【正文】 (1)辦公室立卷歸檔范圍 ①公司成立的有關(guān)資料。包括可行性研究報(bào)告、合同協(xié)議、章程、申請(qǐng)報(bào)告、主管部門(mén)批復(fù)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、董事會(huì)成員的簡(jiǎn)歷、公司領(lǐng)導(dǎo)班子個(gè)人情況等。 ②公司歷屆董事會(huì)的主要資料。如通知、董事會(huì)參加人員名單、會(huì)議日程安排、總經(jīng)理工作報(bào)告、董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要等文字材料及聲像材料等。 ③政府有關(guān)部門(mén)、單位發(fā)送我公司的來(lái)文、來(lái)函及其它資料。 ④相關(guān)公司發(fā)送的各種邀請(qǐng)書(shū)、信息資料等。 ⑤公司的規(guī)章制度、發(fā)文、紀(jì)要、通知。 ⑥公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)(正本)。 ⑦其它在公司各項(xiàng)行政、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有考查、利用價(jià)值的資料。 (2)人力資源部立卷歸檔范圍 ①公司人事檔案，包括部門(mén)主管以上人員的任免通知、員工試用、聘用以及升職、獎(jiǎng)懲、辭退的各種記錄； ②公司各類(lèi)人員技術(shù)職稱(chēng)、技術(shù)培訓(xùn)的各種記錄； ③建立人才檔案庫(kù)，對(duì)所有技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才設(shè)置特殊檔案； 財(cái)務(wù)中心立卷歸檔范圍 各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、資料以及與上級(jí)財(cái)稅部門(mén)、金融機(jī)構(gòu)相互來(lái)往的函件、協(xié)議、合同及其它文件。 其他中心及業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔范圍： 其他中心及業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)業(yè)資料、文件及其它。 第二十四條 文件的傳閱 需傳閱文件（上級(jí)政策性文件、公司的決策方案、公司的發(fā)文、公司收集的經(jīng)濟(jì)信息等），根據(jù)文件內(nèi)容由辦公室決定傳閱范圍。 建立卡片式文件的傳閱單，傳閱單上應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)批示、閱文人及傳閱、退回時(shí)間。 辦公室應(yīng)及時(shí)催閱已傳出的文件； 第二十五條 文件的借閱 公司員工借閱各類(lèi)文件按第三章、第三條的有關(guān)規(guī)定辦理；外單位人員借閱文件時(shí)，須持有介紹信，介紹信寫(xiě)明文件號(hào)、借閱人姓名、政治面貌、職務(wù)、借閱時(shí)間、借閱目的等，經(jīng)總經(jīng)理審批后在辦公室辦理借閱手續(xù)。第二十六條 文件的立卷歸檔存放 在年終，通過(guò)對(duì)照收發(fā)文登記本和借閱文件登記本，把所有應(yīng)歸檔的文件收集齊全；立卷時(shí)應(yīng)保持文件之間的歷史聯(lián)系，按文件的共同特征和相互聯(lián)系進(jìn)行組卷；公司內(nèi)文件按文號(hào)以年為單位立卷。其他單位來(lái)文以單位名立卷。專(zhuān)題事項(xiàng)單獨(dú)立卷，即按問(wèn)題特征立卷；定卷時(shí)，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行系統(tǒng)排列、編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和卷本備考表，填好案卷的封皮及案卷的目錄。 第二十七條 文件的收發(fā)制度 發(fā)文 （1）在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件草擬后，由辦公室對(duì)文件進(jìn)行擬稿，也可由具體業(yè)務(wù)部門(mén)擬稿； （2）文稿通過(guò)檢稿并證明無(wú)誤后，送往公司主管領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)； （3）經(jīng)簽發(fā)的文稿應(yīng)在發(fā)文登記簿上登記，填寫(xiě)編號(hào)、成文日期、送發(fā)范圍、文件名稱(chēng)、文號(hào)、份數(shù)、附件、簽發(fā)人等事項(xiàng)； （4）經(jīng)登記后的文稿方可正式印制、蓋章； （5）文件收領(lǐng)部門(mén)必須在發(fā)文登記單上簽字，發(fā)文登記單隨留底文件一同保存，以備核查。 收文 （1）建立收文登記簿。填寫(xiě)順序號(hào)、收文日期，來(lái)文單位、文號(hào)、文件名稱(chēng)、份數(shù)、內(nèi)容摘要、處理情況等事項(xiàng)。 （2）上級(jí)或其它單位文件、內(nèi)部資料以及掛號(hào)信件等都應(yīng)登記。一些帶廣告性質(zhì)的信函以及不具文件性質(zhì)的電報(bào)、報(bào)刊等不必記錄。 （3）急件隨到隨登，并及時(shí)分送，不得延誤。 （4）在收文登記的同時(shí)，在文件右上角加蓋本公司的收文專(zhuān)用章。第六章 印鑒、介紹信管理制度 第二十八條 公司印鑒、法定代表人個(gè)人印鑒、總經(jīng)理個(gè)人印鑒由總經(jīng)理指派專(zhuān)人保管，公司各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)的印鑒由部門(mén)負(fù)責(zé)人指派專(zhuān)人保管。 第二十九條 印鑒必須放在安全的地方，不可亂放，發(fā)現(xiàn)印鑒丟失或有異常現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，迅速查明情況，及時(shí)處理，確認(rèn)丟失，應(yīng)向有關(guān)部門(mén)聲明作廢。 第三十條 各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)需要使用公司印鑒時(shí)，需經(jīng)行政管理中心審核、簽字登記后，方可辦理。公司投資、擔(dān)保等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及各種對(duì)外合同使用公司印鑒，需經(jīng)總經(jīng)理簽字，交由辦公室登記后方可辦理。第三十一條 所有公司文件應(yīng)先編上文號(hào)，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后方可加蓋公司印鑒。 第三十二條 各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)印鑒或?qū)Ｓ糜¤b因機(jī)構(gòu)變動(dòng)或其他原因停用時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一交回行政管理中心并指定辦公室加以銷(xiāo)毀。第三十三條 凡以公司名義出具的介紹信，須由行政管理中心經(jīng)理簽發(fā)。填寫(xiě)介紹信應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容填寫(xiě)，持出部分和存根部分內(nèi)容一致，經(jīng)辦人需在存根聯(lián)上簽字。 第三十四條 所有介紹信均應(yīng)按順序編號(hào)，非經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面特許，不能出具空白介紹信。經(jīng)特批出具的空白介紹信必須說(shuō)明有效期限，并由使用人在介紹信存根簽名。第三十五條 非本公司工作人員，不得使用公司介紹信。因工作需要必須使用時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)。第三十六條 妥善保管介紹信存根，及時(shí)歸檔。第七章 文印、辦公設(shè)備管理制度 第三十七條 辦公室文印人員必須遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)；第三十八條 打印文件，應(yīng)按文件收發(fā)規(guī)定由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)草擬的文件、報(bào)表和業(yè)務(wù)資料，需注明擬稿人及打印份數(shù)，經(jīng)中心經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可打印。第三十九條 公司各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)需復(fù)印的各種文件、資料，要求注明復(fù)印份數(shù)，復(fù)印量過(guò)大時(shí)需注明用途，由中心或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)辦公室主管審核登記后方可復(fù)印。第四十條 公司各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)需傳真的各種文件、資料，需注明傳真號(hào)、對(duì)方的單位名稱(chēng)及接件人，經(jīng)中心或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)辦公室主管審核登記后發(fā)送。第四十一條 文印工作人員必須按時(shí)、按質(zhì)完成打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓遲誤，任務(wù)緊急時(shí)應(yīng)加班完成。第四十二條 復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)由專(zhuān)人管理。一般情況下非專(zhuān)管人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)開(kāi)機(jī)；第四十三條 原則上不接受外單位、個(gè)人資料打印、復(fù)印，如確實(shí)需要，經(jīng)辦公室主管批準(zhǔn)后辦理登記收費(fèi)手續(xù)。復(fù)印收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：（Ａ3，Ｂ4）／張，（Ａ4，Ｂ5）／張；打字收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：以Ａ4計(jì)算每頁(yè)收費(fèi)5元。收據(jù)由財(cái)務(wù)部出具； 第四十四條 文印人員應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)備，按操作程序進(jìn)行操作，節(jié)約用紙，降低消耗，注意安全。 第四十五條 文印的消耗材料采購(gòu)，須報(bào)辦公室批準(zhǔn)方可購(gòu)買(mǎi)。 第四十六條 嚴(yán)禁私事用傳真電話(huà)，嚴(yán)禁將電腦用于私人學(xué)習(xí)或玩游戲。違者按公司的有關(guān)規(guī)定處罰。 第四十七條 各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)生的文印材料消耗及傳真、長(zhǎng)途電話(huà)費(fèi)用由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案，作為年終各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)費(fèi)用考核的依據(jù)。第八章 辦公用品領(lǐng)用制度 第四十八條 公司各部門(mén)所需的辦公用品（財(cái)務(wù)部除外），按計(jì)劃由辦公室統(tǒng)一購(gòu)置，各部門(mén)按實(shí)際需要領(lǐng)用。 第四十九條 辦公室指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品進(jìn)行造冊(cè)，領(lǐng)用時(shí)實(shí)行登記制度。 第五十條 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 第五十一條 所有員工要本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)的原則，愛(ài)惜辦公用品。 第五十二條 購(gòu)置日常辦公用品或報(bào)銷(xiāo)正常辦公費(fèi)用，由行政管理中心經(jīng)理審批，購(gòu)置大宗辦公用品，必須按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購(gòu)置。第九章 通訊設(shè)備使用制度 第五十三條 接聽(tīng)外來(lái)電話(huà)必須用規(guī)范用語(yǔ)，通話(huà)時(shí)講普通話(huà)，如對(duì)方為本地人時(shí)可講地方語(yǔ)言。規(guī)范用語(yǔ)為：“您好，東陽(yáng)投資公司”，“請(qǐng)問(wèn)找哪位”，“請(qǐng)稍等”，“謝謝”，“再見(jiàn)”。 第五十四條 電話(huà)為辦公配備、使用，私事打市內(nèi)電話(huà)不得妨礙聯(lián)系公務(wù)。通話(huà)須簡(jiǎn)單明了，禁止用電話(huà)聊天。 第五十五條 因公撥打長(zhǎng)途電話(huà)按下列程序辦理： （１）詳細(xì)填寫(xiě)“長(zhǎng)途電話(huà)使用申請(qǐng)單”；（２）交中心或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；（３）通話(huà)完結(jié)后，將登記表項(xiàng)目完成以備核查。 第五十六條 禁止員工為私事掛撥長(zhǎng)途電話(huà)。確有急事需要，比照因公程序辦理，并按電信局收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)，由財(cái)務(wù)部出具收據(jù)。禁止撥打各種信息臺(tái)及股市信息電話(huà)。如有違反，將給予以１００～５００元人民幣罰款。 第五十七條 公司報(bào)銷(xiāo)限額費(fèi)用的傳呼、手機(jī)必須隨時(shí)處于待機(jī)狀態(tài)，并在公司呼叫時(shí)立即回答。第十章 財(cái)產(chǎn)管理制度 第五十八條 公司全部固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公設(shè)備用品由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)購(gòu)置、保管、調(diào)配、報(bào)廢處理。 第五十九條 購(gòu)置財(cái)產(chǎn)、辦公用具按下列程序辦理： 公司購(gòu)買(mǎi)辦公用品及低值易耗品，均需使用部門(mén)填寫(xiě)《物品購(gòu)置計(jì)劃單》報(bào)辦公室匯總，并報(bào)主管副總（總經(jīng)理助理）或總經(jīng)理審查同意，財(cái)務(wù)部憑審批后的《物品購(gòu)置計(jì)劃單》預(yù)付貨款。 日常耗用的辦公用品由辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)需要量，編制全年預(yù)算和分批采購(gòu)計(jì)劃。 各部門(mén)業(yè)務(wù)必需的書(shū)報(bào)、雜志、學(xué)習(xí)資料等，由各部門(mén)列出清單，行政管理中心經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。 購(gòu)置的各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)、辦公用品、書(shū)刊等，均憑正式發(fā)票和實(shí)物，由辦公室驗(yàn)收、登記并在發(fā)票上簽收后，連同審批后的《物品購(gòu)置計(jì)劃單》在財(cái)務(wù)部按費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)定報(bào)銷(xiāo)，并據(jù)此入帳。 第六十條 財(cái)產(chǎn)的保管與使用。 公司全部固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品，統(tǒng)一由辦公室登記、建卡、保管，其中固定資產(chǎn)和大宗低值易耗品，財(cái)務(wù)部還應(yīng)建立分類(lèi)明細(xì)帳，進(jìn)行固定資產(chǎn)折舊和低值易耗品攤銷(xiāo)的會(huì)計(jì)核算。 各部門(mén)所需使用的各項(xiàng)物品，在辦公室辦理領(lǐng)用手續(xù)，并按部門(mén)建立在用物品登記簿。員工所用的辦公用品，由使用者負(fù)責(zé)保管。 第六十一條 財(cái)產(chǎn)物資的報(bào)廢。 固定資產(chǎn)報(bào)廢由使用部門(mén)向辦公室申報(bào)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，分別在財(cái)務(wù)部、辦公室辦理核銷(xiāo)手續(xù)。 各類(lèi)需清理變賣(mài)的財(cái)產(chǎn)物資由辦公室登記造冊(cè)，財(cái)務(wù)部審查并合理定價(jià)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后處理，所獲變賣(mài)收入財(cái)務(wù)部據(jù)以入帳。第十一章 車(chē)輛使用與維護(hù)管理辦法 第六十二條 車(chē)輛使用： 公司車(chē)輛由辦公室負(fù)責(zé)管理和調(diào)配，并首先保證領(lǐng)導(dǎo)使用。 各中心及業(yè)務(wù)部門(mén)用車(chē)時(shí)，應(yīng)由中心或部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《派車(chē)申請(qǐng)單》說(shuō)明去向、用途，提前通知辦公室，辦公室主管視業(yè)務(wù)的輕重緩急和出車(chē)地點(diǎn)合理調(diào)配。 根據(jù)業(yè)務(wù)需要有駕駛執(zhí)照的員工，經(jīng)行政管理中心經(jīng)理派遣，可以駕駛公司車(chē)輛。 保證財(cái)務(wù)部取款、送款用車(chē)； 因業(yè)務(wù)急需，公司又無(wú)車(chē)需乘出租車(chē)時(shí)，由各業(yè)務(wù)中心經(jīng)理說(shuō)明理由，行政管理中心經(jīng)理同意并簽字后才能報(bào)銷(xiāo)。 每日下班時(shí)各車(chē)輛鑰匙統(tǒng)一交回辦公室保管，節(jié)假日、晚上車(chē)輛一律停放在公司，若因外出加班超過(guò)21時(shí)，或其他原因不能停放公司時(shí)，經(jīng)請(qǐng)示后，可以停放它處。 第六十三條 車(chē)輛維護(hù)： 專(zhuān)職駕駛員負(fù)責(zé)公司車(chē)輛保養(yǎng)、維護(hù)、年審等。車(chē)輛需要檢修時(shí)，專(zhuān)職駕駛員說(shuō)明情況，經(jīng)行政管理中心經(jīng)理審核同意后，實(shí)施檢修。維修費(fèi)用達(dá)500元以上，需經(jīng)總經(jīng)理審核后，再進(jìn)行檢修。 購(gòu)置車(chē)輛備件（品）金額在500元以上的，由專(zhuān)職駕駛員填寫(xiě)《物品購(gòu)置計(jì)劃單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后報(bào)銷(xiāo)。 第六十四條 事故的處理 發(fā)生行車(chē)事故后，不論行車(chē)事故大小必須報(bào)辦公室備案。 公務(wù)用車(chē)情況下?lián)p失金額在5000元以下的責(zé)任事故，保險(xiǎn)公司賠付后的不足部份由責(zé)任人自行承擔(dān)。 公務(wù)用車(chē)情況下?lián)p失在5000元以上的責(zé)任事故，保險(xiǎn)公司賠付后的不足部份40%由責(zé)任人承擔(dān)；60%由公司承擔(dān)。 經(jīng)批準(zhǔn)后的私人用車(chē)如發(fā)生事故，維修費(fèi)用一律自負(fù)。 第六十五條 其它情況處理 駕駛者因違章被處罰公司不予以報(bào)銷(xiāo)。 未經(jīng)批準(zhǔn)自行出車(chē)、執(zhí)行公務(wù)擅辦私事者，除扣發(fā)駕駛者當(dāng)月全部獎(jiǎng)金外，還將受到公司行政處罰。 未經(jīng)批準(zhǔn)自行出車(chē)、執(zhí)行公務(wù)擅辦私事時(shí)發(fā)生行車(chē)事故的，不僅要自負(fù)全部經(jīng)濟(jì)責(zé)任，公司還要處以5002000元的罰款。 不具備駕駛資格的未經(jīng)批準(zhǔn)擅自駕駛，扣發(fā)駕駛者當(dāng)月全部獎(jiǎng)金。在此期間發(fā)生行車(chē)事故的自負(fù)全部責(zé)任，并將受到公司嚴(yán)厲的行政處罰。第十二章 文件銷(xiāo)毀制度 第六十六條 銷(xiāo)毀文件指把沒(méi)有保存價(jià)值或作廢的文件、資料、合同、協(xié)議、刊物等書(shū)面資料，按有關(guān)規(guī)定加以銷(xiāo)毀。 第六十七條 應(yīng)銷(xiāo)毀文件范圍： 上級(jí)下發(fā)的文件，不需要?dú)w檔立卷或備份的文件。 本公司制發(fā)的文件，歸檔立卷后的余份。 政級(jí)單位報(bào)送的無(wú)存檔價(jià)值的文件、資料等。 公司會(huì)議文件、資料立卷后的余份。 公司決定作廢的合同、協(xié)議及行政文件等。 上級(jí)機(jī)關(guān)指定銷(xiāo)毀的文件、資料等。 第六十八條 銷(xiāo)毀程序： 清點(diǎn)：總經(jīng)理辦公室把確認(rèn)就銷(xiāo)毀的文件、資料通知各部門(mén)清理出來(lái)，按份數(shù)核對(duì)點(diǎn)清，交由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一銷(xiāo)毀，各部門(mén)不得自行銷(xiāo)毀。 登記：將應(yīng)銷(xiāo)毀的文件、資料逐份登記在《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》上。不允許未經(jīng)登記，私自將文件銷(xiāo)毀。 審批：公司所有合同、協(xié)議，上級(jí)政發(fā)的文件、資料及一切屬于公司“密級(jí)”文件范圍的文件、資料，需經(jīng)總經(jīng)理或分管副總審批后方可銷(xiāo)毀；其它內(nèi)部行政文件、資料等需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審批后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀：辦公室定于每月30日進(jìn)行文件銷(xiāo)毀工作。備案：文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人要在《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》上簽字，并注明時(shí)間?！段募N(xiāo)毀申請(qǐng)單》將長(zhǎng)期存檔。 第六十九條 本規(guī)定自頒布之日起生效，請(qǐng)各部門(mén)嚴(yán)格遵守。 第七十條 本規(guī)定解釋權(quán)在公司總經(jīng)理辦公室。第十三章 附則第七十一條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審核后公布實(shí)施，修改亦同。第七十二條 本制度如有未盡事宜，可由總經(jīng)理辦公會(huì)另行補(bǔ)充規(guī)定。第七十三條 本制度如與國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)相抵觸，則以國(guó)家法律、法規(guī)為準(zhǔn)。行政管理制度附表附表一： 文件簽收單附表二： 文件借閱申請(qǐng)表附表三： 傳真申請(qǐng)單附表四： 長(zhǎng)途電話(huà)申請(qǐng)單附表五： 派車(chē)申請(qǐng)單附表六： 打印登記表附表七： 復(fù)印登記表附表八： 印章使用記錄附表九： 圖書(shū)、資料借閱表附