【正文】 部門處理。為加快公文處理速度，經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)及部門對傳閱文件應(yīng)及時閱示、閱辦，原則上不應(yīng)超過 8 小時。有關(guān)投訴函件，經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)必須立即給相關(guān)部門明確的處理意見。 經(jīng)理部內(nèi)部單位、科室的報告和請示，先交相關(guān)部門提出初步意見，然后交分管領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)理部經(jīng)理批示，再按領(lǐng)導(dǎo)審批后的意見交相關(guān)部門及項目辦理，相關(guān)部門及項目辦理完畢應(yīng)將辦理情況和結(jié)果反饋至經(jīng)理部辦公室。46 / 216項目部提交的需經(jīng)理部部門解決的問題處理時間不超過半天，超過半天部門未處理的，項目部必須向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，分管領(lǐng)導(dǎo)半天未處理的項目應(yīng)該向經(jīng)理部經(jīng)理匯報。 經(jīng)理部紅頭文件的制發(fā)程序為：部門擬稿 ?辦公室核稿? 分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)? 打印?擬稿部門核對?辦公室復(fù)核?印發(fā)。 經(jīng)理部辦公室根據(jù)實際情況，可決定和建議文件是否采用紅頭文件形式或其他形式（如 便函、電子郵件等）發(fā)放。 經(jīng)理部一般資料、文件由各科室自行印發(fā)，需由辦公室印發(fā)的通過網(wǎng)絡(luò)傳輸辦公室打印、下發(fā)。 經(jīng)理部每月的生產(chǎn)會必須形成書面的會議紀(jì)要，對會上提出的由各部門解決的問題，必須在下次生產(chǎn)會上進(jìn)行核實，特別是項目提出需經(jīng)理部解決的問題和領(lǐng)導(dǎo)指定工作的落實情況，經(jīng)理部應(yīng)將各項工作完成情況納入績效考核。 經(jīng)理部技術(shù)部門負(fù)責(zé)所屬項目記錄策劃方案的審批，實施檢查指導(dǎo)，以及工程施工記錄歸檔前的初審。 經(jīng)理部檔案部門負(fù)責(zé)工程檔案的終審，并負(fù)責(zé)工程檔案材料組卷工作。 項目部函件收發(fā) 各項目應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)文件收發(fā)、傳閱及整理歸檔。按文件與資料控制程序和當(dāng)?shù)刭Y料管理規(guī)范進(jìn)行文件資料管理。各領(lǐng)導(dǎo)、部門人員收到的文件、函件必須先統(tǒng)一交給項目資料員或負(fù)責(zé)文件資料管理的人員，統(tǒng)一處理。 項目對甲方、監(jiān)理、設(shè)計院、上級單位、項目內(nèi)部應(yīng)分別建立發(fā)文本。發(fā)文本由技術(shù)內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)保管，發(fā)文時必須由對方收文人簽字（甲方及監(jiān)理必須是有簽字權(quán)的47 / 216人員簽收） 。 項目對內(nèi)部來文（含社會職能管理部門）及甲方、監(jiān)理設(shè)計來文分別建立收文本，對外部收文要建立反簽制度：外部單位（業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計院等）向本單位發(fā)文時，簽收人員應(yīng)要求對方在本單位收文本上簽字并注明發(fā)文日期。 項目部應(yīng)該向業(yè)主發(fā)函明確本單位與業(yè)主接洽的相關(guān)人員名單及權(quán)限，同時要求業(yè)主及監(jiān)理公司向我方出具其資料管理人員、收發(fā)人員、簽發(fā)人相應(yīng)的授權(quán)書及人員名單，原則要求業(yè)主發(fā)給我方的所有資料（尤其是已完成的簽證、索賠）應(yīng)加蓋單位印章。 項目內(nèi)部其他專業(yè)資料管理流程 施工資料分類及存放施工資料按照當(dāng)?shù)刭|(zhì)檢部門的要求進(jìn)行編制，各部門及相關(guān)人員按施工資料辦理責(zé)任一覽表要求做好相關(guān)資料，資料員負(fù)責(zé)歸檔存放。 施工報驗資料程序施工資料的報驗、報審應(yīng)有時限性要求。工程相關(guān)各單位宜在下道工序施工前 24 小時將相關(guān)報驗資料按主要分部分項工程施工相關(guān)主要資料清單準(zhǔn)備齊全，資料編號完畢，由各專業(yè)工長提供施工部位的施工資料，將資料一式四份報項目質(zhì)檢員，質(zhì)檢員檢查資料的填寫是否符合施工規(guī)范和施工方法的要求，簽字是否齊全，合格后由質(zhì)檢員填寫質(zhì)量檢查評定結(jié)果及時上報監(jiān)理，所有資料需按規(guī)定設(shè)置。監(jiān)理驗收合格后，將資料返回質(zhì)檢員，質(zhì)檢員及時交資料員整理歸檔并辦理交接手續(xù)。 商品混凝土資料管理流程商品混凝土資料主要包括預(yù)拌混凝土出廠合格證（攪拌單位提供） 、預(yù)拌混凝土運輸單（攪拌單位提供） 、預(yù)拌混凝土交貨檢驗記錄表（攪拌單位提供） 、混凝土抗壓強(qiáng)度48 / 216報告、混凝土澆灌記錄、混凝土試塊強(qiáng)度統(tǒng)計評定記錄等。其資料管理流程如下： 項目混凝土工長申報需施工的混凝土部位及方量，一式二份填寫混凝土澆灌申請書，填寫完混凝土澆灌申請書交質(zhì)檢員審核，質(zhì)監(jiān)員檢查澆筑條件和申報部位是否正確， 如無誤報項目總工簽字，項目總工簽字后，由質(zhì)監(jiān)員將澆灌申請書報送監(jiān)理，監(jiān)理檢查確認(rèn)同意澆灌后即可向攪拌站申請混凝土。 材料部門應(yīng)要求攪拌站隨混凝土罐車一式四份開出混凝土配合比通知單、預(yù)拌混凝土運輸單以及預(yù)拌混凝土交貨檢驗記錄表等混凝土資料，并將資料送交項目混凝土工長，混凝土工長要及時檢查提供的資料是否齊全、部位是否正確，并將資料整理后交質(zhì)監(jiān)部門。 試驗員應(yīng)在混凝土澆筑期間做好混凝土坍落度記錄、見證取樣記錄，并留置好試塊（包括同條件養(yǎng)護(hù)試塊、拆模試塊） 。 混凝土工長每次澆筑混凝土完畢后根據(jù)混凝土小票及配合比通知單填寫混凝土澆灌記錄。混凝土工長應(yīng)在混凝土達(dá)到齡期要求后向攪拌站催要混凝土出廠合格證。 試驗員在每次混凝土澆筑完畢后及時整理混凝土坍落度記錄及測溫記錄。并在混凝土達(dá)到齡期要求后，進(jìn)行試塊試壓。并分階段根據(jù)強(qiáng)度報告做好混凝土強(qiáng)度統(tǒng)計評定。 鋼筋資料管理流程主要包括鋼筋出廠合格證貼條、鋼筋原材試驗報告、鋼筋焊接（連接）試驗報告、鋼筋鐵牌復(fù)印件等。 項目材料員負(fù)責(zé)項目部鋼筋的采購，因此負(fù)責(zé)鋼筋原材材質(zhì)證明的提供。鋼材運至場地后，材料員負(fù)責(zé)索要一式三份出廠合格證并復(fù)印一份，若無原件，要注49 / 216明原件存放處，并填寫鋼筋進(jìn)場記錄。并負(fù)責(zé)收集好鋼筋標(biāo)牌，進(jìn)行復(fù)印。 材料員根據(jù)進(jìn)場同批原材鋼筋數(shù)量填寫鋼筋原材試驗委托單，并附鋼筋出廠合格證及鋼筋標(biāo)牌復(fù)印件一同交至試驗員，委托單上的鋼筋批量要與進(jìn)廠批量相一致。原材試驗委托單編號要寫入鋼筋進(jìn)場記錄臺帳中，對應(yīng)進(jìn)場鋼筋的原材證明編號。原材試驗委托單要求填寫一式兩份，一份材料員留底，一份交試驗員。 項目試驗員根據(jù)鋼筋出廠合格證和鋼筋原材試驗委托單按規(guī)范要求進(jìn)行鋼筋的見證取樣試驗，并及時向試驗室索要鋼筋原材試驗報告。收到鋼筋原材試驗報告后，將報告隨同鋼筋出廠合格證及鋼筋標(biāo)牌復(fù)印件交資料員整理歸檔。 鋼筋的焊接（連接）試驗委托單由鋼筋工長填寫，一式兩份，一份鋼筋工長留底一份交試驗員。鋼筋工長要配合試驗員現(xiàn)場取樣。所有鋼筋試件均由試驗員填寫完正式的試驗委托單后送試驗室做試驗。 試驗后資料返回試驗員，試驗員應(yīng)做好登記收文臺帳，資料員在接收到原材證明、原材試驗報告、焊接試驗報告后，填寫鋼筋技術(shù)資料管理臺帳，臺帳對幾種資料的對應(yīng)關(guān)系表示清楚，并將資料報監(jiān)理驗收，監(jiān)理驗收合格后將資料返回資料員負(fù)責(zé)整理和歸檔。 各種原材料、成品、半成品出廠合格證和試驗報告管理流程 各種原材料、成品、半成品出廠合格證由項目材料員向廠家及時索要，材料進(jìn)場的同時必須有附有合格證，資料要求一式三份原件，材料員要對進(jìn)場的材料記錄臺帳；需要做試驗的材料，試驗員立即按規(guī)定進(jìn)行見證取樣，將樣品送試驗室試驗，并將試驗后試驗報告返回資料員，資50 / 216料員對返回后的試驗報告和合格證作歸檔處理并報送監(jiān)理驗收，待資料返回后收集整理存檔。 （試驗結(jié)果及時通知材料員處） 施工組織設(shè)計（方案） 、技術(shù)交底施工組織設(shè)計（方案） 、技術(shù)交底、設(shè)計變更通知單與工程洽商記錄等施工技術(shù)資料管理流程，施工組織設(shè)計、重要土建、粗裝修專業(yè)施工方案由內(nèi)業(yè)技術(shù)組編寫，并根據(jù)方案類型分別報公司技術(shù)部門、監(jiān)理公司進(jìn)行審批。審批合格后由技術(shù)員下發(fā)各工長、質(zhì)監(jiān)及相關(guān)人員。技術(shù)交底按照分級管理的方式，可分成三個層次。第一層次，施工組織設(shè)計、施工方案交底，這層交底應(yīng)由技術(shù)部門發(fā)出，交底對象為項目部管理人員或方案涉及的相關(guān)管理人員；第二層次，針對方案及方案交底進(jìn)行深化，作為分項工程的技術(shù)交底，這層交底應(yīng)由專業(yè)工長進(jìn)行，交底對象為施工班組；第三層次，為施工班組的內(nèi)部交底，施工班組根據(jù)分項工程的交底，針對每一個施工部位進(jìn)行交底。技術(shù)交底簽字完全后，交資料員存檔。 項目部函件處理 項目書記應(yīng)對本項目的文件傳閱、傳達(dá)、學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督。 經(jīng)理部下發(fā)到項目的文件，由專人登記。行政方面的文件，先傳項目經(jīng)理批示，再傳項目班子其他成員及相關(guān)人員閱，項目經(jīng)理不在時，先傳主持工作的領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)閱示；黨群方面的文件，先傳項目書記批示，再傳項目班子其他成員及相關(guān)人員閱，由分管領(lǐng)導(dǎo)督促相關(guān)責(zé)任部門與人員負(fù)責(zé)落實。 比較重要的文件，項目要在生產(chǎn)例會或職工大會上進(jìn)行傳達(dá)和學(xué)習(xí)，有的文件要復(fù)印貼在項目公告欄上宣傳，供職工了解和學(xué)習(xí)。 項目收到甲方、監(jiān)理及其他單位的來函時，收函51 / 216人（指定為項目資料員）要及時呈報給項目經(jīng)理，項目經(jīng)理要及時安排相關(guān)人員在規(guī)定時間內(nèi)給予書面回函。函件回復(fù)發(fā)放流程為： 資料員接收函件?項目經(jīng)理閱批、處理?部門擬回復(fù)初稿?法務(wù)人員審核?項目經(jīng)理審核?資料員發(fā)放。 對于業(yè)主、監(jiān)理方發(fā)送至我司的所有函件，必須經(jīng)過項目經(jīng)理閱批，注重函件回復(fù)的時效性。書面回復(fù)應(yīng)采取有理、有利、有節(jié)的方針，對于可及時落實事項應(yīng)明確責(zé)任人、整改時間、整改措施及有關(guān)安排，暫不能落實事項，需解釋原因及理由。項目負(fù)責(zé)文件收發(fā)的人員要負(fù)責(zé)提醒與督促有關(guān)人員與部門及時回復(fù)來函，并將回函文件附在來函后一并留存。凡延誤回復(fù)時間造成工作被動或業(yè)主投訴的，對有關(guān)人員及責(zé)任人當(dāng)月工資下調(diào)一檔，并追究有關(guān)人員責(zé)任。 對于安裝部分的往來資料，必須報土建項目經(jīng)理審核后才能給業(yè)主方發(fā)函。 項目部函件及會議紀(jì)要的內(nèi)容要求 函件內(nèi)容要求嚴(yán)謹(jǐn)。項目對于與業(yè)主方、監(jiān)理方往來函件內(nèi)容的要求：①擬定初稿時，不能出現(xiàn)以下如“我方按期、保質(zhì)、按計劃、按業(yè)主和監(jiān)理要求完成”等邀功性文字；②函件初稿擬定后，由項目法律顧問進(jìn)行審查：根據(jù)合同中對工期要求的相關(guān)條款進(jìn)行審查，查看函件是否有與合同相違背之處，對于函件用詞的嚴(yán)謹(jǐn)性也進(jìn)行推敲、審查；③由項目總工進(jìn)行審核，④由項目經(jīng)理審查后簽字，⑤由項目專職資料員將函件發(fā)送至業(yè)主、監(jiān)理方，辦理好發(fā)文的簽收手續(xù)。 我司發(fā)送至業(yè)主方的函件必須保持連續(xù)性，并能夠互證，不能出現(xiàn)后面所發(fā)送的函件否定了前面函件的內(nèi)容，而造成今后索賠被動。 特別是業(yè)主、監(jiān)理發(fā)送的涉及52 / 216到工期方面的函件，我司在收到函件后，及時地向業(yè)主、監(jiān)理回函，要求緊扣合同，找出業(yè)主及監(jiān)理提出的工期原因并非我司為主要責(zé)任。 如甲方的任何原因造成現(xiàn)場停工、窩工以及損失，應(yīng)在合同約定的時限內(nèi)向業(yè)主發(fā)函，發(fā)函時要細(xì)化已對我司造成的損失和可能的后果，必須連續(xù)發(fā)函。 會議紀(jì)要內(nèi)容：對于監(jiān)理例會的重要性一定要高度重視，會議紀(jì)要的內(nèi)容要前后一致，在例會中我司如實地提出因業(yè)主原因，已經(jīng)影響了工期多少天，要形成數(shù)據(jù)記錄，并形成必要的會議記錄（監(jiān)理例會會議記錄） ，作為業(yè)主方同意的佐證。①關(guān)于設(shè)計變更，在合同中約定應(yīng)在 14 天前提出設(shè)計變更，如果業(yè)主方未達(dá)到此項要求，對于工期的影響，應(yīng)在監(jiān)理例會中提出來，注明影響工期的天數(shù)，并形成記錄；②對于我方提供給業(yè)主方的甲供材料的計劃，必須注明進(jìn)場的時間，如未達(dá)到要求，我方應(yīng)及時進(jìn)行工期簽證（在材料計劃上必須注明圖紙到位時間，且影響我方不能按合同約定的時間 提前提供計劃的原因） 。 項目部提交業(yè)主的進(jìn)度計劃 提交業(yè)主的進(jìn)度計劃編制原則：提交給業(yè)主的進(jìn)度計劃，要保證進(jìn)度計劃可實施性，并應(yīng)偏于保守。以規(guī)避在合同條款中的約定的風(fēng)險（如因承包方未達(dá)到進(jìn)度計劃要求，發(fā)包方將進(jìn)行工期罰款或不進(jìn)行進(jìn)度款的支付） 。前期的進(jìn)度計劃適當(dāng)?shù)钠趯捤桑员ＷC利于與業(yè)主關(guān)系的融洽。 做好進(jìn)度計劃的編制說明。在進(jìn)度計劃說明中，應(yīng)明確因業(yè)主方的原因，說明此計劃為暫定計劃，根據(jù)圖紙變更或由業(yè)主確定等再進(jìn)行據(jù)實調(diào)整。并注明按此進(jìn)度計劃完成的前期條件，如：完善開工前的手續(xù)、圖紙的提供、方案的確定、業(yè)主提供材料 及業(yè)主確認(rèn)材料的影響、業(yè)主分包等。對于因業(yè)主原因影響的前提條件，我方應(yīng)提53 / 216出具體的確定、確認(rèn)時間。以便出現(xiàn)計劃完不成時進(jìn)行合理的順延。 對于業(yè)主方難于確認(rèn)的圖紙、方案等方面，我方在計劃中將相關(guān)的分項工程編排在關(guān)鍵線路，并要求業(yè)主對于圖紙、方案的確認(rèn)提出具體的時間，以合理地規(guī)避我方工期風(fēng)險。 延己之長、縮人之短，確?！氨苤鼐洼p” ，有計劃地將以后業(yè)主直接分包的而可能造成影響的分項工程排到關(guān)鍵線路，且適當(dāng)縮短工期，將我方施工的分項工程適當(dāng)調(diào)整增大工期計劃。以規(guī)避其中的工期的風(fēng)險。 提交業(yè)主方的月度和其他中長期進(jìn)度計劃應(yīng)采用網(wǎng)絡(luò)圖編制。 項目函件資料的歸檔管理 對資料要分類歸檔保管。外部單位、公司、經(jīng)理部內(nèi)部管理文件由項目辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)，并按文書管理規(guī)定及文件要求執(zhí)行傳閱制度。其中涉及質(zhì)保資料、技術(shù)資料、對甲方的各種往來函件、關(guān)于工期簽證等資料由項目技術(shù)內(nèi)業(yè)資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保存；涉及各項經(jīng)濟(jì)簽證的資料由項目預(yù)算員負(fù)責(zé)經(jīng)辦、保存及歸檔，項目經(jīng)理必須共同參與辦理。 各種資料要建立定期整理歸口上報的制度，具體規(guī)定如下： 內(nèi)部文件資料的收文、發(fā)文本在竣工后七天內(nèi)上交辦公室。 項目合同、協(xié)議、經(jīng)濟(jì)簽證、工期簽證、涉及工期的與甲方監(jiān)理的往來函件按時間順序分別編號（必須連號）在一個月內(nèi)上交商務(wù)部門，同時復(fù)印一份給辦公室，上交時必須有封面并附有說明；對外的發(fā)文本、收文本每三個月上交商務(wù)部門。 工程技術(shù)資料由技術(shù)內(nèi)業(yè)收集整理在竣工后七54 / 216天內(nèi)上交技術(shù)部門。 各類資料移交必須辦理簽字交接手續(xù)，對不負(fù)責(zé)任造成資料遺失者將予以重罰。經(jīng)理部各部門收到資料時，應(yīng)先查其分類是否正確、規(guī)范，否則不予接收并要求項目重新整理。 對中途停工項目，應(yīng)立即對上述資料進(jìn)行整理，15 天之內(nèi)按規(guī)定移交相應(yīng)部門。 項目竣工時，由項目經(jīng)理組織相關(guān)人員、經(jīng)理部相應(yīng)部門參加對相關(guān)資料進(jìn)行復(fù)查，無保留價值的進(jìn)行銷毀。 項目竣工后所有簽證分經(jīng)濟(jì)簽證、工期簽證兩部分進(jìn)行裝訂，每部分按照三類（①有