【正文】 業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，集團總裁辦設(shè)置檔案室，配備專職檔案管理人員。各管理中心設(shè)專人（可兼職）管理檔案、各子公司辦公室設(shè)置綜合檔案室，配置專職檔案管理人員。 第七條 檔案管理崗位的主要職責(zé)：一、集團總裁辦檔案室的職責(zé)是：（一）制訂集團檔案管理規(guī)則及實施細則并組織實施；（二）根據(jù)集團檔案管理工作的總體要求，研究制訂全系統(tǒng)檔案工作規(guī)劃和年度工作計劃并組織實施；（三）根據(jù)集團檔案工作目標(biāo)管理綜合考評辦法，研究制訂各部門檔案工作目標(biāo)管理綜合考評實施細則并組織實施； （四）對集團內(nèi)檔案工作實行統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督，組織各類檔案工作檢查和考核，對檔案工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)；（五）負責(zé)集團總部各類檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、銷毀、信息化處理和提供利用工作。 二、各管理中心專、兼職檔案管理崗位的職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行集團檔案管理工作的制度及實施細則，統(tǒng)一負責(zé)本部門各類文檔材料的規(guī)范管理和檔案管理系統(tǒng)的正確使用；（二）收集、整理屬于歸檔范圍的各種文件、合同、圖紙等，并按照規(guī)定的時間完成向集團檔案部門移交歸檔工作。（三）負責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、保管、銷毀、統(tǒng)計、信息化處理和提供利用工作。 三、各子公司綜合部檔案管理崗位的職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行集團檔案管理工作的制度及實施細則，統(tǒng)一負責(zé)本公司各類文檔材料的規(guī)范管理和檔案管理系統(tǒng)的正確使用；（二）對公司內(nèi)的檔案工作實行統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督，組織公司內(nèi)檔案工作檢查、指導(dǎo)，對相關(guān)業(yè)務(wù)檔案兼職人員進行專業(yè)培訓(xùn)工作； （三）負責(zé)本公司各類檔案的收集、整理、保管、銷毀、統(tǒng)計、信息化處理和提供利用工作。 第八條 集團各級檔案室是集中保存、管理本專業(yè)檔案的保管部門，所承擔(dān)的工作任務(wù)是：（一）按照集團有關(guān)制度和規(guī)范，接收與征集本室保管范圍內(nèi)有保存價值的檔案；（二）建立、健全本專業(yè)檔案的借閱利用、安全保密、庫房管理、鑒定銷毀等管理制度，保證本專業(yè)檔案的完整與安全；（三）統(tǒng)一管理室存檔案。做好收集、整理、信息化處理和保管工作，并按照有關(guān)規(guī)定進行檔案的移交或銷毀；（四）編制本專業(yè)檔案所適用的各種檢索工具，開發(fā)檔案信息資源，積極提供檔案利用，為集團各項工作服務(wù)；（五）對檔案的接收、移交、保管、利用和銷毀情況進行統(tǒng)計，收集、整理檔案利用效果；（六）收集、整理和保管與本室存檔有關(guān)的資料。第三章 檔案工作人員及其職責(zé)第九條 檔案工作人員要忠于職守，遵章守紀(jì)，具備專業(yè)知識，能夠勝任檔案工作。第十條 集團各部門應(yīng)重視檔案工作人員的選配，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)和管理水平，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。各管理中心、各子公司檔案工作人員進行調(diào)配時，應(yīng)及時向集團總裁辦檔案室報備。第十一條 各崗位檔案工作人員職責(zé)：（一）負責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計本部門的檔案及有關(guān)的資料；（二）統(tǒng)一管理本部門各類檔案，編制檢索工具，開展檔案編研，積極提供利用；（三）按照檔案箱柜、庫房管理的要求做好安全防范、不斷完善檔案的保管條件，維護檔案的完整與安全；（四）做好本檔案庫房清潔衛(wèi)生、柜架檔案的排列擺放及柜架標(biāo)識等工作；（五）組織并參加本室檔案的鑒定、銷毀和移交工作； （六）嚴(yán)格執(zhí)行集團的保密規(guī)定，嚴(yán)格檔案調(diào)閱手續(xù)，確保檔案資料不丟失、不泄密。第四章 檔案的類別 第十二條 證照：（一）公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證。（二）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證書。（三）統(tǒng)計登記證、建設(shè)項目統(tǒng)計登記證。（四）地產(chǎn)項目“五證”：國有土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、商品房預(yù)售許可證。（五）公司認定的其他重要證照。第十三條 文件資料（歸檔范圍）：一、項目文件（一）立項批復(fù)（或可行性研究報告）、規(guī)劃意見書、審定設(shè)計方案。（二）國有土地使用權(quán)出讓合同、竣工驗收備案表、工程各類合同。（三）工程建設(shè)底圖、藍圖及文字材料，經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計圖紙及文字材料。（四）實測報告、預(yù)測報告、室內(nèi)環(huán)境檢測報告、水質(zhì)檢測報告、消防驗收報告等。（五）其他相關(guān)文件。二、公司文件資料（一）法規(guī)性文件：包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。（二）工商文件：公司工商檔案、公司章程、驗資報告、年檢報表等。（三）企業(yè)的重大決議文件：包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總裁（總經(jīng)理）辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。（四）公文類文件：公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結(jié)、匯報、簡報、通知、請示、批復(fù)、紀(jì)要、可行性研究、考察等報告等文件。（五）合同、協(xié)議類文件：集團各公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 （六）證件性文書資料：本公司獲得的獎狀、獎證、獎?wù)?、獎旗、獎品、各類榮譽牌匾、達標(biāo)證書和證明等。各項財產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。（七）憑證性文書材料：包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，各項財產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。（八）聲像制品資料：包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文化娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。三、公司認定的其他重要文件第五章 檔案的管理第十四條 檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。第十五條 檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把集團活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由總裁辦及集團下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、歸檔。一、歸檔的范圍 凡屬本制度第四章所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔。二、歸檔的要求（一）各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室歸檔。（二）移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。（三）歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須放在一起。（四）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。（五）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第十六條 檔案的借閱（一）檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員經(jīng)集團相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。（二）各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須填寫《文件借閱申請單》并經(jīng)集團相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。（三）檔案的借閱者應(yīng)負責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。（四）對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。（五）必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。（六）檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。（七）借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報集團領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。第十七條 檔案保密要求（一）檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。（二）檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。（三）有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)集團總裁辦主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（五）外來人員，統(tǒng)一由負責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。（六）檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。（七）企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由總裁辦主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。第十八條 超期檔案的銷毀（一）對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)總裁辦主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總裁批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。（二）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。（三）銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。第六章 附 則 第十九條 本制度由集團總裁辦負責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實施。 附件：文件借閱申請單文件借閱申請單　申請部門： 經(jīng)辦人：使用時間： 年 月 日 時使用事由：借用文件名稱/備注：部門負責(zé)人：　　總裁辦主任： 第三篇信息化管理信息管理辦法第一章 總 則第一條 為更好地掌握和利用信息，使信息管理科學(xué)化、制度化，為****集團(以下簡稱集團)的決策提供及時、有效的依據(jù)，并使集團內(nèi)部管理和溝通順暢，特制定本辦法。第二條 本辦法中的信息管理，