【正文】 的立體效果；空心：只顯示字符筆畫的邊線；動(dòng)態(tài)效果：在“字體”對(duì)話框中打開“文字效果”選項(xiàng)卡，可為選定文字設(shè)置6種動(dòng)態(tài)效果。 段落格式1）段落間距把光標(biāo)定位在要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開“段落”對(duì)話框，在“間距”選擇區(qū)中，單擊“段落”設(shè)置框中向上的箭頭，把間距設(shè)置為所需的距離，單擊“確定”按鈕，這樣這個(gè)段落和后面的段落之間的距離就拉開了。2）對(duì)齊方式在Word里通常用的段落的對(duì)齊方式有四種，分別是兩端對(duì)齊、居中、右對(duì)齊和分散對(duì)齊。例如單擊“居中”按鈕，這是居中的效果；單擊“右對(duì)齊”按鈕，這是右對(duì)齊的效果，再單擊“分散對(duì)齊”按鈕，文字就是分散對(duì)齊的效果。 3）段落行距行距就是行和行之間的距離，選中全文，打開“格式”菜單，單擊“段落”命令，單擊對(duì)話框中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“ 倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變整個(gè)文檔的全部行距了。4）段落的縮進(jìn)段落的縮進(jìn)有首行縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)四種形式，標(biāo)尺上有這幾種縮進(jìn)所對(duì)應(yīng)的標(biāo)記。這幾個(gè)標(biāo)記分別代表了段落不同部分的位置：首行縮進(jìn)就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮進(jìn)標(biāo)記控制的是段落的第一行開始的位置。 拖動(dòng)左縮進(jìn)標(biāo)記，可以看到首行縮進(jìn)標(biāo)記也在跟著移動(dòng)，右縮進(jìn)標(biāo)記表示的是段落右邊的位置，拖動(dòng)這個(gè)標(biāo)記，段落右邊的位置發(fā)生了變化。5）自動(dòng)套用格式除了上述方法,還可以利用Word提供的自動(dòng)套用格式功能來設(shè)置一些常用文檔的格式：打開“格式”菜單，單擊“自動(dòng)套用格式”命令，打開“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，選擇套用文檔類型為“常用文檔”，單擊“確定”按鈕，Word就自動(dòng)套用了默認(rèn)的常用文檔樣式來給這個(gè)文檔排版了,也可以選擇“信函”和“電子郵件”兩種樣式來進(jìn)行設(shè)置。 邊框和底紋1）段落的邊框和底紋將光標(biāo)定位到要設(shè)置的段落中，打開“格式”菜單，打開“邊框和底紋”對(duì)話框，選擇“方框”，在“線型”列表框中選擇虛線，單擊“顏色”下拉列表框中的箭頭，從彈出的面板中選擇“藍(lán)色”，然后在這個(gè)“應(yīng)用范圍”下拉列表框中選擇“段落”，單擊“確定”按鈕，就給這個(gè)段落加上了一個(gè)邊框，如圖。2）頁面的邊框和底紋打開剛才的對(duì)話框，單擊“頁面邊框”選項(xiàng)卡，單擊“藝術(shù)型”的下拉列表框，選擇第一個(gè)“蘋果”單擊，注意這里的“應(yīng)用范圍”是“整篇文檔”，單擊“確定”按鈕，就給這個(gè)文檔設(shè)置了一個(gè)藝術(shù)型的頁面邊框。 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)1）自動(dòng)編號(hào)自動(dòng)識(shí)別輸入：當(dāng)輸入1，頓號(hào)，然后輸入項(xiàng)目，回車，下一行就出現(xiàn)了一個(gè)“”，如果認(rèn)為輸入的是編號(hào)，就會(huì)調(diào)用編號(hào)功能，設(shè)置起編號(hào)來很方便。當(dāng)不用這個(gè)編號(hào)時(shí)，按一下”Backspace”鍵，編號(hào)消失。2）項(xiàng)目符號(hào)選中段落，單擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕，就給它們加上了項(xiàng)目符號(hào)。和去掉自動(dòng)編號(hào)的方法一樣，把光標(biāo)定位到項(xiàng)目符號(hào)的后面，按Backspace鍵，就可以了。改變項(xiàng)目符號(hào)的樣子：打開“格式”菜單，單擊“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，打開“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，現(xiàn)在是“項(xiàng)目符號(hào)”選項(xiàng)卡，選擇一個(gè)喜歡的項(xiàng)目符號(hào)，然后單擊“確定”按鈕，就可以給選定的段落設(shè)置一個(gè)自選的項(xiàng)目符號(hào)了，如圖。 3）編號(hào)設(shè)置打開“格式”菜單，單擊“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，打開“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，現(xiàn)在這里默認(rèn)的就是“編號(hào)”選項(xiàng)卡了，有很多的編號(hào)可以選擇。四、頁面和打印設(shè)置 頁面設(shè)置打開“文件”菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“紙型”選項(xiàng)卡，從“紙型”下拉列表框的列表中選擇紙張的大小，在“方向”選擇區(qū)中選擇“縱向”；單擊“頁邊距”選項(xiàng)卡，輸入上下左右四個(gè)方向的頁邊距，單擊“確定”按鈕就可以了。 使用分頁符在Word中輸入文本時(shí)，Word會(huì)按照頁面設(shè)置中的參數(shù)使文字填滿一行時(shí)自動(dòng)換行，填滿一頁后自動(dòng)分頁，這叫做自動(dòng)分頁，而分頁符則可以使文檔從插入分頁符的位置強(qiáng)制分頁。 若要把兩段分開在兩頁顯示時(shí)，把光標(biāo)定位到第一段的后面，打開“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開“分隔符”對(duì)話框，選擇“分頁符”，單擊“確定”按鈕，在這里就插入了一個(gè)分頁符，這兩段就分在兩頁顯示了。 默認(rèn)的情況下分頁符是不顯示的，單擊“常用”工具欄上的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，如圖，在插入分頁符的地方就出現(xiàn)了一個(gè)分頁符標(biāo)記，用鼠標(biāo)在這一行上單擊，光標(biāo)就定位到了分頁符的前面，按一下Delete鍵，分頁符就被刪除了?！　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　?圖3 頁眉和頁腳頁眉和頁腳的設(shè)置：打開“視圖”菜單，單擊“頁眉和頁腳”命令，Word自動(dòng)彈出“頁眉和頁腳”工具欄，并進(jìn)入頁眉和頁腳的編輯狀態(tài)，默認(rèn)的是編輯頁眉，輸入內(nèi)容，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳的編輯狀態(tài)，編輯完畢后，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕回到文檔的編輯狀態(tài)，設(shè)置好頁眉和頁腳后，單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到設(shè)置的頁眉和頁腳就出現(xiàn)在文檔中。 打印預(yù)覽和打印打開“文件”菜單，單擊“打印”命令，打開“打印”對(duì)話框，在“縮放”選擇區(qū)中有一個(gè)“按紙型縮放”下拉列表框，從中選擇要縮放成的紙型。 打印幾份同樣的稿件，可以在打印對(duì)話框中設(shè)置：打開“打印”對(duì)話框，在“副本”選擇區(qū)的“份數(shù)”輸入框中輸入要打印的稿件數(shù)量，單擊“確定”按鈕就可以了。一般在打印之前先預(yù)覽一下打印的內(nèi)容：單擊“打印預(yù)覽”按鈕，將窗口轉(zhuǎn)換到打印預(yù)覽窗口中，在這里看到的文檔的效果就是打印出來的效果，預(yù)覽有多頁同時(shí)顯示，也有單頁顯示：單擊“單頁”按鈕，在預(yù)覽窗口中的文檔就按照單頁來顯示，單擊“多頁”按鈕，選擇一種多頁的方式，回到了多頁顯示的狀態(tài)。除了使用“常用”工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕可以進(jìn)入打印預(yù)覽狀態(tài)外，使用“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”命令也可以進(jìn)入打印預(yù)覽狀態(tài)。 常用辦公技能培訓(xùn)Excel篇一、Excel基本操作 Excel的啟動(dòng)與退出 1) Excel 的啟動(dòng) 單擊“開始”按鈕，在“程序”選項(xiàng)的子菜單中單擊Microsoft Excel 選項(xiàng)；單擊已存在的電子表格文件啟動(dòng)Excel，同時(shí)也打開了該文件；如果桌面有Excel 2000快捷方式圖標(biāo)，雙擊快捷圖標(biāo)。2) Excel 的退出單擊應(yīng)用程序標(biāo)題欄最右端的（關(guān)閉）按鈕；單擊【文件】/【退出】命令。 Excel 的窗口界面 工作表數(shù)據(jù)的輸入1）文字輸入與修改2）輸入數(shù)字式文字：在左邊加英文單引號(hào)（如：39。7606088），中間或后邊有其它字符可直接輸入（05747605088）。3）分?jǐn)?shù)輸入：如 1/3 應(yīng)按如下方式輸入：0 1/3（0與1之間輸入空格），若輸入1/3則為1月3日數(shù)字位數(shù)過多時(shí)以指數(shù)形式顯示；單元格位數(shù)不足時(shí)以“”代表。 輸入日期時(shí)用連字符“”或“/”隔開；常用格式為年月日（1998625或1998/6/25）或月日年（62598）。 查找與替換單擊【編輯】/【查找】命令，彈出查找對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的信息，單擊“查找下一個(gè)”按鈕，則查找下一個(gè)符合條件的單元格，而且這個(gè)單元格成為活動(dòng)單元格。 二、公式和函數(shù) 公式的輸入選擇要輸入公式的單元格，在編輯欄或直接在單元格內(nèi)部輸入“=”，接著輸入運(yùn)算表達(dá)式。公式中引用的單元格可以直接輸入，也可以用鼠標(biāo)選擇要引用的單元格。 公式的移動(dòng)、復(fù)制與隱藏1） 公式的移動(dòng)、復(fù)制與單元格的移動(dòng)、復(fù)制相同。2）公式的隱藏：選定隱藏公式的范圍；格式單元格保護(hù)隱藏。工具保護(hù)保護(hù)工作表（輸入口令）。 常用函數(shù)的使用1）sum函數(shù)SUM函數(shù)是Excel中使用最多的函數(shù)，利用它進(jìn)行求和運(yùn)算可以忽略存有文本、空格等數(shù)據(jù)的單元格，語法簡單、使用方便。以上表為例，求成員空余時(shí)間總計(jì)，就可以在H13中輸入公式：=SUM(D3：D12)2）區(qū)域求和區(qū)域求和常用于對(duì)一張工作表中的所有數(shù)據(jù)求總計(jì)。此時(shí)你可以讓單元格指針停留在存放結(jié)果的單元格，然后在Excel編輯欄輸入公式=SUM（），用鼠標(biāo)在括號(hào)中間單擊，最后拖過需要求和的所有單元格。若這些單元格是不連續(xù)的，可以按住Ctrl鍵分別拖過它們。對(duì)于需要減去的單元格，則可以按住Ctrl鍵逐個(gè)選中它們，然后用手工在公式引用的單元格前加上負(fù)號(hào)。當(dāng)然你也可以用公式選項(xiàng)板完成上述工作，不過對(duì)于SUM函數(shù)來說手工還是來的快一些。比如，H13的公式還可以寫成：=SUM(D3:D12,F3:F12)SUM(G3:G12)3）注意SUM函數(shù)中的參數(shù)，即被求和的單元格或單元格區(qū)域不能超過30個(gè)。換句話說，SUM函數(shù)括號(hào)中出現(xiàn)的分隔符（逗號(hào)）不能多于29個(gè)，否則Excel就會(huì)提示參數(shù)太多。對(duì)需要參與求和的某個(gè)常數(shù)，可用=SUM（單元格區(qū)域，常數(shù)）的形式直接引用，一般不必絕對(duì)引用存放該常數(shù)的單元格。用于求參數(shù)的算術(shù)平均值函數(shù)AVERAGE語法形式為AVERAGE(number1,number2, ...) 其中Number1, number2, ...為要計(jì)算平均值的 1～30 個(gè)參數(shù)。這些參數(shù)可以是數(shù)字，或者是涉及數(shù)字的名稱、數(shù)組或引用。如果數(shù)組或單元格引用參數(shù)中有文字、邏輯值或空單元格，則忽略其值。但是，如果單元格包含零值則計(jì)算在內(nèi)。 舉例說明：示例中也列舉了帶A的函數(shù)AVERAGEA的求解方法。求選手Annie的參賽分?jǐn)?shù)。在這里，我們先假定已經(jīng)將該選手的分?jǐn)?shù)進(jìn)行了從高到底的排序。 　 三、 數(shù)據(jù)庫管理建立數(shù)據(jù)表格 數(shù)據(jù)表行列示意圖 使用記錄單1）使用記錄單添加數(shù)據(jù)單擊要添加數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表格的任意單元格，單擊【數(shù)據(jù)】/【記錄單】命令，彈出記錄單對(duì)話框，單擊“新建”按鈕，可添加一條新記錄 。2）使用記錄單修改和刪除記錄 單擊數(shù)據(jù)表的任意單元格。然后單擊【數(shù)據(jù)】/【記錄單】命令，彈出記錄單對(duì)話框，單擊“下一條”按鈕或用鼠標(biāo)拖動(dòng)垂直滾動(dòng)條到要修改的記錄，然后對(duì)該記錄中要修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改 。3）使用記錄單搜索條件匹配的記錄輸入查詢條件 查找到滿足條件的第一條記錄 4）篩選數(shù)據(jù)表（1）自動(dòng)篩選單擊數(shù)據(jù)表的任意單元格，單擊【數(shù)據(jù)】/【篩選】/【自動(dòng)篩選】命令，在每個(gè)字段名的右邊都有一個(gè)下拉箭頭按鈕，單擊“筆試”右邊的下拉箭頭，在下拉列表中選擇“70”，結(jié)果如圖所示。 （2）自定義篩選單擊數(shù)據(jù)表的任意單元格，單擊【數(shù)據(jù)】/【篩選】/【自動(dòng)篩選】命令，單擊“機(jī)試”右邊的下拉箭頭，在下拉列表中單擊【自定義】選項(xiàng)，彈出“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框。 四 、電子表格打印 設(shè)置打印區(qū)域和分頁1）設(shè)置打印區(qū)域選擇要打印的區(qū)域，單擊【文件】/【打印區(qū)域】/【設(shè)置打印區(qū)域】命令 2）分頁與分頁預(yù)覽 頁面的設(shè)置單擊【文件】/【頁面設(shè)置】命令，出現(xiàn)頁面設(shè)置對(duì)話框，進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。 設(shè)置頁眉/頁腳單擊“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“頁眉/頁腳”標(biāo)簽，進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置 打印預(yù)覽和打印選擇“文件”菜單的“打印預(yù)覽”命令，或單擊“常用”工具欄的“打印預(yù)覽”按鈕，屏幕顯示“打印預(yù)覽”界面如圖所示42 / 42