辦事處財務(wù)管理-資料下載頁
2025-04-12 01:51本頁面
【正文】 用金形式支付，由辦事處按公司制度提出申請，公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后支付，憑票報銷補(bǔ)足。 辦事處租賃費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)費(fèi)、或其他大額特殊費(fèi)用，可以單獨(dú)借款，經(jīng)公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后支付，憑票報銷。 辦事處人員出差可預(yù)先在助理借款。首先應(yīng)填好借款單，經(jīng)理批準(zhǔn)，助理支付現(xiàn)金，出差回來應(yīng)當(dāng)即報帳還款。（二）報銷程序 當(dāng)商務(wù)人員出差后，應(yīng)根椐實(shí)際情況及制度填寫報銷單。 填寫好的報銷單交給辦事處助理審核再交給經(jīng)理批準(zhǔn)。 每單報銷單應(yīng)有經(jīng)理、經(jīng)理助理、報銷人或證明人，最少三人以上簽字。 助理憑經(jīng)理已經(jīng)批準(zhǔn)的報銷單支付現(xiàn)金。 月底分類匯總于次月3日前寄回公司。 銷售部經(jīng)理或其授權(quán)人對寄來的辦事處單據(jù)進(jìn)行審批。 有制度或有申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的直接交財會部審核。無制度或無申請的需要公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)再交財會部審核。 出納付款，銀行提供“付款通知書”或“轉(zhuǎn)帳單”。 銷售分部文員傳真給辦事處。（三）、辦事處借款及報銷原則 業(yè)務(wù)員經(jīng)辦事處經(jīng)理批準(zhǔn)后，可向助理預(yù)借差旅費(fèi)，但必須列出借款計劃，說明出差天數(shù)、交通路費(fèi)、包干費(fèi)用、其他費(fèi)用。借款單一式兩聯(lián)：記帳聯(lián)和報帳聯(lián)。 借款必須專款專用，不得用于個人購物，票據(jù)遺失者責(zé)任自負(fù)，實(shí)行前帳不清，后款不借的原則。因此對工作造成的影響，由個人承擔(dān)責(zé)任。 一切報批報帳手續(xù)須由經(jīng)辦人簽字，并寫明情況，由財務(wù)審核，再由經(jīng)理簽批。 費(fèi)用報銷應(yīng)及時，報銷期限不得超過五天（從返回日起），并結(jié)清所有借款。超過五天的按每天借款額的1%計息處罰；超過25天的，此次出差的所有單據(jù)不予報銷。 對于報帳后不能及時清帳的人員，辦事處財務(wù)要告知經(jīng)理，且必須從其個人當(dāng)月的工資中扣還。 辦事處一般不允許個人因私借款，因特殊原因確需借支的，務(wù)必填寫借款單由經(jīng)理批準(zhǔn)，且不得超過借款人的工資額。否則，不予借支。 辦事處財務(wù)應(yīng)將辦事處當(dāng)月發(fā)生的所有費(fèi)用及時整理，用特快專遞送交公司銷售部負(fù)責(zé)人審批后交財務(wù)部復(fù)核予以核銷辦事處借款。 《借款單》填寫內(nèi)容為需借支的款項(xiàng)。一式兩聯(lián)，一聯(lián)記帳，一聯(lián)報帳；《領(lǐng)用支票申請單》填寫內(nèi)容為支付的結(jié)算或預(yù)付貨款；《差旅費(fèi)報銷單》填寫內(nèi)容為出差旅費(fèi)的報帳 ；《報銷單》填寫辦理招待、通訊、租賃等費(fèi)用。沖帳的寫明“沖帳”，領(lǐng)取現(xiàn)金的寫明“現(xiàn)金”。 單據(jù)審核要素：①各項(xiàng)報銷單據(jù)應(yīng)為正式發(fā)票，除定額發(fā)票外的所發(fā)票必須經(jīng)過復(fù)寫，且有經(jīng)營單位的合法印章。②發(fā)票抬頭要寫本單位名稱，住宿發(fā)票要填寫出差人姓名。③所有報銷發(fā)票，要在其背面注明經(jīng)辦人、證明人。④除火車、飛機(jī)標(biāo)準(zhǔn)外，長途車票以當(dāng)?shù)卮蟀偷穆吠酒眱r為準(zhǔn)。往返車票不準(zhǔn)連號，連號車票只報單程。車票后要注明路徑。⑤一次超出800元的招待費(fèi)和500元的住宿費(fèi)應(yīng)附有結(jié)算清單。⑥各種報銷單據(jù)填寫應(yīng)清楚、明了、有序，單據(jù)的粘貼應(yīng)整齊、平穩(wěn)，內(nèi)容格式符合財務(wù)要求，否則，財務(wù)有權(quán)予以退還、拒絕報銷。六、 固定資產(chǎn)和低值易耗品的管理 辦事處的固定資產(chǎn)和低值易耗品都是公司的有形資產(chǎn)，是公司資產(chǎn)的重要組成部分，屬于公司財產(chǎn)的清查對象，因此要加強(qiáng)辦事處固定資產(chǎn)和低值易耗品的管理。1． 辦事處要建立固定資產(chǎn)和低值易耗品明細(xì)帳。2． 建立領(lǐng)用登記制度和領(lǐng)用人責(zé)任制。除正常損耗和自然力作用外，人為損壞，照價賠償。3． 建立申報購買制，避免隨意購買造成積壓和浪費(fèi)現(xiàn)象。4． 愛惜使用，確保資產(chǎn)增值。七、 其他需要協(xié)助的工作（一） 信用額審批及發(fā)放 為了讓公司產(chǎn)品充分的占領(lǐng)市場，提高產(chǎn)品的市場占有率，擴(kuò)大市場的銷售規(guī)模，公司對信用好并且有實(shí)力的經(jīng)銷商進(jìn)行產(chǎn)品信用額發(fā)放予以扶持。因此作為辦事處的財務(wù)有必要了解公司的市場信用額發(fā)放的程序。1． 由經(jīng)銷商提出申請，并填寫《經(jīng)銷商基本情況表》，包括公司法定名稱、注冊地址、營業(yè)執(zhí)照號碼、稅務(wù)登記號、公司性質(zhì)、經(jīng)濟(jì)類型、開戶銀行及帳號、公司注冊資金；股份公司要填寫股東資料；要說明經(jīng)銷商的近期的財務(wù)狀況以及經(jīng)營項(xiàng)目的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)比例等。2． 辦事處商務(wù)代表對經(jīng)銷商申請信用額的審查并出示意見，經(jīng)辦事處經(jīng)理審查簽名同意后填寫《信用額申請表》連同有關(guān)資料上報銷售部審批。3． 銷售部審查認(rèn)定，由分部經(jīng)理和銷售部經(jīng)理簽明意見后連同有關(guān)資料向財會部申請信用額。4． 財會部受理申請后，派專人對經(jīng)銷商進(jìn)行信用審計，內(nèi)容包括對經(jīng)銷商的財務(wù)狀況、經(jīng)營狀況、個人背景、品牌信心、市場潛力和發(fā)展前景等因素進(jìn)行綜合考量，確定信用方案，提請領(lǐng)導(dǎo)審批裁決。5． 財會部將批準(zhǔn)后的信用額以文件形式下發(fā)給銷售部，由銷售部具體監(jiān)督實(shí)施。（二）、終止合作經(jīng)銷商的帳務(wù)清理終止合作經(jīng)銷商的帳務(wù)清理是一件十分重要的工作，是減少公司呆帳損失的必要條件，辦事處必須以對公司高度負(fù)責(zé)的精神，有責(zé)任和義務(wù)對終止合作的經(jīng)銷商進(jìn)行及時清理和上報，以便公司采取有效手段進(jìn)行清收。有關(guān)終止合作經(jīng)銷商的帳務(wù)清理步驟如下：1． 辦事處財務(wù)將辦事處的經(jīng)銷商進(jìn)行清理，聽取商務(wù)代表意見，區(qū)分出正在合作與終止合作兩類；2． 在公司銷售系統(tǒng)中報表打印的綜合月報表上查看終止合作經(jīng)銷商的余額情況，打印出尚欠款經(jīng)銷商的對帳單，與商務(wù)代表一起跟經(jīng)銷商進(jìn)行帳務(wù)核對，并將有關(guān)情況上報公司財會部；3． 有關(guān)情況報告包括以下方面內(nèi)容：①經(jīng)銷商何時經(jīng)銷公司產(chǎn)品，何時終止合作；②經(jīng)銷商的單位負(fù)責(zé)人、經(jīng)營地址、有無經(jīng)銷合同和合作協(xié)議等有關(guān)資料；③經(jīng)銷商終止合作的原因； ④帳務(wù)核對的有關(guān)情況，有無進(jìn)行清收；⑤能否收回欠款及收回欠款期限。4．公司根據(jù)辦事處的情況報告進(jìn)行分析后作出處理意見，決定是由辦事處進(jìn)行跟蹤清收，還是由公司組織有關(guān)人員進(jìn)行清收。15 /
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