【正文】 自測 若要更有效地管理您的時間，第一步要做什么？確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 確定目標(biāo)并排定目標(biāo)的優(yōu)先次序后，應(yīng)將目標(biāo)分解為易管理的任務(wù)，分析您當(dāng)前的時間使用方式，判別常見的時間浪費因素，更有效地安排自己的時間，監(jiān)控并改進您的時間管理策略。另請參見 時間管理: 核心概念, 為何要管理時間？ 在確定目標(biāo)時，您設(shè)定了一個能夠最終創(chuàng)建更加理想的業(yè)務(wù)環(huán)境或能夠充分利用業(yè)務(wù)機會的目標(biāo)。這是什么類型的目標(biāo)？使能性目標(biāo) 使能性目標(biāo)是第二類最重要的目標(biāo)。使能性目標(biāo)與關(guān)鍵目標(biāo)（是部門或團隊必須完成才能成功運作的目標(biāo)；關(guān)鍵目標(biāo)支持公司的高級目標(biāo)）最為重要，應(yīng)該根據(jù)這兩類目標(biāo)來決定您管理時間的方式。另請參見 時間管理: 核心概念, 確定目標(biāo)和排定目標(biāo)的優(yōu)先次序 在將目標(biāo)分成易管理任務(wù)的過程中，根據(jù)任務(wù)所支持的是關(guān)鍵性目標(biāo)、使能性目標(biāo)還是輔助性目標(biāo)，將其優(yōu)先級劃分為 A 級、B 級和 C 級。然后，估計完成每個任務(wù)所需要的時間。您還要做什么？確定哪些任務(wù)有先后順序，而哪些任務(wù)沒有。 對于有先后順序的任務(wù)，需要完成一項之后再開始下一項。例如，如果遞交一份書面報告，您需要收集數(shù)據(jù)，撰寫報告大綱，編寫報告，反復(fù)修訂草稿，最后遞交最終報告。另請參見 時間管理: 核心概念, 將目標(biāo)分解成任務(wù) 您已開始使用活動日志。當(dāng)您完成每項活動后，都在日志中做了記錄，并指出了每項活動所耗費的時間。然后，根據(jù)活動是支持關(guān)鍵性目標(biāo)、使能性目標(biāo)還是輔助性目標(biāo)，為日志中的任務(wù)指定了優(yōu)先次序。您的日志中遺漏了哪些信息？您需要給每個特定類別的項目貼上標(biāo)簽，如“電子郵件”、“文書工作”和“電話”等。 通過標(biāo)注每個項目，您可以開始分析哪些類型的活動占用了您大部分的時間，特定的活動集中在一天的哪段時間。這可以幫助您鑒定您的時間使用模式，然后判斷這些模式是否與您最重要的目標(biāo)相符。另請參見 時間管理: 核心概念, 分析您是如何利用時間的 通過分析活動日志，您認識到自己經(jīng)常拖延工作。要消除這種浪費時間的因素，您首先要做什么？了解任務(wù)被拖延的原因。 人們拖延任務(wù)的原因有很多種；比如，他們擔(dān)心失敗，不確定從哪里下手，或者發(fā)現(xiàn)所做的任務(wù)令人不快或沒有樂趣。在了解拖延任務(wù)的原因后，您可采取一些措施來解決這一問題，例如即使懼怕失敗也要堅持工作，因為行動有助于消除恐懼心理。另請參見 時間管理: 核心概念, 判別和消除常見的“時間浪費因素” 您要根據(jù)對時間利用情況和目標(biāo)的分析制定新的日程表。您會使用以下哪一種策略？留一些時間不做安排，以防發(fā)生意外事件。 預(yù)留一些時間不做安排有助于提高日程的靈活性，這對許多管理崗位都十分重要。其他增加靈活性的策略還包括培養(yǎng)一種在出現(xiàn)機會或危機時自行調(diào)整計劃任務(wù)的積極主動精神，以及只將最關(guān)鍵的任務(wù)和最終期限列入未來兩周以上的日程表當(dāng)中。另請參見 時間管理: 核心概念, 更有效地安排您的時間 您希望監(jiān)控并完善您的時間管理系統(tǒng)。應(yīng)該多長時間對照日程表檢查一次任務(wù)完成情況？至少每天一次 許多管理者在上午及一天工作結(jié)束的時候?qū)⑺麄兊倪M度與日程表進行對照。當(dāng)他們檢查日程表時，會問自己能否完成當(dāng)天安排的任務(wù)，并尋找所遇問題的模式：如習(xí)慣性地對任務(wù)所需時間估計不足。然后再對日程表稍作調(diào)整以解決這些問題。另請參見 時間管理: 核心概念, 監(jiān)督和改進您的時間管理策略 上司可能在很多方面浪費下屬的時間，如：未能明確目標(biāo)或召開毫無必要的會議。而下屬也可能浪費上司的時間。應(yīng)使用什么策略來避免浪費上司的時間？給上司提出解決問題的提議，并詢問他的反饋意見。 通過采取這種方法，您可以遏制住將問題推卸給上司的沖動。對于您的上司來說，評價您提出的解決方案花費的時間要比他自己計劃并實施一個解決方案少很多。另請參見 時間管理: 核心概念, 與浪費時間的上司打交道 您發(fā)現(xiàn)可用于追求個人目標(biāo)的時間越來越少。為騰出個人時間，您會采取的最佳策略是什么？取消那些對您與他人毫無實際價值的社會或社區(qū)責(zé)任。 如果您從社會責(zé)任獲得的收益與您為他人提供的價值并不相符，那么這種責(zé)任就是浪費個人時間。而將承諾取消或延后，您可以騰出時間來進行更重要的活動。另請參見 時間管理: 核心概念, 平衡工作需要和個人時間 與完全將自己埋入工作中的員工相比，那些可以協(xié)調(diào)工作和家庭生活的員工的精力要好得多，對組織也更為忠誠。在以下選擇當(dāng)中，您會采取哪個最佳步驟來幫助您的直接下屬達到這種平衡？承認您的直接下屬也是擁有家庭生活的人。 員工同樣是具有個人喜好、家庭和公民義務(wù)的個體，僅僅表現(xiàn)出對此的認同就能增強平衡工作與個人生活的重要性，并提高員工的士氣和動力。另請參見 時間管理: 核心概念, 幫助您的員工管理他們的時間 要查看在線文章，請訪問相應(yīng)主題中的“學(xué)習(xí)更多內(nèi)容”部分。在線文章 林達卡特維爾?！犊毂嚷?？》。Harvard Management Update, September 2003.Melissa Raffoni.How to Be Sure You39。re Spending Your Time in the Right Places.Harvard Management Update, October 2001.文章 Steven Berglas.Chronic Time Abuse.Harvard Business Review, June 2004.本文描述了在工作場所常見的四種時間濫用者：完美主義者幾乎本能地懼怕接收反饋。他們的工作力求“完美”，旨在增加贏得正面評價的可能性，或至少可以避免遭遇負面評價的可能性。先發(fā)制人者總是在交付期限遠未臨近之前完成工作，以圖掌握控制權(quán)，這使得他們在工作過程中顯得不受歡迎并且令人難以靠近。取悅他人者經(jīng)常許諾力所不及的工作，因為他們永遠不會說“不”。辦事拖沓者不斷以各種借口（通常頗具和合理性）掩飾他們對工作中不足的不安心理。時間濫用者對批評與贊揚的反應(yīng)與其他大部分員工截然不同，因此對這四類人員的管理極具挑戰(zhàn)性。例如，對按時交付項目的辦事拖沓者給予表揚只能使問題惡化，因為他們擔(dān)心您將設(shè)定更高的期望。實際上，某些時間濫用者（如完美主義者）可能需要專業(yè)的治療。您可借助本文洞察時間濫用者的行為根源，探討如何幫助他們解決問題。Jennifer McFarland.Is Multitasking Overrated?Harvard Management Update, June 2002.數(shù)十年來，迅速切換工作的能力一直被視為管理工作的精髓。但是，在運用這種邏輯時，您能將任務(wù)增加到多少而不會出現(xiàn)降低效率的結(jié)果呢？一項新的研究表明，多任務(wù)處理的效果可能適得其反。大量的證據(jù)顯示，日程安排過于緊密，需要在活動之間頻繁切換，這樣只能降低生產(chǎn)率而不是提高生產(chǎn)率。因此，根據(jù)您必須轉(zhuǎn)換活動的頻率，多任務(wù)處理可能每天都將浪費您二至四個小時的工作時間。解讀專家的建議，學(xué)習(xí)如何同時執(zhí)行多個任務(wù)而不犧牲生產(chǎn)率。Kirsten D. Sandberg.The Case for Slack: Building 39。Incubation Time39。 into Your Week.Harvard Management Update, June 2001.企業(yè)總是努力削減工作流程中的松散時間。但這種熱衷精益運作的行為卻導(dǎo)致許多公司同時刪減了人類工作過程中所必需的休閑或思考的時間。當(dāng)您面臨生產(chǎn)時限毫無變更余地，甚至利潤率萎縮的局面時，應(yīng)該如何保證企業(yè)工人所必需的“休閑時間”，以激發(fā)他們的突破性創(chuàng)意和策略？本書記錄了現(xiàn)實生活中的管理者與一些學(xué)者對松散時間價值的討論，并提供了有關(guān)如何將這一全新的要素納入業(yè)務(wù)流程的建議。著作 Harvard Business School Control of Your ResultsDriven Manager : Harvard Business School Press, 2004.為了有效控制您的時間，盡量取消無關(guān)緊要的會議，采取快速成果導(dǎo)向的管理方法，避免信息過載。為了比競爭對手更快地提交更好的結(jié)果，管理者面臨著越來越大的壓力。但是，要應(yīng)付當(dāng)今的激烈競爭，從溝通和輔導(dǎo)到演講和人事管理，都需要完全精通一整套管理技巧?！癟he ResultsDriven Manager”叢書旨在幫助時間緊迫的管理者磨礪、精練他們最需要的各種技能。作風(fēng)簡練、以行動為導(dǎo)向以及具備各種寶貴的戰(zhàn)略與工具，這些即時指南可以幫助管理者提高現(xiàn)在的工作績效，并且還為他們提供了成為未來的領(lǐng)導(dǎo)者所必需的法寶。Alec Time Trap: The Classic Book on Time York: AMACOM, 1997.不會說“不”？不愿意授權(quán)？信息過載？越來越多的人士發(fā)現(xiàn)他們的時間正被永無止境的活動和職責(zé)所吞噬，而他們的工作生涯也逐漸陷入失控的狀態(tài)。無論他們怎樣努力工作，時間卻永遠不夠！如今，這本新版的時間管理經(jīng)典著作中清晰、簡明地指出了實用且切實可行的問題解決方案。The Time Trap向讀者展示了在繁忙的工作中爭取最優(yōu)效率和滿意度的方法，同時他們還將學(xué)習(xí)如何：識別人性對時間節(jié)省行為的決定程度；探查并避免 20 種最頑固的“時間浪費因素”；避免技術(shù)陷阱及所謂的“省時工作”；選擇切實可行的目標(biāo)并重新掌控它們的狀態(tài)；以及運用時間管理技巧贏取職業(yè)與個人的成功。Julie Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule and Your York: Henry Holt and Company, 2000.當(dāng)今世界日新月異，無論是對我們的個人生活還是職業(yè)生涯而言，組織、管理時間都將成為一項最嚴峻的挑戰(zhàn)。朱莉?摩根斯坦 (Julie Morgenstern) 是暢銷書 Organizing from the Inside Out的作者，該書已成為同類著作中新的典范，而在本文中朱莉?摩根斯坦闡述了應(yīng)如何應(yīng)對時間的挑戰(zhàn)并獲得一勞永逸的效果。摩根斯坦開創(chuàng)的“由內(nèi)而外”的方法有助于讀者發(fā)現(xiàn)自己的心理障礙及個人優(yōu)勢，并開發(fā)出適合自己個人需要的時間管理系統(tǒng)。運用作者令人信服的三步程序（分析、制定戰(zhàn)略及解決）并遵照她之有效的指導(dǎo)原則，讀者將夠為工作、家庭、自我完善，或其他至為重要的事項安排更充裕的時間。資料來源 核心概念 Stephen R. Covey, Roger Merrill, and Rebecca R. Things First: To Live, to Love, to Learn, to Leave a York: Simon amp。 Schuster, 1995.Harvard Business School : Harvard Business School Press, 2004.Alex Time Trap: The Classic Book on Time York: AMACOM, 1997.William Management Time: Who39。s Got the Monkey?New York: Prentice Hall Trade, 1987.Jim Power: 250 Great Ideas for Being More , KS: SkillPath Publications, Inc., 1993.步驟 Harvard Business School : Harvard Business School Press, 2004.Alex Time Trap: The Classic Book on Time York: AMACOM, 1997.William Management Time: Who39。s Got the Monkey?New York: Prentice Hall Trade, 1987.技巧 Stephen R. Covey, Roger Merrill, and Rebecca R. Things First: To Live, to Love, to Learn, to Leave a York: Simon amp。 Schuster, 1995.Harvard Business School : Harvard Business School Press, 2004.Jim Power: 250 Great Ideas for Being More , KS: SkillPath Publications, Inc., 1993.工具 Harvard Business School : Harvard Business School Press, 2004.William Management Time: Who39。s Got the Monkey?New York: Prentice Hall Trade, 1987.Jim Power: 250 Great Ideas for Being More , KS: SkillPath Publications, Inc., 1993.46 /