【正文】 、信息管理質(zhì)量手冊、工作規(guī)范、行為準則等制度。負責(zé)維護公司的各軟件系統(tǒng)，保障系統(tǒng)準確高效運行。跟蹤和改善公司現(xiàn)有的系統(tǒng)使用。督促分總公司和各項目軟件系統(tǒng)的安裝，培訓(xùn)，使用和售后支持。負責(zé)監(jiān)督公司系統(tǒng)使用情況，針對各部門系統(tǒng)的維護職責(zé)進行稽查7. 完成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集和分析工作負責(zé)總公司系統(tǒng)實施工作的整體安排和協(xié)調(diào)；負責(zé)更新公司軟件系統(tǒng)實施進度及問題匯總；負責(zé)公司軟件系統(tǒng)檔案的建立、整理和維護1負責(zé)服務(wù)器的日常數(shù)據(jù)備份維護。1負責(zé)改良服務(wù)器的安全措施和病毒查殺。1負責(zé)公司本部電腦、打印機、傳真機等硬件設(shè)備的安裝、維護、升級1負責(zé)公司本部日常網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備的故障解決 1負責(zé)公司本部OA、財務(wù)、考勤等服務(wù)器的搭建、維護； 1負責(zé)各項目的信息化指導(dǎo)及技術(shù)支持。1負責(zé)各項目的信息化技能培訓(xùn)和督查工作。1負責(zé)定期巡查公司和各項目軟硬件系統(tǒng)運行狀態(tài)，并作出具設(shè)備運行狀態(tài)表1負責(zé)各項目的息化發(fā)展方案和計劃。14. 完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項。 工作條件：3. 工作場所：公司辦公區(qū)域4. 環(huán)境狀況：舒適危險性：無危險，無職業(yè)病危險第三章行政人事部作業(yè)標準及流程第一節(jié)行政部作業(yè)標準及流程一、 文明辦公管理作業(yè)標準及流程 目的為維護公司辦公區(qū)的辦公秩序，規(guī)范員工文明辦公行為，嚴肅勞動紀律，強化公司基礎(chǔ)管理，樹立良好的現(xiàn)代企業(yè)形象，制定本管理制度。適用于公司各職能部門、各子（分）公司、各項目辦公區(qū)域的文明辦公管理工作。為強化企業(yè)基礎(chǔ)管理，嚴肅勞動紀律，制定辦公室區(qū)域6S管理標準、從而對公司各員工文明辦公行為進行規(guī)范，維護公司辦公區(qū)的辦公秩序。 職責(zé) 總公司行政人事中心：，負責(zé)組織培訓(xùn)、宣貫、檢查，對違反規(guī)定的員工進行勸誡并登記予以考核。、檢查，根據(jù)督察結(jié)果實施處罰。、各項目辦公區(qū)域進行不定期抽查，根據(jù)檢查情況實施處罰。：負責(zé)文明辦公工作的落實，督促總部各員工遵照執(zhí)行，責(zé)成不符合規(guī)定的員工及時整改，行政經(jīng)理承擔(dān)直接管理責(zé)任。（分）公司、項目部 子（分）公司、各項目第一負責(zé)人：對本公司的文明辦公承擔(dān)管理責(zé)任，全面負責(zé)本公司的文明辦公管理工作，督促行政管理單位進行監(jiān)督、檢查。 子（分）公司行政管理單位：行政管理第一負責(zé)人承擔(dān)直接管理責(zé)任，行政管理單位負責(zé)對總公司制定的相關(guān)規(guī)定對所在公司進行及時培訓(xùn)和宣貫，隨時進行檢查，做好檢查記錄、實施處罰，并進行整改。同時在每月5日前將上月的文明辦公檢查情況上報總部行政人事部。 程序內(nèi)容（1） 辦公桌面擺設(shè)不超過以下物品：電腦顯示器、鼠標、筆筒、臺歷、文件框（12個）、文件欄（架）、電話機、水杯、盆栽植物、小件個性化擺設(shè)不超過3件。(見支持性表單) （2）辦公桌面以靠近過道、空曠區(qū)域為外側(cè)，以靠近墻面、隔斷、對桌為內(nèi)側(cè)?；⌒无k公對稱桌上文件框、文件欄（架）、較大件物品以靠近左右側(cè)整齊擺放（盆栽植物可根據(jù)實際位置錯落定）。 （3） 電腦顯示器：顯示器放置于桌面接近于桌面線孔處，電源、信號連接線以最短距離進入線孔，不得明顯暴露于桌面。 （4） 文件框：文件框內(nèi)分類別豎立放置文件夾、冊、抽桿文件冊、成冊書本。 （5）零散紙張、文件、資料入冊、入盒、入柜，勿隨意放置于桌面顯眼處。 （6） 鼠標放置于顯示器右側(cè)，電話機、放置于辦公桌左側(cè)或弧形桌中間，接線盡量隱藏。 （7）離開辦公桌30分種以上或下班、午休時間，個人辦公桌面物件按定制化標準回歸原位，保持桌面整潔干凈。 （8）電腦主機安放于桌下接近桌孔處，電源線、網(wǎng)線、插線板整齊有序。 （9）辦公椅保持面向辦公桌，不得用于搭放衣物和其他私人物品。（10） 桌面下、推柜上、電腦機箱上不得用于堆放雜物，推柜抽屜內(nèi)物品陳放整齊有序； 紙簍、雨傘等物品按規(guī)定位置擺放，未作具體規(guī)定的放在隱蔽處。 （1）公共區(qū)域墻面、柱面、公共空間可設(shè)置體現(xiàn)公司文化、團隊文化的裝飾、裝潢，但務(wù)必統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計，保持完好、潔凈、整齊、有序。 （2）公共區(qū)域、走廊、通道禁止堆放、懸掛雜物。 （3) 辦公設(shè)施擺放整齊有序，不阻礙通道。不得私自隨意調(diào)整辦公桌、椅及辦公設(shè)施設(shè)備的擺放位置，因工作需要臨時挪用的，用完后須及時擺放回原處。 （4) 報紙、資料須統(tǒng)一放置。看完放回原處，不得亂放，不得剪切雜志。 （5） 人人均有義務(wù)時刻保持公共區(qū)域的地面衛(wèi)生。 清潔衛(wèi)生衛(wèi)生標準（1） 個人區(qū)域：個人桌面、物件、鍵盤、顯示器、隔斷等表面保持干凈整潔；電腦機箱、機箱架、鍵盤架、插線板、縫槽等手可觸及之處無積灰。玻璃材質(zhì)隔斷要求保持明亮透明、無張貼物。（2) 部門辦公區(qū)域：地面墻面干凈整潔，桌椅、文件柜、衣架、報架、辦公設(shè)備等凡手可觸及之處無積灰。墻角、頂棚、隔斷及縫隙等衛(wèi)生死角無蛛網(wǎng)、無垃圾。（3） 庫房及檔案室衛(wèi)生：定期除塵打掃，庫房物資應(yīng)分類整齊堆碼并標識，檔案室檔案柜排列整齊，檔案盒背脊清晰，按序列存放，立體存儲節(jié)約空間，做好防火、防潮、防蟲、防盜工作，有特殊保管要求的要按照保管要求執(zhí)行。 所有員工有義務(wù)保持辦公區(qū)的整潔、衛(wèi)生。 清潔頻率：個人辦公區(qū)域每日清潔打掃；本辦公區(qū)每周清潔打掃；庫房、檔案室以及其它衛(wèi)生死角每月清潔打掃。辦公區(qū)域內(nèi)嚴禁亂扔紙屑、隨地吐痰，紙屑等污物應(yīng)丟進紙簍。員工應(yīng)自覺維護茶水間的衛(wèi)生，不得將茶葉、米飯等亂倒于洗碗池內(nèi)，維持茶水間地面、臺面干爽、清潔。使用完清潔工具后，必須清洗干凈并放回原處，擺放整齊，不得亂放、亂扔。服飾著裝：（1）著裝原則A、周一至周四工作時間內(nèi)，凡進入總部辦公樓的所有員工必須著正裝（職業(yè)裝）、系領(lǐng)帶。若未著工裝，由行政部進行處理。B、統(tǒng)一工裝的員工應(yīng)按工裝著裝規(guī)定執(zhí)行。C、放假前一天（包括所有國家法定節(jié)假日）及需在周六、周日上班的，可著正式休閑裝。D、著裝基本要求：以展現(xiàn)公司形象、表現(xiàn)職業(yè)氣質(zhì)、符合職場環(huán)境為基本要求。E、男員工周一至周四工作時間內(nèi)，春、冬季必須著深色西服套裝配淺色長袖正裝襯衣、系領(lǐng)帶，；夏、秋季著淺色正裝襯衣、系領(lǐng)帶，配工作西褲、正裝皮帶。工裝款式、質(zhì)地以公司統(tǒng)一定制為準。F、女員工周一至周四工作時間內(nèi)，必須穿著公司制定的西服套裝（褲裝或套裙均可，裙裝需著與膚色相近的長絲襪）、素色正裝襯衫配西褲或裙裝等職業(yè)裝。上衣必須有袖，下裝褲長不得短于腳踝（俗稱九分褲），裙長不得長于小腿肚或短于膝蓋上6公分。G、禁止在周一至周四工作時間穿工作裝以外的服裝，特殊情況除外(如：孕婦)。H、周一至周四工作時間內(nèi)，男員工應(yīng)著深色皮鞋，配深色襪子；女員工可著與職業(yè)裝配搭的皮鞋、魚嘴鞋、涼鞋。禁止穿休閑皮鞋、皮涼鞋、運動鞋、休閑鞋、色彩鮮艷的皮靴（含白色皮靴、皮毛外翻的靴子）、休閑涼鞋、涼拖。I、著正式休閑裝的要求：可著牛仔褲/裙、運動褲/裙、休閑褲/裙、T恤等。但褲長不得短于膝蓋、裙長不得短于膝蓋以上6公分，不得著過于暴露、夸張的衣服，如無袖背心、吊帶衫、低胸衣、透視裝、露背裝等。J、禁止佩戴造型、色彩過于夸張的配飾。K上班時間必須佩戴工作牌，工作牌應(yīng)端正地掛在胸前明顯處，照片朝外，不得藏于衣內(nèi)。總經(jīng)理可不佩戴工牌。個人儀容（1）保持個人衛(wèi)生及儀容儀表整潔，每天須檢查衣領(lǐng)、領(lǐng)帶、發(fā)型等是否得體。（2）須發(fā)A 、女員工前發(fā)不遮眼，不梳怪異發(fā)型；男員工前發(fā)不覆額、側(cè)發(fā)不遮耳，后發(fā)不超過衣領(lǐng)。B、所有員工不允許剃光頭，男員工應(yīng)每天剃須。C、確保頭發(fā)無不潔、無油膩、無皮屑，發(fā)色不鮮艷，發(fā)飾莊重，發(fā)型與身份相稱。D、確保面部皮膚清潔健康，女員工不濃妝、不殘妝，男員工勤修剪鼻毛，不留胡須。E、確?？跉馇逍聼o異味。F、不蓄長指甲，腋毛不外露，女員工涂抹指甲油不濃艷。G、上班時不能在客人面前或公共場所整理儀容儀表，必要時應(yīng)到衛(wèi)生間整理。 員工行為規(guī)范 舉止行為：( 1)工作中必須使用文明禮貌用語，禮貌對待來電、來訪人員，認真解答其詢問。正式場 合使用普通話，包括但不限于公司會議、集會活動、社交接待、培訓(xùn)、演講、辯論等場合。 (2) 工作時間內(nèi)不得聚集聊天、嘻鬧。工作時間內(nèi)不得從事與工作無關(guān)的活動。中午休息 時不得聚眾喧嘩、打牌、下棋。辦公區(qū)內(nèi)嚴禁吸煙，吸煙到指定區(qū)域。煙頭必須置入專用器具中。除因公務(wù)需要外，工作時間內(nèi)嚴禁飲酒。( 3)全體人員在工作溝通交流過程中，不論職位高低，應(yīng)彼此尊重、平等交流，用互相理解包容的心態(tài)，營造出和諧合作的整體工作氛圍，嚴禁采用粗暴過激的言行。 電話禮儀： (1) 鈴響三聲以內(nèi)必須接聽電話；(2) 拿起電話，應(yīng)清晰報道“您好”、“您好，公司”等等；(3) 認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應(yīng)請對方稍等，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人(或轉(zhuǎn)給當事人，如果當事人不在，應(yīng)告訴來人)；如對方有事相告或相求時，應(yīng)將對方要求逐條記錄，并盡量詳細回答；(4)中途若遇急事需要暫時中斷與對方通話時，應(yīng)先征得對方同意，并表示歉意；(5)通話完畢，須等對方放下電話后，方可放下電話。：倡導(dǎo)無紙化辦公，減少紙張使用。公區(qū)復(fù)印機使用后及時取件，不得丟棄于復(fù)印機處。注意紙張回收，文稿盡量雙面打印。了解辦公設(shè)備使用原理，科學(xué)、經(jīng)濟運用設(shè)備。辦公室如無人值守，最后離開者應(yīng)隨手關(guān)燈、關(guān)門、關(guān)窗，切斷辦公室內(nèi)包括飲水機在內(nèi)所有電器的電源。節(jié)約能源，冬天空調(diào)溫度設(shè)置在18℃22℃，夏季空調(diào)溫度應(yīng)為24℃26℃，在空調(diào)運行時，關(guān)閉窗戶。白天日光充足時，合理開啟照明燈。各員工應(yīng)熟悉各安全出口的位置，定期對各部門配置的消防器材有無過期、有無丟失進行檢查。時刻保持安全通道暢通。定期組織員工消防演練及安全培訓(xùn)，建立突發(fā)事件安全應(yīng)急機制。各辦公室門鎖鑰匙齊備，人走鎖門。私人貴重物品不得存放于辦公區(qū)，禁止將易燃、易爆、易污、易腐蝕及有異味的物品帶入辦公區(qū)。因業(yè)務(wù)關(guān)系或其他事宜來訪的人員，由接待前臺征詢或通知接洽人，信息核實后由前臺接待引領(lǐng)來訪人員至公司指定洽談區(qū)進行洽談。與部門聯(lián)系維保、調(diào)試等上門服務(wù)的人員或因特殊原因需進入辦公區(qū)進行洽談的來訪人員，由接待前臺通知經(jīng)辦人或接洽人，在經(jīng)辦人或接洽人帶領(lǐng)下方可進入辦公區(qū)。，及時舍棄、分類清晰、時刻清掃、長效保持、形成素養(yǎng)、保障安全。 （seiri）：定期清理辦公資料、物品，對需保存的重要物件進行歸冊入檔，對不需要的物件及時舍棄。 整頓（seiton）：對文件欄（框）內(nèi)的文件按使用頻率排序，常用資料隨手能及。 清掃（seisou）：經(jīng)常打掃個人辦公區(qū)域及辦公物件，保持衛(wèi)生清潔。 清潔（seikstsu）：維持整理、整頓、清掃成果，將三要素持之以恒。 素養(yǎng)（sitsuke）：遵守規(guī)定的事項，養(yǎng)成循規(guī)蹈矩的習(xí)慣，提高個人職業(yè)素養(yǎng)。 安全（Safety）：將工作場所會造成安全事故的發(fā)生源予以排除或預(yù)防，保障安全確保健康。 長效機制與督查處罰個人區(qū)域每日清潔，每位員工養(yǎng)成每日清潔打掃個人辦公區(qū)域的良好習(xí)慣。每日上班前10分鐘或下班前10分鐘，對個人辦公區(qū)域辦公物品、衛(wèi)生狀況進行自我清理與打掃。行政部監(jiān)督總部人員的每日清潔衛(wèi)生，并安排專人對公區(qū)衛(wèi)生負責(zé)清理打掃。 .2 督導(dǎo)檢查 定期或不定期對公司文明辦公執(zhí)行情況進行檢查與督導(dǎo)；每月對文明辦公制度例檢，每季度至少完成一次文明辦公大檢查，并對檢查結(jié)果進行公示； 季度督導(dǎo)須根據(jù)當時公司文明辦公管理執(zhí)行情況，選擇12個督察重點，進行著重檢查。 罰則 對嚴重違反以上規(guī)定，或?qū)医滩桓牡?，對當事人及其所在中心第一負?zé)人進行處罰；若違規(guī)者為中心級領(lǐng)導(dǎo)，則對當事人及其分管領(lǐng)導(dǎo)進行處罰，分別在每月績效里體現(xiàn)。 總部行政管理單位在對子（分）公司、項目的抽查中發(fā)現(xiàn)有員工違反相關(guān)規(guī)定，將對其項目負責(zé)人予以處罰，并在績效里體現(xiàn)。 對不配合工作、態(tài)度惡劣并造成不良后果的，視其情節(jié)處以績效扣款。 支持文件及表單《文明辦公示例圖》二、公文管理作業(yè)標準及流程 目的 為進一步加強和完善公司各類公文的管理，統(tǒng)一規(guī)范文件編制、報審、發(fā)放等環(huán)節(jié)的相關(guān)要求及操作流程標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本管理制度。 適用范圍 適用于總公司、各子（分）公司、各項目部的公文管理工作。 定義 公文：是指公司在經(jīng)營管理過程中按照嚴格的生效程序形成的，具有特定格式和載體的文字材料，它是傳遞指令、溝通信息、檔案管理的重要見證材料，是實現(xiàn)公司管理的重要工具和手段之一。本文所指公文為公司經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的日常文件，包括紙質(zhì)文件和電子文件。（文中稱為“文件”之處，均指“公文”。）： 外來文件：指政府部門、社會機構(gòu)、企（事）業(yè)機構(gòu)等外部單位綜合事務(wù)類的往來文件。 對外業(yè)務(wù)文件：指公司與外單位往來的涉及具體業(yè)務(wù)的文件。 內(nèi)部公司文件：指公司內(nèi)部的往來文件。 職責(zé)總部行政人事部是公司文書管理的歸口管理部門，負責(zé)制訂、完善文書管理總體規(guī)范和管理標準；負責(zé)公文的日常管理，包括公文的收發(fā)、報審，按照行文格式統(tǒng)一編排、審核清稿內(nèi)容、統(tǒng)一編號、登記等工作；負責(zé)文書管理工作的檢查、考核和監(jiān)督執(zhí)行工作。 程序內(nèi)容 文件類別：公司所有文件按歸檔要求分為公司檔案和公司文件兩大類。a）公司檔案是指具有歸檔保存價值的文件，由總部行政管理單位進行歸檔管理；b）公司文件是指各單位在業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的階段性重要文件，此類文件無需納入公司檔案管理，需由各單位文件管理員統(tǒng)一歸檔管理。 按文件內(nèi)容分為：a