【正文】 等綜合管理的難點與特點，有效解決多項目推進的計劃整合與協(xié)調(diào)問題，尋找最佳解決問題的方法、技術和手段，形象反映項目的全局與重點、跟蹤與預警、網(wǎng)絡協(xié)作關系。 　　北京奧運會項目群整合管理體系 　　總體策劃部在北京馭時正合咨詢公司的大力支持下，幾年來經(jīng)過不斷探索、研究和實踐應用，完善提高多項目管理方法，總結(jié)提練形成了一套系統(tǒng)的、獨特的、提升多項目管理效率的馭時多項目整合管理體系，它為奧運會的項目管理發(fā)揮了重要的作用。 　　記者：馭時項目群整合管理體系的主要內(nèi)容是什么？ 　　總體策劃部：該體系既遵守慣例，標準統(tǒng)一，也尊重個性，注重細節(jié)。在項目管理過程中，運用這個體系可以建立項目化運作方式，以進度管理為核心，詳細分解工作過程，明確協(xié)作接口，落實工作職責，合理安排進度。保證多部門配合下的項目計劃結(jié)構(gòu)一致、協(xié)作順暢，避免出現(xiàn)因信息不暢、暢而不準、準而不及時而造成整體控制出現(xiàn)較大的風險以及資源的浪費，確保多項目的管理工作按計劃有序地整體推進，及時發(fā)現(xiàn)問題，找準原因，突破管理難點，為領導決策提供科學依據(jù)。 　　馭時多項目整合管理體系從全局出發(fā)，注重過程，將全局整合的思想貫徹到每一個具體過程之中。在每一過程中，不僅要充分體現(xiàn)項目管理知識體系的思想、方法、技術和工具，還要適應北京奧運會的項目管理環(huán)境，做到：專業(yè)知識通俗化，整體工作直觀化，復雜問題簡單化。為此，我們進行了大量調(diào)研和探索，運用信息技術，形成一套簡單實用、形象直觀、高效管理的馭時多項目整合管理體系。 　　我們在多個項目實踐過程中，經(jīng)過不斷總結(jié)提煉，逐步形成并完善馭時多項目整合管理體系模型，每一次循環(huán)包括實施準備、編制計劃、可視化整合、統(tǒng)籌優(yōu)化、跟蹤監(jiān)控五個過程，一個完整、科學的計劃需要經(jīng)過多個周期的完善充實。該模型在北京奧運會不同的項目組織環(huán)境下，經(jīng)過大量、不同類型的項目實踐得到驗證，具有較高的借鑒與推廣價值。 　　記者：目前看來，項目管理的效果如何？ 　　總體策劃部：從整體上提高管理透明度、簡化管理流程、優(yōu)化計劃質(zhì)量、推進計劃規(guī)范化等。在幾年的實踐中形成一套符合中國大型公眾活動管理特點的計劃管理體系，經(jīng)過大量的項目實踐驗證，明顯地提升了管理效果。管理效果具體表現(xiàn)在三個方面： 　　一是統(tǒng)籌全局，決策支持；計劃過程使用項目管理整合管理方法與可視化信息技術手段，實現(xiàn)全局掌控，信息共享。傳統(tǒng)的計劃管理模式，很多是依賴紙質(zhì)媒介和會議匯報系統(tǒng)，針對相對單一和固定的行政體系內(nèi)部管理還算有效，但面對奧運會這樣多項目，多部門齊頭并行、交叉進行的管理特點，項目容易失控，需要不斷調(diào)整與協(xié)作。我們將高密度、大量的項目信息通過一張概要圖、監(jiān)控圖和網(wǎng)絡圖表就可縱觀全局，工作重點突出，任務層次清晰，責任落實到位，更好地幫助高級管理層實現(xiàn)全局指揮控制、分階段布署工作、科學合理決策的管理目標。 　　二是全程監(jiān)控，及時預警；通過直觀的、全局的進度監(jiān)控圖，實現(xiàn)提前預警，加強多部門溝通協(xié)調(diào)的意識，提高溝通效率。傳統(tǒng)的監(jiān)控模式是以會議匯報的模式進行事后監(jiān)控，主要問題是：無法實現(xiàn)提前預警，加上公文語言的描述，使得信息的準確性有一定程度的流失。運用多項目整合管理方法，全面直觀地反映多項目同時推進的狀況，以計劃管理監(jiān)控機制作保障，實現(xiàn)多項目全過程跟蹤監(jiān)控，以紅、綠、黃燈的形式對工作進度進行評估和預警提示，對即將開始的重點工作進行提示。管理層可以在第一時間掌握項目進展過程的變化，能夠準確進行科學分析評估，找出潛在風險，制定解決方案。形象的進度計劃監(jiān)控圖直觀易懂，縱攬全局，突出預警等級，真實反映進展狀況。 　　三是接口明確，協(xié)作順暢。將各項重點工作以項目管理方式進行整合后形成協(xié)作計劃，它為多項目統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的運行發(fā)揮重要作用：一是確保多個項目同步推進；二是指導與加強各部門的協(xié)作配合；三是提高時間與資源的使用效率；四是反映與提醒多項目并行可能產(chǎn)生的沖突。 　　記者：馭時多項目整合管理體系具有較高的管理價值，將對我國哪些行業(yè)產(chǎn)生影響？ 　　總體策劃部：馭時多項目整合管理體系在不同復雜程度的奧運會項目環(huán)境中進行了大量的項目實踐，它不僅對奧運會不同類型的項目領域如：競賽、保障、文化活動、運行服務的項目化管理產(chǎn)生了積極的作用，也將對我國其它領域的項目化管理產(chǎn)生深遠的影響：一是對組織運行環(huán)境，傳統(tǒng)行政模式正逐步向信息時代新的公共管理模式轉(zhuǎn)變，政府機構(gòu)利用現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡環(huán)境，不斷改變政府組織結(jié)構(gòu)和管理方式。將職能型與項目型組織結(jié)構(gòu)進行靈活的組合，采用項目整合方式對原流程予以分解、簡化、再鏈接，使整個流程更加順暢。新流程中會將幾項任務合而為一，由較少的人完成以前較多的人才能完成的任務，保證組織機構(gòu)在業(yè)務整合的變革中運行更加高效。二是對項目管理學術領域，在奧運會多項目管理實踐過程中，我們面臨巨大的挑戰(zhàn)，在項目管理實踐活動中總結(jié)提煉，形成多項目整合管理體系在項目管理專業(yè)領域是一種創(chuàng)新，它將整合的思想具體落實到項目實施的各種過程，通過可視化處理使以前隱蔽、不直觀的問題變得一目了然。無論在理論上還是在方法上，都是對項目管理知識體系的發(fā)展和完善，對項目管理學術界具有一定影響。三是推行項目化政務管理，它將對原有政務管理的模式、機制等產(chǎn)生影響并引導創(chuàng)新的方向，構(gòu)成一種前所未有的、全新的行政管理環(huán)境——集成管理環(huán)境，通過調(diào)整與優(yōu)化業(yè)務流程，建立跨部門、跨職能的協(xié)同配合關系，統(tǒng)籌政務、服務和資源調(diào)配等多方面管理職能，政府可以將傳統(tǒng)的業(yè)務流程轉(zhuǎn)變?yōu)橐皂椖糠绞竭M行的梳理、規(guī)范、再設計和優(yōu)化，達到資源集成、業(yè)務整合的目標，這本身就包含了政務管理創(chuàng)新的成分。 　　測試賽綜合項目管理實踐 　　根據(jù)奧運會測試賽項目群的特點，以整合管理為核心，我們運用馭時多項目整合管理體系在短期內(nèi)完成了26個測試賽綜合計劃，不僅提高了工作效率，更提高了計劃的質(zhì)量。使用原有計劃編制方法80天才能完成的工作，只用了20天完成。 　　記者：測試賽涉及很多項目，對這些項目群采用了怎樣的項目管理方法？ 　　總體策劃部：以測試賽中各個獨立項目為基礎的分散式管理，導致組織凝聚力分散、意見分散，責任界定不清楚，任務分配不明確。將測試賽中的所有項目視為一個整體進行管理，采用項目群、項目組合的系統(tǒng)理論與方法，對多個單一項目的分散與并行管理、資源沖突管理、協(xié)同配合管理實施綜合項目管理，即把各類項目如競賽組織與體育展示，形象景觀與標識、體育器材進行有機組合，建立從競賽組織、場館運行和服務保障全過程的計劃，統(tǒng)籌考慮多層面、各階段的項目管理運作，對有限的資源進行優(yōu)化配置，建立扁平組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)項目進行分權(quán)，減少組織結(jié)構(gòu)層次，降低管理風險，提高測試賽指揮中心決策與協(xié)調(diào)力度。 　　記者：測試賽工作計劃編制中，項目管理方法和技術是如何體現(xiàn)的？ 　　總體策劃部：在測試賽中實施綜合項目管理，我們運用項目管理方法和技術為奧運會測試賽定制的PMC（項目管理與監(jiān)控）工具，分層次編制測試賽項目整體計劃。測試賽計劃分為兩層，一是測試賽整體重點工作計劃，由北京市政府、好運北京辦公室、職能領域負責人、區(qū)縣政府領導用于總協(xié)調(diào)、總指揮、總監(jiān)控測試賽整體進展情況；二是測試賽執(zhí)行計劃，由場館團隊的各領域業(yè)務代表用于全盤籌劃，詳細安排如競賽組織、場館運行、媒體宣傳、場館建設、服務保障、外圍保障、城市運行等方面的具體任務。 　　記者：能否介紹測試賽重點工作總體計劃概要圖？ 　　總體策劃部：重點工作計劃是領導指揮決策的可靠依據(jù)，是指導籌辦工作的總體規(guī)劃，是監(jiān)控總體工作進展的基準計劃，是各參與機構(gòu)的溝通工具與平臺。納入重點工作計劃范圍的是對賽事舉辦有決定性影響的任務以及在賽事中重點測試的內(nèi)容，主要包括競賽組織、場館運行、運行保障。重點計劃編制方法涵蓋了數(shù)據(jù)收集與匯總、數(shù)據(jù)組織與設計、信息技術實現(xiàn)重點計劃概要圖三個部分。 　　概要圖可以全面體現(xiàn)測試賽管理思路，表達對測試賽中各個項目的管理要求，它有利于指揮、統(tǒng)籌全局工作，分階段、有節(jié)奏地布署工作，明確所有參與單位的工作范圍和交付成果，是所有參與部門或機構(gòu)交流溝通的平臺，是定期檢查工作的依據(jù)。 　　記者：總策劃部把項目管理方法引進到奧運會的各項籌辦工作而且探索了一系列管理新成果，對此，您有什么體會？ 　　總體策劃部：在探索應用過程中，我們獲得了一些初步實踐經(jīng)驗：首先，顯著提升了管理質(zhì)量、工作效率。再次，培養(yǎng)了一批具有項目管理專業(yè)知識與實踐經(jīng)驗的人才隊伍，同時高層領導也更加重視和關注項目管理工作，形成了計劃為決策服務、決策者主動推進項目管理的良好氛圍。最后，為我國項目管理行業(yè)的發(fā)展開拓了廣泛的應用領域。 　　我們相信這些項目管理的實踐經(jīng)驗、創(chuàng)新管理成果定會成為北京奧運會的一份寶貴遺產(chǎn)，這不但對于以后舉辦的奧運會有很高的借鑒與應用價值，同時也對于在國內(nèi)開展其他大型活動有積極的啟示和幫助?？傮w策劃部在北京馭時正合咨詢公司的大力支持下，幾年來經(jīng)過不斷探索、研究和實踐應用，完善提高多項目管理方法，總結(jié)提練形成了一套系統(tǒng)的、獨特的、提升多項目管理效率的馭時多項目整合管理體系，它為奧運會的項目管理發(fā)揮了重要的作用。記者：馭時項目群整合管理體系的主要內(nèi)容是什么？ 總體策劃部：該體系既遵守慣例，標準統(tǒng)一，也尊重個性，注重細節(jié)。在項目管理過程中，運用這個體系可以建立項目化運作方式，以進度管理為核心，詳細分解工作過程，明確協(xié)作接口，落實工作職責，合理安排進度。保證多部門配合下的項目計劃結(jié)構(gòu)一致、協(xié)作順暢，避免出現(xiàn)因信息不暢、暢而不準、準而不及時而造成整體控制出現(xiàn)較大的風險以及資源的浪費，確保多項目的管理工作按計劃有序地整體推進，及時發(fā)現(xiàn)問題，找準原因，突破管理難點，為領導決策提供科學依據(jù)。 　　馭時多項目整合管理體系從全局出發(fā)，注重過程，將全局整合的思想貫徹到每一個具體過程之中。在每一過程中，不僅要充分體現(xiàn)項目管理知識體系的思想、方法、技術和工具，還要適應北京奧運會的項目管理環(huán)境，做到：專業(yè)知識通俗化，整體工作直觀化，復雜問題簡單化。為此，我們進行了大量調(diào)研和探索，運用信息技術，形成一套簡單實用、形象直觀、高效管理的馭時多項目整合管理體系。 　　我們在多個項目實踐過程中，經(jīng)過不斷總結(jié)提煉，逐步形成并完善馭時多項目整合管理體系模型，每一次循環(huán)包括實施準備、編制計劃、可視化整合、統(tǒng)籌優(yōu)化、跟蹤監(jiān)控五個過程，一個完整、科學的計劃需要經(jīng)過多個周期的完善充實。該模型在北京奧運會不同的項目組織環(huán)境下，經(jīng)過大量、不同類型的項目實踐得到驗證，具有較高的借鑒與推廣價值。 　　記者：目前看來，項目管理的效果如何？ 　　總體策劃部：從整體上提高管理透明度、簡化管理流程、優(yōu)化計劃質(zhì)量、推進計劃規(guī)范化等。在幾年的實踐中形成一套符合中國大型公眾活動管理特點的計劃管理體系，經(jīng)過大量的項目實踐驗證，明顯地提升了管理效果。管理效果具體表現(xiàn)在三個方面： 　　一是統(tǒng)籌全局，決策支持；計劃過程使用項目管理整合管理方法與可視化信息技術手段，實現(xiàn)全局掌控，信息共享。傳統(tǒng)的計劃管理模式，很多是依賴紙質(zhì)媒介和會議匯報系統(tǒng)，針對相對單一和固定的行政體系內(nèi)部管理還算有效，但面對奧運會這樣多項目，多部門齊頭并行、交叉進行的管理特點，項目容易失控，需要不斷調(diào)整與協(xié)作。我們將高密度、大量的項目信息通過一張概要圖、監(jiān)控圖和網(wǎng)絡圖表就可縱觀全局，工作重點突出，任務層次清晰，責任落實到位，更好地幫助高級管理層實現(xiàn)全局指揮控制、分階段布署工作、科學合理決策的管理目標。 　　二是全程監(jiān)控，及時預警；通過直觀的、全局的進度監(jiān)控圖，實現(xiàn)提前預警，加強多部門溝通協(xié)調(diào)的意識，提高溝通效率。傳統(tǒng)的監(jiān)控模式是以會議匯報的模式進行事后監(jiān)控，主要問題是：無法實現(xiàn)提前預警，加上公文語言的描述，使得信息的準確性有一定程度的流失。運用多項目整合管理方法，全面直觀地反映多項目同時推進的狀況，以計劃管理監(jiān)控機制作保障，實現(xiàn)多項目全過程跟蹤監(jiān)控，以紅、綠、黃燈的形式對工作進度進行評估和預警提示，對即將開始的重點工作進行提示。管理層可以在第一時間掌握項目進展過程的變化，能夠準確進行科學分析評估，找出潛在風險，制定解決方案。形象的進度計劃監(jiān)控圖直觀易懂，縱攬全局，突出預警等級，真實反映進展狀況。 　　三是接口明確，協(xié)作順暢。將各項重點工作以項目管理方式進行整合后形成協(xié)作計劃，它為多項目統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的運行發(fā)揮重要作用：一是確保多個項目同步推進；二是指導與加強各部門的協(xié)作配合；三是提高時間與資源的使用效率；四是反映與提醒多項目并行可能產(chǎn)生的沖突。 　　記者：馭時多項目整合管理體系具有較高的管理價值，將對我國哪些行業(yè)產(chǎn)生影響？ 　　總體策劃部：馭時多項目整合管理體系在不同復雜程度的奧運會項目環(huán)境中進行了大量的項目實踐，它不僅對奧運會不同類型的項目領域如：競賽、保障、文化活動、運行服務的項目化管理產(chǎn)生了積極的作用，也將對我國其它領域的項目化管理產(chǎn)生深遠的影響：一是對組織運行環(huán)境，傳統(tǒng)行政模式正逐步向信息時代新的公共管理模式轉(zhuǎn)變，政府機構(gòu)利用現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡環(huán)境，不斷改變政府組織結(jié)構(gòu)和管理方式。將職能型與項目型組織結(jié)構(gòu)進行靈活的組合，采用項目整合方式對原流程予以分解、簡化、再鏈接，使整個流程更加順暢。新流程中會將幾項任務合而為一，由較少的人完成以前較多的人才能完成的任務，保證組織機構(gòu)在業(yè)務整合的變革中運行更加高效。二是對項目管理學術領域，在奧運會多項目管理實踐過程中，我們面臨巨大的挑戰(zhàn)，在項目管理實踐活動中總結(jié)提煉，形成多項目整合管理體系在項目管理專業(yè)領域是一種創(chuàng)新，它將整合的思想具體落實到項目實施的各種過程，通過可視化處理使以前隱蔽、不直觀的問題變得一目了然。無論在理論上還是在方法上，都是對項目管理知識體系的發(fā)展和完善，對項目管理學術界具有一定影響。三是推行項目化政務管理，它將對原有政務管理的模式、機制等產(chǎn)生影響并引導創(chuàng)新的方向，構(gòu)成一種前所未有的、全新的行政管理環(huán)境——集成管理環(huán)境，通過調(diào)整與優(yōu)化業(yè)務流程，建立跨部門、跨職能的協(xié)同配合關系，統(tǒng)籌政務、服務和資源調(diào)配等多方面管理職能，政府可以將傳統(tǒng)的業(yè)務流程轉(zhuǎn)變?yōu)橐皂椖糠绞竭M行的梳理、規(guī)范、再設計和優(yōu)化，達到資源集成、業(yè)務整合的目標，這本身就包含了政務管理創(chuàng)新的成分。34