【正文】 的先后整理以備稽催，再行復文時，則依發(fā)文程序辦理。□ 文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(一)公告:以主旨依據(jù)公告事項三段式斟酌運用。 (二)函、簽呈:以主旨、說明、辦法、請求、擬辦或建議三段式斟酌運用。 (三)業(yè)務接洽便函:以公文三段式或以條例方式逐點敘述。 (四)采用語體文以達到簡、淺、明、確的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 第十八條 信函處理 (一)指名營業(yè)、工務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發(fā)還。末能辦認為公務文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務文書，應交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。 (二)指名經(jīng)(副，理以上人員的信函，逞送其本人，如系公務文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 第十九條 簽呈處理 (一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應依類別歸檔。 (二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于簽呈事務備查表轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記批示情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關者應復印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及簽呈事務備查表后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應指定專人專案簽辦。 第二十條 合約處理 (一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務室核稿。判行后依業(yè)務需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。 (二)固定格式的合約書其原稿應依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準后，直接送請用印。 (三)合約書簽約人代表及原稿、正本的保管部門規(guī)定如下：合約書類別簽約人代表人正本及原稿保管部門資材買賣合約書資材統(tǒng)購合約書資材外購合約書資材托工合約書工程修造合約書營業(yè)買賣合約書聘約及定期契約人員工合約書其他合約書公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理總管理處資材部經(jīng)理公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理公司總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理公司部經(jīng)理、事業(yè)部經(jīng)理或營業(yè)處處長事業(yè)部經(jīng)理各公司視業(yè)務需要自行訂定公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門總管理處資材部資材管理科公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門人事部門或該廠區(qū)文書管理部門公司總經(jīng)理室、事業(yè)部經(jīng)理室或該廠區(qū)文書管理部門保管部門收到合約書正本應即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務有關部門均以副本留存?zhèn)溆?。三、公文處理實施細則□ 總則第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實際情況，特制定本實施細則。第二條 各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。第三條 各單位應發(fā)揚實事求是，認真負責的工作作風，克服形式主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第四條 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。第五條 各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保國家機密。□ 公文種類第六條 公文種類主要有:(一)請示請上級指示和批準，用請示。(二)報告向上級機關匯報工作，反映情況，用報告。(三)指示對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用指示。(四)布告、公告、通告對公眾公布應當遵守或周知的事項，用布告。向國內(nèi)外宣布重大事件，用公告。在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件，用通告。(五)批復答復請示事項，用批復。(六)通知傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用通知。(七)通報表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用通報。(八)決定、決議對某些問題或者重大行動作出安排，用決定。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用決議。(九)函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用函。(十)會議紀要傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用會議紀要?！? 公文格式第七條 公文格式一般包括:標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。(一)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。(二)向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位。如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。(三)發(fā)文時間，以領導簽發(fā)日期為準。聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準。(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)名發(fā)文，只標明主辦單位的公文編號。(五)公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。(六)收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應將主辦單位排列在前。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。第八條 公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。通告等用紙大小，根據(jù)實際需要確定行文關系。第九條 對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發(fā)文。第十條 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。 第十一條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。 第十二條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應當抄報越過的單位。 第十三條 向上級請示的公文，應一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領導者個人(除領導直接交辦外)。向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。第十五條 發(fā)文應根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)?！? 公文處理程序第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。(一)上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。(二)承辦人應根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。(三)凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關部門閱辦。各單位收到急件時，應在3天內(nèi)答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應辦理并退回文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面域口頭簡要回復。(四)加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。(五)領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。(一)草擬公文的要求: 1．要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。2．情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。3．引用的公文要寫明發(fā)文機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。4．草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。5．數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外，其他用漢字書寫。6．章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列，第一層為:一，第二層為(一)，第三層為1，第四為(1)。7．不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。(二)公文審核。公司的文稿在送領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。以工會、社團名義發(fā)文的，由董事會和分管領導審核。 審核的重點:1．是否需要行文。2．是否符合國家的方針、政策、法律、法令。與本單位發(fā)過的公文是否銜接。3．提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。 4．處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。 5．文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。(三)公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會、社團的一般性文件，由分管領導簽發(fā)，重要文件，由最高行政領導簽發(fā)。(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。(六)公文簽發(fā)后，由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年下月、目的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明此頁無正文字樣。(七)公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對末發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負責。校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。第十八條 公文辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件?！? 文件的管理第十九條 各單位要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。嚴禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關人員核對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。第二十一條 沒有存檔價值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。本細則從xxxx年xx月xx日起施行，過去有關公文處理的規(guī)定與本細則不一致的，以本細則為準。