【正文】 歡參雜一些英文，好象英文才能正確表達(dá)他的意見，也不管突然冒出一、二句英文的發(fā)音準(zhǔn)不準(zhǔn)，別人聽不聽得懂。想想若是對方無法聽懂您的英文，而且大部分的人都不會自現(xiàn)其拙，告訴您他聽不懂您剛才說的英文，但心理上卻已遭到小小的傷害，心理也許暗想：「有種就全部說英文」，因此當(dāng)您有參雜說英文的溝通習(xí)慣時，請留意您談話對象的反應(yīng)。 ?只顧表達(dá)自己的看法不傾聽對方的意見，只顧表達(dá)自己的看法，這種心態(tài)特別是長輩對晚輩、上司對部屬溝通時最容易陷入。例如多數(shù)父母跟小孩溝通時，往往從沒有想到小孩表達(dá)的看法，一定有他的原由，一定是他身處其境的感受，他的意見是他最期望去實現(xiàn)的，父母們溝通時只是以自己的認(rèn)知、好惡去判斷應(yīng)該或不應(yīng)該，完全不留意到小孩有小孩的世界。 ?用威脅的語句威脅的語句，一定令人反感而產(chǎn)生反抗的心理，使溝通倒退。常見的威脅用語 如： 「你最好這樣……，否則……」 「我只給你二個選擇，……」 「如果你不能……，就別怪我要……」 ?易受干擾的環(huán)境某位部屬對自己未來的生涯規(guī)畫感到彷徨，和主管約了時間就這個問題做深度地溝通，主管請他到辦公室談一下，部屬慎重地講著自己內(nèi)心的彷徨，不時有人進(jìn)辦公室提醒主管十點要開會、公文要蓋章……，電話鈴響起，主管接了電話，約好星期天去打球，主管看了二次手表快十點了……。 另外一位主管辨別出溝通的主題對部屬而言是最重要的，他請部屬進(jìn)辦公室，親自把門關(guān)上，交待秘書不接電話，不要讓人進(jìn)入辦公室后，才開始和部屬討論。 上面兩種方式，您認(rèn)為那一種溝通比較有效呢？ ?忽略了確認(rèn)不了解的訊息說話者有責(zé)任用清晰、明確的方式表達(dá)自己的意思，同樣地聽話者也有義務(wù)確定自己能充分了解對方傳達(dá)的任何訊息，千萬不要因為不好意思而不懂裝懂，表面上頻頻點頭稱是，但腦海中卻茫然失序，這種結(jié)果一定對溝通后的行為造成傷害。 ?只聽自己想要聽的?被第一印象及身份、地位左右受第一眼印象的好壞及對方服飾、地位、學(xué)歷等先入為主的影響，不能客觀地聽取對方的話語。 ?過度自我為中心只相信自己的意見、想法是最好的，強(qiáng)要別人接受。 ?不信任對方當(dāng)您不信任對方時，心中自然會產(chǎn)生防衛(wèi)的心理，往往不能坦誠溝通，同時容易誤解對方的話語。企業(yè)內(nèi)的溝通準(zhǔn)則及方式企業(yè)內(nèi)的工作都是經(jīng)由分工與合作的方式進(jìn)行，因此，良好的溝通是組織運轉(zhuǎn)的必備條件，若溝通不良，則組織的目標(biāo)必定無法達(dá)成。 企業(yè)內(nèi)的溝通除了要注意前面所提到的有效溝通的注意點外，由于企業(yè)是一個有目標(biāo)的作戰(zhàn)體，工作進(jìn)行必須講究時效、正確及效率，因此，企業(yè)內(nèi)的溝通還要注意下列三個特點： (1) 迅速地要能透過手段、方法迅速地獲得溝通時所需要的資料、情報，有溝通需要時要能迅速地進(jìn)行溝通。換句話說您平常對于您工作范圍內(nèi)的相關(guān)信息要隨時充分地掌握，要擅于使用提供情報的工具如計算機(jī)。 (2) 正確地溝通時講的話、提供的信息要注意它的正確性，要能明確地表達(dá)自己的想法，不可語意含糊、似是而非，把揣測當(dāng)做事實陳述。 (3) 容易了解用字遣語要簡單明了，使用共通的語言，千萬不要使用艱深的文字或賣弄炫耀自己在文字上的造詣，率直地表達(dá)自己真正的想法。 企業(yè)內(nèi)常用的溝通方式有下列幾種： (1) 口頭溝通?電話 ?會議 ?面對面會談 (2) 文書溝通?各種報告（如市場調(diào)查報告、出差報告、日報、月報等） ?企畫書（如活動企畫書、促銷企畫書、廣告企畫書） ?簽呈 ?內(nèi)文（各種連絡(luò)事項） ?公文 ?信（如開發(fā)信、問候信、遷址通知……等） ?留言 ?傳真 ?TELEX ?申請書 (3) 視聽溝通?錄像帶 ?投影片 ?幻燈片 不管您使用那種方法溝通，請您要把握迅速、正確、容易了解的三個原則，同時溝通時要能注意到下列的三個要點： (1) 從整體、大方向開始溝通如公司上個月份營業(yè)收入達(dá)標(biāo)率為95％，營收短少54萬元；以產(chǎn)品來說，Ｃ產(chǎn)品及Ｄ產(chǎn)品落后計畫最嚴(yán)重，分別落后2千5佰萬元及1千5佰萬元，造成落后的主要原因有三項，第一項為……。 先讓對方有一個全盤性的了解，再針對各個細(xì)項逐一說明。 (2) 一面溝通一面要確認(rèn)對方理解您的意思要注意對方確實理解您已說明的部分后，再進(jìn)行下面的溝通，否則無法做正確的溝通。 (3) 完整不遺漏溝通時隨時以６Ｗ３Ｈ來提醒自己，每件事情都要完整地溝通清楚，務(wù)使溝通后，雙方能依溝通后的結(jié)果，產(chǎn)生具體的行動。 會議主持人自我檢查表1. 準(zhǔn)備 開會通知單上是否充分說明了議題及會議的目標(biāo)。 會議場地是否理想。 會議使用的器具是否齊全。 會議的人選是否妥當(dāng)。 2. 導(dǎo)入議題 是否在導(dǎo)入議題前能制造好的會議氣氛。 是否讓參加開會的人都秉持積極參與的態(tài)度。 3. 進(jìn)行討論 是否能讓大家踴躍發(fā)言。 是否能針對議題深入討論。 是否會議的發(fā)言被少數(shù)人主導(dǎo)。 時間是否控制妥當(dāng)。 是否能讓大家坦誠發(fā)表意見；意見相左時，彼此能徹底溝通，務(wù)必尋求最佳方案。 會議氣氛是否生動活潑，討論熱烈。 4. 導(dǎo)出結(jié)論 是否能扼要地綜合大家的意見。 是否能得到具有創(chuàng)意的結(jié)論。 每個結(jié)論是否都經(jīng)過充分的溝通。 是否大家附和少數(shù)主管的意見。 是否常用表決方式得出結(jié)論。 是否結(jié)論都能贏得大家的共識。 導(dǎo)出的結(jié)論是否指定專人負(fù)責(zé)執(zhí)行。 是否在預(yù)定時間內(nèi)結(jié)束會議。 參加會議人員自我檢查表1. 準(zhǔn)備(1)開會前對議題與目標(biāo)是否充分理解。 (2)是否在會議前充分準(zhǔn)備好開會所需要的資料。 (3)是否事先思考要表達(dá)的意見。 (4)是否準(zhǔn)時參加會議。 2. 會議進(jìn)行中(1)是否積極參與發(fā)言。 (2)是否注意傾聽別人的意見。 (3)是否注意發(fā)言不脫離主題。 (4)是否喜歡否定別人的意見。 (5)言辭用語是否傷害到他人。 (6)是否人身攻擊。 (7)是否對人不對事。 (8)是否尊重主席的指示。 3. 導(dǎo)出結(jié)論(1)是否盡心盡力地協(xié)助主席導(dǎo)出結(jié)論。 (2)是否能贊成別人較好的意見，而放棄自己的意見。 (3)是否能堅持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。 進(jìn)行一次成功的演示文稿下列幾個check points，能讓您的演示文稿更具專業(yè)水準(zhǔn)。 Check Points 1. 注意服裝儀容，帶全資料您的裝扮要適合您演示文稿的主題，演示文稿前再一次檢查需用的資料是否備全。 Check Points 2. 提早到達(dá)演示文稿會場您提早到會場可先檢查會場是否布置妥當(dāng)，器具是否已備齊，若都準(zhǔn)備齊全，您可整理一下自己的思緒，讓自己更有信心。 Check Points 3. 當(dāng)主持人介紹您出場做演示文稿時您可面帶微笑，輕快地走向演示文稿的位置，迅速將資料放在適當(dāng)?shù)奈恢?，盡速安置妥當(dāng)，讓自己能開始進(jìn)行演示文稿，千萬不要東摸西碰，顯出局促不安的樣子或花太長的時間放置資料或調(diào)整投影片，讓聽眾的注意力，耗費在無意義的動作上。 Check Points 4. 引人注意的開場白開場白包括二個重點，一個是自我介紹（若是大多數(shù)人不認(rèn)識您的話），另一個能引起全場聽眾注意的話。 Check Points 5. 注意演示文稿時的舉止動作及語調(diào)演示文稿時最常犯的錯誤動作有： 雙手或單手插在褲子口袋，讓人有不夠莊重的感覺。 演示文稿時，眼睛不看著聽眾。 雙手交叉，放在胸前。 經(jīng)常不自主地搔頭、調(diào)整眼鏡架或揮動著指示棒。 演示文稿人身體擋著部分投影銀幕，影響部分聽眾觀看銀幕而不自覺。 演示文稿時對著投影銀幕講話，而長時間背對著聽眾。 投影片經(jīng)常前后倒置或上下放反。 語調(diào)呆板，不懂得用語調(diào)強(qiáng)調(diào)演示文稿的重點部分。 避免習(xí)慣性的口頭禪，例如講話中加上“喔”、“嗯”，或是不停地詢問聽眾“懂了嗎？”“您知道我的意思嗎？” Check Points 6. 注意演示文稿時的態(tài)度演示文稿時的正確態(tài)度是： 和善親切 誠懇坦率 認(rèn)真 演示文稿時的不正確態(tài)度是： 漫不經(jīng)心，讓人覺得應(yīng)付了事。 過份地權(quán)威性，讓人產(chǎn)生下意識地反感。 過份地畏縮，讓人覺得您準(zhǔn)備不充分。 過份炫耀的態(tài)度，讓人覺得不能深信。 不重視邏輯的態(tài)度，讓人覺得不夠理性。 過份強(qiáng)辭奪理的態(tài)度，讓人覺得無法接受。 推銷上有一句話：「推銷產(chǎn)品前，先推銷您自己?！箲B(tài)度上不能被聽眾接受，您將很難達(dá)成演示文稿的目的。 Check Points 7. 注意聽眾的反應(yīng)隨時留意聽眾的反應(yīng)，以調(diào)整您的演示文稿。 聽眾能了解您的演示文稿內(nèi)容嗎？若不能了解，您一定要弄清楚什么地方不了解，設(shè)法讓他能理解。 聽眾是否能維持關(guān)心？注意傾聽？若是不能注意傾聽，您可以詢問的方式，了解聽眾關(guān)心的是什么，然后適度地調(diào)整您的演示文稿。 注意您是否能不斷地試探聽眾是否能follow您的演示文稿，也就是您要不斷地維持雙向地溝通。例如：對上面的說明不知道那位貴賓有補(bǔ)充的意見？或不知道那位貴賓有更好的看法？當(dāng)然有經(jīng)驗的演示文稿者能從聽眾流露出的眼神，知道聽眾是否繼續(xù) follow 著演示文稿。 注意聽眾的肢體語言的反應(yīng)。 Check Points 8. 演示文稿的內(nèi)容注意演示文稿內(nèi)容的深淺是否適合聽眾理解。若內(nèi)容過淺，您可迅速說明帶過去；若過深，您必須臨時修正您演示文稿的講法，一定要讓聽眾能聽得懂。 注意演示文稿的內(nèi)容是否能涵蓋了聽眾們關(guān)心的事情。若內(nèi)容不是聽眾關(guān)心的話題，恐怕您得修正內(nèi)容，否則演示文稿的目的很難達(dá)成，此時，您能立刻發(fā)現(xiàn)能修正內(nèi)容那是最好，否則您可坦誠地詢問聽眾們關(guān)心點在那里，可以暫時以討論的方式進(jìn)行演示文稿。 注意聽眾對您準(zhǔn)備的圖表及一些詳細(xì)的數(shù)字資料是否有興趣。若沒有很大的興趣，僅報告重點即可，不要花時間在瑣碎的數(shù)字上。 Check Points 9. 回答聽眾問題的方式演示文稿是一個雙向溝通的場合，所以您和聽眾一定會產(chǎn)生問題的詢問與回答。 您回答聽眾問題時，是否注意到下列要點： 先確定您要演示文稿完后再一起回答所有的問題，還是歡迎中途有問題就問，先清楚地告訴聽眾。 當(dāng)聽眾問的問題是您不知道的，最好不要隨便唐塞敷衍。您可坦誠地告訴他您不知道，但會在找到答案后再回答他，并把問題記在筆記本上。 回答問題要簡單明確，不要扯得太遠(yuǎn)而脫離了主題。 若有人問問題時聲音過小，或因語句不明而別的聽眾不了解此問題的真意時，您可先向大家說明后再回答。 若中途有人問的問題，正是您后面所要講的內(nèi)容時，您可告訴他，稍后就要談到這方面的內(nèi)容，請他暫時等一等，不要讓您的演示文稿順序被弄亂。 讓人感覺您愿意接受任何問題，聽眾會對您更有信心。 以上的九個check points是您演示文稿進(jìn)行時要留意的地方，除了check points ，其它的八個check points，只要能多注意，相信您很快就能表現(xiàn)出專業(yè)的演示文稿水準(zhǔn)。交換名片的禮儀1. 一般名片都放在襯衫的左側(cè)口袋或西裝的內(nèi)側(cè)口袋，名片最好不要放在褲子口袋。 2. 要養(yǎng)成檢查名片夾內(nèi)是否還有名片的習(xí)慣；名片的遞交方法（如圖），將各個手指并攏，大姆指輕夾著名片的右下，使對方好接拿，以弧狀的方式遞交于對方的胸前。 3. 拿取名片時要用雙手去拿，拿到名片時輕輕的念出對方的名字，以讓對方確認(rèn)無誤；如果念錯了，要記著說對不起。拿到名片后，可放置于自己名片的上端夾內(nèi)。 4. 同時交換名片時，可以右手遞交名片，左手接拿對方名片。 5. 不要無意識地玩弄對方的名片。 6. 不要當(dāng)場在對方名片上memo事情。 7. 上司在旁時不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片。 奉茶或咖啡的禮儀STEP 1. 準(zhǔn)備好器具 準(zhǔn)備好杯子、杯墊、托盤、奶精、糖、抹布…等器具。 各項器具一定要注意清洗干凈。 STEP 2. 將茶或咖啡等用品放在托盤上 不管份數(shù)多少，一律使用托盤端送。 右手拿抹布，以便茶或咖啡不小心灑在桌面上時，立刻擦拭。 STEP 3. 先將托盤放在桌上再端送給客人 若會客室有門，須先敲門再進(jìn)入。 須面帶笑容，點頭示意。 STEP 4. 奉茶或咖啡時客人優(yōu)先 客人優(yōu)先。 若客人及主人不止一人時，依職位高低順序。 STEP 雙手捧起茶或咖啡杯，視狀況可從客人的正面奉上或走到訪客的斜后方，從客人的側(cè)面奉上。 若使用糖罐或奶精罐應(yīng)放在大家方便取用之處。 STEP 6. 拿起托盤退出會客室雙手拿起托盤，后退一步，鞠躬至意或輕說一句「打擾了」，然后退出。 共乘汽車, 出租車, 火車的禮儀(1) 乘坐出租車時依職位順序 4。 (2) 主人自行開車時依職位順序 4。 (3) 乘坐火車時依職位順序 4。共乘電梯的禮儀STEP 1. 伴隨客人或長輩來到電梯前先按電梯。 STEP 2. 電梯來時若客人或長輩不止一人時，可先行進(jìn)入電梯，一手按「開」，另一手按住電梯側(cè)門，口中禮貌地說「請進(jìn)」，請客人們或長輩們進(jìn)入電梯。 STEP 3. 進(jìn)入電梯后1. 按下客人或長輩要去的樓層。 2. 若電梯行進(jìn)間有其它人員進(jìn)入，可主動詢問要去幾樓，幫忙按下。 3. 電梯內(nèi)可視狀況是否寒喧，例如沒有其它人員時可略做寒喧，有外人或其它同事在時，可斟酌是否必要寒喧。 4. 電梯內(nèi)盡量側(cè)身面對客人。 STEP 4. 到達(dá)目的地1. 一手按住「開」，另一手并做出請出的動作，口中可說：「到了，您先請！」 客人走出電梯后，自己立刻步出電梯，并熱誠地引導(dǎo)行進(jìn)的方向57 / 5