【正文】 公司實際情況，特制定本制度。二、 權(quán)責(zé)：1. 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司絕密（Ⅰ）級檔案的管理；公司行政管理部門負(fù)責(zé)公司的機(jī)密（Ⅱ）、秘密（Ⅲ）和普通（Ⅳ）級檔案實物管理。2. 各職能部門負(fù)責(zé)按照本制度的時限要求整理、裝訂本部門的檔案并按檔案保密等級分別并報送總經(jīng)理和行政管理部門歸檔管理。三、 適用范圍：本規(guī)定適用于 的檔案管理。四、 檔案室的規(guī)劃公司需有檔案標(biāo)示，檔案排列需由左到右，檔案柜需有明確的標(biāo)示及目錄編號。文件目錄編號須統(tǒng)一，并設(shè)有目錄清單。設(shè)有文書檔案專柜、人事檔案專柜、合同文件專柜、管理經(jīng)營專柜、資質(zhì)文件專柜、技術(shù)專柜、會計專柜、業(yè)務(wù)專柜、音像檔案專柜、電子文檔專柜、外來文件專柜、報刊雜志專柜、五、 檔案室的分類及定義結(jié)合公司實際檔案大致可以分為以下幾大類：文書檔案、人事檔案、合同檔案、管理經(jīng)營檔案、資質(zhì)檔案、技術(shù)檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子文檔、外來文件及書籍。1. 文書檔案：法規(guī)性文件、會議文件、程序文件等；2. 人事檔案：關(guān)干部的任免、獎勵和處分、員工資格證書、職工花名冊、員工戶口檔案、員工職稱檔案、員工花名冊、勞動合同、勞動工資、人事糾紛文件等；3. 合同檔案：包含公司所簽訂的重要合同、購銷合同、租賃合同等。4. 管理經(jīng)營檔案：生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、固定資產(chǎn)及辦公用品名冊、產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案、管理制度、企宣文件等5. 資質(zhì)文件：指公司獲得的資質(zhì)報告、文件資料、證書、資格證書申請文件、檢測報告等6. 技術(shù)檔案：包括技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案、工程圖紙等7. 會計檔案：包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、會計報表檔案、審計報告等。8. 業(yè)務(wù)檔案：包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、各種合同及協(xié)議書；商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)、招投標(biāo)文件等9. 聲像檔案：包括照片、錄音、錄像、拷貝檔案等10. 電子文檔：所有形成電子文檔格式，具有保存價值的數(shù)據(jù)文檔。例如：公司管理制度、網(wǎng)站數(shù)據(jù)、工程圖紙、各種產(chǎn)品研究報告、程序文件、開發(fā)數(shù)據(jù)、報價數(shù)據(jù)、合同等。11. 外來文件：指政府下發(fā)的文件、國家頒布的標(biāo)準(zhǔn)、公司訂閱的報刊雜志、參加某些會議下發(fā)的刊物。12. 書籍：技術(shù)書籍、管理書籍、培訓(xùn)書籍等其他參考類的書籍。六、 檔案名稱及編號規(guī)則檔案的名稱要求簡明扼要以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。檔案的編號以公司名稱的拼音簡寫+檔案類別+部門編號+流水號，流水號以阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)編制。具體可以參照下列圖示：XXXXXXXXXXXXXXX版本號（、）流水號從（001999）不得重復(fù)使用部門編號例如業(yè)務(wù)部（YW）文件類別例如合同檔案（HT）企業(yè)名稱的漢語拼音的編寫例如（GUANGYU或GY）編號說明：1） 第一級：以企業(yè)名稱的漢語拼音的縮寫編號。例： （ ）2） 第二級：以文件的類別編號。例：文書檔案為WS3） 第三級：按部門的編號編碼。例如：業(yè)務(wù)部為YW4） 第四級：為檔案的流水號從001起編，到999，不能重復(fù)使用。5） 第五級：適用于管理文件、制度、程序文件的版次，、……文件類別文書檔案：WS 人事檔案：HR 合同檔案：HT 管理檔案：GL 資質(zhì)檔案：ZZ 技術(shù)檔案：JS 會計檔案：KJ 業(yè)務(wù)檔案；YW 聲像檔案：SX 電子文檔：DZ 外來刊物：KW 圖書檔案：TS七、 公司檔案管理體系立卷歸檔要求歸檔范圍各部門將已辦理完畢的材料、具有考查利用價值的文件材料、整理成卷，定期移交各檔案室集中保存。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。歸檔時間1) 辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。2) 公司業(yè)務(wù)、財務(wù)文件，每周整理歸檔，其他一般性文件每月整理歸檔。3) 凡是有機(jī)密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。4) 工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。歸檔要求1) 材料完整齊全：凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價值，文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。2) 立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。3) 在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。4) 部門歸檔需編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于立卷。5) 文件按時間順序排列，最近的在最上面。6) 一個客戶一個立卷，一個檔案盒。7) 貿(mào)易檔案與往來函件分開放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的發(fā)票流水號放在文件袋里。8) 由檔案部門對業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作，辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。9) 部門提交檔案時，需指定專人對本部門所產(chǎn)生的文檔資料進(jìn)行跟蹤、搜集，負(fù)責(zé)接收本部門員工提交的各類歸檔資料，并填寫《文件交接表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后按歸檔時間內(nèi)交行政部。10) 檔案管理員應(yīng)不定期對需歸檔的資料進(jìn)行跟蹤，及時將資料歸檔保管。借檔程序1) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需借出、調(diào)閱或復(fù)印檔案時，應(yīng)填具《文件借閱登記表》經(jīng)其部門主管審核，行政部審批后持向檔案管理員調(diào)閱或復(fù)印。2) 檔案管理員接到經(jīng)審批的外借的檔案《文件借閱登記表》后，取出該項檔案，并于《文件借閱登記表》上填注借出日期后，將檔案交與借閱人員?！段募栝喌怯洷怼穭t依預(yù)定歸還日期之先后有借檔人簽字確認(rèn)。3) 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理員核查無誤（完好程度、頁數(shù)）并于《文件借閱登記表》填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！段募栝喌怯洷怼酚蓹n案管理員留存?zhèn)洳椤?) 《文件借閱登記表》以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。5) 借閱人員對于所調(diào)文件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請檔案管理員負(fù)責(zé)處理。6) 借閱人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員借閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。收發(fā)文規(guī)定1) 對于公司內(nèi)部下發(fā)的管理文件，需蓋“部門章”。2) 對于舊版、廢止版管理文件，應(yīng)立即廢棄，如有需要保留需于封面及內(nèi)頁蓋“作廢”章表示。保存年限1) 永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)工程設(shè)計圖；(8)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2) 10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3) 5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4) 1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。5) 會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案的保管期限為永久，定期兩種：a) 會計憑證:15年。b) 會計帳薄:現(xiàn)金日記賬，銀行存款帳為25年，其他15年。 c) 會計報表:預(yù)算報表5年，年度決算報表永久，其他報表15年。 d) 其他15年。 e) 固定資產(chǎn)清理報廢，清理后5年。 f) 會計檔案移交清冊15年。 g) 會計檔案保管清冊25年。 h) 會計檔案銷毀清冊25年。保密級別 根據(jù)文檔的價值，將文檔分為絕密（Ⅰ）、機(jī)密（Ⅱ）、秘密（Ⅲ）和普通（Ⅳ）四級。絕密級檔案：指直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料：a) 重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、暫不公開的決定；b) 薪資標(biāo)準(zhǔn)；c) 財務(wù)各種報表、賬目；d) 公司領(lǐng)導(dǎo)的信件、電傳；e) 關(guān)鍵技術(shù)文件、資料；f) 客戶檔案；g) 重要合同。h) 董事會會議記錄、紀(jì)要等。機(jī)密級檔案：指公司最重要的信息，如泄露會使公司的利益受到嚴(yán)重的損害的文件資料。a) 非公開的規(guī)章制度b) 非公開的各種工作計劃、報表，項目管理工作各種文件、資料；c) 各種數(shù)據(jù)、資料；d) 人員任免；e) 公司的經(jīng)營數(shù)據(jù)、營運信息、策劃方案。f) 股東、董事會決議；g) 驗資報告；股權(quán)轉(zhuǎn)讓書；h) 公司章程；股本確認(rèn)書；資金證明書；評估報告書.i) 各類訴訟案件秘密級檔案：指涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文件資料。a) 呈報、下發(fā)的各種人事行政數(shù)據(jù)、報表；b) 人員檔案、編制體制；c) 公司固定資產(chǎn)登記資料；d) 勞動合同、房屋租賃合同、采購合同、一般貿(mào)易合同等e) 指公司內(nèi)部公開的各種規(guī)章制度；普通級檔案：對外公開不會對公司利益造成損害的文件資料。a) 車輛資料；b) 普通文件、資料。c) 營業(yè)執(zhí)照；機(jī)構(gòu)代碼證；稅務(wù)登記證。d) 各類資質(zhì)證書。e) 各類榮譽(yù)證書。歸檔人在提交文檔的時候，必須將文檔的保密級別一同上報給檔案管理員。檔案銷毀制度1. 檔案管理員于每年年底統(tǒng)計出沒有保存價值的歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案清冊，并寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告。2. 將銷毀檔案呈原部門確認(rèn)并報上級領(lǐng)導(dǎo)審核鑒定。絕密（Ⅰ）、機(jī)密（Ⅱ）級檔案銷毀由總經(jīng)理審批，秘密（Ⅲ）和普通（Ⅳ）級檔案銷毀由行政部審批。3. 批準(zhǔn)銷毀的檔案由行政部負(fù)責(zé)銷毀。4. 未通過銷毀的還具有保存價值的文件，送回檔案室延長保存期限。八、 附件1. 檔案銷毀審批表 2. 文件交接表3. 文件借閱登記表 4. 文件收發(fā)登記表 日期： 年 月 日序號發(fā)文單位發(fā)文號文件標(biāo)題密級份數(shù)銷毀原因載體形式銷毀方式備注 紙質(zhì)其他1　　　　　　　　　　2　　　　　　　　　　3　　　　　　　　　　4　　　　　　　　　　5　　　　　　　　　　6　　　　　　　　　　7　　　　　　　　　　8　　　　　　　　　　9　　　　　　　　　　10　　　　　　　　　　　審批人：（簽章）經(jīng)銷部門：（簽章）經(jīng)銷人：（簽章）檔案銷毀審批表文件交接表序號文件名稱數(shù)量 頁數(shù)備注1　　　　2　　　　3　　　　4　　　　5　　　　6　　　　7　　　　8　　　　9　　　　10　　　　11　　　　12　　　　13　　　　14　　　　15　　　　送交人： 接收人： 接收時間： 文件借閱登記表序號借閱日期借閱人借閱目的借閱形式借閱檔號借閱案卷或文件標(biāo)題歸還日期經(jīng)辦人1　　　　　　　　2　　　　　　　　3　　　　　　　　4　　　　　　　　5　　　　　　　　6　　　　　　　　7　　　　　　　　8　　　　　　　　9　　　　　　　　10　　　　　　　　1112文件收發(fā)登記表序號收文日期部 門內(nèi) 容份數(shù)簽收人備 注1234567891011121314151617181920212223