【正文】 常費用以定額備用金形式支付，由辦事處按公司制度提出申請，公司相關部門領導批準后支付，憑票報銷補足。 辦事處租賃費、網(wǎng)絡維護費、或其他大額特殊費用，可以單獨借款，經(jīng)公司相關部門領導批準后支付，憑票報銷。 辦事處人員出差可預先在助理借款。首先應填好借款單，經(jīng)理批準，助理支付現(xiàn)金，出差回來應當即報帳還款。（二）報銷程序 當商務人員出差后，應根椐實際情況及制度填寫報銷單。 填寫好的報銷單交給辦事處助理審核再交給經(jīng)理批準。 每單報銷單應有經(jīng)理、經(jīng)理助理、報銷人或證明人，最少三人以上簽字。 助理憑經(jīng)理已經(jīng)批準的報銷單支付現(xiàn)金。 月底分類匯總于次月3日前寄回公司。 銷售部經(jīng)理或其授權人對寄來的辦事處單據(jù)進行審批。 有制度或有申請經(jīng)公司領導批準的直接交財會部審核。無制度或無申請的需要公司領導批準再交財會部審核。 出納付款，銀行提供“付款通知書”或“轉帳單”。 銷售分部文員傳真給辦事處。（三）、辦事處借款及報銷原則 業(yè)務員經(jīng)辦事處經(jīng)理批準后，可向助理預借差旅費，但必須列出借款計劃，說明出差天數(shù)、交通路費、包干費用、其他費用。借款單一式兩聯(lián)：記帳聯(lián)和報帳聯(lián)。 借款必須?？顚Ｓ?，不得用于個人購物，票據(jù)遺失者責任自負，實行前帳不清，后款不借的原則。因此對工作造成的影響，由個人承擔責任。 一切報批報帳手續(xù)須由經(jīng)辦人簽字，并寫明情況，由財務審核，再由經(jīng)理簽批。 費用報銷應及時，報銷期限不得超過五天（從返回日起），并結清所有借款。超過五天的按每天借款額的1%計息處罰；超過25天的，此次出差的所有單據(jù)不予報銷。 對于報帳后不能及時清帳的人員，辦事處財務要告知經(jīng)理，且必須從其個人當月的工資中扣還。 辦事處一般不允許個人因私借款，因特殊原因確需借支的，務必填寫借款單由經(jīng)理批準，且不得超過借款人的工資額。否則，不予借支。 辦事處財務應將辦事處當月發(fā)生的所有費用及時整理，用特快專遞送交公司銷售部負責人審批后交財務部復核予以核銷辦事處借款。 《借款單》填寫內(nèi)容為需借支的款項。一式兩聯(lián)，一聯(lián)記帳，一聯(lián)報帳；《領用支票申請單》填寫內(nèi)容為支付的結算或預付貨款；《差旅費報銷單》填寫內(nèi)容為出差旅費的報帳 ；《報銷單》填寫辦理招待、通訊、租賃等費用。沖帳的寫明“沖帳”，領取現(xiàn)金的寫明“現(xiàn)金”。 單據(jù)審核要素：①各項報銷單據(jù)應為正式發(fā)票，除定額發(fā)票外的所發(fā)票必須經(jīng)過復寫，且有經(jīng)營單位的合法印章。②發(fā)票抬頭要寫本單位名稱，住宿發(fā)票要填寫出差人姓名。③所有報銷發(fā)票，要在其背面注明經(jīng)辦人、證明人。④除火車、飛機標準外，長途車票以當?shù)卮蟀偷穆吠酒眱r為準。往返車票不準連號，連號車票只報單程。車票后要注明路徑。⑤一次超出800元的招待費和500元的住宿費應附有結算清單。⑥各種報銷單據(jù)填寫應清楚、明了、有序，單據(jù)的粘貼應整齊、平穩(wěn)，內(nèi)容格式符合財務要求，否則，財務有權予以退還、拒絕報銷。六、 固定資產(chǎn)和低值易耗品的管理 辦事處的固定資產(chǎn)和低值易耗品都是公司的有形資產(chǎn)，是公司資產(chǎn)的重要組成部分，屬于公司財產(chǎn)的清查對象，因此要加強辦事處固定資產(chǎn)和低值易耗品的管理。1． 辦事處要建立固定資產(chǎn)和低值易耗品明細帳。2． 建立領用登記制度和領用人責任制。除正常損耗和自然力作用外，人為損壞，照價賠償。3． 建立申報購買制，避免隨意購買造成積壓和浪費現(xiàn)象。4． 愛惜使用，確保資產(chǎn)增值。七、 其他需要協(xié)助的工作（一） 信用額審批及發(fā)放 為了讓公司產(chǎn)品充分的占領市場，提高產(chǎn)品的市場占有率，擴大市場的銷售規(guī)模，公司對信用好并且有實力的經(jīng)銷商進行產(chǎn)品信用額發(fā)放予以扶持。因此作為辦事處的財務有必要了解公司的市場信用額發(fā)放的程序。1． 由經(jīng)銷商提出申請，并填寫《經(jīng)銷商基本情況表》，包括公司法定名稱、注冊地址、營業(yè)執(zhí)照號碼、稅務登記號、公司性質、經(jīng)濟類型、開戶銀行及帳號、公司注冊資金；股份公司要填寫股東資料；要說明經(jīng)銷商的近期的財務狀況以及經(jīng)營項目的產(chǎn)品結構比例等。2． 辦事處商務代表對經(jīng)銷商申請信用額的審查并出示意見，經(jīng)辦事處經(jīng)理審查簽名同意后填寫《信用額申請表》連同有關資料上報銷售部審批。3． 銷售部審查認定，由分部經(jīng)理和銷售部經(jīng)理簽明意見后連同有關資料向財會部申請信用額。4． 財會部受理申請后，派專人對經(jīng)銷商進行信用審計，內(nèi)容包括對經(jīng)銷商的財務狀況、經(jīng)營狀況、個人背景、品牌信心、市場潛力和發(fā)展前景等因素進行綜合考量，確定信用方案，提請領導審批裁決。5． 財會部將批準后的信用額以文件形式下發(fā)給銷售部，由銷售部具體監(jiān)督實施。（二）、終止合作經(jīng)銷商的帳務清理終止合作經(jīng)銷商的帳務清理是一件十分重要的工作，是減少公司呆帳損失的必要條件，辦事處必須以對公司高度負責的精神，有責任和義務對終止合作的經(jīng)銷商進行及時清理和上報，以便公司采取有效手段進行清收。有關終止合作經(jīng)銷商的帳務清理步驟如下：1． 辦事處財務將辦事處的經(jīng)銷商進行清理，聽取商務代表意見，區(qū)分出正在合作與終止合作兩類；2． 在公司銷售系統(tǒng)中報表打印的綜合月報表上查看終止合作經(jīng)銷商的余額情況，打印出尚欠款經(jīng)銷商的對帳單，與商務代表一起跟經(jīng)銷商進行帳務核對，并將有關情況上報公司財會部；3． 有關情況報告包括以下方面內(nèi)容：①經(jīng)銷商何時經(jīng)銷公司產(chǎn)品，何時終止合作；②經(jīng)銷商的單位負責人、經(jīng)營地址、有無經(jīng)銷合同和合作協(xié)議等有關資料；③經(jīng)銷商終止合作的原因； ④帳務核對的有關情況，有無進行清收；⑤能否收回欠款及收回欠款期限。4．公司根據(jù)辦事處的情況報告進行分析后作出處理意見，決定是由辦事處進行跟蹤清收，還是由公司組織有關人員進行清收。