【正文】 的機構(gòu)間Inter網(wǎng)收發(fā)，免除電話費用?！?方案滿足首要需求 拓敏傳真系統(tǒng)在保證傳統(tǒng)傳真所有功能的基礎(chǔ)上，同時滿足了北汽福田從集團總部到懷柔車廠再到營銷公司的整個企業(yè)體系對以往傳真系統(tǒng)不足的變革要求。管理問題：系統(tǒng)自動分類存檔已收發(fā)傳真，按要求生成統(tǒng)計報表，“IP—link”實現(xiàn)企業(yè)信息資源的整合和共享，實現(xiàn)了企業(yè)傳真工作的信息化管理。費用問題：電腦取代傳真機，傳真不用紙墨耗材，傳真從此擺脫了費用方面的難題。維修問題：拓敏技術(shù)部遠程即時維護，擺脫傳真機故障維修困擾，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行?！?方案解決其他問題線路分散：以懷柔汽車廠為例，其采用的是8線的傳真改造方案來實現(xiàn)拓敏傳真系統(tǒng)的上述諸項功能的，這就意味著企業(yè)內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器的傳真卡一端與8條電話線相連，另一端連接企業(yè)內(nèi)各部門的每一臺電腦上，線路集中于企業(yè)服務(wù)器上，便于檢修和維護，即使有傳真線路損壞的情況，系統(tǒng)也會自動通過其他線路完成收發(fā)，保證工作在隨時隨地、各種情況下順利進行。 存發(fā)統(tǒng)計：實現(xiàn)傳真“拓敏”化后，北汽福田的傳真實現(xiàn)了系統(tǒng)自動定向分發(fā)，每個人都有自己的傳真信箱，每份傳真直接進入目的地傳真信箱，更直接、更準(zhǔn)確、更高效、更保密；系統(tǒng)自動保存?zhèn)浞菟瞻l(fā)過的傳真，按照福田的要求分類形成傳真電子文檔，隨時隨地調(diào)取查閱；按福田的要求形成各種統(tǒng)計報表，精確統(tǒng)計包括收發(fā)量、目的地、傳真費用等在內(nèi)的各項指標(biāo)。 ④ 北汽福田傳真系統(tǒng)改造的最亮點“拓敏I P—link” 2005年7月，隨著北汽福田懷柔汽車廠“拓敏”傳真系統(tǒng)的安裝完畢，福田的主體構(gòu)架基本上完成了傳真系統(tǒng)的信息化和現(xiàn)代化。目前在福田服役的這套系統(tǒng)正穩(wěn)定運行，迅速地回收投入資本、并且極大的提高了北汽福田整體系的工作效率。特別要提出的是，作為諸案中的經(jīng)典案例，本案實是有其值得大書特書的一部分的，目前國內(nèi)拓敏獨有的“IP—link”功能在福田的應(yīng)用,就是本案中最為耀眼的大手筆了。 “拓敏IP—link”，是指在福田集團總部、福田營銷公司和福田懷柔汽車廠各自內(nèi)網(wǎng)的服務(wù)器中分別安裝載有“IP—link”功能的“拓敏傳真系統(tǒng)”后，總部、營銷公司和懷柔車廠間的傳真收發(fā)不再走電話線，而是完全通過Inter網(wǎng)實現(xiàn)，這一方面使傳真的電話費用降為“零”，另一方面也提高了福田對整個事業(yè)群的整體把控能力。簡言之，“IP—link”就是在企業(yè)位于不同地區(qū)的機構(gòu)間實現(xiàn)傳真“高效率”和“零費用”的全新傳真方式。 三：北汽福田評拓敏 沒用前覺得這套系統(tǒng)不好評估，對于具體能帶來什么樣的經(jīng)濟效益心里沒底，嘗試性的開始了解這套系統(tǒng)后，發(fā)現(xiàn)了她的好處，慢慢的就把這個項目實施起來了。之所以上這套系統(tǒng)，主要是出于考慮到能提高福田的管理能力。從功能上講，通過不斷的升級和功能擴充，這套系統(tǒng)基本已經(jīng)成熟了。從實施項目開始，就覺得這個公司做事比較扎實，這我真是有感而發(fā)的。我們做過大大小小無數(shù)的項目，從供貨商的角度上說，當(dāng)然是參差不齊，我想這跟他門的管理思路有關(guān)，跟管理人也有關(guān)系。包括前期安裝拓敏系統(tǒng)的時候盛輝（拓敏老總）也過來了，一起去測試板卡去解決問題。客觀的講，拓敏的工作和服務(wù)是做的非常不錯的，系統(tǒng)優(yōu)化啊、出了問題遠程的解決啊，一直都在跟進，拓敏的售后一直是沒有脫節(jié)的。第一次合作后，盡管我們沒有承諾要繼續(xù)買你們的東西，但是后繼的工作做的還是非常扎實的，這是比較客觀的。目前，系統(tǒng)本身從使用情況來看是沒有大的問題的，零星的小問題通過及時的溝通也給拓敏及時的解決掉了。我覺得把福田的應(yīng)用作為拓敏的經(jīng)典案例對外宣傳是沒有問題的，但是福田不是對所有合作方都允許他用福田的品牌做宣傳的，有些別的合作放，福田是絕對不會讓他們這么做的。福田是要根據(jù)自己的項目自己要做評估的，不是說誰給福田做了項目就可以用福田去做公關(guān)的。但是把拓敏在福田的應(yīng)用做為一個成功案例是沒有問題的。北汽福田綜合管理部 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用科——葉濤（科長、項目負責(zé)人）2005年7月TraFax中國萬網(wǎng)的傳真樞紐背景 中國萬網(wǎng)是我國最大的域名注冊和網(wǎng)站托管服務(wù)提供商，也是最早在國內(nèi)提供域名注冊服務(wù)、并率先在中國引入了虛擬主機的概念和應(yīng)用的公司。中國萬網(wǎng)在1996年年底掀起域名危機意識宣傳曾經(jīng)轟動全國， 98年成為美國域名注冊的核心管理機構(gòu)Internic、NSI公司（現(xiàn)歸于Verisign之下）首席金牌合作伙伴、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心CNNIC最早認證的合作伙伴。迄今通過中國萬網(wǎng)注冊的國際、國內(nèi)域名已達三十多萬個，國內(nèi)近四分之一的網(wǎng)絡(luò)站點都是在中國萬網(wǎng)建立的。 公司著重強調(diào)自動化和技術(shù)意味著運作效率的最大化。作為中國最大的域名和網(wǎng)站托管服務(wù)提供商，公司每天需要處理巨大數(shù)量的業(yè)務(wù)，包括：域名服務(wù)，郵箱服務(wù)，虛擬主機等等。這些業(yè)務(wù)的處理效率直接影響著用戶的切身利益。效率可以通過處理時間的長短，處理是否出錯，通信費用高低等因素來衡量。改進顧客服務(wù)和減低運作費用是公司所希望的結(jié)果。為了達到這個目的公司配置了TraFax Server傳真服務(wù)器，自動處理每天數(shù)以千計的各種傳真：匯款單據(jù)，合同，協(xié)議，申請表，技術(shù)請求等等。TraFax Server是國內(nèi)商務(wù)通信解決方案的佼佼者，公司從2000年開始安裝的單一的傳真服務(wù)器，后不斷地升級和擴展這個方案，包括增大容量，和充分利用TraFax Server所包含的先進特性。今天，配置了TraFax Server 整合系統(tǒng)的傳真服務(wù)器，每日處理上千頁的傳真。TraFax Server已經(jīng)成為公司整個運作中不可分割的一部分。挑戰(zhàn)在使用TraFax Server傳真服務(wù)器之前，公司使用基于紙的獨立傳真機傳送文件。.自從九十年代末在國內(nèi)掀起域名注冊的熱潮，公司的幾臺傳真機一直處于繁忙的狀態(tài)，甚至遺失文件，這種缺乏及時確認反饋和跟蹤的通信方式引起了更多的關(guān)注。用資料夾將這些紙上的文件管理起來，并將整個資料夾或部分資料轉(zhuǎn)交給涉及管理這些用戶的每個部門。這不僅費時費力，而且增加了出錯和文件丟失的危險。每天上千個文件等待著處理，這可能包括：業(yè)務(wù)申請，合同協(xié)議批準(zhǔn)，財務(wù)匯款等等。這些請求需要在幾分鐘內(nèi)送達相關(guān)部門，并且在一個小時內(nèi)要得到回答，而這些不可能用先前的獨立傳真機和紙上文件的相互傳遞來完成。此外，對管理者來說這種傳統(tǒng)的工作流的跟蹤和督促業(yè)務(wù)處理的管理都是非常困難的。管理需要一個改進的方法使之能夠評價業(yè)務(wù)的處理效率和員工的生產(chǎn)力。這將會在整個公司范圍內(nèi)優(yōu)化工作流，提高業(yè)務(wù)運作效率。將管理和銷售的處理時間縮短到最小，排除基于紙上文件的處理過程，利用更加具有成本效益的通信手段，減少出錯，都直接影響著公司的收益率。解決方案TraFax Server高效傳真解決方案能夠滿足公司的傳真需求。TraFax Servers是公司整個運作系統(tǒng)中的一個重要組成部分，運用于管理和銷售及客戶服務(wù)的每個環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在，對于不同的服務(wù)請求公司提供了相應(yīng)的傳真模板，用戶下載模板文件后按照要求填寫并發(fā)送傳真。用戶發(fā)送傳真時輸入自己的數(shù)字ID，TraFax Server將接收到的傳真自動分類并轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)的部門的電腦桌面，同時自動寫入用戶數(shù)據(jù)庫，用戶登陸中國萬網(wǎng)網(wǎng)站。TraFax Server接收和發(fā)送的所有傳真文件自動保存在數(shù)據(jù)庫中，并且可以按多種方式進行查詢，統(tǒng)計和管理。結(jié)果 取消了紙上文件在各部門之間的傳送過程，不僅節(jié)省了時間，而且還減少了出錯的可能。TraFax Server高效傳真解決方案的使用大幅提高了公司的運作效率。合作伙伴和用戶的請求得到了快速地響應(yīng)，結(jié)果在單位時間內(nèi)實現(xiàn)了更多的銷售?，F(xiàn)在，被確認的傳真文檔在幾分鐘內(nèi)就被轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)的部門人員的電腦桌面，從收到用戶提交的請求到用戶得到回復(fù)一般不超過一小時的時間。 “TraFax Server高效傳真解決方案是我們系統(tǒng)中的重要對外窗口，使用TraFax Server能夠提高響應(yīng)速度，減少出錯，消除紙上文件傳送過程，直接影響著我們的工作效率”拓敏TraFax Server推動飛力國際貨運管理一、背景 1．企業(yè)概述昆山飛力國際貨運有限公司是經(jīng)國家對外經(jīng)濟貿(mào)易合作部、國家民航總局、交通部批準(zhǔn)的國際貨運代理一類企業(yè)，總部設(shè)在昆山，在上海設(shè)有分公司，在蘇州設(shè)有辦事處，提供海、空運進出口貨物的國際貨運代理及倉儲、運輸、報關(guān)、裝卸、物流等全方位的一條龍服務(wù)，并已形成完善的物流體系及集團化規(guī)模。飛力集團對外（控股）投資了昆山飛力集裝箱運輸有限公司、昆山飛力倉儲服務(wù)有限公司及昆山華東公共型保稅倉庫服務(wù)有限公司等公司。隨著市場競爭的加劇，客戶的個性化需求越來越高，企業(yè)的快速反應(yīng)能力成為克敵制勝的關(guān)鍵。這就對管理提出了更高的要求，信息要更加及時和準(zhǔn)確，管理控制更加到位，企業(yè)的全面信息化迫在眉睫。2．采用傳真服務(wù)器的動因分析伴隨著每一次貨物的流動過程有大量的信息流動，這些信息在整個運輸過程中起著重要的作用。這些信息可以通過郵寄、傳真、Email來傳遞，傳真因為它的實時性和法律認可性而成為商務(wù)通信的首選工具。 公司與貨主、機場（航空公司）、船務(wù)海運公司、代理公司…之間有大量的表格、合同、訂單、裝運清單、確認單、提貨單、財務(wù)單據(jù)等等需要傳真。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷增加和市場競爭的加劇，飛力國際在經(jīng)營過程中暴露出如下的問題：1． 公司原來已經(jīng)有十八臺傳真機，但是由于傳真數(shù)量大，導(dǎo)致線路和傳真機總是處于繁忙狀態(tài)。不能與用戶保證順暢的聯(lián)系，對于物流公司來說，就意味著失去了很多訂單。公司的各個部門強烈要求增加傳真機。2． 傳真到達后通常要經(jīng)過人工分發(fā)，業(yè)務(wù)員要想立刻拿到發(fā)給自己的傳真，不得不站在傳真機旁等待。如果業(yè)務(wù)員因事外出不能及時處理，就會造成傳真丟失的現(xiàn)象。其造成的損失不可預(yù)料。 3． 電子文檔必須先打印出來然后發(fā)送傳真，如果對方占線只好等一段時間后再發(fā)送。因運輸環(huán)節(jié)中的某個信息有所改變而需要通知貨主或合作伙伴時，需要將同樣內(nèi)容的傳真同時發(fā)送到多個地點，手工重復(fù)勞動，速度慢，工作量大，效率低。4． 量的傳真文件給存檔和查找?guī)砹嗽S多不便。5． 同時企業(yè)內(nèi)部員工之間不能共享傳真信息。6． 管理成本過高。由于手工操作，為了加強管理和保證傳真的準(zhǔn)確、及時處理，勢必增加人員，引起管理成本增大。7． 維護耗時耗力。如果傳真機不及時維修，經(jīng)常會出現(xiàn)傳真圖像質(zhì)量不高的現(xiàn)象。公司不得不派專人負責(zé)定時檢修。公司的管理層認識到，要降低成本，提高效率，上面的這些問題必須解決。飛力在2002年，經(jīng)過多家考察，最終選擇了同業(yè)界領(lǐng)先的傳真軟件供應(yīng)商拓敏公司合作。通過拓敏公司的幫助和電信部門的協(xié)助及企業(yè)員工的共同努力，現(xiàn)已經(jīng)正常運轉(zhuǎn)。系統(tǒng)推動了企業(yè)的信息化進程，提升了企業(yè)的市場競爭力。二．解決方案1. 系統(tǒng)概述TraFax Server是基于網(wǎng)絡(luò)的客戶端/服務(wù)器的企業(yè)傳真系統(tǒng)，TraFax Server作為服務(wù)的提供者為網(wǎng)絡(luò)的用戶提供共享的傳真功能。而客戶端軟件使您可以直接在自己的終端上發(fā)送傳真，就象發(fā)送Email或文件打印一樣簡單。接收到的傳真以自動分發(fā)的方式被轉(zhuǎn)送到員工的傳真信箱。它能處理大量迸發(fā)的傳真任務(wù)，同時它能實現(xiàn)EmailtoFax轉(zhuǎn)發(fā)功能。客戶端通過網(wǎng)絡(luò)訪問傳真服務(wù)器，安裝了傳真板卡的傳真服務(wù)器負責(zé)傳真的發(fā)送與接收。傳真板卡直接與電話(傳真)線相連?？蛻舳说膫髡嫒蝿?wù)被發(fā)送到傳真服務(wù)器上，傳真服務(wù)器將傳真自動排隊，通過傳真板卡發(fā)送出去。同樣，所有的傳真被接收到傳真服務(wù)器上，然后，通過自動分發(fā)的方式被客戶端接收。傳真服務(wù)器依賴于傳真板卡提供的傳真服務(wù)；傳真客戶端與傳真服務(wù)器及傳真信使直接進行交互式通訊。傳真服務(wù)器負責(zé)傳真收發(fā)、信息保存、分類管理及任務(wù)調(diào)度等事務(wù)；傳真信使負責(zé)向客戶端發(fā)送實時信息，隨時向用戶報告收發(fā)傳真的情況。文檔轉(zhuǎn)換與打印輸出負責(zé)把用戶要發(fā)送的文本文檔轉(zhuǎn)化成傳真用的TIFF文件格式，并把接收到的傳真輸出到指定的網(wǎng)絡(luò)打印機上。2．系統(tǒng)配置針對飛力傳真量大，系統(tǒng)可靠性要求高，傳真服務(wù)器選用了研華工控計算機，NMS AGE1數(shù)字接口傳真板卡作為強大的硬件支持；WIN2000Server操作系統(tǒng)運行穩(wěn)定，強壯可靠，傳真服務(wù)器軟件TraFax Server advanced 功能強大，滿足企業(yè)級的通信需求。 3．系統(tǒng)優(yōu)勢系統(tǒng)采用AGE1傳真板卡與電信公共電話交換網(wǎng)連接，E1數(shù)字接口接續(xù)速度快， 通信質(zhì)量高、可準(zhǔn)確識別主被叫號碼。系統(tǒng)提供了30個傳真通道可同時收發(fā)傳真。30個通道擁有一個傳真號碼，避免了傳真占線的情況。Email to Fax Gateway將傳真服務(wù)器與Internet郵件服務(wù)器相結(jié)合，實現(xiàn)傳真/Email的轉(zhuǎn)發(fā)。 給每個員工分配一個傳真信箱號碼，當(dāng)傳真電話進入系統(tǒng)后自動播放語音提示請輸入傳真信箱號碼，系統(tǒng)將識別DTMF信號后將傳真自動分配到指定的傳真信箱中。只有信箱主人才能收到這份傳真，增強了傳真的保密性。相當(dāng)于每個員工都有一臺傳真機。 在自己的電腦上直接發(fā)送傳真文檔，并可設(shè)置定時發(fā)送，可選擇通信費用優(yōu)惠的時間段發(fā)送傳真。同樣的傳真發(fā)給不同的地點，從地址簿中選擇組信息實現(xiàn)傳真的群發(fā)功能。當(dāng)對方是人工接聽時系統(tǒng)自動播放語音請求接收傳真，提高了傳真的成功率。在傳真發(fā)送失敗時，系統(tǒng)自動重發(fā)。系統(tǒng)支持IP傳真，節(jié)省傳真通信費用。由于是公司自主研發(fā)，拓敏傳真服務(wù)器采用純中文界面、與Outlook相近的菜單布置。這些設(shè)計讓用戶很容易上手使用。通過域內(nèi)的用戶相互發(fā)送和轉(zhuǎn)發(fā)傳真文件，增強了企業(yè)內(nèi)部的信息交流。傳真瀏覽器為用戶提供了一個查看和編輯傳真文件的工具。傳真地址簿用于管理客戶信息。系統(tǒng)提供了常用地址簿數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)入/導(dǎo)出功能。系統(tǒng)將接收和發(fā)送的傳真保存在不同的文件夾中，用戶可以按多種方式快速查找傳真文件。服務(wù)器端管理功能強大，包括：系統(tǒng)設(shè)置、用戶管理、系統(tǒng)監(jiān)控、傳真日志、傳真計費等等。目前，很多的物流公司都在實施或計劃實施