【正文】 。發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文?！皒xx發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文，由行政部統(tǒng)一編號；“xxx人發(fā)”、“xxx客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文，文件由發(fā)文部門自行編號，行政部統(tǒng)一認(rèn)定。（公司其他部門均以“xxx發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。）文件必須蓋章或簽字。密級分為“絕密”、“機密”、“秘密” ；緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。發(fā)文單位必須注明全稱。文件紙一般使用A4型，多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。文字從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。三、收文本公司所有外來文書收文一律使用《上海藍(lán)怡科技有限公司收文簿》。外單位來文均由行政部指定專人收文、登記，及時分送相關(guān)部門。對于特快專遞類文書要優(yōu)先處理不得拖延。分發(fā)給各部門的文書，如果出現(xiàn)差錯真接退回行政人事部，再由行政人事部處理。四、辦文辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。辦文由行政人事部統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。文件的催辦由行政部負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。嚴(yán)格按照時限要求完成。文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。文件辦理完畢后，統(tǒng)一交由行政部指定的專人保管、立卷歸檔。五、發(fā)文發(fā)文一律使用《上海藍(lán)怡科技有限公司發(fā)文稿紙》。發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→ 行政部統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→行政部統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案六、其他（一）、時限要求：特急：限４個工作時內(nèi)完成。急：限８個工作時內(nèi)完成。平：限１６個工作時內(nèi)完成。（二）、文件的保密要求：絕密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。機密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。（三）、文件立卷歸檔按照《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。第十五章 檔案管理規(guī)定為了完整、系統(tǒng)保存公司檔案，促進(jìn)檔案工作為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)定。一、本規(guī)定所稱的公司檔案，是指公司自籌建以來在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料。二、管理部門、歸檔時間及歸檔要求（一）、檔案原稿由行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一存放在檔案室保管。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需用留存復(fù)印件。（二）、歸檔時間：公司各種證照、批文在領(lǐng)取當(dāng)日交行政人事部保管。公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起二日內(nèi)移交行政人事部保管。合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交行政人事部保管。財務(wù)檔案在會計年度終了后由財務(wù)部整理歸檔，保管一年后向行政人事部移交。各部門管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后歸檔，第二年4月移交行政人事部保管。電子文件邏輯歸檔實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。其余檔案每年移交一次，時間為每年4月。人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：（1）、變更、修改、補充的文件材料；（2）、公司內(nèi)部機構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；（3）、公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；（4）其他臨時活動中形成的文件材料。（三）、歸案要求歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。三、管理原則：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政人事部集中統(tǒng)一管理；為了便于及時利用，部分檔案（已交行政人事部除外）分別由有關(guān)部門管理。四、檔案范圍：公司具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、光盤、磁帶、照片及底片、實物等都必須立卷、歸檔。五、檔案點收檢查檔案的文本及附件是否完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；檔案如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門負(fù)責(zé)人的簽認(rèn)；檔案的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門；與本案無關(guān)的檔案或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門；六、文件整理中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則；右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角，整理好后訂牢；文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊再裝訂。七、檔案分類及編號（一）、檔案分類檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類，如：部門：總經(jīng)理辦公室、研究所、行政人事部、銷售部、市場部、財務(wù)部、生產(chǎn)部、商品部、儀器部大類：行政類、人事類、銷售類、財務(wù)類、技術(shù)類、生產(chǎn)類、物流類；同一小類的案件以裝訂于一個檔夾為原則；每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表” ，案件歸檔時依序編號、登錄，以每一個案一個“目次”編號為原則；檔號的表示方式如： A1A2—B1B2—C1C2—D1D2A1A2代表經(jīng)辦部門，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1D2為檔案目次檔案按其機密程度可分：絕密、機密、秘密三級。絕密檔案：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在？萬元以上的重大合同。機密檔案：財務(wù)資料、公司重要會議紀(jì)要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同、技術(shù)資料、金額在？萬？萬元的合同。秘密檔案：重要項目資料、項目合同協(xié)議。（二）、檔案編號新檔案，應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其目次順序，以次為編列檔號；檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列；檔號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別再進(jìn)行編號；檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角，左方裝訂的則填寫于右上角。歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。八、保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，應(yīng)按照下列規(guī)定辦理：（一）、永久保存：公司章程；股東名冊；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；組織規(guī)程及辦事細(xì)則；財務(wù)報表政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計圖；其他經(jīng)核定須永久保存的文書。（二）10年保存預(yù)算、決算書類；會計憑證(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)；事業(yè)計劃資料；其他經(jīng)核定須保存10年的文書。（三）、五年保存：期滿或解除的合約；其他經(jīng)核定須保存五年的文書。（四）、一年保存：結(jié)案后無長期保存必要的文書。（五）、公司規(guī)章制度由行政人事部永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。九、檔案調(diào)閱因工作需要調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、銷售類檔案、技術(shù)類檔案、物流類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)，但僅限于檔案的查閱、復(fù)印。使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人?！稒n案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。檔案借閱時間最長不超過8個工作時。如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。十、檔案銷毀檔案每年清理一次，超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》?！稒n案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，行政人事部一份。十一、其他檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。所有檔案未經(jīng)允許不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。第十六章 證照管理規(guī)定證照是指政府各行政機關(guān)頒發(fā)的證書以及上級主管部門的批準(zhǔn)文件等。如：營業(yè)執(zhí)照、外匯登記證、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等等。公司證照由行政人事部指定專人統(tǒng)一管理。一、證照分類證照按其重要性可分為三類 非常重要證照如：營業(yè)執(zhí)照、外匯登記證、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等。 重要證照如：銀行開戶許可證、社會保險登記證、住房公積金登記證、上海高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定證書等。 一般證照如：上海市科技企業(yè)服務(wù)聯(lián)系證、中國商品條碼系統(tǒng)成員證書、上海市統(tǒng)計登記證等。二、證照使用使用證照原件；使用證照復(fù)印件。三、證照使用必須填寫《證照使用申請表》（見附表）。四、證照使用管理程序使用證照原件程序使用人申請→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→辦理使用手續(xù)的同時填寫《證照使用登記表》→借出使用完畢后歸還證照保管人（并在《證照使用登記表》中填寫歸還日期,見附表）。使用證照復(fù)印件程序證照保管人檢查《證照使用申請表》中的審批手續(xù)是否完備，驗證手續(xù)合格后復(fù)印證照，加蓋公章后交給證照使用申請人。證照復(fù)印件必須加蓋“再復(fù)印無效章”，并同時填寫《證照使用登記表》。證照使用申請表使用日期申 請 人原 件復(fù) 印 件使用原因部門負(fù)責(zé)人副總經(jīng)理證照使用登記表序號日期申請人部門 負(fù)責(zé)人使用原因原件復(fù)印件批準(zhǔn)人歸還日期接收人備注第十七章 證明函管理規(guī)定證明函是指在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，由公司出具的對外聯(lián)系工作使用的，能夠證明其身份的文書。證明函包括：介紹信、授權(quán)委托書、擔(dān)保函等其他能起證明性質(zhì)文書。證明函的使用管理：公司證明函由總經(jīng)理辦公室指定專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理；使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可提出申請。授權(quán)委托書、擔(dān)保函等文書由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批；介紹信等其他證明身份的文書由副總經(jīng)理批準(zhǔn)。不得開具能起到證明性質(zhì)的空白文書。不得外借能起到證明性質(zhì)的文書。證明函開具后使用人應(yīng)妥善保管，若證明函發(fā)生遺失應(yīng)立即向部門經(jīng)理或上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免給公司造成經(jīng)濟(jì)、名譽等方面的損失；若證明函未使用，應(yīng)立即退還公司。公司出具證明函必須填寫《證明函使用登記表》做好記錄備查。證明函使用申請表 年 月 日申 請 部 門申 請 人使 用 原 因部 門 負(fù) 責(zé) 人總經(jīng)理/副總經(jīng)理證明函使用登記表序號時間函件名稱使用原因申請人部門經(jīng)理批準(zhǔn)人備注上海藍(lán)怡科技有限公司 行政人事部二○○六年一月二十三日擬稿： 審核： 批準(zhǔn)：41 /