【正文】 事，接下來(lái)了解編寫(xiě)大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫(xiě)時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫(xiě)大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡(jiǎn)明扼要。寫(xiě)完之后要讓經(jīng)理過(guò)目，經(jīng)理認(rèn)為沒(méi)有問(wèn)題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫(xiě)。 。大事記述是大事記的核心部分，通過(guò)許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫(xiě)著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對(duì)每件大事均寫(xiě)明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列來(lái)秘書(shū)資格考試外賓接待工作外賓接待工作的原則外賓接待工作，是關(guān)系到國(guó)家與國(guó)家之間的大事，其好壞直接影響到國(guó)家的利益和聲譽(yù)。因此，每個(gè)負(fù)責(zé)外賓接待工作的人員都必須遵守以下原則：　　1．平等友好的原則。無(wú)論外賓來(lái)自哪個(gè)國(guó)家和地區(qū)，都一律平等對(duì)待，并且尊重他們的風(fēng)俗習(xí)慣，不把自己的觀念和思想強(qiáng)加于人。在接待工作中，舉止要文明禮貌、不卑不亢、熱情友好?！　?．內(nèi)外有別的原則。接待外賓時(shí)，必須注意內(nèi)外有別嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。提高警惕，防范各種可能的收集政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技等情報(bào)的活動(dòng)，不得在對(duì)外交往中泄露國(guó)家機(jī)密。　　3．不牟私利的原則。在接待外賓的過(guò)程中，不允許背著組織內(nèi)外賓私自交往，收受禮品，不允許利用職權(quán)營(yíng)私牟利。要堅(jiān)決維護(hù)國(guó)家利益和主權(quán)，維護(hù)國(guó)家的尊嚴(yán)，嚴(yán)格按國(guó)家的法規(guī)法令辦事，不做任何有損國(guó)格、人格的事?！　?．文明禮貌的原則。接待外賓時(shí)，要尊重各國(guó)的風(fēng)俗習(xí)慣，不把我國(guó)的生活習(xí)俗強(qiáng)加于人?！　】傊?，外賓接待工作要做到：既堅(jiān)持原則，嚴(yán)守紀(jì)律，平等相待；又熱情友好，文明禮貌，不卑不亢。秘書(shū)資格考試外賓接待工作外賓接待的程序外賓指國(guó)外來(lái)賓，也包括港、澳、臺(tái)同胞和海外僑胞等。外賓接待工作不是簡(jiǎn)單的交際和應(yīng)酬，而是一項(xiàng)政治性、政策性都很強(qiáng)的工作，必須按照嚴(yán)格規(guī)定程序進(jìn)行：　　接待前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，包括了解上級(jí)意圖，了解外賓的有關(guān)情況，并據(jù)此訂出接待計(jì)劃，準(zhǔn)備各種有關(guān)資料，做好各方的聯(lián)絡(luò)。重要外賓的接待計(jì)劃應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)?！　∮庸ぷ?，應(yīng)根據(jù)外賓的身份，對(duì)等安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員去迎接，并安排好車(chē)輛和賓館，重要接待有時(shí)還要安排備用車(chē)輛隨行?！　〗哟?fù)責(zé)人與外賓商談活動(dòng)日程安排。安排外賓的日常生活，應(yīng)根據(jù)各國(guó)習(xí)俗，要注意尊重不同的生活習(xí)慣?！　?duì)重要外賓，要安排專門(mén)會(huì)見(jiàn)。會(huì)見(jiàn)時(shí)，主人應(yīng)先到達(dá)會(huì)見(jiàn)地點(diǎn)迎接客人。引見(jiàn)介紹后，按序就座。會(huì)見(jiàn)完畢，主人應(yīng)送客人到門(mén)口或上車(chē)處。　　宴請(qǐng)，要按照外事工作的規(guī)定、外賓的情況，確定宴請(qǐng)的規(guī)模、菜單、席次和陪客人員?！　⒂^游覽，要在接待計(jì)劃中先行安排，包括參觀游覽的路線、活動(dòng)具體內(nèi)容等?！　《Y品和交換的紀(jì)念品要事先研究，應(yīng)根據(jù)不同對(duì)象來(lái)確定?？腿酥卦L時(shí)，禮品可作相應(yīng)變動(dòng)，不要重復(fù)?！　?duì)重要外賓的接待，應(yīng)根據(jù)情況作適當(dāng)?shù)男侣剤?bào)道。如有必要，可將報(bào)紙的報(bào)道內(nèi)容剪下（地方報(bào)紙不對(duì)外，不能全送），與訪問(wèn)時(shí)的留影一起裝訂成冊(cè)，贈(zèng)給外賓?！　∽龊冒踩Ｐl(wèi)工作，特別是重要外賓，事先應(yīng)和公安、交通、外事等部門(mén)聯(lián)系好，以確保外賓的安全?！　‘?dāng)外賓抵離國(guó)境時(shí)，接待人員應(yīng)協(xié)助外賓辦理出入境手續(xù)。秘書(shū)資格考試外賓接待工作涉外活動(dòng)禮賓次序安排禮賓次序，是指國(guó)際交往中對(duì)出席活動(dòng)的國(guó)家、團(tuán)體、各國(guó)人士的位次按某些規(guī)則和慣例進(jìn)行排列的次序。禮賓次序通常按以下規(guī)則排列：　　按身份與職務(wù)的高低排列。這是禮賓次序排列的主要根據(jù)。一般的官方活動(dòng)，經(jīng)常是按身份與職務(wù)的高低排列?！　“醋帜疙樞蚺帕?。多邊活動(dòng)中的禮賓次序有時(shí)按參加國(guó)國(guó)名字母順序排列。一般以英文字母排列居多，少數(shù)情況也有按其他語(yǔ)種的字母順序排列。　　按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列。按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列禮賓次序是經(jīng)常采用的方法之一。東道國(guó)對(duì)同等身份的代表團(tuán)，按派遣團(tuán)組成的日期排列；或按代表團(tuán)抵達(dá)活動(dòng)地點(diǎn)的時(shí)間先后排列；或按派遣國(guó)通知代表團(tuán)參加活動(dòng)的答復(fù)時(shí)間先后排列?！　∽⒁馐马?xiàng)　　1．背景資料準(zhǔn)備得越充分越好，對(duì)對(duì)方了解越多越好，包括對(duì)方的職位、信譽(yù)情況、經(jīng)濟(jì)狀況、人事變動(dòng)、來(lái)賓個(gè)性、興趣愛(ài)好等等?！　?．對(duì)方以前曾來(lái)訪過(guò)，最好按以前的接待規(guī)格接待。應(yīng)慎用高規(guī)格接待，特別是在多國(guó)參加的國(guó)際活動(dòng)中，如僅對(duì)某國(guó)來(lái)賓高規(guī)格，可能會(huì)引起其他來(lái)賓的不滿。　　3．接待人員名單定下后，最好組織進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括涉外禮儀、外事原則等等。秘書(shū)資格考試筆記講義接待工作中的技巧案例五：　　初萌正在前臺(tái)接電話，忽然看見(jiàn)兩位客人直接往辦公區(qū)走。初萌趕快叫住她們?？腿擞行┎荒蜔┑卣f(shuō)：“我們昨天剛來(lái)過(guò)，是找銷售部的錢(qián)經(jīng)理的，昨天有點(diǎn)事沒(méi)辦完?！薄　〕趺日f(shuō)：“對(duì)不起，請(qǐng)你們稍等一下。我馬上通知錢(qián)經(jīng)理?！彪娫捊油ê螅X(qián)經(jīng)理說(shuō)：“我不想見(jiàn)那兩個(gè)人，請(qǐng)你幫我擋一下。”　　本案例中，對(duì)于錢(qián)經(jīng)理暫時(shí)不想見(jiàn)的客人，秘書(shū)要想方設(shè)法加以擋駕。比如用以下一些方式應(yīng)付：　　“很抱歉，錢(qián)經(jīng)理正在主持一個(gè)重要會(huì)議，您能否改日再來(lái)？”　　“您是否可以留個(gè)條，由我轉(zhuǎn)交錢(qián)經(jīng)理?！薄　∶貢?shū)人員在接待工作中，常常會(huì)遇到以下幾種情況。對(duì)這幾種情況，秘書(shū)人員要本著不違背原則、不怠慢來(lái)訪者的宗旨，機(jī)智靈活地妥善處理?！　。ㄒ唬┊?dāng)客人要求面見(jiàn)主要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)　　一般的來(lái)訪者普遍有一種心態(tài)，認(rèn)為只有主要領(lǐng)導(dǎo)才能解決他們的問(wèn)題或滿足他們的要求，所以，不管大事小事，都要找主要領(lǐng)導(dǎo)?！　‘?dāng)客人提出要求面見(jiàn)主要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，秘書(shū)人員要根據(jù)具體情況加以處理。　　對(duì)于無(wú)理取鬧、糾纏不清，或態(tài)度惡劣、脾氣暴躁的來(lái)訪者，不宜領(lǐng)導(dǎo)接待，應(yīng)堅(jiān)決擋駕?！　?．來(lái)訪者所反映的情況比較重要，但主要領(lǐng)導(dǎo)因需處理更重要的問(wèn)題而分不開(kāi)身，可暫緩安排面見(jiàn)?！　?．秘書(shū)人員不能確定問(wèn)題的性質(zhì)和主要領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，可先行擋駕，待請(qǐng)示后再作安排?！　。ǘ┊?dāng)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)因事外出時(shí)　　領(lǐng)導(dǎo)因某件急事必須辦理而突然外出了，而他事先約好的客人則按約前來(lái)。在這種意外情況下，秘書(shū)人員應(yīng)及時(shí)向來(lái)訪客人說(shuō)明情況，請(qǐng)求諒解。如果客人愿意等一會(huì)兒，秘書(shū)人員應(yīng)先陪客人談?wù)?，等候領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)，而決不能讓客人獨(dú)自坐在會(huì)客室里等候。如果等了一段時(shí)間以后，領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有回來(lái)，那么就應(yīng)征求來(lái)訪者的意見(jiàn)，看他是否愿意再等一會(huì)兒，或者是否愿意先回去，等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后，再與他聯(lián)系約會(huì)。如果領(lǐng)導(dǎo)在外出時(shí)對(duì)如何接待有約在先的客人有交待，那么就要照領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)辦理。　?。ㄈ┊?dāng)客人貿(mào)然來(lái)訪時(shí)　　秘書(shū)人員遇到這種情況，首先，要弄清來(lái)客的身份，包括姓名、工作單位、職務(wù)等；其次，問(wèn)清楚來(lái)訪意圖；再次，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。在沒(méi)有匯報(bào)前，不能給予肯定的答復(fù)。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)有可能沒(méi)有時(shí)間，也有可能不愿意見(jiàn)這位客人。而經(jīng)過(guò)聯(lián)系后，領(lǐng)導(dǎo)如沒(méi)有時(shí)間或不愿意見(jiàn)　　來(lái)訪者，這時(shí)秘書(shū)人員就要靈活、機(jī)敏而又委婉地拒絕來(lái)訪者?！　?shí)例：有位推銷員來(lái)到某集團(tuán)公司辦公室推銷其電子產(chǎn)品，要見(jiàn)總經(jīng)理。公司李秘書(shū)遇到這種情況后，根據(jù)多年摸索和積累的接待經(jīng)驗(yàn)，首先，給推銷員熱情地倒上茶；其次，問(wèn)清楚推銷員的姓名、工作單位、職務(wù)；再次，摸清推銷員的意圖。李秘書(shū)先以“我去看一下總經(jīng)理是否在”加以搪塞。在總經(jīng)理作出不愿意見(jiàn)來(lái)訪者的答復(fù)后，李秘書(shū)對(duì)推銷員說(shuō)：　　“實(shí)在對(duì)不起，總經(jīng)理現(xiàn)在不在?！庇捎诶蠲貢?shū)的靈活機(jī)敏，在接待過(guò)程中，沒(méi)有給推銷員留下一種缺乏誠(chéng)意的印象，推銷員自己也沒(méi)有一種被攆走的感覺(jué)?！　。ㄋ模?dāng)來(lái)了不受歡迎的客人時(shí)　　在接待工作中，有時(shí)會(huì)遇到一些不受歡迎的人，如為一點(diǎn)小事糾纏不休的人，多次跑來(lái)索取贊助的人，或提出一些無(wú)理要求的人等。對(duì)于這樣一些不受歡迎的來(lái)訪者，秘書(shū)人員也要以禮相待，顯示出自己的涵養(yǎng)和風(fēng)度。首先要弄清來(lái)訪者的姓名、所在公司、有什么事情，了解了來(lái)訪者的意圖后，迅速請(qǐng)有關(guān)部門(mén)接待，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)?？傊员M量使他們少干擾領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作為宗旨，同時(shí)又要使他們感到?jīng)]有受到怠慢?！　〗哟齺?lái)訪中的意外情況是多種多樣的，秘書(shū)人員遇到這些情況時(shí)，既要堅(jiān)持原則，又要機(jī)智靈活地妥善處理。對(duì)于客人的不合理要求，要學(xué)會(huì)委婉拒絕；對(duì)于干擾領(lǐng)導(dǎo)工作的客人，要巧妙擋駕；對(duì)于客人的糊涂想法，要耐心勸解。在接待中解決問(wèn)題，才是高水平接待。38 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