【正文】 科目時(shí)，需要錄入具體核算的收支分類科目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，否則憑證不允許保存。（9）當(dāng)銀行類科目業(yè)務(wù)日期晚于憑證日期時(shí)，系統(tǒng)會(huì)給出提示信息，相關(guān)內(nèi)容詳見：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中的系統(tǒng)選項(xiàng)。憑證錄入的技巧：（1）錄入憑證時(shí)，選中一條分錄，單擊鼠標(biāo)右鍵，將顯示功能菜單，如圖：8 右鍵功能! 上移行：將此條分錄向上移動(dòng)一行（第一行無法使用此功能）；! 下移行：將此條分錄向下移動(dòng)一行（最后一行無法使用此功能）；! 增行：在此條分錄之上增加一空行（此行必須填寫，分錄間不允許空行）；! 復(fù)制行：將此條分錄復(fù)制，并添加至此條分錄的下一行；! 復(fù)制行至末行：將此條分錄復(fù)制，并添加至最后一行；! 刪行：刪除此條分錄。（2）在錄入憑證時(shí)，使用回車鍵進(jìn)行確認(rèn)將有助提高錄入速度，建議使用?！皬?fù)制當(dāng)前分錄置當(dāng)前憑證最后一行”功能，快捷鍵為“Ctrl+I”。在錄入一些需要進(jìn)行選擇的信息時(shí)（如往來單位），除了使用鼠標(biāo)去單擊按鈕去激活選擇窗體外，也可以通過鍵盤激活，以選擇客戶舉例，在“客戶”欄中任意輸入幾個(gè)字符，回車確認(rèn)，將會(huì)彈出“客戶”窗口。當(dāng)錄完一張憑證，需要保存時(shí)，按Ctrl+S即可保存。如果能夠以純鍵盤方式來錄入憑證，將會(huì)大大提高憑證錄入的效率。1憑證錄入時(shí)的選項(xiàng)：（1）“操作”菜單，如圖：9操作菜單@ 特別提示：@ 憑證號(hào)是由系統(tǒng)自動(dòng)生成的，一般不可以修改，但有時(shí)需要進(jìn)行憑證號(hào)調(diào)整，系統(tǒng)在“操作”菜單下提供了重算憑證號(hào)和調(diào)整憑證號(hào)兩項(xiàng)功能。@ 為了方便憑證錄入，系統(tǒng)在“操作”菜單下提供了選取常用憑證和保存為常用憑證兩項(xiàng)功能。（2）“顯示”菜單，如圖：10 顯示菜單在錄入科目后，可以在“顯示”菜單下查詢對(duì)應(yīng)明細(xì)賬、科目余額及輔助核算明細(xì)信息。@ 特別提示：@ 點(diǎn)擊“顯示輔助核算明細(xì)”查看的是所選科目帶分錄中所設(shè)置的輔助核算信息下本年最早使用會(huì)計(jì)期到當(dāng)前會(huì)計(jì)期的數(shù)據(jù)，而不是當(dāng)前科目的全部數(shù)據(jù)。若需要進(jìn)一步查詢當(dāng)前科目的詳細(xì)信息，可再在彈出的組合輔助核算余額表的窗口中點(diǎn)擊查詢按鈕，設(shè)置需要的查詢條件再進(jìn)行查詢，詳細(xì)操作見Error! Reference source not ! Reference source not found.。1保存憑證：當(dāng)憑證上所有的信息都已經(jīng)錄入完成后，單擊保存，將此張憑證保存。@ 特別提示：@ 一張憑證能夠正常保存的條件為：借貸平衡，所有必填項(xiàng)均已填寫。@ 科目對(duì)應(yīng)輔助核算如果不是相關(guān)科目輔助核算大類設(shè)置的下級(jí)，會(huì)有提示信息。@ “文件新憑證保存選項(xiàng)”下有兩條選項(xiàng)，如圖：11 保存選項(xiàng)（1）保存后打?。罕４婧篑R上打印這張憑證（2）保存后新建：保存后新增一張憑證處于編輯狀態(tài)（默認(rèn)被選中）1將憑證錄入設(shè)置為常用功能：憑證錄入在會(huì)計(jì)日常業(yè)務(wù)中使用最為頻繁，通過“功能面板”進(jìn)入顯得有些煩瑣，可以將其定義為常用功能，方便使用。（1）設(shè)置方法：?jiǎn)螕簟俺Ｓ霉δ堋薄肮δ芏x”，出現(xiàn)如下圖所示界面：12選定功能在窗口左邊功能樹中，單擊“總賬”前的，展開總賬項(xiàng)目，在“總賬”下再展開“憑證”，選中“憑證錄入”，單擊，將“憑證錄入”添加到右邊“常用功能”下，單擊確定保存退出，常用功能添加完畢。（2）使用方法：進(jìn)入軟件后，在軟件主界面上將直接可以看到“總賬—憑證—憑證錄入”，單擊即可進(jìn)入。如圖：13 系統(tǒng)主界面常用功能選擇1其他功能按鈕介紹：（1）新建：新增一張憑證。（2）修改：對(duì)當(dāng)前憑證進(jìn)行修改。（3）審核：對(duì)當(dāng)前憑證進(jìn)行審核。（4）打?。捍蛴‘?dāng)前憑證。（5）刷新：刷新當(dāng)前憑證信息。（6）首張：查看本期錄入的第一張憑證。（7）上張：查看本張憑證的的上一張憑證。（8）下張：查看本張憑證的的下一張憑證。（9）末張：查看本期已經(jīng)錄入的最后一張憑證。（10）查找：彈出憑證查詢窗口，可以分別按會(huì)計(jì)期間、憑證字、制單人、憑證號(hào)進(jìn)行查詢，但是只能查詢單張憑證。（11）退出：退出憑證錄入界面。1隱藏功能：憑證字調(diào)整：憑證保存后，若發(fā)現(xiàn)憑證字選擇錯(cuò)誤，按下組合鍵Shift + Alt + N，所示窗口，此時(shí)即可對(duì)當(dāng)前憑證的憑證字及相應(yīng)的憑證號(hào)進(jìn)行調(diào)整。14 調(diào)整憑證號(hào) 常用摘要功能概述：在日常填制憑證的過程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生，經(jīng)常會(huì)有許多摘要完全相同或是大部分相同。如果將這些常用摘要存儲(chǔ)起來，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可以隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。操作向?qū)В涸趹{證錄入界面下，選擇“顯示”菜單下“常用摘要維護(hù)”項(xiàng)，如圖：15選取常用摘要彈出“維護(hù)常用摘要”窗口：16常用摘要單擊新建按鈕，彈出“添加常用摘要”窗口：17新增摘要@ 特別提示：@ 助記碼：助記碼的作用是在輸入摘要時(shí)，可以直接輸入助記碼，回車確認(rèn)后，軟件將自動(dòng)把此助記碼對(duì)應(yīng)的摘要填入摘要欄，起到簡(jiǎn)化輸入摘要的作用。例如，摘要為“提取現(xiàn)金”助記碼為“TQXJ”（提現(xiàn)的拼音縮寫），在輸入摘要時(shí)，直接輸入“TQXJ”，回車確認(rèn)，摘要欄將顯示“提取現(xiàn)金”。@ 摘要文本：摘要的具體內(nèi)容，定義后，可在以后的憑證中進(jìn)行調(diào)用，不用再輸入了。@ 關(guān)聯(lián)科目：指此條摘要所對(duì)應(yīng)的科目。例如：摘要“提取現(xiàn)金”可以指定關(guān)聯(lián)科目為“1001現(xiàn)金”，在錄入憑證時(shí)，選擇此條常用憑證，不僅會(huì)自動(dòng)在摘要欄顯示“提取現(xiàn)金”，而且在科目欄也會(huì)自動(dòng)填上“現(xiàn)金”科目。如果此條摘要不能確定與哪一個(gè)科目相關(guān)聯(lián)，也可以略過不填。填完以上信息后，單擊確定，一條常用摘要就添加完成了。選中摘要后，點(diǎn)修改按鈕即可對(duì)其進(jìn)行修改。選中摘要后，單擊刪除按鈕即可刪除此條摘要。 憑證審核功能概述：憑證審核是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中必要的一步，軟件中審核主要是檢查會(huì)計(jì)科目和數(shù)據(jù)的邏輯正確性，并留下標(biāo)記；而憑證是否符合實(shí)際業(yè)務(wù)的發(fā)生，是否有數(shù)據(jù)與實(shí)際不符等人為因素則要依靠憑證審核人員的主觀判斷。操作向?qū)В簡(jiǎn)螕簟翱傎~”“憑證”“憑證審核”，彈出“憑證審核條件”窗口：18審核條件在此窗口內(nèi)選擇需要審核憑證的查詢條件，單擊確定，就可以進(jìn)入憑證審核列表界面：19 憑證結(jié)果單張憑證審核：（1）在憑證審核窗口，會(huì)顯示所有符合剛才設(shè)定的憑證審核條件的憑證記錄，選中一條憑證記錄，雙擊記錄或者單擊憑證按鈕，將顯示完整的憑證：20聯(lián)查憑證確定該憑證正確無誤后，單擊審核按鈕，若審核成功，系統(tǒng)將在憑證下方“審核人”處，填入審核人（即當(dāng)前進(jìn)行審核的操作員）姓名。單擊首張、上張、下張、末張這幾個(gè)按鈕，可繼續(xù)對(duì)其他憑證進(jìn)行審核。（2）也可以在憑證審核界面直接對(duì)憑證進(jìn)行審核，而不必雙擊進(jìn)入憑證界面。勾選憑證記錄前的復(fù)選框，然后單擊審核按鈕進(jìn)行審核，如果審核成功，在彈出的“憑證審核信息”窗口中，將顯示：憑證[憑證字：號(hào)]審核成功：憑證審核完成。21審核結(jié)果多張憑證審核或全部審核：首先在“憑證審核條件”窗口查詢出需要審核的憑證，然后勾選憑證記錄前的復(fù)選框（可多個(gè)勾選），再單擊審核按鈕，如審核成功，將在“憑證審核信息”窗口中顯示。如果想一次性審核憑證審核界面下所有憑證，則可以單擊全選按鈕，將所有憑證選中，再進(jìn)行審核。（單擊全清按鈕可撤消對(duì)憑證記錄的選擇）快速審核：首先在“憑證審核條件”窗口查詢出需要審核的憑證，然后勾選憑證記錄前的復(fù)選框（可多個(gè)勾選），再單擊快速審核按鈕，將在“憑證審核信息”窗口顯示。@ 特別提示：@ 快速審核改變?cè)袑徍瞬呗?，提高了審核的工作效率。單張憑證撤消審核：憑證審核后，將不允許對(duì)憑證進(jìn)行修改，如果此時(shí)仍要修改憑證，應(yīng)對(duì)憑證首先進(jìn)行撤消審核。在“憑證審核條件”窗口中首先查出需要撤消審核的憑證，雙擊憑證記錄或單擊憑證按鈕，進(jìn)入憑證界面后，選擇“操作”菜單下“反審核”項(xiàng)，即可撤消對(duì)該憑證的審核。22憑證反審核此外，同憑證審核一樣，也可以在憑證審核界面直接對(duì)憑證進(jìn)行反審核：勾選已審核憑證記錄前的復(fù)選框，再單擊反審核按鈕，如撤消成功，將在“憑證審核信息”窗口中顯示。多張憑證撤消審核或全部撤消：撤消方法與多張憑證審核類似，先勾選需要撤消審核的憑證（或單擊全選），然后單擊反審核，操作完成。其他功能按鈕介紹：（1）查詢：調(diào)出“憑證審核條件窗口”；（2）預(yù)覽：對(duì)當(dāng)前憑證審核界面進(jìn)行打印預(yù)覽；（3）刪除：刪除選中的憑證；（4）導(dǎo)出：將當(dāng)前憑證審核列表導(dǎo)出為Excel表格；@ 特別提示：@ 憑證無法審核的原因：有時(shí)在審核憑證時(shí)，軟件會(huì)提示：“審核失敗,原因:[記賬人和審核人不能為同一個(gè)人,可通過修改系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置達(dá)到同一個(gè)人審核的目的]”；或提示：“不能審核自己填制的憑證?。ㄕ?qǐng)參見系統(tǒng)選項(xiàng)）”這是因?yàn)檐浖J(rèn)是不允許記賬人和審核人為同一個(gè)人的，處理這種情況有兩種方法：一是更換操作員重新登錄，對(duì)憑證進(jìn)行審核；二是進(jìn)入“功能面板—基礎(chǔ)信息—基礎(chǔ)資料設(shè)置—系統(tǒng)選項(xiàng)”中，在“憑證”選項(xiàng)卡中勾選“憑證制單和審核可為同一人”。@ 憑證審核的必要性：通過憑證審核可以檢查憑證的正確性與合理性，為憑證記賬把關(guān)，由于憑證記賬后，將無法再進(jìn)行修改，所以對(duì)憑證進(jìn)行認(rèn)真的審核是十分有必要的。 憑證標(biāo)錯(cuò)功能概述：憑證標(biāo)錯(cuò)是指在憑證審核過程中，審核人員對(duì)不能通過審核的憑證進(jìn)行標(biāo)記，并注明標(biāo)錯(cuò)原因。憑證錄入人員可以通過這此信息對(duì)憑證進(jìn)行修改，再次提交審核。操作向?qū)В涸趹{證審核過程中，如果某張憑證需要標(biāo)錯(cuò)，則首先打開此張憑證的錄入界面。23憑證標(biāo)錯(cuò)在憑證錄入界面中，單擊菜單“操作”“憑證標(biāo)錯(cuò)”：24標(biāo)錯(cuò)記錄在彈出的“用戶輸入”窗口中，錄入標(biāo)錯(cuò)文本，單擊“確定”進(jìn)行保存。再次打開已標(biāo)錯(cuò)的憑證后，標(biāo)錯(cuò)人以及內(nèi)容會(huì)在憑證分錄上方顯示。25標(biāo)錯(cuò)顯示憑證修改正確后，審核人員可以在憑證錄入界面中，單擊菜單“操作”“清除憑證標(biāo)錯(cuò)”來取消憑證標(biāo)錯(cuò)。取消標(biāo)錯(cuò)后的憑證才可以被審核。26清除標(biāo)錯(cuò)標(biāo)記@ 特別提示：@ 只有在憑證未審核的狀態(tài)時(shí)，才可以對(duì)憑證進(jìn)行標(biāo)錯(cuò)。@ 被標(biāo)錯(cuò)的憑證不可以進(jìn)行審核；只有對(duì)憑證取消標(biāo)錯(cuò)后，才能將憑證審核。 憑證查詢功能概述：運(yùn)用多種靈活的查詢條件對(duì)憑證進(jìn)行精確或模糊的查詢，同時(shí)還可以對(duì)查詢出的憑證進(jìn)行審核、記賬、修改、刪除等操作。 憑證查詢功能概述：運(yùn)用多種靈活的查詢條件對(duì)憑證進(jìn)行精確或模糊的查詢。操作向?qū)В簡(jiǎn)螕簟翱傎~”“憑證”“憑證查詢”，彈出“憑證查詢條件”窗口：27查詢條件設(shè)定在此窗口中，可以選擇憑證查詢的條件：! 憑證字：勾選各憑證字前的復(fù)選框，可查詢?cè)搼{證字下的憑證，可以同時(shí)勾選多個(gè)憑證字，全部勾選與全部不選的查詢結(jié)果相同。! 日期：可選擇某一時(shí)間段，對(duì)制單時(shí)間在此時(shí)間段內(nèi)的憑證進(jìn)行查詢。! 憑證號(hào)：對(duì)某一個(gè)憑證號(hào)或某一憑證號(hào)范圍內(nèi)的憑證進(jìn)行查詢；如憑證號(hào)空著不填，則表示所有憑證號(hào)。! 科目：對(duì)憑證中涉及的某一科目或某一科目代碼范圍內(nèi)的科目進(jìn)行查詢。單擊按鈕會(huì)彈出“科目”窗口，在此窗口中可以對(duì)科目進(jìn)行選擇，選擇方法同憑證錄入?？颇繖诳罩惶睿硎静樵儼我饪颇康膽{證（也就是所有憑證）。! 核算項(xiàng)目：查詢方法同“科目”，空著此項(xiàng)目不填，表示查詢所有憑證。! 客戶、供應(yīng)商、部門、個(gè)人：同“核算項(xiàng)目”。! 金額：同“憑證號(hào)”。! 摘要：軟件支持摘要的模糊查詢，既可以輸入憑證精確的摘要信息，這樣將精確查詢到使用此條摘要的憑證；也可以只輸入摘要的任意字符，軟件將查詢出摘要中包含這些字符的所有憑證，適用于憑證摘要過長(zhǎng)或記不清憑證摘要的情況下使用。! 制單人、審核人、記賬人：輸入具體操作員姓名將可以按操作員對(duì)憑證進(jìn)行查詢。! 機(jī)制憑證：勾選此項(xiàng)，可以將符合條件的機(jī)制憑證查詢。! “包括未記賬”選項(xiàng)，系統(tǒng)默認(rèn)勾選，在去掉后，再選上，選項(xiàng)變?yōu)閮H包括未記賬! 包括未記賬：勾選此項(xiàng)，可以將未記賬與已記賬憑證放在一起查詢。! 僅包括未記賬：勾選此項(xiàng)，可以將未記賬憑證查詢。! 包括未審核：勾選此項(xiàng)，可以將未審核與已審核憑證放在一起查詢。! 只顯示匹配分錄：勾選此項(xiàng)，可以將與條件匹配的分錄查詢，不匹配分錄不顯示。點(diǎn)擊擴(kuò)充進(jìn)入擴(kuò)充界面，如圖：28擴(kuò)充條件查詢條件說明：! 借方原幣：對(duì)憑證借方原幣某一金額或某一段金額范圍內(nèi)的憑證進(jìn)行查詢，如借方原幣不填，則表示全部金額。! 貸方原幣：與借方原幣查詢方法相同，對(duì)貸方原幣金額的查詢。! 票據(jù)號(hào)：對(duì)某個(gè)票據(jù)號(hào)的憑證進(jìn)行查詢，如憑證號(hào)不填，則表示全部票據(jù)號(hào)。! 摘要：對(duì)某摘要的憑證進(jìn)行查詢，如摘要不填，則表示全部摘要。! 只顯示表錯(cuò)憑證：勾選此項(xiàng)，可以將滿足條件的標(biāo)錯(cuò)憑證查詢。設(shè)置好憑證查詢條件后，單擊確定，顯示憑證查詢結(jié)果，如圖：29查詢結(jié)果@ 特別提示：@ 在憑證查詢結(jié)果界面的右上角列出憑證分錄統(tǒng)計(jì)數(shù)，用以統(tǒng)計(jì)財(cái)會(huì)人員的工作量。單擊查詢按鈕可以調(diào)出“憑證查詢條件”窗口，可重新設(shè)置條件。單擊導(dǎo)出按鈕可以將當(dāng)前憑證查詢結(jié)果導(dǎo)出為Excel表格。單擊折疊按鈕后，在憑證查詢列表界面將只顯示每條憑證的第一條記錄，29。@ 特別提示：@ 當(dāng)在憑證查詢條件窗口中將“只顯示匹配分錄”選擇，單擊折疊按鈕后，在憑證查詢列表界面將只顯示與查詢條件相匹配的一條記錄。單擊展開按鈕后，將憑證的每一條分錄顯示在憑證列表中，如圖：30展開明細(xì)通過單擊列表下方的“所有憑證”、“未審核”、“已審核”、“未記賬”、“已記賬”可以實(shí)現(xiàn)查詢條件的快速變換。@ 特別提示：@ 憑證查詢的條件可以組合使用，合理的查詢條件將大大提高查詢效率；@ 憑證查詢可以查詢跨期或跨年的憑證；@ 可以在此界面下完成憑證的修改、刪除、審核/反審核等工作。 憑證修改操作向?qū)В菏紫韧ㄟ^憑證查詢將需要修改的憑證記錄查詢出來。2