業(yè)在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，常發(fā)生以下文件管理的問題： 　*無法檢驗(yàn)是否應(yīng)增加窗體或文件一適應(yīng)企業(yè)活動(dòng)的需求。 　*人員不知道窗體如何填寫及傳遞，或是未依規(guī)定產(chǎn)生窗體、文件。 　*相關(guān)人員不知道公司內(nèi)部有哪些文件數(shù)據(jù)可供參考。　 　*人員在找數(shù)據(jù)時(shí)，不知道應(yīng)向哪個(gè)單位查詢。　 　*由于文件數(shù)據(jù)沒有適當(dāng)?shù)木幪?hào)，造成管理與查詢的困擾。 　　為了解決這些問題，在文件管理方面應(yīng)建立以下制度： 　*以窗體流程、信息流程為基礎(chǔ)，逐步檢驗(yàn)企業(yè)應(yīng)產(chǎn)生的窗體及文件等數(shù)據(jù)。 　*建立窗體類別及清單。 　*制定窗體格式。 　*建立文件編號(hào)的方式。 　*建立窗體數(shù)據(jù)產(chǎn)生與歸檔的機(jī)制。 　*設(shè)置文件管理中心。 　　數(shù)據(jù)管理與案例 　　“大哥！你有沒有搞錯(cuò)啊?！辈拍闷痣娫捑吐牭教谱诘谋г埂案阋狣客戶的服務(wù)計(jì)劃書，你給我J客戶的，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手啊，這事要是傳到J客戶耳朵里，我的頭發(fā)不被老總拔光才怪”。“J客戶？不會(huì)吧，我明明是寄D客戶的給你??？你等一下我看一下電子郵件。”李勇一手拿著電話，一手移動(dòng)著鼠標(biāo)，按了一下左鍵“不對(duì)??！我給你的電子郵件明明夾的是D客戶的檔案，你是不是搞錯(cuò)了?！碧谱诘穆曇麸@得不是很耐煩“沒錯(cuò)，檔名是D客戶的服務(wù)計(jì)劃書，不然我也不回轉(zhuǎn)交給謝副理，但內(nèi)容是J客戶的，人家已經(jīng)打電話來問了，還好我跟他交情夠好，不然就慘了，不信你自己打開來看?！崩钣逻B忙Click兩下左鍵“......真的！天啊！怎么會(huì)這樣？”“謝副理也真是的，竟然把服務(wù)計(jì)劃書搞丟了還來跟我們要，不過人家是客戶嗎。你趕快找出來，核對(duì)完規(guī)格無誤就要簽驗(yàn)收了，明天給我。”　　聽到唐宗冷冷的掛上電話，李勇依然一臉疑惑，喃喃地念著“怎么會(huì)這樣？明明是D客戶的檔案啊？怎么會(huì)變成J客戶的？什么時(shí)候被改掉的？”右手移動(dòng)鼠標(biāo)點(diǎn)選了下方檔案總管的方框，打開D客戶的文件夾看了一下檔案的修改日期“１１月２號(hào)？怎么會(huì)呢?。乖鲁蹙秃灱s了怎么到了１１月還會(huì)改？是誰(shuí)動(dòng)的？”李勇愈想愈迷惑，繼續(xù)收尋腦中的記憶“１１／２號(hào)發(fā)生了什么事？J客戶？問一下小容好了?！弊笫职戳诵∪莸姆謾C(jī)號(hào)碼，聽到熟悉的問候聲“小容啊，你記不記得１１月２號(hào)有誰(shuí)動(dòng)過我的檔案數(shù)據(jù)？跟J客戶有關(guān)的?！薄埃保痹拢蔡?hào)？有啊，那天下午你不在，趙勝正在趕提給J客戶的服務(wù)計(jì)劃書，問我有沒有電子業(yè)的范例可以參考，我跟他說你有，叫他自己去找。發(fā)生什么事”?！靶≮w！天??！那個(gè)白目?！崩钣掳l(fā)出一聲哀嚎“他把我的源文件蓋掉了，這個(gè)天殺的，他人呢?”小容心怯的回答“他今天沒外出，應(yīng)該在位子上吧，你去找他，不關(guān)我的事”急忙掛掉電話。 　　“小趙”坐在位子上的趙勝嚇了一跳，轉(zhuǎn)頭一看李勇怒氣沖沖的走進(jìn)辦公室，還來不及反應(yīng)頭上就被叩了兩下“你給我從實(shí)招來，你干了什么好事，為什么我D客戶的服務(wù)計(jì)劃書的檔案會(huì)變成J客戶的？”趙勝雙手抱著頭，邊閃避李勇的攻擊邊回答“那一天老總逼著我要J客戶的服務(wù)計(jì)劃書，我寫不出來，好不容易透過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)找到你的數(shù)據(jù)，一時(shí)高興，忘了把它拷貝出來就直接該了。你就饒了我吧！”。李勇雙手拉開蒼鷹搏兔的架勢(shì)，一滿天花雨的手法不斷地叩著趙勝的頭“就是你就是你，是誰(shuí)允許你進(jìn)到我的計(jì)算機(jī)的，借檔案也不拷貝還直接改，害我出這么大的糗?，F(xiàn)在怎么辦？我明天去那里生計(jì)劃書給唐副理？”趙勝情急之下念頭一轉(zhuǎn)”您上次不是有請(qǐng)ＭＩＳ備份資料嗎？去跟他們問問看，應(yīng)該有吧！”“最好是有，不然你就看我怎么修理你?！崩钣履闷鹱郎系脑捦簿蛽芰穗娫挼剑停桑?。 　　“備份資料？早就殺掉了。我們又沒有規(guī)劃備份數(shù)據(jù)的空間，上次是因?yàn)閹湍阒刈霏h(huán)境才有備份，做完當(dāng)然就殺掉了?！甭牭剑停桑硬挥焉频拇饛?fù)，他勇最后一絲希望也破滅了“您老師咧，小氣鬼，連個(gè)備份空間都不是很重要的，有點(diǎn)概念好不好！”“你才有點(diǎn)概念。也不想想，光是你一個(gè)人，檔安加郵件就２Ｇ了，誰(shuí)叫你美女圖不清掉，要是公司每個(gè)人都有跟我們要備份空間，那不是就好幾百，有本事你去叫老總花這個(gè)錢?！甭牭剑停桑訏斓綦娫挘钣罗D(zhuǎn)過頭來，目光找泄憤的目標(biāo)，克著趙勝的頭“都是你都是你，這下可好了，怎么辦？我不管，你一定要給我生出來?！本驮诶钣氯^如雨下的時(shí)候，小容聽到聲音走了進(jìn)來“好了啦！好了啦！你別再打他了，看他怪可憐的，上次項(xiàng)琳不是跟你借Ｄ客戶的服務(wù)計(jì)劃書嗎！她那邊應(yīng)該還有硬拷貝，跟她要回來就是了?！甭牭搅藳]有，還不快進(jìn)去。李勇收起拳頭對(duì)著趙勝咆哮“限你今天給我Ｋey完，明天一早我進(jìn)辦公室就要看到，你敢再裝烏龜就給我試試看?！薄　　∑髽I(yè)在頂目執(zhí)行過程中，常發(fā)生以下數(shù)據(jù)管理的問題：*不知檢討電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時(shí)點(diǎn)與頂目；人員未依規(guī)定產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)。 *電子數(shù)據(jù)未集中保管，也未建立共享機(jī)制。 *由于文件數(shù)據(jù)沒有適當(dāng)?shù)木幪?hào)，造成管理與查詢的困擾。 *機(jī)密的電子數(shù)據(jù)外泄，或是重要的電子檔案遭到修改。 *電子數(shù)據(jù)未做備份，數(shù)據(jù)萬(wàn)一毀損無法復(fù)原，導(dǎo)致重要的營(yíng)運(yùn)活動(dòng)中斷。 為了解決這些問題，在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立以下制度： *以窗體、信息流程圖為基礎(chǔ)，逐步檢查應(yīng)予電子化的數(shù)據(jù)項(xiàng)以及負(fù)責(zé)的人員 *規(guī)定電子檔案的調(diào)閱、修改權(quán)限 *購(gòu)置適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)軟件及硬件，建立資源共享的機(jī)制，同時(shí)建立專責(zé)的維護(hù)管理單位 *對(duì)外檔案往來權(quán)限，特別是針對(duì)研發(fā)相關(guān)資料的機(jī)密性，在資料外流方面應(yīng)有特殊的做法 　　項(xiàng)目的能力模型與績(jī)效管理 　　從行為理論的觀點(diǎn)來看，企業(yè)衡量員工績(jī)效的方式，會(huì)影響員工的行為，而員工行為直接決定項(xiàng)目的成敗。即使再完善的管理機(jī)制，搭配再?gòu)?qiáng)大的系統(tǒng)功能，都必須有員工的配合，才能發(fā)揮預(yù)期的功效。我們?cè)谶@里舉一個(gè)例子，如果研發(fā)主管是以線路圖畫的多，畫的好作為考核人員績(jī)效的唯一指標(biāo)，就不會(huì)有人愿意制作項(xiàng)目管理所需之文件，例如產(chǎn)生時(shí)程表、會(huì)議記錄、工作日志，在這種情況下，項(xiàng)目管理的工作不可能落實(shí)。 　　機(jī)制主義及關(guān)鍵績(jī)效的觀點(diǎn)，在于對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)立控制點(diǎn)，協(xié)助管理者監(jiān)督人員的工作情形，督促人員朝企業(yè)策略方向前進(jìn)。然而即使設(shè)立了足夠的控制點(diǎn)，人員是否配合依然對(duì)研發(fā)作業(yè)效能提升的程度，具有決定性的影響，此時(shí)需要通過調(diào)整績(jī)效管理制度，適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)與懲罰，讓人員愿意為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力而努力。所以項(xiàng)目管理制度，應(yīng)以合理的績(jī)效管理制度作為其極限。 　　我們?cè)谶@里必須強(qiáng)調(diào)，一個(gè)有益的績(jī)效管理制度，是一個(gè)能讓部門主管及人員都樂意接受的制度；不合理的績(jī)效指標(biāo)只會(huì)掀起公司內(nèi)部的斗爭(zhēng)、引發(fā)人員的抱怨，對(duì)研發(fā)競(jìng)爭(zhēng)力的提升有害無益。 　　此外一個(gè)合理的績(jī)效管理制度，必然是以健全的能力模型(CompetencyModel)為核心，然而這也是臺(tái)灣企業(yè)最缺乏的一環(huán)。根據(jù)安達(dá)信組織的全球最佳項(xiàng)目管理實(shí)務(wù)，能力模型是人力資源的核心，企業(yè)必需依據(jù)能力模型，作為錄用與升遷的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)劃教育訓(xùn)練課程和資源，指派人員工作事項(xiàng)以及執(zhí)行績(jī)效考核。能力模型也是一切管理活動(dòng)（包含標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)的建立）的基礎(chǔ)。 　　理想的情況，整個(gè)項(xiàng)目管理架構(gòu)是以能力模型為基礎(chǔ)運(yùn)作的。在能力模型中，企業(yè)必須分析各類人員在執(zhí)行一項(xiàng)工作是，必須具備什么樣的能力。以新產(chǎn)品開發(fā)而言，項(xiàng)目成員可能必須具備項(xiàng)目管理和產(chǎn)品設(shè)計(jì)的各種專業(yè)技術(shù)、對(duì)于部分行政作業(yè)的了解以及報(bào)告撰寫等基本能力。 　　透過能力模型，企業(yè)才能評(píng)估每個(gè)人員應(yīng)執(zhí)行的工作項(xiàng)目以及應(yīng)達(dá)成的目標(biāo)，其中包含各級(jí)人員在項(xiàng)目管理方面應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任以及應(yīng)執(zhí)行的工作，如此我們?cè)O(shè)計(jì)的項(xiàng)目管理機(jī)制，才會(huì)獲得全體人員主動(dòng)參與運(yùn)作，也才能達(dá)成項(xiàng)目管理及知識(shí)管理的目標(biāo)?！　≡凇澳芰δＰ团c績(jī)效管理”的部分有四個(gè)主要的工作項(xiàng)目： *工作與能力分析 *能力模型的建立 *標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)的制定 *績(jī)效管理制度的建立15 /