【導(dǎo)讀】薆肅蒆蒂肂肄艿螀肁膇蒄螆肀荿芇螞聿聿薂薈蚆膁蒞蒄蚅芃薁螃蚄羃莃蠆螃肅蕿薅螂膈莂蒁螂莀膄衿螁肀蒀螅螀膂芃蟻蝿芄蒈薇螈羄芁蒃螇肆蕆螂袆膈艿蚈袆芁蒅薄裊羀羋薀襖膃薃蒆袃芅莆螅袂羅薁蟻袁肇莄薇袀腿薀蒃羀節(jié)莃螁罿羈膅蚇羈肄莁蚃羇芆膄蕿羆羆葿蒅羅肈節(jié)螄羄膀蕆蝕羄節(jié)芀薆肅蒆蒂肂肄艿螀肁膇蒄螆肀荿芇螞聿聿薂薈蚆膁蒞蒄蚅芃薁螃蚄羃莃蠆螃肅蕿薅螂膈莂蒁螂莀膄衿螁肀蒀螅螀膂芃蟻蝿芄蒈薇螈羄芁蒃螇肆蕆螂袆膈艿蚈袆芁蒅薄裊羀羋薀襖膃薃蒆袃芅莆螅袂羅薁蟻袁肇莄薇袀腿薀蒃羀節(jié)莃螁罿羈膅蚇羈肄莁蚃羇芆膄蕿羆羆葿蒅羅肈節(jié)螄羄膀蕆蝕羄節(jié)芀薆肅蒆蒂肂肄艿螀肁膇蒄螆肀荿芇螞聿聿薂薈蚆膁蒞蒄蚅芃薁螃蚄羃莃蠆螃肅蕿薅螂膈莂蒁螂莀膄衿螁肀蒀螅螀膂芃蟻蝿芄蒈薇螈羄芁蒃螇肆蕆螂袆膈艿蚈袆芁蒅薄裊羀羋薀襖膃薃蒆袃芅莆螅袂羅薁蟻袁肇莄薇袀腿薀蒃羀節(jié)莃螁罿羈膅蚇羈肄莁蚃羇芆膄蕿羆羆葿蒅羅肈節(jié)螄羄膀蕆蝕羄節(jié)芀薆肅蒆蒂肂肄艿螀肁膇蒄螆肀荿芇螞聿聿薂

　　

【正文】 在重要但不緊急的工作上，把重要不緊急的工作變成緊急又重要的去做，對(duì)緊急不重要的工作花 15%的時(shí)間處理，不緊急也不重要的工作則可以扔掉。 圖 22 管理工作時(shí)間分配示意圖 3．艾森豪威爾將軍的時(shí)間管理原則 艾森豪威爾將軍認(rèn)為，面對(duì) ABCD四個(gè)象限的工作時(shí)，應(yīng)該采取不同的應(yīng)對(duì)措施： ? A類緊急且重要的突發(fā)事件要本人做，而且要立即做； ? 對(duì)重要不緊急的 B類工作，要本人花大量的時(shí)間聚焦在此工作上； ? 對(duì) C類緊急但不重要的工作，要盡量不安排自己做 ，而是要委托授權(quán)給別人做。如果必須自己做，則要減少它的工作量； ? 對(duì)不重要且不緊急的工作，要把它扔進(jìn)廢紙簍。 艾森豪威爾將軍的時(shí)間管理原則是屬于第三代和第四代時(shí)間管理之間的一個(gè)管理原則，這個(gè)原則提倡緊急又重要的突發(fā)事件由本人立即做，但按照第四代時(shí)間管理原則，每一分、每一秒都要做最有生產(chǎn)力的事情，也就是做最重要的事情，對(duì)于緊急性程度很高又非常重要的任務(wù)，如果可以授權(quán)，也可以授權(quán)于他人來完成。 圖 23 艾森豪威爾原則示意圖 【自檢 23】 1．列出上周您所做的事情中關(guān)于生活和工作事件各 3 件 以上。 第一件： 第二件： 第三件： 2．將這些事情歸類為 A、 B、 C、 D 四類。 屬于 A 類重要且緊急的事件為： 屬于 B 類重要卻不緊急的事件為： 屬于 C 類不重要但很緊急的事件為： 屬于 D 類不重要也不緊急的事件為： 3．原來的時(shí)間分配比例是多少？準(zhǔn)備如何調(diào)整和重新規(guī)劃？ 二、艾維李的效率法 美國(guó)管理學(xué)家艾維李提出了“ 10 分鐘 6 件事效率法 ”。他認(rèn)為，可以先花 5 分鐘的時(shí)間，把接下來的一個(gè)階段，也即明天、下周甚至下個(gè)月要做的 6件事情列出來，然后花 5分鐘的時(shí)間，把這 6件事情按照重要性程度優(yōu)先順序排序，將最重要事件的排為一號(hào)，次要事件排為二號(hào)，依此類推。再把這 6 件事寫在紙上，剪成一個(gè)一個(gè)小紙條，在上班開始后，按照重要性次序一一執(zhí)行，當(dāng)?shù)谝患ぷ鬟_(dá)到階段性目標(biāo)后，開始做第二件工作，這樣就可以保證每一時(shí)、每一分、每一秒都在做最重要，最有價(jià)值的工作。艾維李的效率法可以總結(jié)為以 下三個(gè)步驟： ? 列出明天（下周、下月）要做的 6件重要事情； ? 把這 6件事情按重要程序排序； ? 上班開始先做 1號(hào)，完成之后做 2號(hào)，再做 3號(hào)，依次類推，直至下班結(jié)束。 在經(jīng)理人的時(shí)間有限、資源有限，而工作任務(wù)不可取舍的前提下，要有效地利用時(shí)間，就必須有所取舍，應(yīng)選取最重要、最有價(jià)值的工作來執(zhí)行。 艾維李的 10分鐘 6件事的時(shí)間管理法，過去一般翻譯成效率法，也叫艾維李效率法，從完成工作的性價(jià)比來看，它也可以稱為效能法，因?yàn)榘S李的 10分鐘 6件事的時(shí)間管理法最注重的是工作任務(wù)的重要性程度和價(jià)值，而不是緊急性程度 。 三、一周時(shí)間運(yùn)籌法 時(shí)間管理是從計(jì)劃開始的，好的時(shí)間運(yùn)籌方法，需要對(duì)過去的工作進(jìn)行科學(xué)合理的記錄，發(fā)現(xiàn)時(shí)間浪費(fèi)的所在，然后找到改進(jìn)的措施，修正原有的時(shí)間管理方案，并嚴(yán)格按照這種安排執(zhí)行，一周時(shí)間運(yùn)籌法即是這種時(shí)間管理方法的代表。 在使用一周時(shí)間運(yùn)籌法時(shí)，以星期時(shí)間為橫坐標(biāo)，標(biāo)記禮拜一、禮拜二、禮拜三直到禮拜天，以小時(shí)時(shí)間為縱坐標(biāo)，標(biāo)記早晨、中午、上午、下午、晚上以及備注和總結(jié)，然后在接下來的一周里，進(jìn)行認(rèn)真記錄，并對(duì)每天的時(shí)間利用進(jìn)行總結(jié)，當(dāng)一周的記錄結(jié)束后，再進(jìn)行周總結(jié)。如表 21所示 ： 表 21 一周時(shí)間運(yùn)籌法 時(shí)間 星期一 星期二 星期三 星期上 星期五 星期六 星期日 上午 中午 下午 晚上 備注 總結(jié) 對(duì)中、基層的經(jīng)理人而言，周計(jì)劃和周檢討是最有效、最重要的時(shí)間管理手段。例如麥肯錫通過對(duì)全球經(jīng)理人計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的有效性調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)都在做月計(jì)劃，而月計(jì)劃定下來后，在第一周、第 二周、第三周和第四周實(shí)施有效性是不一樣的，第一周的實(shí)施有效性為 70%～ 80%，第二周的實(shí)施有效性為 60%～ 70%，第三周的實(shí)施有效性為 50%～60%，第四周的實(shí)施有效性只有 40%～ 50%。 個(gè)人月計(jì)劃的實(shí)施也基本與此相似，在月末實(shí)施有效性會(huì)只剩下 50%左右，因?yàn)橛?jì)劃不如變化快，在一個(gè)月之前所料想的情形現(xiàn)在可能發(fā)生了很多的變化。如果對(duì)這些變化每天都進(jìn)行追蹤，會(huì)發(fā)現(xiàn)每天的計(jì)劃實(shí)施有效性都在減弱，情況變動(dòng)的頻繁程度導(dǎo)致只見到眼前的具體工作，而往往忘記了整體的方向和目標(biāo)，很難做到協(xié)調(diào)和平衡。所以周計(jì)劃和周檢討非常重 要，可以幫助經(jīng)理人修正和完善計(jì)劃。 填寫周計(jì)劃和周檢討的管理報(bào)表，很多中國(guó)人都比較形式主義，尤其隨著時(shí)間的推移，最后的數(shù)據(jù)幾乎都是假的，這就導(dǎo)致了一個(gè)新的困惑 —— 中國(guó)員工到底要不要用報(bào)表？報(bào)表出現(xiàn)形式主義與中國(guó)人的文化觀念相關(guān)，中國(guó)人比較容易急功近利，比較容易實(shí)用主義。因此，報(bào)表要越少越好，越精要越好，一般以一個(gè)禮拜兩張表為好，第一張表為周報(bào)表，第二張表為客戶檔案記錄，表格的設(shè)計(jì)要簡(jiǎn)明，抓住關(guān)鍵的數(shù)據(jù)就可以。 第四講 提高個(gè)人成效的方法（下） 四、辦公室的 5S （一）辦公室 5S的內(nèi)涵 辦公室 5S 工作也叫整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。辦公室 5S 不僅要求辦公室執(zhí)行，也要求文員去做。如果要做到對(duì)文件檔案、辦公區(qū)域以及辦公室進(jìn)行良好的管理，必須進(jìn)行 5S 行動(dòng)。如圖 24所示： 圖 24 辦公室的 5S 示意圖 1．整理 整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物，能集中注意力進(jìn)行工作的地方。在辦公桌上擺放的一般是目前需要處理的文件，而其他的文件、過去的文件、將來的文件、目前還未涉及的文件，應(yīng)該把它們收起來放到柜子里面，而且這樣的整理每天都要進(jìn)行，不要把事務(wù)留到明天，要定期定制標(biāo)簽標(biāo)識(shí)，對(duì)文 件要用紅顏色、綠顏色等標(biāo)簽標(biāo)識(shí)標(biāo)記起來。 2．整頓 整頓自己的工作作風(fēng)和工作流程，讓一切朝著能節(jié)約時(shí)間、增加效能的方向前進(jìn)。整頓包括收拾和整理辦公室，一般要在中午午餐吃飯前的時(shí)間做簡(jiǎn)單整理，在下午下班前做徹底全面的整理。有人習(xí)慣每天上班工作之前先整理打掃辦公室，搞衛(wèi)生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多很無聊的事情，結(jié)果不能很好地處理當(dāng)天的工作，所以整理辦公室應(yīng)該放在每次工作結(jié)束之后，這樣可以快速進(jìn)入工作狀態(tài)，提升工作的效率。 3．清掃 將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營(yíng)造快速進(jìn)入工 作狀態(tài)的環(huán)境。 及時(shí)地處理文件，建立適當(dāng)?shù)奈臋n系統(tǒng)，文件包括紙質(zhì)文件、電腦文件等，日用品要定期進(jìn)行更新，不要亂七八糟，保持辦公室的整潔，也是對(duì)工作時(shí)間的整理。 4．清潔 保持辦公氛圍的簡(jiǎn)潔，使自己很快進(jìn)入高效工作的狀態(tài)。辦公室除了自己的辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不應(yīng)弄得很舒服，最好簡(jiǎn)單一點(diǎn)，沒有靠背也可以。一般在總經(jīng)理室、部門經(jīng)理等處，經(jīng)常會(huì)看到大班臺(tái)和中班臺(tái)，前面要放兩張椅子，這是浪費(fèi)時(shí)間的標(biāo)志。如果要讓辦公室的工作簡(jiǎn)單快速，應(yīng)把這兩張椅子都撤掉，讓討論問題的人站著說話。因?yàn)?人站著說話的時(shí)候語速會(huì)比較快，比較簡(jiǎn)潔，而如果讓其坐著說話，一般會(huì)泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢進(jìn)入正題，慢慢發(fā)言，慢慢討論，時(shí)間就會(huì)在這“慢慢”的過程中被不知不覺地浪費(fèi)掉了。 辦公室切忌放個(gè)人的照片、合家歡、女兒的照片、明星照片、自己愛好的羽毛球、網(wǎng)球拍、溜冰鞋等物品。在工作時(shí)間，如果有必要應(yīng)將它們收在柜子里面，且不應(yīng)將無聊的雜志、晚報(bào)、參考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。統(tǒng)計(jì)表明人在多數(shù)情況下是沒有辦法抵制住這些物品的誘惑的。例如一看到《環(huán)球時(shí)報(bào)》的封面，認(rèn)為第一個(gè)消息很有趣，決定要花 5 分鐘 時(shí)間看一下。結(jié)果往往是看完這一個(gè)，會(huì)接著再看另一個(gè)更好玩的消息，如此一來，就會(huì)忘記本職工作，工作時(shí)間實(shí)際就成為了閱報(bào)時(shí)間，當(dāng)扎進(jìn)到這些與工作無關(guān)的新聞里去的時(shí)候，時(shí)間就會(huì)快速流逝。所以抵制住這種種誘惑，包括抽煙、喝咖啡、上午茶、下午茶等，實(shí)際是時(shí)間管理能否取得成效的重要因素。 5．素養(yǎng) 養(yǎng)成好的習(xí)慣，摒棄不良行為習(xí)慣對(duì)時(shí)間的侵蝕，讓時(shí)間成為自己所能掌控的有形資源。 在辦公室，人們經(jīng)常會(huì)彼此說，“來來來，喝個(gè)上午茶”，“喝一杯咖啡”，“來來來，小周來抽根煙”。在職場(chǎng)可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到衛(wèi)生間或 專門抽煙的房間抽煙，當(dāng)受到這樣的邀請(qǐng)時(shí)，明明手頭有一個(gè)很重要的工作，但礙于別人的面子或交情，也就會(huì)暫時(shí)擱置工作而與別人一起喝茶、喝咖啡、抽煙，這就是時(shí)間浪費(fèi)的開始。 一旦自己給予別人這樣的“面子”，便會(huì)使別人以為自己好交往，人比較隨和，與別人能打成一片，便會(huì)有更多的人來邀請(qǐng)你。既然給了張三“面子”，也就不能不給李四“面子”，接下來會(huì)有王五，趙六等，自己的工作會(huì)被不停地打斷和干擾，這就是辦公室工作的怪圈。 不斷受到干擾和打斷，也包括接打電話。必要時(shí)一定要讓助理接電話，自己如果要打電話，一定要拿著話筒站著打，不 要坐著說話；如果自己要接電話，也要在接電話的同時(shí)就站起來，最好能對(duì)自己的電話有所規(guī)定，一般情況下接打電話不能超過 5分鐘，如果沒有實(shí)質(zhì)性談話內(nèi)容， 5分鐘一到就要果斷結(jié)束電話。 （二）辦公室的 5S行動(dòng) 綜上所述，辦公室的 5S行動(dòng)應(yīng)該做到： ? 在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件； ? 每天都整理，不要把事務(wù)留到明天，定制標(biāo)簽標(biāo)色； ? 及時(shí)處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)； ? 整理工作時(shí)間，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔； ? 避免被打斷，篩選電話，拿起話筒，不坐著說話。 （三）辦公室 5S的適用范圍 ? 文件檔案； ? 辦公區(qū)域； ? 辦公室管理。 管理者時(shí)刻要牢記，自己工作中最重要的事情是：創(chuàng)造企業(yè)的價(jià)值、績(jī)效和利潤(rùn)。 五、計(jì)劃的杠桿原理 （一）計(jì)劃的重要性 計(jì)劃是非常重要的管理措施，對(duì)于工作，管理者應(yīng)該多花時(shí)間去做詳細(xì)的計(jì)劃，讓下屬加倍努力，不斷地完善計(jì)劃。 對(duì)于計(jì)劃的理解，有一個(gè)非常經(jīng)典的口號(hào)“慢慢計(jì)劃，快快行動(dòng)”，即在分析思考、決斷、設(shè)定目標(biāo)、制定計(jì)劃的時(shí)候，多花一些時(shí)間，多浪費(fèi)一些時(shí)間是可以容忍的，因?yàn)閺谋举|(zhì)上說這不是浪費(fèi)，因?yàn)榭紤]得周全，行動(dòng)就會(huì)更快。所以中國(guó)古話曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不誤砍柴功，多花一些時(shí)間把刀磨得快一些，砍起柴來就會(huì)更順當(dāng)。 但是有很多經(jīng)理人正好與此相反，急于行動(dòng)，疏于計(jì)劃。有條件要干，沒有條件也要干，創(chuàng)造條件干。在戰(zhàn)爭(zhēng)中學(xué)