【正文】 公司）專項任務統(tǒng)計表表號：專項日報（200*）第 0**號 起始日期：*月**日至 **月**日任 務 完 成 情 況任務號任 務 名 稱任 務 完 成 情 況 要 點 反 映延期申請任務下達單位綜合考核(未完成為0、完成為1)備注上報 時間： □ 0 □1下達方考核： □ 0 □1上報 時間： □ 0 □1下達方考核： □ 0 □1上報 時間： □ 0 □1下達方考核： □ 0 □1注：本期應報任務單**份 實報**份 受處罰**份 獎勵**份未 到 期 任 務任務編號任 務 名 稱任務下達方執(zhí)行單位負責人任務預警期任務完成期限審批： 復核： 編制： 年 月 日 年 月 日 年 月第六節(jié) 檔案管理制度第一條 概述一、為加強公司對各類檔案的綜合管理，逐步實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學化和制度化，更好地為公司綜合管理服務，參照國家《檔案法》，結合公司實際情況，特制訂本制度。本制度所指檔案是指各級公司在從事經營管理、活動中形成的，對公司有保存價值的各種文書資料、基建資料、實物資料、聲像資料、會計資料，人物全宗等歷史記錄。二、各單位檔案由檔案室實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、安全，便于開發(fā)利用。檔案管理實行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”（納入公司計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍）、“四同步”（在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作）。 （說明：單位指公司、公司、公司、公司等獨資和控股公司的集合體；為方便檔案管理，各級公司同列為一級類目。）三、檔案整理過程中，書寫工具必須為簽字筆或鋼筆，字跡要工整、清晰。第二條 機構設置一、公司設檔案室，配備專職檔案管理員，由北京公司行政人事中心公室　　　　　　　　　 （以下簡稱行政人事中心）直轄管理，是公司檔案工作歸口管理部門，對各單位檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調；對各單位檔案管理工作進行監(jiān)督和指導；同時負責檔案的永久、長期保存和提供利用。根據(jù)各單位實際情況，條件成熟的公司可在檔案室的指導下設檔案分室。檔案分室受檔案室及主管業(yè)務部門的雙重領導。二、各單位設一位檔案管理負責人專管本單位的檔案管理工作（其中公司可以考慮各中心設專人負責本中心的檔案工作），建立和完善歸檔制度，并根據(jù)需要配備12名專職或兼職檔案工作人員（以下簡稱檔案管理員）具體承辦。各單位分管檔案管理工作的負責人，應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己職責范圍，做到“四同步”。三、公司檔案管理實行二級管理：檔案室為一級管理，各單位檔案管理員為二級管理，各單位檔案管理與要求與檔案室對口。第三條 檔案的構成一、文書檔案：是指各級公司在其經營管理活動中形成的具有保存價值的各類文件及接收的外部文件；二、基建檔案：是指各級公司在基礎建設過程中形成的具有保存價值的各類文件、圖紙等；三、實物檔案：是指各級公司在成長、發(fā)展過程中形成的，能夠反映本企業(yè)各項工作成績和歷史面貌的獎章、獎杯、獎狀等實物材料；四、聲像檔案：是指各級公司在成長、發(fā)展過程中直接形成的能夠反映本企 業(yè)歷史面貌的以感光、磁性材料為載體，以聲音、圖像形式為反映方式，具有保存價值的磁帶、照片、VCD等；五、會計檔案：是指各級公司在日常經營管理過程中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其它會計核算材料及清單、交接手續(xù)等；六、人物全宗：公司主要領導人和優(yōu)秀職員的生活經歷、工作業(yè)績。第四條 檔案的歸檔案卷全宗群全宗文件全宗編號全宗說明\單編全宗內案卷目錄編全宗目錄分類、整理、編號編檔案全引目錄填寫封面填寫備考表編卷內文件目錄案卷編號文件裝訂各公司檔案負責人主辦 檔案移交、接收 檔案室主辦一、各單位檔案管理員應按工作程序，進行文件材料的形成、積累，工作結束時整理、 立卷，并在原則上經本單位第一負責人審查同意后歸檔。二、任何員工在從事經營、管理等活動中形成的各類載體的文件材料，必須按規(guī)定向檔案人員移交，任何員工不得占為己有。任何員工在非職務活動中形成的重要文件材料，企業(yè)檔案室可通過征集、代管等多種形式進行管理。對向一級公司檔案室捐贈檔案資料者，一級公司酌情予以獎勵。三、原則上各單位對基建工作、貴重設備等進行鑒定、驗收時檔案管理員應參加。四、歸檔范圍分為五類（見細則）。五、歸檔要求實行公司立卷制度，由檔案管理負責人統(tǒng)一歸檔，也可在公司內部實行部門立卷制度，分工歸口立卷。立卷人應按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進行系統(tǒng)整理、組卷，并編寫頁號和卷號，填寫卷內目錄、備考表，擬定案卷標題，注明密級和保管期限。歸檔的文件材料應格式統(tǒng)一、質地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰，符合規(guī)范和標準的要求。文件材料整理后，由各單位檔案管理員組卷，并將立卷的案卷經本公司檔案管理負責人審查簽字后，擬制移交清單，向檔案室移交歸檔。由幾個公司/部門合作完成的項目，由主辦公司/部門立卷歸檔，保存一套完整的檔案正本，協(xié)作公司/部門保存與自己承擔任務有關的材料。六、歸檔時間文書檔案于每年3月末按要求向檔案室移交上一年度檔案?；悪n案于建設項目竣工驗收后視檔案的整理情況在兩周至一個月內按要求向檔案室移交檔案。財務類檔案（不含會計檔案）在財務部門保管2年后，于次年的第一季度按要求向檔案室移交。實物類檔案、聲像類檔案按季度歸檔，于次季度第一周內按要求向檔案室移交上季度檔案。七、檔案（會計檔案除外）的保管期限分為永久、長期和短期。規(guī)定原則為：（1）凡是反映各單位主要職能部門活動、基本歷史面貌、各項工作、具有長遠利用查考價值的檔案，列為永久保存；（2）永久保管為10年以上，長期保管為3至10年，短期保管為3年以內。第五條 檔案的保管管理一、檔案是公司的重要資源，任何部門或個人都不得視檔案為私有，全體員工都有保護檔案的義務。二、檔案室在接收檔案時，要依據(jù)移交清單仔細核對，并按照便于保管、方便利用的原則，按規(guī)定的分類編號方法進行統(tǒng)一的分類、登記、編目、排列。三、歸檔的檔案材料不可修改，如需要補充時，必須由公司檔案管理負責人審查核準，并簽署意見，交檔案室歸檔。四、檔案室應研究和改進檔案的保護，對已破損、蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制，一級公司為檔案保護提供必要條件。五、公司檔案庫房應有嚴格的管理制度，要有防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防光、防磁等設施；要有安全保密制度，定期進行安全檢查，遇有特殊情況，應立即向公司主管領導報告，及時處理。六、檔案庫房除檔案管理員之外，無關人員一律不得擅自進入。七、檔案存放要求整齊有序、齊全完整；檔案出入必須有詳細記錄，借用完畢的檔案應及時收回，并放回原位，不得串類易位。第六條 檔案的利用和開發(fā)一、檔案的利用檔案室要編制各種必要的檢索工具、參考資料和統(tǒng)計資料，逐步實現(xiàn)檔案計算機管理，努力開發(fā)檔案信息資源，積極主動做好提供利用工作。檔案室建立檔案的借閱制度，根據(jù)檔案的秘密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的利用審批手續(xù)。檔案室管理人員要熟悉庫藏，開展檔案編研，主動提供利用，為領導和有 關部門服務。珍貴檔案應以復制件代替原件提供。二、檔案的開發(fā)檔案室應加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯、編寫或配合有關部門編寫重要參考資料，如公司沿革表，歷任公司領導（含副職）職務名稱及任免，公司各種基礎數(shù)據(jù)匯編，年鑒，公司大事記，重要檔案史料匯編，重要專題檔案匯編（如規(guī)章制度、基建工程、重要會議簡介等）。三、檔案的鑒定與銷毀保管期滿的檔案,可以按照以下程序銷毀： （1）由檔案室與有關職能部門主管人員、檔案管理負責人組成鑒定小組。負責 對已超過保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 （2）將鑒定小組作出的銷毀意見上報該公司第一負責人及檔案室第一負責人審核后，上報公司檔案負責人及總裁審批；（3）銷毀檔案時，應當由檔案室和立卷部門共同派人監(jiān)督銷毀，銷毀會計檔案需審計人員監(jiān)銷。（4）監(jiān)銷人在銷毀檔案前,應當按照檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的檔案，銷毀后,在檔案銷毀清冊上簽名，由檔案室出具檔案銷毀情況報告主送檔案室上級主管部門第一負責人，抄送檔案立卷公司及部門負責人。外地分部的檔案銷毀須報檔案室同意后方能銷毀（表單）。（5）檔案銷毀清冊存檔案室備案。注意事項：財務檔案保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明；正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。第七條 考核、獎勵和處罰一、考核檔案室建立檢查、考核和評估體系，明確崗位職責，對優(yōu)秀檔案人員（含兼 職）和有突出服務成果、研究成果及對檔案管理有重大貢獻者，酌情給予表揚或 獎勵；對于違反《公司一級公司檔案管理制度》及相關規(guī)定的行為，按有關規(guī)定予以處罰；后附《檔案工作考核表》，總分120分。（1）對考核成績100分以上的員工酌情予以表揚或獎勵；（2）對考核成績80分以下的員工第一次予以通報批評，限期改進自己的工作，經考核后，如無明顯改進，酌情予以警告批評（含）以上的處分；（3）對考核成績80分100分的員工，公司希望其能進一步改進工作。（4）行政人事中心將對各級公司的檔案管理工作進行不定期抽查。注：：各級公司檔案負責人應根據(jù)自己公司的實際情況，同時結合各類檔案具體的歸檔范圍（比如文書類檔案可分為7類），合理的對本公司的檔案進行劃分，此項考核根據(jù)各公司的實際情況而定。：在考核時，會對所有案卷進行抽查，對照卷內目錄檢查是否存在錯歸、漏歸，存在傳真件，文件各項編寫錯誤（比如內容摘要、頁數(shù)…）等問題，完整率以大于90%（包括）為合格。完整率=（1錯誤文件數(shù)/案卷內文件總數(shù)）*100%二、經費、庫房和設備一級公司根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，按年度安排預算經費并掛靠在行政人事中心。各職能部門應保證檔案室基礎工作所需的檔案裝具等設備。 根據(jù)檔案工作規(guī)劃要求，加強檔案庫房及設備的建設。加快實施檔案計算機管理。 第八條 檔案管理工作細則一、整理規(guī)則 歸檔范圍： 類別類名基本范圍文書類經營管理類發(fā)展戰(zhàn)略、經營政策、中長期計劃、統(tǒng)計/分析工作、管理、業(yè)務合同等行政管理類行政事務、保密、文秘、保衛(wèi)、社會關系、信息、后勤等工作計財管理類綜合計劃（預算）、會計制度、資產管理、收入/成本、價格與費用等人力資源類機構設置/定編、員工招聘/轉正/調配/離職、員工工資/福利/級別評定、績效考核、獎懲、員工人事檔案、勞動合同等策劃宣傳類公司重大活動、公關材料、媒體宣傳、員工先進事跡、公司VI和文化等審計監(jiān)察類審計監(jiān)察的政策、法規(guī)、每一專項審計工作法律工作類法規(guī)制度，每一專項法律事務工作，合同及特殊文件的審核等基建類工程檔案類工程項目：勘探、設計、施工、竣工驗收、工程管理等全過程中形成的檔案設備檔案類設備購進的隨機文件及安裝調試、移交、維修管理等過程中形成的檔案會計類會計憑證、帳薄、報表、其它實物類印信、證照、圖書/報紙、獎杯、獎品、紀念品等聲像類照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等檔案的分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒辦法：（1）分類：一級公司檔案分類原則是以一級公司全部檔案為對象，依據(jù)一級公司管理職能，結合檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理和開發(fā)利用。1) 一級類目的設置根據(jù)一級公司內不同公司設置（其代號=全宗號）。注：為方便管理，各級公司同列在一級類目中。在異地的各級公司采取虛擬檔案室管理的方式，按《公司一級公司檔案管理制度》及相關細則在當?shù)貙嵤n案管理，將卷內目錄、案卷目錄、全宗說明、全引目錄、移交清單（文本和電子版）傳報至檔案室即可，無須移交檔案實物。 2) 二級類目按年度逐年設置。3) 三級類目根據(jù)按不同內容、性質和載體形式設置說明：（1）各單位參照本細則列出的三級類目，根據(jù)本公司實際情況細分進行更細分類。 （2）更細細目的分類方法及代號設置需報檔案室備案，同時在全宗說 明中詳細說明。4) 四級類目檔案不同的保管期限設置： 一級類