【正文】 事，接下來了解編寫大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡(jiǎn)明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。 。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對(duì)每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列來秘書資格考試外賓接待工作外賓接待工作的原則外賓接待工作，是關(guān)系到國家與國家之間的大事，其好壞直接影響到國家的利益和聲譽(yù)。因此，每個(gè)負(fù)責(zé)外賓接待工作的人員都必須遵守以下原則：　　1．平等友好的原則。無論外賓來自哪個(gè)國家和地區(qū)，都一律平等對(duì)待，并且尊重他們的風(fēng)俗習(xí)慣，不把自己的觀念和思想強(qiáng)加于人。在接待工作中，舉止要文明禮貌、不卑不亢、熱情友好?！　?．內(nèi)外有別的原則。接待外賓時(shí)，必須注意內(nèi)外有別嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。提高警惕，防范各種可能的收集政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技等情報(bào)的活動(dòng)，不得在對(duì)外交往中泄露國家機(jī)密?！　?．不牟私利的原則。在接待外賓的過程中，不允許背著組織內(nèi)外賓私自交往，收受禮品，不允許利用職權(quán)營私牟利。要堅(jiān)決維護(hù)國家利益和主權(quán)，維護(hù)國家的尊嚴(yán)，嚴(yán)格按國家的法規(guī)法令辦事，不做任何有損國格、人格的事。　　4．文明禮貌的原則。接待外賓時(shí)，要尊重各國的風(fēng)俗習(xí)慣，不把我國的生活習(xí)俗強(qiáng)加于人?！　】傊?，外賓接待工作要做到：既堅(jiān)持原則，嚴(yán)守紀(jì)律，平等相待；又熱情友好，文明禮貌，不卑不亢。秘書資格考試外賓接待工作外賓接待的程序外賓指國外來賓，也包括港、澳、臺(tái)同胞和海外僑胞等。外賓接待工作不是簡(jiǎn)單的交際和應(yīng)酬，而是一項(xiàng)政治性、政策性都很強(qiáng)的工作，必須按照嚴(yán)格規(guī)定程序進(jìn)行：　　接待前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，包括了解上級(jí)意圖，了解外賓的有關(guān)情況，并據(jù)此訂出接待計(jì)劃，準(zhǔn)備各種有關(guān)資料，做好各方的聯(lián)絡(luò)。重要外賓的接待計(jì)劃應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)?！　∮庸ぷ?，應(yīng)根據(jù)外賓的身份，對(duì)等安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員去迎接，并安排好車輛和賓館，重要接待有時(shí)還要安排備用車輛隨行。　　接待負(fù)責(zé)人與外賓商談活動(dòng)日程安排。安排外賓的日常生活，應(yīng)根據(jù)各國習(xí)俗，要注意尊重不同的生活習(xí)慣。　　對(duì)重要外賓，要安排專門會(huì)見。會(huì)見時(shí)，主人應(yīng)先到達(dá)會(huì)見地點(diǎn)迎接客人。引見介紹后，按序就座。會(huì)見完畢，主人應(yīng)送客人到門口或上車處?！　⊙缯?qǐng)，要按照外事工作的規(guī)定、外賓的情況，確定宴請(qǐng)的規(guī)模、菜單、席次和陪客人員?！　⒂^游覽，要在接待計(jì)劃中先行安排，包括參觀游覽的路線、活動(dòng)具體內(nèi)容等。　　禮品和交換的紀(jì)念品要事先研究，應(yīng)根據(jù)不同對(duì)象來確定?？腿酥卦L時(shí)，禮品可作相應(yīng)變動(dòng)，不要重復(fù)?！　?duì)重要外賓的接待，應(yīng)根據(jù)情況作適當(dāng)?shù)男侣剤?bào)道。如有必要，可將報(bào)紙的報(bào)道內(nèi)容剪下（地方報(bào)紙不對(duì)外，不能全送），與訪問時(shí)的留影一起裝訂成冊(cè)，贈(zèng)給外賓?！　∽龊冒踩Ｐl(wèi)工作，特別是重要外賓，事先應(yīng)和公安、交通、外事等部門聯(lián)系好，以確保外賓的安全?！　‘?dāng)外賓抵離國境時(shí)，接待人員應(yīng)協(xié)助外賓辦理出入境手續(xù)。秘書資格考試外賓接待工作涉外活動(dòng)禮賓次序安排禮賓次序，是指國際交往中對(duì)出席活動(dòng)的國家、團(tuán)體、各國人士的位次按某些規(guī)則和慣例進(jìn)行排列的次序。禮賓次序通常按以下規(guī)則排列：　　按身份與職務(wù)的高低排列。這是禮賓次序排列的主要根據(jù)。一般的官方活動(dòng)，經(jīng)常是按身份與職務(wù)的高低排列。　　按字母順序排列。多邊活動(dòng)中的禮賓次序有時(shí)按參加國國名字母順序排列。一般以英文字母排列居多，少數(shù)情況也有按其他語種的字母順序排列。　　按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列。按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列禮賓次序是經(jīng)常采用的方法之一。東道國對(duì)同等身份的代表團(tuán)，按派遣團(tuán)組成的日期排列；或按代表團(tuán)抵達(dá)活動(dòng)地點(diǎn)的時(shí)間先后排列；或按派遣國通知代表團(tuán)參加活動(dòng)的答復(fù)時(shí)間先后排列?！　∽⒁馐马?xiàng)　　1．背景資料準(zhǔn)備得越充分越好，對(duì)對(duì)方了解越多越好，包括對(duì)方的職位、信譽(yù)情況、經(jīng)濟(jì)狀況、人事變動(dòng)、來賓個(gè)性、興趣愛好等等?！　?．對(duì)方以前曾來訪過，最好按以前的接待規(guī)格接待。應(yīng)慎用高規(guī)格接待，特別是在多國參加的國際活動(dòng)中，如僅對(duì)某國來賓高規(guī)格，可能會(huì)引起其他來賓的不滿。　　3．接待人員名單定下后，最好組織進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括涉外禮儀、外事原則等等。秘書資格考試筆記講義接待工作中的技巧案例五：　　初萌正在前臺(tái)接電話，忽然看見兩位客人直接往辦公區(qū)走。初萌趕快叫住她們。客人有些不耐煩地說：“我們昨天剛來過，是找銷售部的錢經(jīng)理的，昨天有點(diǎn)事沒辦完?！薄　〕趺日f：“對(duì)不起，請(qǐng)你們稍等一下。我馬上通知錢經(jīng)理?！彪娫捊油ê?，錢經(jīng)理說：“我不想見那兩個(gè)人，請(qǐng)你幫我擋一下。”　　本案例中，對(duì)于錢經(jīng)理暫時(shí)不想見的客人，秘書要想方設(shè)法加以擋駕。比如用以下一些方式應(yīng)付：　　“很抱歉，錢經(jīng)理正在主持一個(gè)重要會(huì)議，您能否改日再來？”　　“您是否可以留個(gè)條，由我轉(zhuǎn)交錢經(jīng)理?！薄　∶貢藛T在接待工作中，常常會(huì)遇到以下幾種情況。對(duì)這幾種情況，秘書人員要本著不違背原則、不怠慢來訪者的宗旨，機(jī)智靈活地妥善處理。　?。ㄒ唬┊?dāng)客人要求面見主要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)　　一般的來訪者普遍有一種心態(tài)，認(rèn)為只有主要領(lǐng)導(dǎo)才能解決他們的問題或滿足他們的要求，所以，不管大事小事，都要找主要領(lǐng)導(dǎo)?！　‘?dāng)客人提出要求面見主要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，秘書人員要根據(jù)具體情況加以處理?！　?duì)于無理取鬧、糾纏不清，或態(tài)度惡劣、脾氣暴躁的來訪者，不宜領(lǐng)導(dǎo)接待，應(yīng)堅(jiān)決擋駕?！　?．來訪者所反映的情況比較重要，但主要領(lǐng)導(dǎo)因需處理更重要的問題而分不開身，可暫緩安排面見?！　?．秘書人員不能確定問題的性質(zhì)和主要領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，可先行擋駕，待請(qǐng)示后再作安排?！　。ǘ┊?dāng)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)因事外出時(shí)　　領(lǐng)導(dǎo)因某件急事必須辦理而突然外出了，而他事先約好的客人則按約前來。在這種意外情況下，秘書人員應(yīng)及時(shí)向來訪客人說明情況，請(qǐng)求諒解。如果客人愿意等一會(huì)兒，秘書人員應(yīng)先陪客人談?wù)?，等候領(lǐng)導(dǎo)回來，而決不能讓客人獨(dú)自坐在會(huì)客室里等候。如果等了一段時(shí)間以后，領(lǐng)導(dǎo)還沒有回來，那么就應(yīng)征求來訪者的意見，看他是否愿意再等一會(huì)兒，或者是否愿意先回去，等領(lǐng)導(dǎo)回來后，再與他聯(lián)系約會(huì)。如果領(lǐng)導(dǎo)在外出時(shí)對(duì)如何接待有約在先的客人有交待，那么就要照領(lǐng)導(dǎo)的意見辦理。　?。ㄈ┊?dāng)客人貿(mào)然來訪時(shí)　　秘書人員遇到這種情況，首先，要弄清來客的身份，包括姓名、工作單位、職務(wù)等；其次，問清楚來訪意圖；再次，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。在沒有匯報(bào)前，不能給予肯定的答復(fù)。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)有可能沒有時(shí)間，也有可能不愿意見這位客人。而經(jīng)過聯(lián)系后，領(lǐng)導(dǎo)如沒有時(shí)間或不愿意見　　來訪者，這時(shí)秘書人員就要靈活、機(jī)敏而又委婉地拒絕來訪者。　　實(shí)例：有位推銷員來到某集團(tuán)公司辦公室推銷其電子產(chǎn)品，要見總經(jīng)理。公司李秘書遇到這種情況后，根據(jù)多年摸索和積累的接待經(jīng)驗(yàn)，首先，給推銷員熱情地倒上茶；其次，問清楚推銷員的姓名、工作單位、職務(wù)；再次，摸清推銷員的意圖。李秘書先以“我去看一下總經(jīng)理是否在”加以搪塞。在總經(jīng)理作出不愿意見來訪者的答復(fù)后，李秘書對(duì)推銷員說：　　“實(shí)在對(duì)不起，總經(jīng)理現(xiàn)在不在?！庇捎诶蠲貢撵`活機(jī)敏，在接待過程中，沒有給推銷員留下一種缺乏誠意的印象，推銷員自己也沒有一種被攆走的感覺?！　。ㄋ模?dāng)來了不受歡迎的客人時(shí)　　在接待工作中，有時(shí)會(huì)遇到一些不受歡迎的人，如為一點(diǎn)小事糾纏不休的人，多次跑來索取贊助的人，或提出一些無理要求的人等。對(duì)于這樣一些不受歡迎的來訪者，秘書人員也要以禮相待，顯示出自己的涵養(yǎng)和風(fēng)度。首先要弄清來訪者的姓名、所在公司、有什么事情，了解了來訪者的意圖后，迅速請(qǐng)有關(guān)部門接待，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)?？傊?，以盡量使他們少干擾領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作為宗旨，同時(shí)又要使他們感到?jīng)]有受到怠慢?！　〗哟齺碓L中的意外情況是多種多樣的，秘書人員遇到這些情況時(shí)，既要堅(jiān)持原則，又要機(jī)智靈活地妥善處理。對(duì)于客人的不合理要求，要學(xué)會(huì)委婉拒絕；對(duì)于干擾領(lǐng)導(dǎo)工作的客人，要巧妙擋駕；對(duì)于客人的糊涂想法，要耐心勸解。在接待中解決問題，才是高水平接待。38 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