【正文】 做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)頻次時間在重要性的四格中選擇“252。”即可（1）將工作事項(xiàng)的重要性分四檔：非常重要，絕對要做（即其他事情都可以不做，也要做的事項(xiàng)）；重要，應(yīng)該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點(diǎn)）；不重要，可不做（做也不見得好）。（2）統(tǒng)計“頻次”。即不同重要程度的工作事項(xiàng)各占多少（單位：日、周、月）。（3）統(tǒng)計“時間”。即完成不同重要程度的工作事項(xiàng)所占用的時間。（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關(guān)。（3）重要的工作事項(xiàng)所占時間越多，時間管理就越合理。（4）一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。（5）特別注意對“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。會議分析分析會議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。運(yùn)用《會議分析表》。（1）分析會前準(zhǔn)備情況表55 會議分析表姓名： 日期： 年 月 日日期會議名目會議倡議計劃用時實(shí)際用時原因分析會議必要性評估必須的目的明確的目的不明確的可不開的4有無會議計劃、目標(biāo)、議程，時間安排？4時間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？4參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會議過程4是否準(zhǔn)時開會？為什么？4是否跑題？4是否按計劃進(jìn)行？4秩序是否正常？4是否有人中途出去？4是否按時結(jié)束？（3）會后分析：4會議紀(jì)要有沒有？發(fā)給與會者沒有？4會議決議的執(zhí)行情況。4會議必要性評估。以上三步分析，主要用于對浪費(fèi)時間嚴(yán)重的“馬拉松”會議或嚴(yán)重?zé)o效會議的詳細(xì)分析。（1）根據(jù)統(tǒng)計，職業(yè)經(jīng)理用于會議的時間約占工作時間的20%，如何利用好這20%的時間，是時間管理的重要環(huán)節(jié)。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會議主要有“部門例會”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會”、“專題討論會”等。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。（3）事先準(zhǔn)確通知參會人員，即使是部門里只有幾個人或十幾個人。最好養(yǎng)成以簡明的書面形式的通知大家會議計劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。（4）嚴(yán)格會議紀(jì)律。（5）參加別人召集的會議，可請求召集人確認(rèn)會議規(guī)則，以免浪費(fèi)時間。干擾因素分析分析哪些因素干擾了正常的時間安排，以便尋求治理的措施。運(yùn)用《干擾因素分析表》。表56 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律文件雜陳拖延不會說不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)常“救火”條理不清計劃不周無效會議不速之客電話干擾（1）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實(shí)發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。（2）對干擾因素排序通過對干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅決克服掉。（3）對突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時間的最大干擾因素。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會遇到上、下、左、右全方位的干擾。研究表明，干擾者順序?yàn)椋海?）羅列出干擾所帶來的后果（5）尋求對策尋求前三位干擾因素的對策，其他則可以緩一步。（1）通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中，許多因素你可能無法把握，但是，你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己。（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（4）都是誰干擾了你的時間安排，偷走了你的時間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會有不同的順序。你一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？【自檢】選擇你認(rèn)為最適合的分析方法，對你的時間利用方式進(jìn)行分析。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結(jié)】本講主要介紹時間分析的方法。感到特別忙亂的時候，運(yùn)用不同的時間分析方法對時間進(jìn)行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時間的合理模式。這是職業(yè)經(jīng)理進(jìn)行時間管理的重要方法?！拘牡皿w會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________up第6講 第二象限工作法【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面?！景咐磕充N售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改重要的工作需要花費(fèi)較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費(fèi)較少時間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。【舉例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費(fèi)用預(yù)算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結(jié)下達(dá)指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品報銷差旅費(fèi)“四象限”的工作分類所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據(jù)這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類Ⅰ象限：既緊急又重要的事項(xiàng)緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項(xiàng)。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？：重要但是不緊急的事項(xiàng)例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時間。然而一旦這些重要的事項(xiàng)沒有在限定的時間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。一般情況下，重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時間內(nèi)完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認(rèn)為還有時間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。：緊急但不重要的事項(xiàng)銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來處理，顛倒了主次。Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項(xiàng)不要為既不緊急也不重要的事而花費(fèi)寶貴的時間與精力?！臼吕啃そ?jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財務(wù)經(jīng)理談銷售費(fèi)用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項(xiàng)應(yīng)為：圖62 “四象限”實(shí)例解析【自檢】運(yùn)用“四象限”分析法，對你一天時間內(nèi)的工作進(jìn)行排序?！颈局v總結(jié)】本講介紹如何運(yùn)用“四象限”分析法對各項(xiàng)工作進(jìn)行排序。工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分，一是重要性，二是緊急性。依據(jù)這兩個標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng)?！拘牡皿w會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________up第7講 養(yǎng)成好習(xí)慣【本講重點(diǎn)】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個階段【忠告】時間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。不良習(xí)慣必須改變現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時間管理是職業(yè)化的一項(xiàng)要求。職業(yè)經(jīng)理要管理一批人，不良習(xí)慣不僅影響個人的工作效率，也會對下屬產(chǎn)生負(fù)面的影響。養(yǎng)成好習(xí)慣的四個階段這個階段還沒有意識到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣，也沒有意識到這個不良習(xí)慣給工作帶來的危害。已經(jīng)意識到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個習(xí)慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患。有時候，不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測試手段來發(fā)現(xiàn)。這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開始培養(yǎng)好的習(xí)慣。就時間管理而言，可以按照前面講過的第二象限法來建立高效利用時間的習(xí)慣。在進(jìn)行面對面溝通時，至少要做到以下三點(diǎn)：◆在約定的時間到達(dá)?！魧贤ㄋ璧臅r間進(jìn)行預(yù)算?！籼岢鰷贤ǖ闹黝}?？梢酝ㄟ^其它渠道了解到的情況，溝通時就無需談起。在與組織之外的人進(jìn)行溝通時，一般都很注意上述三點(diǎn)。而在與內(nèi)部的人溝通時，則很少有人注意到。如果你把內(nèi)部的人當(dāng)作客戶，也就會自然而然按上述三點(diǎn)進(jìn)行溝通了。正所謂“無招勝有招”，良好習(xí)慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識到的時候。在第三個階段，對良好習(xí)慣的意識，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對習(xí)慣的放棄。要達(dá)到這個境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復(fù)”。即規(guī)定每一段時間，堅持一種做法的次數(shù)。經(jīng)過多次重復(fù)，就自覺接受了這種做法，習(xí)慣成了自然?！咀詸z】對照一下，你自己是否有以下的不良習(xí)慣：□工作效率低，辦事拖拉。□時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭?！趺济右话炎?，找不到主次?！踅?jīng)常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干。□什么事情都愿意管，認(rèn)為忙才好。□認(rèn)為下屬多請示匯報才有權(quán)威?！鯖]有目標(biāo)，沒有計劃?！醪簧朴诶昧闼闀r間?！醪粫菹?，不會娛樂，沒有空閑。如果你有上述一些不良習(xí)慣，就要想辦法消除，修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養(yǎng)成好的習(xí)慣。下面是一些建議：4每天花30分鐘做計劃。4有書面日計劃、周計劃和月度計劃。4讓下屬了解你的工作習(xí)慣。4排出每周工作的優(yōu)先順序。4集中精力完成重要工作。4使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式。4學(xué)習(xí)并運(yùn)用對付干擾的方法。4明確生活和工作目標(biāo)。4保證一天內(nèi)有一段時間不受干擾。4有效利用零星時間。4招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備。4文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。4在固定的時間里處理往來的函件。4盡量將無用的文件處理掉。4使每件工