【正文】 4．現(xiàn)在要開始對這些沒必要的事情或約會堅決地說“不”，那么，您準備如何說“不”呢？請將自己的設(shè)計記錄如下，并對照鏡子進行練習。 （二）第四代時間管理的10個贏得時間的錦囊妙計在時間管理中，第四代時間管理提供了10個贏得時間的錦囊妙計，它們是： 為重要任務(wù)或同類任務(wù)設(shè)立工作時間； 有針對性地回避，設(shè)立安靜時間，隨后進行回話； 在會議和個人約會中設(shè)立時間限制； 把優(yōu)先權(quán)作為所有工作的基本原則； 盡可能久地做那些確實關(guān)鍵重要的工作； 充分利用委托授權(quán)完成服務(wù)性工作； 將較大任務(wù)拆分成子部分進行（ 蠶食戰(zhàn)術(shù)）； 與自己商定完成A類任務(wù)的期限（數(shù)量、日期、事件）； 盡量完成重點任務(wù)（成熟感）； 按效率、有針對性地規(guī)劃。第五講 時間管理降龍18掌（上）時間管理的核心是效率和效能的提升，就是要規(guī)定和計劃好工作。例如可以用一個表格記錄一周的時間安排，把所有的個人工作和家庭生活事項全部記下來，然后做一些評判，通過這樣的記錄會發(fā)現(xiàn)，在每天的生活中確實有很多的事情是很無聊的，有很多的事情是不需要做的，這時，就可以把這些事情合并掉、刪除掉，或者把它們放在另外的時間段。通過這樣不斷地思考，盡量將目光聚焦于能夠帶來高回報的、重要的、有價值的工作和活動，這樣才能進入高效的時間管理之中。所以，開始規(guī)劃成功的時間管理需要做到以下幾個方面：◆ 記錄一周以來的時間安排，包括工作和個人生活的時間安排；◆ 分析哪些是不需要做的事情，把它們刪除掉；◆ 思考如何盡量聚焦于能帶來高回報的重要工作和活動。管理時間的前提是要了解自己的目前狀況，古語曰“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，只有登記和記錄自己的工作狀態(tài)，了解了自己的狀態(tài)后，才能改善自己的時間使用規(guī)則。一、掌控每天—不被牽著鼻子走◆ 生活就像馬戲團，有馴獸師也有動物生活就像馬戲團，除了馴獸師就是動物，如果人不做馴獸師的話，就可能會變成動物。同理，如果人不能控制好生活，生活就會控制人?！?積極努力行動，掌控每天每時只有掌握主動權(quán)，讓生活圍著自己轉(zhuǎn)，才能不使自己成為工作任務(wù)的奴隸，不成為時間的奴隸，做工作的主人，做時間的主人?！?改變原有思維，找到正確的行動方法一定要時時刻刻掌握主動權(quán)，改變原有的不重視時間、沒有規(guī)劃、腳踩西瓜皮—滑到哪里算哪里的思維。認真地把工作任務(wù)管理起來，把業(yè)余時間管理起來，把所有的時間管理起來，控制到每一天，甚至每一個小時?！?靜下心來思考，有耐心地分析有很多的高級經(jīng)理人感嘆下屬的執(zhí)行力不夠。在時間管理中，這種執(zhí)行力的實質(zhì)就是月月有計劃，周周有檢討，天天有目標，而且這個目標和計劃行動是永遠不可以分割的，執(zhí)行開始的地方就是下一次結(jié)束的地方，所以每天都要有目標。針對這個目標，要有行動計劃，然后不斷進行檢討，不斷積極努力地行動。掌握每一天，不斷進行反省，靜下心來做思考，能耐心地、更理性地分析，并且在今天下班的時候，把明天的規(guī)劃重新思考一遍，讓每個第二天都有提前做好的規(guī)劃。◆ 每天做有效規(guī)劃，要有次序和條理每個月末的時候，要對下月的工作做一個規(guī)劃，但是這個規(guī)劃是粗線條的，不可能細到每一天和每一分，所以月計劃要突出主要的工作、核心的工作、有價值的工作。規(guī)劃周計劃的時候，重點是突出每一天，每天上午重點干什么，下午重點干什么。規(guī)劃日計劃的時候，要在原來周計劃的基礎(chǔ)上，對明天的工作做一個微調(diào)，讓它變得更加切實可行。月計劃、周計劃和日計劃要不斷調(diào)整，計劃可以讓工作變得有秩序和有條理?！?一次只認真做好一件事，不急于求成一次只做一件事，不要太急于求成，否則會導致眉毛胡子一把抓。很多事情齊頭并進的時候，要有輕重緩急，如同10個手指彈鋼琴，先彈哪個音，再彈哪個音是有規(guī)定的。一次只能做一件事情，這就是聚焦的原則，過于著急可能會帶來負面的效應。二、確定目標—不窮于應付 有一位名人說過，人活著就是要有清晰的目標，將其寫下來，并且每個時刻不斷地激勵自己去朝著這個目標做。規(guī)劃做完了，就要開始設(shè)定目標，不為目標疲于奔命。要把設(shè)定的目標認真寫下來，寫下所有要做的事情就會發(fā)現(xiàn)，任務(wù)越多付出就會越多，成功的機會也就會越多，成功的可能性也就越大。有很多人都有自己模糊的目標、想法，但他們沒有把它精確地寫下來，于是這些目標計劃就永遠不能被實現(xiàn)。將目標寫出來的時候，就容易發(fā)現(xiàn)這些目標的缺陷，就要重新做整理，設(shè)定更現(xiàn)實的目標，這樣就符合SMART原則?！?S是明確具體的意思；◆ M是可衡量、可以測量的意思；◆ A是行動導向的，跟大目標相一致的意思；◆ R是務(wù)實可行的，就是跳一跳能夠得著，目標的高低比較適合，不是太高，也不是太低，具有一定挑戰(zhàn)性，同時又具有實現(xiàn)可能性的意思；◆ T是有時間限期的意思。設(shè)定目標，一定要符合SMART原則。例如建國前的共產(chǎn)黨員經(jīng)常喊兩句口號，第一句口號是“推翻蔣家王朝，建立新中國”，第二句口號是“解放全人類，實現(xiàn)共產(chǎn)主義”，這兩句口號中，真正具有價值的目標應該是第一句，因為第一句是有可能做得到的目標?！景咐课覈膫€現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標在上世紀80年代初期，我國開始實行改革開放政策，當時，在鄧小平同志的領(lǐng)導下，提出了實現(xiàn)四個現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標：第一步是要求在1980～1990年，國內(nèi)生產(chǎn)總值（即GDP）要翻一倍；第二步是到本世紀末，GDP要翻兩番；第三步是到下個世紀中頁，也就是2050年左右，基本達到中等發(fā)達國家的水平。20世紀80年代初設(shè)定這樣的目標，全國人民都為之振奮不已。這個目標的設(shè)定符合SMART原則，非常清晰、明確具體、可以量化、有具體數(shù)值的要求、有時間限期，這些目標就具有很強的可操作性。到1986年，全國GDP翻了一番，提前完成了計劃任務(wù)；到1995年，全國GDP翻兩番，也提前完成了計劃任務(wù)。而且到目前為止，廣東的人均GDP早已超過5000美元，浙江和江蘇的人均GDP可能在不久的將來超過5000美元，而一般所說的中等發(fā)達國家的人均GDP大概為5000～10000美元，這說明，在經(jīng)濟發(fā)達的省份實際上已經(jīng)進入到中等發(fā)達國家的水平。如果保持這樣的水平，估計到2030年就可以實現(xiàn)四個現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標。點評：國家要發(fā)展，必須要設(shè)定目標，企業(yè)要發(fā)展，也要設(shè)定目標，個人發(fā)展當然也需要設(shè)定目標。每一項工作任務(wù)，包括業(yè)余時間都需要有目標，目標是前進的方向，沒有目標和方向，最終的結(jié)果就可能是南轅北轍。設(shè)定目標不是坐在家里拍腦袋，不是按照自己的想法，不是做什么樣的目標都可以。目標決定結(jié)果，明確自己與全局的關(guān)系，明確上級和老板有什么樣的需求，明白內(nèi)部客戶和外部客戶的企盼，在這種情況下設(shè)定的目標才是切實可行的目標。綜上所述，目標的設(shè)定要遵循以下幾點：◆ 把目標寫下來，寫下要做的事；◆ 寫下的目標任務(wù)越多，付出的就越多，成功的機會就越多；◆ 目標是往何處去，想干什么，最終的結(jié)果是什么，針對結(jié)果做整體規(guī)劃；◆ 目標決定結(jié)果和方向，勾畫出清晰的藍圖，提供明確的行動指南；◆ ◆ 明確自己與全局的目標、老板的需求及內(nèi)外客戶的期望是什么。三、實事求是—不盲目樂觀◆ 少做過多的承諾，不要盲目樂觀設(shè)定目標以后，要實事求是，這就是SMART原則中的R，就是要求目標高低適合，不能太高，也不能太低，目標太高，可望而不可及，這種目標設(shè)定是沒有用的；目標太低，不能激發(fā)員工奮斗的欲望，工作的潛力就不能得到發(fā)掘。實事求是不僅僅是針對目標的設(shè)定，在工作任務(wù)的數(shù)量、自我的能力等各個方面都要實事求是，不能過于盲目樂觀，盲目樂觀容易犯大躍進的錯誤，可能會夜郎自大?！?承認問題和差錯隨時會發(fā)生，留出犯錯誤、被干擾和出現(xiàn)意外的余地承認問題和差錯是隨時會發(fā)生的，因為在現(xiàn)實中，突發(fā)事件和緊急事件不可能徹底鏟除，即使對B類事件的處理萬無一失，也要留出時間彈性，防止出現(xiàn)意外。做事要留有余地，不要把話說絕，不要把事做絕，時間安排也一定要有20%～30%的富余量。做計劃的時候應該留有余地，例如安排一天的工作時間，不能把8小時的時間擠得一分一秒都不差。同時，不做過多的承諾，做不到的不隨便承諾，提前打好預防針?！?開始行動時，要充分利用經(jīng)驗，總結(jié)以往教訓，考慮所需資源開始行動之前，要充分利用經(jīng)驗，總結(jié)以往教訓，考慮到所需的資源，包括人力、物力、財產(chǎn)等，將各方面的配合考慮周詳，一步一個腳印?！?不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨要忌諱“三拍干部”，不要抱怨埋怨，不要總找借口。俗話說“要為成功找方法，莫為失敗找借口”，如果“拍腦袋定任務(wù)、拍胸脯接任務(wù)，完不成任務(wù)拍屁股走人”，這樣的“三拍干部”只會失敗?！芭哪X袋定任務(wù)”，不跟大家一起進行慎重的思考和討論，是盲目樂觀，一意孤行；“拍胸脯接任務(wù)”，不估量自己有多大的能耐，任意拍胸脯，過多的承諾和許諾，只會導致失敗提早到來；最后完不成，“拍屁股走人”，推卸責任，甚至“拍肩膀”亂表揚，“拍大腿”充當事后諸葛亮，充當馬后炮，這都不符合實事求是的原則。四、制定計劃—不貿(mào)然行動 目標設(shè)定以后，要開始把目標轉(zhuǎn)化為行動，把藍圖變成現(xiàn)實，這時就需要制定計劃。但是在計劃與行動之間經(jīng)常有兩個極端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是貿(mào)然進行、馬上行動。而正確的做法是要制定計劃，“慢慢計劃，快快行動”永遠是取得成功的捷徑，而且，如果能“三個計劃而后行動”，則可以應對出現(xiàn)的突發(fā)事件，更好地適應情況變化。在考慮計劃的時候，要“民主計劃，專制行動”，也就是多考慮大家的意見，但是一旦事情定下來以后，一定要一竿子插到底，格殺勿論，并且要把“目標刻在石柱上，計劃寫在沙灘上”，即目標是不能輕易變更的，目標要清晰、明了，是可以寫下來的，而且是要符合SMART原則的。有一個成語叫“朝令夕改”，從現(xiàn)代管理學的角度來分析，如果改的是目標的話，就不能隨意改；但如果改的是計劃，就可以修正。對任務(wù)的每一個部分，都要明確預期結(jié)果和時間限期，計劃越具體、越詳實，任務(wù)落實起來就越實際，處理起來就越有條理。計劃越詳細越好，最好是詳細到大家都能夠聽明白，簡潔到大家都能夠聽懂，不會產(chǎn)生歧異，所以在詳細和簡潔之間，要求得一個平衡。計劃要做得很詳細，同時要充分溝通，然后一步一步實施。完成以后要進行獎勵，當然在執(zhí)行的中間要進行檢查和監(jiān)督。具體而言，制定計劃要做到以下幾點：◆ 要防止拖拉和冒進的現(xiàn)象。應該馬上行動的，卻躊躇不決者，易??；應該不慌不忙的，卻快速前行者，則不達?！?對任務(wù)的每個部分都要明確其預期結(jié)果、理由和時間期限。計劃越具體，任務(wù)就會越實際，處理起來就越有條理?！?◆ 計劃詳細、充分溝通、分步實施、完成獎勵。五、決不拖拉—不能不緊不慢 ◆ 拖拉的原因要馬上行動，絕不拖拉。美國聯(lián)邦快遞有一個廣告詞說“拖吧，我們會抓住您的最后1分鐘”，生理學上也有一句名言，“人類的最后1分鐘”，就是每個人做事的時候，都會拖拉，一直拖到火燒眉毛的時候才會著急，所以大部分人在處理事情的時候，都有一個拖延的習慣。對于繁雜的任務(wù)，如果工作過重、壓力過大、資源缺乏、令人厭煩、沒有條理性，目標很模糊、時間不充分、精力也不夠、常常又被打斷時，人們就會不由自主地開始拖拉?！?克服拖拉的辦法要客服拖拉，就需要把任務(wù)分割，分而治之地進行瓦解，因為一個大西瓜一口吃不掉，應該分成片來消滅；一個大蛋糕吃不掉，也要分成小片來消滅。所謂“千里之行始于足下”，要把若干個大的任務(wù)變成一個個小的具體的任務(wù)，把小的任務(wù)建成許多小的里程碑，并且完成這段任務(wù)后要給予獎勵?！景咐狂R拉松比賽一個馬拉松運動員，跑得很快，很輕松就完成了比賽，成了世界冠軍。比賽結(jié)束后有記者采訪他，問他是不是有什么特殊的技能，為什么能表現(xiàn)得這么好，拿到冠軍。這個馬拉松運動員回答，“我已經(jīng)提前一個禮拜到比賽場地來了，我每天都要去跑幾圈，我把42公里多的里程，按照4～5公里找一個小目標，或者是一個建筑物，或者是一顆樹，或者是別的標志物的東西，把這些小目標作為我的一個個具體目標，就可以把整個里程給分成十幾個小目標，然后，發(fā)令槍一響，我就向我的第一個目標沖去，沖完以后，我就完成了第一個小目標，然后我再向第二個目標沖去，當我的十幾個小目標都完成的時候，整個馬拉松賽程也就跑完了?！秉c評：因為馬拉松比賽的距離很長，很多運動員都會對這樣長的距離產(chǎn)生心理障礙，會讓自己不由得疲憊不堪。但是這位運動員卻將大的目標分解成了很多小的目標，而這些小的目標在他看來是很容易實現(xiàn)的，于是整個比賽就很順利地進行下來了。把大目標分成一個一個的小目標，這種方式也被稱為項目管理。當每一個小的目標實現(xiàn)以后，給自己一個小的獎勵，完成了一個個小目標，整個過程就會充滿喜悅，這是完成大目標的一個很好的策略。◆ 及早開始、自我激勵、精神放松【案例】看不到前方的失敗國外有一個游泳健將，在一個大霧彌漫的天氣里橫渡海峽。這兩個海峽之間相距只有2英里，可是因為霧氣太重，他看不到前方，最后他實在支撐不下去了，請求上船。他的父親在船上一再告訴他，離對岸只有一點點距離了，讓他再堅持一下，他卻從心理上感覺自己已無能為力了，最后還是選擇了放棄，堅持爬上了船。他上船后站起來一看，眼淚就流下來了，因為前方就快要到岸了。他事后說，這么短的距離，憑自己的體力是怎么都能夠堅持下來的，可看不到前方的目標，他的心理防線就崩潰了。點評：當一個人看不到前方的目標時，就會喪失他的意志，會失去他所有的潛能，他的能力就不能正常的發(fā)揮。人為什么而活著，為什么而工作，未來的5年、10年、20年，個人的家庭和未來到底是什么樣子？很多人沒有認真想過這些問題，沒有進行過人生規(guī)劃，從來都沒有想過自己的未來到底是要成為什么樣子。這樣的人只能被生活支配著，只能隨著生活的波濤四處飄蕩，在生活中起伏，最終迷失自我。所以說，一個人重要的不是在什么位置，而是朝著什么方向前進，如果有自己人生的目標，就要不斷地把大目標設(shè)定成一個個小的目標，及早的開始，一步步地前進，并在每一個小目標實現(xiàn)后做一些自我的激勵。]16