【正文】 購訂單目前分為兩大類型：新品采購和老品采購。新品采購是指新開發(fā)的供應(yīng)商或新材料僅通過了初步認(rèn)證未通過客戶認(rèn)可，需要進(jìn)行本廠生產(chǎn)試制和客戶生產(chǎn)試制合格后，才可以 進(jìn)行大批量采購和生產(chǎn)。一旦得到客戶認(rèn)可，相 應(yīng)供應(yīng)商和材料所產(chǎn)生的訂單就可以是正產(chǎn)訂單（即老品采購）。對于老品訂單又分為設(shè)備采購訂單、低值易耗品訂單、國外采購訂單、國內(nèi)采購訂單、模具訂單、外協(xié)訂單等。下達(dá)采購訂單（包括新品和老品）操作的實(shí)際流程是：先與供應(yīng)商口頭或非正式商洽，對價格、交期、付款條件等條款雙方達(dá)成一致時，才在系統(tǒng)中錄入采購訂16 / 66單。經(jīng)過內(nèi)部審核通過，再將訂單發(fā)給供應(yīng)商書面確認(rèn)。并不是所有的供 應(yīng)商會同意當(dāng)初口頭或信件約定的條件，采購訂單下達(dá)后可能還有變動，只有那些供應(yīng)商沒有異議并回簽的采購訂單才可以視為正式生效，轉(zhuǎn)入采購訂單跟蹤環(huán)節(jié)。因此，采購訂單在批準(zhǔn)狀態(tài)后需增加一個回簽的狀態(tài)，有回簽狀態(tài)的采購訂單才可以正式生效。之后，由采購員填寫采購訂單交由物流經(jīng)理審批通過， 審批通過后以 Email 或傳真的形式下達(dá)采 購訂單給供應(yīng)商。得到批準(zhǔn)的采 購訂單將作為后續(xù)入庫和質(zhì)檢的依據(jù)。最后，采購回來的物料在生產(chǎn)中使用無問題或采購發(fā)票收到達(dá)到規(guī)定天數(shù)（如 45 天）后，財務(wù)對此進(jìn)行付款。 對于已下的采購訂單由于供應(yīng)商原因引起交期延遲，供應(yīng)商都會通知采購員據(jù)此修正到貨安排和九周計劃在途表等跟交期相關(guān)的統(tǒng)計報表。（3）采購計劃的編制采購計劃的制定主要依據(jù)物料需求計劃，而物料需求計劃來自于銷售計劃和生產(chǎn)計劃。除此以外還需要 綜合考慮多種因素，例如，物料清 單（BOM）、物料采購周期、在途量（已下采購訂單 未到貨數(shù)量）、在途 計劃接收量、可供貨量、現(xiàn)有庫存等。從之前的分析可以知道，電子精密接插件行業(yè)需要采購的物料種類有很多，并且有許多材料需要從國外訂購。因此，物料的采購 周期長短不一，最短的采 購周期為 2 周，而最長采購周期可以達(dá)到 20 周。但是，從接到 銷售訂單到生產(chǎn)完工，銷售交貨周期通常為 1 至 2 周。個別如電鍍產(chǎn)品的交貨周期則更短，從接到銷售訂單到生產(chǎn)完工銷售的交貨周期以小時計算。如此長的采購周期對比如此之短的交貨期，采 購計劃、銷售計劃和生產(chǎn)計劃的協(xié)調(diào)顯得尤 為重要。其中，生產(chǎn)計劃一部分根據(jù)銷售計劃制定，一部分依據(jù)客戶提供的計劃表制定，還有一部分要考慮到臨時 接單的情況。客 戶在每周固定的一天提供最新的八周滾動計劃，生產(chǎn)部以此調(diào) 整上周發(fā)布的八周滾動計劃中后七周的計劃。企業(yè)的生產(chǎn)計劃就隨著該八周滾動計劃進(jìn)行調(diào)整。這樣調(diào)整的范圍和幅度沒有規(guī)律可尋，會出現(xiàn)生產(chǎn)計劃頻繁變更的情況。目前接插件企業(yè)對采購計劃的計算，雖然大部分使用計算機(jī)輔助，通過對銷售需求、庫存情況、已有定單情況、BOM 結(jié)構(gòu)進(jìn)行 計算得出，但仍然需要大量的人工調(diào)整。即使如此，得出的計劃也不盡合理。而且，生產(chǎn)計劃的對象是產(chǎn)成品，一個 產(chǎn)品則是由許多相關(guān)原材料組成的，同一種原材料可能用于一種以上的產(chǎn)品的生產(chǎn)。每種產(chǎn)品需要的各種原材料的配17 / 66比各不相同，不同種原材料需要經(jīng)過的加工工藝不同，同種材料不同供應(yīng)商提供材料的能力不同，同一供應(yīng)商提供不同材料所需的時間也不一樣。為了保證生產(chǎn)的產(chǎn)品在交貨期之前生產(chǎn)完成，其所需原材料應(yīng)當(dāng)按照需要及時的保質(zhì)保量的到庫。所以行業(yè)內(nèi)的企業(yè)經(jīng)常要面對物料短缺和庫存量過大的問題。因此，期望的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的基于 MRP 理論的采購計劃 編制方法，以彌補(bǔ)目前采購計劃編制的缺陷，在滿足生產(chǎn)需求的同時，將 庫存維持在一個合理水平。新的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)為采購計劃的制定提供方便，將銷售計劃、主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃與采購計劃相關(guān)聯(lián)， 結(jié)合物料的庫存可用量、在途量、采 購周期和交貨期，自動轉(zhuǎn)換為采購計劃。（4）單位轉(zhuǎn)換因為公司是制造型企業(yè)，采購原材料時供應(yīng)商以其自己的方式將材料進(jìn)行包裝，而公司因為生產(chǎn)需要，生產(chǎn)領(lǐng)料、材料耗用可能是以其他 單位計算的。即使在公司內(nèi)部，同一材料在不同的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，其 計量單位也可能產(chǎn)生變化。以底 帶為例：底帶在采購和倉庫盤點(diǎn)時以卷為單位，但在倉庫領(lǐng)料和生產(chǎn)時是以公斤為單位進(jìn)行的。因此，未來的系統(tǒng)會被希望提供不同計量 單位在相應(yīng)場景下的自動轉(zhuǎn)換功能。 外協(xié)加工品管理需求外協(xié)業(yè)務(wù)一般有兩種情況：原材料外協(xié)和半成品外協(xié)。原材料外協(xié)是指企業(yè)向供應(yīng)商購買原材料，然后原材不做任何處理直接拿去進(jìn)行外協(xié)加工。半成品外協(xié)是指，企業(yè)將原材料制作成半成品以后再出庫進(jìn)行外協(xié)加工。原材料外協(xié)又分三種情況：第一種，原材料供應(yīng)商同時也是外協(xié)加工商，企業(yè)向其購買材料以后由供應(yīng)商加工完，以外協(xié)加工品的形式回到企業(yè)，企業(yè)支付其原材料采購費(fèi)用以及外協(xié)加工費(fèi)；第二種，企業(yè)購買材料后，由原材料供應(yīng)商運(yùn)貨到第三方進(jìn)行外協(xié)加工；第三種，企業(yè)購買原材料后先將材料入庫以后再出庫運(yùn)到外協(xié)供應(yīng)商處進(jìn)行加工。目前，我所知道的對于外協(xié)業(yè)務(wù)處理比較優(yōu)秀的做法是，物料部門采購員辦理外協(xié)訂單手續(xù)，下達(dá)外協(xié)訂單后，通知 倉庫管理員辦 理領(lǐng)料出庫手續(xù)，物料 發(fā)出并在原存放倉庫數(shù)量減少，在外協(xié)虛擬倉庫數(shù)量增加。材料交由外協(xié)供應(yīng)商進(jìn)行外協(xié)加工。加工完成后進(jìn) 行外協(xié)品入庫。所入 庫的物料與所下外協(xié)訂單物料代碼發(fā)生改變，以表示材料已 經(jīng)經(jīng)過加工。 財務(wù)將支付加工費(fèi)給外協(xié)廠商， 產(chǎn)品成18 / 66本將增加。在此過程中，無論是外協(xié)業(yè)務(wù)四中情況的哪一種，在形式上都需要進(jìn)行原材料到貨入庫和外協(xié)材料領(lǐng)料出庫的操作。所有的外協(xié)加工剩下的邊角料和廢品都要回收回來并入庫記賬。這樣 做讓庫存記錄清晰易查，容易監(jiān)控材料走向。企 業(yè)在和外協(xié)供應(yīng)商簽訂外協(xié)訂單時會依據(jù) BOM 對材料的加工損耗率做出約定。回收邊角料和廢料不僅僅是為了核實(shí)材料損耗，確定應(yīng)支付的加工費(fèi)，也是為了在倉庫進(jìn)出記錄和財務(wù)記賬面上能夠走平，不至于在月結(jié)、年結(jié)和盤點(diǎn)的時候出現(xiàn)不知道物料少在哪里的情況。新系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)協(xié)助企業(yè)在外協(xié)業(yè)務(wù)的各種情況下都能順利進(jìn)行，并且能夠在物料的出庫入庫數(shù)量、交期、成本等方面進(jìn)行監(jiān)控，在材料加工前后賬面記錄上能夠區(qū)分。 信息溝通需求由之前分析可以知道，一道業(yè)務(wù)的整體流程中，采 購業(yè)務(wù)與財務(wù)應(yīng)付、采 購與倉庫部門、采購與質(zhì)檢部 門、采 購部門與產(chǎn)品設(shè)計 部門都有著密不可分的聯(lián)系。采購材料的入庫、外協(xié)材料的 領(lǐng)料出庫、采 購?fù)素浀某?庫等都需要倉庫的工作人員依據(jù)采購部門所出單據(jù)才能實(shí)行。倉庫依據(jù)質(zhì)檢部門的質(zhì)檢單才知道哪些要入合格品庫，哪些入不合格品 庫。 財務(wù)需要對采購部門 的采購單、 倉庫的到貨接收單和入庫單進(jìn)行匹配核對才能入賬付款、開具發(fā)票。產(chǎn)品設(shè)計部門會對產(chǎn)品的BOM 做出修改，而 BOM 是物料需求計劃編制的重要依據(jù)之一，物料需求 計劃又是采購計劃編制的重要來源。目前，采購收貨、退換貨等產(chǎn)生的賬務(wù)主要以單據(jù)的形式和財務(wù)部進(jìn)行溝通。定貨單、 發(fā)票、收退貨單等各種單據(jù)的填制和轉(zhuǎn)移必然增加了采購人員和財務(wù)人員核對的難度和產(chǎn)生人為錯誤的機(jī)率。由于采購與設(shè)計部門之間在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、版本更改的信息更新上缺乏行之有效的溝通方式，常常會導(dǎo)致采購部門不能及時得知設(shè)計變化和新產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)度，影響了物料的及時到位。有時也會出現(xiàn)采購部門因為不能及時獲得新產(chǎn)品的物料需求信息，而引起錯誤的采購或采購不及時的情況。未來的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠在有權(quán)限的共享企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息的同時，為數(shù)據(jù)的同步更新和數(shù)據(jù)的安全轉(zhuǎn)移提供方便。19 / 66 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求分析 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)主要包括兩大類：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù) [22]?；A(chǔ)數(shù)據(jù)描述企業(yè)的產(chǎn)品技術(shù)屬性、制造規(guī)范與企業(yè)經(jīng)營規(guī)則的數(shù)據(jù)。主要包括主數(shù)據(jù)和規(guī)則性數(shù)據(jù)。一些數(shù)據(jù)主文件如，物料基本信息、BOM 信息、工作中心、供應(yīng)商基本信息、客戶基本信息等都屬于主數(shù)據(jù)。而一些系 統(tǒng)常量、付款條件、交貨 條件則屬于規(guī)則數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)相對穩(wěn)定，所以被稱作靜態(tài)數(shù)據(jù)。事務(wù)數(shù)據(jù)即系統(tǒng)在運(yùn)行過程產(chǎn)生、反映企業(yè)日?；顒拥臄?shù)據(jù)。例如，采 購訂單、請購訂單、采購申請訂單、采購發(fā)票、采 購?fù)素泦?、采購接收單、采購入庫單、采購出庫單、外協(xié)采購訂單 、外 協(xié)領(lǐng)料單等。這些數(shù)據(jù)隨著 業(yè)務(wù)的發(fā)生而產(chǎn)生，隨著業(yè)務(wù)的結(jié)束而失去意義，因此也被稱作動態(tài)數(shù)據(jù)。為了實(shí)現(xiàn)采購?fù)鈪f(xié)管理系統(tǒng)，需要明確以上兩方面的數(shù)據(jù)需求。系統(tǒng)所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括：（1）供應(yīng)商信息：包括供應(yīng)商基礎(chǔ)信息和供應(yīng)商評估信息。企業(yè)向供應(yīng)商詢價、下訂單時需要了解供應(yīng)商的基本信息。這些信息主要包括：供應(yīng)商的名稱、聯(lián)系方式、是提供什么產(chǎn)品的供應(yīng) 商、是合格供 應(yīng)商、不合格供應(yīng)商還是試用供應(yīng)商、協(xié)定的付款條件、發(fā)生業(yè)務(wù)后的 財務(wù)科目、 納稅類型、是否有訂單限定額度等。而在供應(yīng)商資源的開發(fā)過程中以及對現(xiàn)有供應(yīng)商的持續(xù)評價過程中，都需要對這些結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)，以便企 業(yè)查詢， 為企業(yè)選擇是否與供應(yīng)商開始合作或繼續(xù)合作提供依據(jù)。（2）物料基本信息：物料的編號、規(guī)格、型號、種類、計量單位、核算科目、 訂貨策略、 計價方法、是成品還是材料、是否用于生 產(chǎn) 、是不是可銷售類型、來源是自己生產(chǎn)還是需要采購。（3）產(chǎn)品采購信息：物料的采購單位、由什么部門負(fù)責(zé)采購的、由誰負(fù)責(zé)采購的、采購 提前期是多少、是否需要入 庫驗收、此物品的采購稅率是多少、哪些供應(yīng)商可以提供此物料。這是在了解物料基礎(chǔ)信息之上更進(jìn)一步的，在采購時更加需要的信息。（4）采購部門：定義可以進(jìn)行采購的部門，允許化學(xué)品、模具等專業(yè)性較強(qiáng)的物料由相應(yīng)車間自行采購。（5）付款條件：指明采購?fù)瓿珊罂梢赃x擇的付款方式。例如，貨到現(xiàn)付、到 貨20 / 66后 30 天付款、開具發(fā)票后 30 天付款、每月 統(tǒng)一付款等（6）交貨條件：指明商品的價格構(gòu)成、采購過程中企業(yè)與供應(yīng)商分別承擔(dān)的責(zé)任、風(fēng)險 和費(fèi)用。交貨條件影響商品的價格。（7）采購訂單類型：定義所有的采購單據(jù)，包括一般訂單、外協(xié)訂單、新品 訂單、退貨單 的類型。例如，外協(xié)訂單可以分為分條外 協(xié)、電鍍外協(xié)等，采購訂單是保稅的還是一般的，是采購 原材料的還是其他的。企業(yè)通過這些分類明確采購的目的和作為需要注意的、需要 進(jìn)行限制的情況的標(biāo)記。同時，方便在海量 訂單中進(jìn)行有目的的查詢。（8）采購單據(jù)編號規(guī)則：定義采購相關(guān)單據(jù)的編號規(guī)則，如，編號長度、是否允許有前綴、有的話前綴是什么、是否允許用戶修改系 統(tǒng)自動生成的單據(jù)編號等。系統(tǒng)所需的事務(wù)數(shù)據(jù)包括：（1）采購訂單：記錄關(guān)于一次采購交易的所有信息，明確交易雙方的協(xié)定內(nèi)容。主要包括付款方式、交貨條件、下單日期、到 貨日期、采購物料、數(shù)量、采 購價格、采購人、采 購部門、外協(xié)加工費(fèi)等。（2）采購?fù)素泦危褐饕f明進(jìn)行退貨的單據(jù)來自哪里、是做什么用的、退到哪里去、退貨日期、退貨的金額、數(shù)量、物料類型以及退貨部門、退貨人。（3）詢價單：用于企業(yè)與供應(yīng)商協(xié)商采購物料的價格、數(shù)量、付款方式、交貨期等。（4）請購訂單：內(nèi)容包括請購物料、請購部門、 請購人、需求日期、預(yù)計價格等。正式生效以后可以轉(zhuǎn)成采購訂單。（5）到貨接收單：記錄到貨信息，下達(dá)的采購訂單中有多少數(shù)量到貨了、源自哪張采購單、到貨日期、到貨物料、收 貨人、入 庫數(shù)量。對于供應(yīng)商，企業(yè)需要開具收貨單作為收到貨物的憑證，對于企業(yè)本身，有必要對業(yè)務(wù)的每個階段進(jìn)行記錄，是對 物流進(jìn)行監(jiān)控的一種手段。（6）采購入庫單：入庫時間、入庫物料、收 貨倉庫、庫 位、收貨數(shù)量、物料質(zhì)量、物料批次。是必要的庫存記錄 。明確物料的批次，為 企業(yè)實(shí)行存貨計價方法提供數(shù)據(jù)；明確倉庫和庫位，便于物料的移動和盤點(diǎn)。（7）采購出庫單：出庫日期、源自哪張采購單、出 庫物料、數(shù)量、操作人、出庫倉庫。在 庫存記錄上有進(jìn)有出，可以追溯物料的流向。（8）采購發(fā)票：發(fā)票號、發(fā)票日期、開票物料、數(shù)量、金額、稅額、對應(yīng)入庫單21 / 66號等。采購發(fā)票是系統(tǒng)的形式發(fā)票，目的是核 對入庫的物料、數(shù)量和金 額。此發(fā)票財務(wù)部門的工作人員可以查看，作為開具財務(wù)發(fā)票的依據(jù)之一。 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖由于采購?fù)鈪f(xié)系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)流程量較多，為了能夠清晰的顯示整個過程，本文將某些復(fù)雜的業(yè)務(wù)在總流程圖中進(jìn)行折疊，之后采取分層展現(xiàn)的方式對這些業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流進(jìn)行具體描述。采購?fù)鈪f(xié)系統(tǒng)的 0 層數(shù)據(jù)流圖，即第一層數(shù)據(jù)流圖如圖 所示。采購員1維護(hù)物料信息3維護(hù)供應(yīng)商信息5向供應(yīng)商詢價6申請采購7進(jìn)行采購8到貨入庫1 0生成采購發(fā)票4制定采購計劃9退貨出庫2設(shè)置系統(tǒng)常量D 8供應(yīng)商基本信息D 9供應(yīng)商評價D 1物料基本信息D 2產(chǎn)品采購信息D 4采購系統(tǒng)初始值D 6采購請購單D 5采購詢價單D 7采購訂單D 1 0采購發(fā)票D 3物料需求計劃采購訂單信息請購信息采購信息名稱 、 類別 、通訊 、 付款條件 、 稅信息 、應(yīng)收科目計劃周期 詢價信息到貨接受信息 、 質(zhì)檢信息退貨信息采購單編號規(guī)則 、 付款 、 交貨條件 、 采購部門 、 訂單類型D 1 2出庫單D 1 1入庫單庫管員圖 采購?fù)鈪f(xié)管理系統(tǒng) 0 層 DFD圖 描述了采購?fù)鈪f(xié)管理系統(tǒng)的總數(shù)據(jù)流程。從圖上可以看出采購負(fù)責(zé)人在采購業(yè)務(wù)過程中數(shù)據(jù)的傳遞、處理和存儲。 0 層數(shù)據(jù)流圖展示了采購人員可能22 / 66經(jīng)過的所有業(yè)務(wù)處理。訂單處理過程的數(shù)據(jù)流圖如圖 所示。在進(jìn)行采購這個處理中具體包括了老品采購、新品采購和外協(xié) 采購的訂單輸入及修改，訂單審批生效，確 認(rèn)供應(yīng)商對訂單上的協(xié)議沒有異議以及查找采購訂單等操作。D 6采購請購單D 7采購訂單