【正文】 事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。 。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列來秘書資格考試外賓接待工作外賓接待工作的原則外賓接待工作，是關(guān)系到國家與國家之間的大事，其好壞直接影響到國家的利益和聲譽。因此，每個負責外賓接待工作的人員都必須遵守以下原則：　　1．平等友好的原則。無論外賓來自哪個國家和地區(qū)，都一律平等對待，并且尊重他們的風俗習慣，不把自己的觀念和思想強加于人。在接待工作中，舉止要文明禮貌、不卑不亢、熱情友好?！　?．內(nèi)外有別的原則。接待外賓時，必須注意內(nèi)外有別嚴格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。提高警惕，防范各種可能的收集政治、軍事、經(jīng)濟、科技等情報的活動，不得在對外交往中泄露國家機密?！　?．不牟私利的原則。在接待外賓的過程中，不允許背著組織內(nèi)外賓私自交往，收受禮品，不允許利用職權(quán)營私牟利。要堅決維護國家利益和主權(quán)，維護國家的尊嚴，嚴格按國家的法規(guī)法令辦事，不做任何有損國格、人格的事?！　?．文明禮貌的原則。接待外賓時，要尊重各國的風俗習慣，不把我國的生活習俗強加于人?！　】傊?，外賓接待工作要做到：既堅持原則，嚴守紀律，平等相待；又熱情友好，文明禮貌，不卑不亢。秘書資格考試外賓接待工作外賓接待的程序外賓指國外來賓，也包括港、澳、臺同胞和海外僑胞等。外賓接待工作不是簡單的交際和應酬，而是一項政治性、政策性都很強的工作，必須按照嚴格規(guī)定程序進行：　　接待前應做好充分的準備工作，包括了解上級意圖，了解外賓的有關(guān)情況，并據(jù)此訂出接待計劃，準備各種有關(guān)資料，做好各方的聯(lián)絡(luò)。重要外賓的接待計劃應報請上級批準。　　迎接工作，應根據(jù)外賓的身份，對等安排有關(guān)領(lǐng)導和人員去迎接，并安排好車輛和賓館，重要接待有時還要安排備用車輛隨行?！　〗哟撠熑伺c外賓商談活動日程安排。安排外賓的日常生活，應根據(jù)各國習俗，要注意尊重不同的生活習慣。　　對重要外賓，要安排專門會見。會見時，主人應先到達會見地點迎接客人。引見介紹后，按序就座。會見完畢，主人應送客人到門口或上車處?！　⊙缯?，要按照外事工作的規(guī)定、外賓的情況，確定宴請的規(guī)模、菜單、席次和陪客人員。　　參觀游覽，要在接待計劃中先行安排，包括參觀游覽的路線、活動具體內(nèi)容等?！　《Y品和交換的紀念品要事先研究，應根據(jù)不同對象來確定。客人重訪時，禮品可作相應變動，不要重復。　　對重要外賓的接待，應根據(jù)情況作適當?shù)男侣剤蟮?。如有必要，可將報紙的報道?nèi)容剪下（地方報紙不對外，不能全送），與訪問時的留影一起裝訂成冊，贈給外賓。　　做好安全保衛(wèi)工作，特別是重要外賓，事先應和公安、交通、外事等部門聯(lián)系好，以確保外賓的安全?！　‘斖赓e抵離國境時，接待人員應協(xié)助外賓辦理出入境手續(xù)。秘書資格考試外賓接待工作涉外活動禮賓次序安排禮賓次序，是指國際交往中對出席活動的國家、團體、各國人士的位次按某些規(guī)則和慣例進行排列的次序。禮賓次序通常按以下規(guī)則排列：　　按身份與職務的高低排列。這是禮賓次序排列的主要根據(jù)。一般的官方活動，經(jīng)常是按身份與職務的高低排列?！　“醋帜疙樞蚺帕?。多邊活動中的禮賓次序有時按參加國國名字母順序排列。一般以英文字母排列居多，少數(shù)情況也有按其他語種的字母順序排列?！　“赐ㄖ韴F組成的日期先后排列。按通知代表團組成的日期先后排列禮賓次序是經(jīng)常采用的方法之一。東道國對同等身份的代表團，按派遣團組成的日期排列；或按代表團抵達活動地點的時間先后排列；或按派遣國通知代表團參加活動的答復時間先后排列?！　∽⒁馐马棥　?．背景資料準備得越充分越好，對對方了解越多越好，包括對方的職位、信譽情況、經(jīng)濟狀況、人事變動、來賓個性、興趣愛好等等?！　?．對方以前曾來訪過，最好按以前的接待規(guī)格接待。應慎用高規(guī)格接待，特別是在多國參加的國際活動中，如僅對某國來賓高規(guī)格，可能會引起其他來賓的不滿。　　3．接待人員名單定下后，最好組織進行業(yè)務培訓。培訓內(nèi)容包括涉外禮儀、外事原則等等。秘書資格考試筆記講義接待工作中的技巧案例五：　　初萌正在前臺接電話，忽然看見兩位客人直接往辦公區(qū)走。初萌趕快叫住她們?？腿擞行┎荒蜔┑卣f：“我們昨天剛來過，是找銷售部的錢經(jīng)理的，昨天有點事沒辦完。”　　初萌說：“對不起，請你們稍等一下。我馬上通知錢經(jīng)理?！彪娫捊油ê?，錢經(jīng)理說：“我不想見那兩個人，請你幫我擋一下?！薄　”景咐校瑢τ阱X經(jīng)理暫時不想見的客人，秘書要想方設(shè)法加以擋駕。比如用以下一些方式應付：　　“很抱歉，錢經(jīng)理正在主持一個重要會議，您能否改日再來？”　　“您是否可以留個條，由我轉(zhuǎn)交錢經(jīng)理?！薄　∶貢藛T在接待工作中，常常會遇到以下幾種情況。對這幾種情況，秘書人員要本著不違背原則、不怠慢來訪者的宗旨，機智靈活地妥善處理?！　。ㄒ唬┊斂腿艘竺嬉娭饕I(lǐng)導時　　一般的來訪者普遍有一種心態(tài)，認為只有主要領(lǐng)導才能解決他們的問題或滿足他們的要求，所以，不管大事小事，都要找主要領(lǐng)導?！　‘斂腿颂岢鲆竺嬉娭饕I(lǐng)導時，秘書人員要根據(jù)具體情況加以處理?！　τ跓o理取鬧、糾纏不清，或態(tài)度惡劣、脾氣暴躁的來訪者，不宜領(lǐng)導接待，應堅決擋駕?！　?．來訪者所反映的情況比較重要，但主要領(lǐng)導因需處理更重要的問題而分不開身，可暫緩安排面見?！　?．秘書人員不能確定問題的性質(zhì)和主要領(lǐng)導的態(tài)度，可先行擋駕，待請示后再作安排。　?。ǘ┊旑I(lǐng)導臨時因事外出時　　領(lǐng)導因某件急事必須辦理而突然外出了，而他事先約好的客人則按約前來。在這種意外情況下，秘書人員應及時向來訪客人說明情況，請求諒解。如果客人愿意等一會兒，秘書人員應先陪客人談談，等候領(lǐng)導回來，而決不能讓客人獨自坐在會客室里等候。如果等了一段時間以后，領(lǐng)導還沒有回來，那么就應征求來訪者的意見，看他是否愿意再等一會兒，或者是否愿意先回去，等領(lǐng)導回來后，再與他聯(lián)系約會。如果領(lǐng)導在外出時對如何接待有約在先的客人有交待，那么就要照領(lǐng)導的意見辦理?！　。ㄈ┊斂腿速Q(mào)然來訪時　　秘書人員遇到這種情況，首先，要弄清來客的身份，包括姓名、工作單位、職務等；其次，問清楚來訪意圖；再次，向領(lǐng)導匯報。在沒有匯報前，不能給予肯定的答復。因為領(lǐng)導有可能沒有時間，也有可能不愿意見這位客人。而經(jīng)過聯(lián)系后，領(lǐng)導如沒有時間或不愿意見　　來訪者，這時秘書人員就要靈活、機敏而又委婉地拒絕來訪者?！　嵗河形煌其N員來到某集團公司辦公室推銷其電子產(chǎn)品，要見總經(jīng)理。公司李秘書遇到這種情況后，根據(jù)多年摸索和積累的接待經(jīng)驗，首先，給推銷員熱情地倒上茶；其次，問清楚推銷員的姓名、工作單位、職務；再次，摸清推銷員的意圖。李秘書先以“我去看一下總經(jīng)理是否在”加以搪塞。在總經(jīng)理作出不愿意見來訪者的答復后，李秘書對推銷員說：　　“實在對不起，總經(jīng)理現(xiàn)在不在?！庇捎诶蠲貢撵`活機敏，在接待過程中，沒有給推銷員留下一種缺乏誠意的印象，推銷員自己也沒有一種被攆走的感覺?！　。ㄋ模?、當來了不受歡迎的客人時　　在接待工作中，有時會遇到一些不受歡迎的人，如為一點小事糾纏不休的人，多次跑來索取贊助的人，或提出一些無理要求的人等。對于這樣一些不受歡迎的來訪者，秘書人員也要以禮相待，顯示出自己的涵養(yǎng)和風度。首先要弄清來訪者的姓名、所在公司、有什么事情，了解了來訪者的意圖后，迅速請有關(guān)部門接待，并及時向領(lǐng)導請示、匯報。總之，以盡量使他們少干擾領(lǐng)導和自己的工作為宗旨，同時又要使他們感到?jīng)]有受到怠慢。　　接待來訪中的意外情況是多種多樣的，秘書人員遇到這些情況時，既要堅持原則，又要機智靈活地妥善處理。對于客人的不合理要求，要學會委婉拒絕；對于干擾領(lǐng)導工作的客人，要巧妙擋駕；對于客人的糊涂想法，要耐心勸解。在接待中解決問題，才是高水平接待。38 / 38