【正文】 單的解決。這些簡單的事情往往是做了可以，不做也沒關系。這個人很可能做了幾十件事，自己覺得很有成就，但卻沒有安排時間做該做的事，等到一切都來不及了，再來抱怨時間不夠。這其實是工作不負責任的表現(xiàn)。⑥ 無效工作無效工作是指做的工作不但無效，而且會妨礙其他工作的工作。這部分工作是不能做的。這類工作可以分為四類：? 過度生理需求每個人都有生理需求，例如喝水、上衛(wèi)生間、吃飯，這都很正常。但在企業(yè)中，一個員工過度的生理需求不但和企業(yè)的生產(chǎn)效率相悖，更是這個員工工作消極的表現(xiàn)。 【案例】某企業(yè)有一個員工，他每小時上衛(wèi)生間一次，每次進去都蹲 40 分鐘，帶茶、帶報紙進去；為了要“靈感” ，他每隔一小時要到辦公室外面抽 2 支煙；抽完煙口渴，再泡杯茶；茶喝多了就尿多，繼續(xù)上衛(wèi)生間……這樣的工作當然不會有效率。而老板碰到這樣消極怠工的員工自然要開除他。? 善后救火工作善后救火工作是指自己或別人做不好的事情，需要在事后進行補救。但這種工作只能當成一種意外，如果經(jīng)常發(fā)生，那就是不正常的。應該從一開始就把它做好，如果總是要做善后補救，只能證明這個工作應該改善和消除。 【案例】經(jīng)?！熬然稹钡膹S長某管理學家曾經(jīng)碰到過一個廠長，這個廠長得意地說，自己什么都懂，廠里經(jīng)常出現(xiàn)的善后補救工作都是自己來做。那個管理學家說：這是恥辱！一個廠長應該事先就安排好生產(chǎn)，而不是在生產(chǎn)出現(xiàn)問題后再去“救火”。產(chǎn)品壞了要返工、機器故障去搶修、物料沒來去催料，這都不是最理想的。應該從工作一開始就安排好，生產(chǎn)合格的產(chǎn)品、做好機器的保養(yǎng)、確保物料的順利供應，這才是一個廠長應該做的。? 重復工作因為不相信其他人，就找多個人去做同一件事情；或者因為不相信工作人員的辦事能力，而在后面安排很多主管審核他。這兩種情況都可能造成重復工作。重復工作即意味著不必要的工作，盡量減少重復工作本身就是提升工作效率的重要方法。管理就是對有問題的事情集中火力，對沒有問題的事情簡化管理，這就是管理的精髓。 【案例 1】供應商的免檢免驗某企業(yè)的供應商連續(xù)一年來紀律良好，從來沒有質(zhì)量不良記錄和數(shù)量短少記錄，也沒有交期延誤記錄。在這種情況下，該企業(yè)就可以給予供應商免檢的待遇。如果能做到 80%的供應商免檢免驗，而只針對 20%可能有問題的供應商集中火力去驗去檢，檢驗的效果就會好得多。 【案例 2】電腦審核簽單在企業(yè)中，沒有問題的單可以不簽，有問題的單才簽。如果系統(tǒng)正確，能夠保證從電腦自動打出來的單是沒有問題的，就可以不簽。主管只針對沒有經(jīng)過計算機審核的單來簽，由此主管的簽單可能只有以前的 5%甚至 1%，工作量就會大大降低。? 可授權的工作部屬能夠做的工作，主管沒有必要再去做那些事情。領導的最大職責是組織部屬完成 好工作任務。事事親歷親為，只能表明自己組織不當。 【案例】親歷親為的廠長一個廠長看到廠里的通道被木箱堵塞了，就彎腰去搬，旁邊一個科長看到了，就指揮廠長搬。廠長搬得還挺高興，說他從基層干起，搬習慣了，每天不搬幾十箱，身體覺得不舒坦……實際上，廠長應該做的是制定好規(guī)則，明確責任。通道堵塞，就要找到相關的負責人問明白為什么這條通道上有木箱擋道，然后想辦法解決，而絕不是每次都自己來搬木箱。一個優(yōu)秀的管理者首先要消除這些無效工作，其次要把例行工作標準化，然后集中火力做重要且急迫的事情和雖不重要但急迫的事情，最后再把工作安排好，這樣就能提升工作效率。主管的作用在于提升一個單位或者一個部門的績效。倘若每天都在做固定的工作，就無法提升和改善績效。所以一個勝任的主管應該有 80%的時間進行思考、研究、計劃和改善。 【自檢 21】時間管理對工作的六個劃分中，應該集中精力做哪兩件事情？____________________________________________________________________________________________________________________________________ 見參考答案 2－1 落實 5W2H 如何制定工作計劃？這里有一個非常簡單、好用的工具，叫 5W2H，這 5 個 W 和 2 個 H分別是 What、Who、When、Where、Why 和 How、How much，下面對它們做一個詳細地介紹。 ：做什么，目的What，意思是計劃做什么事、做這些事情的目的是什么。并不是每一個人都知道自己所做事情的目的。目的既包括要完成的事情的結果，也包含著一種挑戰(zhàn)的意思，即這個結果應該讓自己有所進步。 【案例】飲食的目的飲食的目的何在？人吃東西是為了生存，但企業(yè)做飲食卻是為了盈利。不搞清楚這一點，企業(yè)不可能生存。如果不訂立一個可以挑戰(zhàn)的目標，企業(yè)相對于其他的競爭者而言也不可能有什么優(yōu)勢，那么企業(yè)就永遠不可能做大。 ：唯一主辦者，協(xié)辦者，相關者Who 指的是計劃中誰是唯一主辦者，誰是協(xié)辦者，誰是相關者。? 唯一主辦者計劃中只能有一個對這個事情負全部責任的人，叫做唯一主辦者。如前所述，一個計劃只能由一個人承擔責任，否則可能造成大家都推卸責任，而導致計劃的失敗。? 協(xié)辦者計劃中除唯一主辦者之外，協(xié)助主辦者執(zhí)行這個計劃的人叫做協(xié)辦者。? 利害關系者和計劃有利益上的聯(lián)系，能夠影響企業(yè)成敗的人，叫做利害關系者。很多計劃胎死腹中，原因就在于利害關系者的反對。一個好的計劃執(zhí)行者必須考慮利害關系者的感受，讓他們支持這個計劃，或者不反對這個計劃。 3. When：開始時間，進度，完成期限When 是指時間管理，前面已經(jīng)有過表述，這里強調(diào)的是時間的準確性。要講清楚準確的時間，并得到承諾，切不可模糊。 【案例 1】某些人的時間觀念一些人的時間觀念讓人難以理解，他可以不顧生命穿越快車道，只為了省 20 秒時間；穿越之后卻可能站在路邊聊天，閑聊兩小時沒事做。最后發(fā)現(xiàn)他搶來的 20 秒時間被他在路邊閑聊浪費掉了。 【案例 2】“馬上辦”一個主管答應另一個人：“我馬上把這個事情辦好。 ”這個人等了 3 天那個主管還沒辦。這個人問：“你怎么還沒辦??？”他說“我要把手上的事情做完了才能馬上辦那件事……”可見，在沒有承諾確定時間的情況下，時間是灰色的、模糊的，在這種情況下，人們很難正確地把握“馬上辦”的概念。在時間管理上，對一個人先講清楚具體時間要求，然后再要求承諾，一般這個工作都能如期完成。在實際工作中對于一個計劃的開始時間和完成期限都要講清楚，并且時間越準確越好。如果中間時間很長，可以按照小時、天數(shù)等提出一個進度，以便檢查時有所遵循。這樣，即便有點誤差也還可以補救，而不至于等兩個月后發(fā)現(xiàn)延誤再補救也來不及了。 4. Where：環(huán)境分析、市場調(diào)查、通路選擇Where 是空間管理，所有的管理一定要根據(jù)不同的環(huán)境、市場、通路等空間因素而因地制宜，尤其是地區(qū)間如果存在不同的需求，一定要經(jīng)過調(diào)整，不能僵硬地套用。由于各個地方的差別很大，所以一種管理方法不可能放之四海而皆準，而應該因地制宜。例如，北京的城市管理非常好的部分，可能也適用于上海；但是如果全部照搬，最后很可能會失敗。 5. Why：替代案（預備案） ，最佳提案Why 是為什么要這么做，為什么要采用所擬定的方案。? 這個方案是現(xiàn)在所用的最好的方法嗎一個好的計劃制定者需要不斷考慮，是不是還有更好的方法，絕對不能滿足現(xiàn)狀。? 這個方案有備案嗎一個成功的計劃要根據(jù)可能發(fā)生的變化和狀況制作預備方案，如果意外真的發(fā)生了，可以把最接近的預備方案拿來，稍微修正就能使用。沒有預備方案的計劃，等到發(fā)生了變化再去想辦法，往往會驚慌失措，甚至忙中出錯。 6. How：方式，方法How 指的是方式和方法。? 方式和方法從哪里來方式和方法來自于目的。有了清楚的目的，才能定出一個明確的目標，有了明確的目標才能找到正確的方向，有了正確的方向才能找到有效的方式，有了有效的方式才能找到一個成功的方法。所以目的、目標、方向、方式、方法是一脈相承的，如果目的不對，方法再好也不會有好的效果。? 學會突破一般人受到習慣領域框架的限制，喜歡用他習慣、熟悉和擅長的方法，而不愿意去做一些改變，也不愿意去用更好的方法。任何方式和方法都應該強調(diào)兩個字，即“突破” 。管理者必須突破自己習慣領域的框架，采取一些更好的方法，只有這樣才能夠有競爭的優(yōu)勢。 7. How much：效益分析、成果評估 How much 說的是效益分析，效益分析包括盈虧和機會得失。? 盈虧在效益分析中討論成本和利潤，或可節(jié)省資金，或可挽回損失，就叫盈虧。? 機會得失效益分析除了考慮盈虧之外，還需要考慮機會得失，包括機會利得和機會損失。盈虧是眼前看得到的，機會得失可能要通過整體和長遠時間才能看得到，但是整個效益一定是盈虧加上機會得失。 【案例】投資的機會損失某人的所有可用資產(chǎn)是 10 萬元，通過各種風險評估認為，若將這些資產(chǎn)用于投資，可以賺 100 萬元，他便進行了投資。投資以后發(fā)現(xiàn)還有另外一個投資，風險評估相當，但可以賺 1000 萬元，因為時間已經(jīng)來不及了。這一次他的盈利是 90 萬元，但因為失去了那個賺 1000 萬元的機會，機會損失是 900 萬元，最后的效益就是負 810 萬元。 第五講 工作調(diào)派及跟催（上） 出人頭地的秘訣 1. 鋼鐵大王的故事美國著名企業(yè)家和演說家卡耐基，曾經(jīng)懸賞 10 萬美金尋找管理時間的方法。 【案例】卡耐基的時間管理美國有一個非常有名的企業(yè)家叫卡耐基，他是一個大企業(yè)家，也是一個大慈善家，還是一個演說家，經(jīng)常有人請他去演講成功的秘訣，非常忙。他最大的遺憾就是時間不夠用。因此他懸賞 10 萬美金，誰能夠找出一個方法讓他的時間夠用，他愿意付給那個人 10 萬美金，考慮到物價上漲的因素，那個時候的 10 萬美金等于現(xiàn)在的 500 萬美金。于是信件如雪片般飛來，他請了十幾個助理，按照他的要求去篩選，篩選出符合他原則的，才交給他看。他從這其中看到一個方法，于是他就照著去做，一做之下果然有效，從此時間夠用。他也依照自己的承諾，付給那個提供方法的人 10 萬美金。實際上那個人給卡耐基提供的方法很簡單，共分三步：第一，把事情依輕重緩急，按照優(yōu)先順序排列；第二，衡量自己的能力和努力，確定自己是有能力沒努力，還是很努力但是沒能力。依此估計自己一天可以完成幾件事；第三，根據(jù)自己的能力和努力，知道一天可以完成哪幾件事，然后按照優(yōu)先順序表上最前面的那幾件事，全力以赴，專心做好，其他的事暫時不要去管。實際上，人們不是真的事情多，而是因為每件事情都沒有做完，留下一些尾巴，事情才會越積越多。如果每天全力以赴把該做的事情都做完了，不要留下尾巴，每一天可能只要做好五六件事就夠了。時間管理就是專心去做最該做的、能力和努力可以完成的那幾件事，其他的事先不要管他，這是時間管理的妙訣。 2. 孫子兵法：多算勝《孫子兵法》有一句話叫做“知己知彼，百戰(zhàn)不殆” ， “殆”的意思就是傷亡。這句話并不是說，通過了解彼此就能夠每一次都勝利，而是說如果打 100 次戰(zhàn)爭都沒有什么傷亡，就能夠保留元氣，贏得最后勝利。如果打了勝仗，但傷亡慘重，持久下來，最終很可能會失敗。成功就是保留元氣，能屈能伸，在別人都放棄的時候還能夠堅持，一直到成功。 【案例】海爾的成功之道對于成功之道，海爾認為就四個字“日清日高” ，日清就是每天把當日工作檢討一遍，把該做的事情做到今日事今日畢；日高就是每天進步一點點?？梢?，成功和失敗，在很多情況下只有一線之隔。成功就是要比別人更能堅持一些，而是否能夠堅持，依靠的是平常的鍛煉。海爾在平日的積累和進步可以給我們啟迪。 3. 一日之計在昨夜現(xiàn)今時代說“一日之計在于晨”并不合適，因為這句話出現(xiàn)于農(nóng)耕時代。現(xiàn)在的管理者早上起來再去準備當天的工作，恐怕時間就來不及了，他應該在晚上就把明天的工作安排好。成功是給事先準備好的人，而不是給那些臨時來湊合的人；成功是給有萬無一失準備的人，而不是給一邊做再一邊想如何打仗的人。所以現(xiàn)在應該說一日之計在昨夜。今天把明天所有的工作都安排好，過一個有備的明天，安安心心地一開始就能夠按計劃去實施，這樣才能夠領先他人，取得成功。 4. 每天進步一點點如果每天都能夠進步一點點，而不是進一大步以后退步一點點，日積月累一定會成功的。成功來自于持之以恒，成功來自于永不間斷的進步和努力。 【案例】對折白紙一張白紙，厚度假設是 毫米，假設它能夠無限對疊、無限對折，對折 4 次以后，才 毫米。但對折到 48 次以后厚度就差不多是地球到月球間的距離那么厚！而對折 56 次就是地球到太陽的距離那么厚了！一張薄薄的紙，只要你每天讓它折一次，剛開始不覺得怎么樣，一旦持之以恒，做出的成就可能連自己都會驚訝。 【自檢 31】思考一下，工作計劃中為什么負責任的人只能是唯一的一個人？____________________________________________________________________________________________________________________________________ 見參考答案 3－1 派工