【正文】 則：姓名－視界商旅－電話－其他信息員工離職后，MSN 帳號將收歸公司。四、 協(xié)同辦公網(wǎng)協(xié)同辦公網(wǎng)是在 ERP 的完善之前對公司行政業(yè)務(wù)信息化的臨時補(bǔ)充。其具體情況和使用規(guī)定如下：第十一章使用方法訪問地址為 ，需輸入公司為用戶分配的帳號和密碼登陸才能訪問協(xié)同辦公網(wǎng)的數(shù)據(jù)。沒有分配用戶和密碼的，可以暫時使用用戶 eyeshot 和密碼 eyeshot 登陸。第十二章關(guān)于文檔庫每個部門都有自己的文檔庫，可以對本部門的文檔進(jìn)行共享，本部門的員工對庫內(nèi)的文檔可進(jìn)行查看、修改和刪除，其他員工對文檔只能查看。第十三章關(guān)于公司通知所有員工請每天至少查看一次協(xié)同辦公網(wǎng)的通知欄，以了解最新消息，凡是通過通知欄發(fā)布的消息，便視為已經(jīng)送達(dá)每位員工知曉。如果由于員工本人未及時查看通知欄而造成的對消息的缺失而引起的損失或責(zé)任，應(yīng)由員工本人負(fù)責(zé)。面向全公司發(fā)布的通知，需打印出書面通知，由副總經(jīng)理級以上管理人員簽字批準(zhǔn)后，交由行政人事部進(jìn)行發(fā)布。書面文檔由行政人事部留存?zhèn)浒?。通知欄僅適用于臨時性的、非政策性的通知，對于長期適用的政策性通知，請?zhí)峤恍姓耸虏浚瑓R總到公司的總手冊中，只在通知欄進(jìn)行短期通知并作適當(dāng)時間的保留。未來通知系統(tǒng)由 ERP 系統(tǒng)完成時，亦遵照此規(guī)定。第十四章關(guān)于員工討論區(qū)員工討論區(qū)是用于為員工提供的非正式信息交流區(qū)域，工作或生活中的感想、問題、意見和建議都可以在此提出。五、 電腦傳真系統(tǒng)電腦傳真系統(tǒng)用于簡化發(fā)送傳真的過程，其原理是將需要發(fā)送傳真的 Word（或其他任何可打印的）文檔通過虛擬打印機(jī)的方式“打印”到遠(yuǎn)程傳真機(jī)上，從而實現(xiàn)點(diǎn)鼠標(biāo)就能發(fā)傳真的目的。第十五章電腦傳真系統(tǒng)與傳統(tǒng)傳真機(jī)相比優(yōu)點(diǎn)在于：使用方便，只需在電腦上進(jìn)行簡單操作就能發(fā)送傳真。電腦自動排隊，無需人工等候。可群發(fā)和定時發(fā)送。第十六章電腦傳真系統(tǒng)的缺陷在于：目前只開通發(fā)送功能，暫不開通接收功能。暫時無法處理需要手寫、蓋章等操作的傳真六、 IT 部管理制度第十七章密碼制度公司所有服務(wù)器、路由器及各種服務(wù)系統(tǒng)的密碼由 IT 部列密碼總表，以書面形式于總經(jīng)理處存檔。未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，不得復(fù)印外傳。第十八章機(jī)房管理制度機(jī)房門平時應(yīng)處于鎖閉狀態(tài)，鑰匙由 IT 部和行政人事部各掌管一套。需要到機(jī)房查看過往監(jiān)控錄像時，需由其本部門經(jīng)理批準(zhǔn)，并由 IT 部員工陪同。第十九章設(shè)備管理制度未經(jīng) IT 部經(jīng)理批準(zhǔn)的情況下： 不得在服務(wù)器上安裝運(yùn)行無關(guān)的程序或軟件，非必要情況下，不以管理員身份登陸服務(wù)器。 不得隨意拆除、調(diào)整、重啟和調(diào)換設(shè)備，不得隨意更改線路編號（包括網(wǎng)線和電話線）。 不得私自配制機(jī)房、機(jī)柜和服務(wù)器鑰匙，不得將鑰匙借給其他人員。第二十章其他 每天檢查一次各種設(shè)備的安全和運(yùn)行狀況，并作書面日志記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。 服務(wù)器數(shù)據(jù)庫必須每天備份（或雙機(jī)熱備） ，保證主服務(wù)器出現(xiàn)問題時，備份服務(wù)器能夠及時進(jìn)行任務(wù)頂替和災(zāi)難恢復(fù)。 出現(xiàn)緊急情況時應(yīng)該立即向上級管理人員匯報。第六章 ERP 知識庫的管理條例系統(tǒng)知識庫由以下幾部分構(gòu)成，功能分別如下： 一、公司基本情況與制度；由行政人事部負(fù)責(zé)管理 此部分的內(nèi)容主要用于介紹公司的基本情況、組織架構(gòu)、企業(yè)文化、重要講話；除此外，全公司按部門區(qū)分的各個崗位的職責(zé)描述及當(dāng)前員工還有他們聯(lián)系方式也在上面，當(dāng)大家不知對其他部門的哪個崗位和哪個人進(jìn)行聯(lián)系時，可以通過此查詢相應(yīng)的部門的崗位名稱和責(zé)任人及聯(lián)系方式； 二、基礎(chǔ)知識與概念；由行政人事部組織，各部門經(jīng)理（培訓(xùn)授課人）負(fù)責(zé)管理 此部分的內(nèi)容主要用于新員工第一階段的基礎(chǔ)知識和概念的培訓(xùn)用途 三、目的地業(yè)務(wù)信息；由各部門經(jīng)理各自管理與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的部分 此部分應(yīng)該為大家日常業(yè)務(wù)所最經(jīng)常使用和查詢的部分。內(nèi)容先按照目的地國家和地區(qū)劃分，然后按簽證、公務(wù)、地接、票務(wù)進(jìn)行細(xì)分，所起的作用是向全體員工隨時共享公司在各個目的地的資源狀況和最新的變化。 同時在此之后還有其他常識信息，用于介紹一些當(dāng)?shù)氐某ＷR，比如貨幣、節(jié)假日、緊急電話等。 四、共享案例集；由各部門經(jīng)理各自管理與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的部分 此部分的主要內(nèi)容是記錄公司曾經(jīng)經(jīng)歷過的典型案例，希望通過實在的案例，方便大家學(xué)習(xí)和理解業(yè)務(wù)，同時也避免過去曾經(jīng)犯過的一些低級錯誤。 五、學(xué)習(xí)園地；由行政人事部統(tǒng)一管理 此部分主要是用于大家學(xué)習(xí)一些與業(yè)務(wù)非緊密相關(guān)的知識與信息，以幫且公司員工們拓展視野，了解行業(yè)，提升職業(yè)化素養(yǎng)。 六、各部門崗位職責(zé)描述描述及流程；由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理本部門內(nèi)容 此部分是每個部門看到本部門的崗位設(shè)置與分工，各個崗位職責(zé)的詳細(xì)描述，各個崗位各項工作的流程說明，以及將來需要進(jìn)一步豐富的操作手冊等內(nèi)容。同時每個部門也設(shè)立了案例集，用于本部分內(nèi)部員工經(jīng)常遇到的問題的案例說明。 七、共享資料的下載；由各部門經(jīng)理各自管理與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的部分 此部分用于方便大家隨時下載工作當(dāng)中要使用的一些格式化的文檔模版。 所有內(nèi)容的修改與調(diào)整由上述相關(guān)的部門來負(fù)責(zé)，統(tǒng)一發(fā)送至 IT 專員處，由 IT 專員負(fù)責(zé)上傳。 知識庫的建立與維護(hù)需要一定的時間，但公司希望各個部門擺脫過去落后的工作方式，將已經(jīng)明確的流程與制度，最新的信息均立即維護(hù)到知識庫上來，而公司也要求大家養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，不要有事情只想著提起電話就問，而是應(yīng)該先查一查知識庫，看是否已經(jīng)有了答案，然后再找相關(guān)的人員咨詢。八、關(guān)于客戶及供應(yīng)商信息錄入ERP 系統(tǒng)發(fā)揮作用的一個基礎(chǔ)是具有足夠的正確的原始數(shù)據(jù)，并不斷將新的數(shù)據(jù)積累，系統(tǒng)能對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行良好地統(tǒng)一管理與使用。制定如下系統(tǒng)客戶及供應(yīng)商信息錄入制度，具體如下： 為保證 ERP 系統(tǒng)的良好應(yīng)用，公司要求全體員工注重客戶及供應(yīng)商數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的積累，具體操作規(guī)定如下： 所有展會獲得的名片等客戶信息統(tǒng)一提交客服部登記，然后在系統(tǒng)中分配到具體人員使用； 所有展會獲得的供應(yīng)商名片等信息必須在展會結(jié)束后兩個工作日內(nèi)自己登記到系統(tǒng)中； 所有出差獲得或者供應(yīng)商登門拜訪獲得的信息，必須由當(dāng)事人兩個工作日內(nèi)自己登記到系統(tǒng)中； 任何通過其他方式獲得的客戶信息資料，也必須立即登記到系統(tǒng)中去； 各方面信息有查看和修改權(quán)限的人，有責(zé)任定期管理和維護(hù)系統(tǒng)上的信息，以保證信息的真實和完整。對于自己沒有修改權(quán)限的，如果看到系統(tǒng)中有信息有重復(fù)、空的和錯誤的信息，有責(zé)任立即通告相關(guān)部門經(jīng)理； 嚴(yán)禁在自己擁有修改權(quán)限的客戶和供應(yīng)商資料中輸入虛假、錯誤和空的信息，更不允許隨意刪除信息。系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)立了操作日志記錄功能，一旦發(fā)現(xiàn)有故意破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)的行為，將根據(jù)公司行政獎懲制度予以從嚴(yán)處罰，直至提起法律訴訟； 各部門經(jīng)理必須帶頭執(zhí)行好以上規(guī)定，同時督促下屬的日常維護(hù)工作，如果反復(fù)出現(xiàn)信息資料錄入不及時或不完整，將同樣承擔(dān)管理責(zé)任。第七章 通訊管理一、工位固定電話：各工位確保至少一部辦公電話，其使用方法和要求如下： 公司電話話段范圍：59202200—59202299 公司范圍內(nèi)可以內(nèi)部撥打內(nèi)線電話：6+后 3 個尾號。例如：59202223，內(nèi)線：6023 撥打外線請先撥 9+號碼，禁止加撥任何 IP 號碼，禁止撥打國際長途、信息臺電話。 內(nèi)部撥打，遇對方占線，請聽提示音后，按下 850 后掛機(jī)。當(dāng)對方通話完畢后系統(tǒng)會自動回?fù)堋?撥打境外電話：可以使用網(wǎng)絡(luò)電話、網(wǎng)絡(luò)國際傳真，其費(fèi)用采取定額管理方式，具體使用人員必須在行政人事部門申請、備案。具體操作方法在新員工培訓(xùn)中，由公司 IT 人員給予培訓(xùn)講解。 （公司只為與境外有工作聯(lián)系的員工開設(shè)此項功能） 轉(zhuǎn)接電話，請按下插簧，直接撥“轉(zhuǎn)接方”四位內(nèi)線號碼后，掛機(jī)即可。 他人電話無人接聽時，請按“*”字鍵，協(xié)助接聽，并告之機(jī)主不在工位上。 所有電話、傳真僅限工作使用，不得私用。 行政人事部每月對電話費(fèi)用及使用情況進(jìn)行監(jiān)察。 （具體見監(jiān)察制度）二、手機(jī)管理：公司按職務(wù)和崗位性質(zhì)的不同對有工作需要的員工給予市內(nèi)手機(jī)話費(fèi)補(bǔ)助，特殊崗位員工的手機(jī)費(fèi)補(bǔ)助可以單獨(dú)申請，由行政人事部核實，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。遇特殊緊急情況導(dǎo)致突然產(chǎn)生大量的手機(jī)話費(fèi)，超出部分可以另行提出單獨(dú)的報銷申請。超標(biāo)達(dá)200元以上的情況需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批后方可報銷。員工手機(jī)應(yīng)該保持手機(jī)24小時暢通。若在一個月內(nèi)遇緊急情況，公司與其手機(jī)聯(lián)系不上一次，將給予其口頭警告；如遇兩次，將扣除其100%當(dāng)月的手機(jī)話費(fèi)補(bǔ)助；如遇三次，將永久性取消其手機(jī)話費(fèi)補(bǔ)助。手機(jī)號碼發(fā)生變動時，請一個工作日內(nèi)通知前臺行政人員，及時在公司通訊錄中進(jìn)行更正。 公司禁止員工撥打信息臺、私人電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)公司將給予通報批評，并由其本人交付撥打的電話費(fèi)用。三、公司內(nèi)部（總部與外辦，外辦之間）國內(nèi)長話使用Skype 方式進(jìn)行通話 公司內(nèi)部國內(nèi)長途聯(lián)系必須使用 Skype(或者 Email、協(xié)作消息等)進(jìn)行溝通。 如發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部國內(nèi)長途聯(lián)系未使用 Skype 進(jìn)行溝通，該直線號碼所發(fā)生的費(fèi)用，將從使用此號碼當(dāng)事人的工資中扣除。 當(dāng)事人不明確的情況下（非直線號碼、或部門內(nèi)部電話使用不明確等情況） ，相關(guān)部門必須自查，若自查不能發(fā)現(xiàn)當(dāng)事人，將做如下處理：1) 北京地區(qū)，由各部門經(jīng)理承擔(dān)此費(fèi)用，請各部門負(fù)責(zé)人通過內(nèi)部管理增強(qiáng)本部門員工的經(jīng)營成本意識。2) 各地辦事處，因工作地點(diǎn)問題，以及使用交換機(jī)無法查詢等原因，特此針對各外辦內(nèi)部國內(nèi)長途花費(fèi)進(jìn)行額度管理。? 各外辦超出當(dāng)月辦事額度部分，必須自查。監(jiān)察后無責(zé)任人的情況下，由辦事處經(jīng)理承擔(dān)此費(fèi)用的 70%、內(nèi)勤財務(wù)人員承擔(dān)此費(fèi)用的 30%。 （若辦事處無內(nèi)勤財務(wù)，由辦事處經(jīng)理全額承擔(dān)）? 各外辦每月的總花費(fèi)的變動應(yīng)結(jié)合團(tuán)量的變動整體考慮，請各辦事處負(fù)責(zé)人通過內(nèi)部管理增強(qiáng)本部門員工的經(jīng)營成本意識。注：金額以當(dāng)月電信部門話單為準(zhǔn)。外辦在網(wǎng)絡(luò)不通的情況下可以使用固定電話撥打，各外辦有 300 元內(nèi)部電話溝通額度，超額由辦事處自行承擔(dān)。Skype使用的如有技術(shù)問題，請咨詢IT專員。第八章　會議管理為了增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，提高工作績效，迅速落實公司指示精神，加強(qiáng)各部門、大區(qū)之間的工作交流，公司特制定本會議制度。一、會議形式：公司日常辦公室會議；公司集中培訓(xùn)；公司集體活動；其它公司組織的集體活動；二、公司日常辦公會議規(guī)定：（1）公司周（季）例會每季度第一周內(nèi)召開季度例會、每周一召開周例會，會議一般包括以下方面的內(nèi)容：? 公司每周（或月度、季度）工作主線或思路；? 各部門上周（或上月、上季度）工作完成情況，存在的主要問題及解決情況等；? 各部門周（或月度、季度）重點(diǎn)工作計劃及落實時間；? 各部門存在急待公司解決的問題。? 市場狀況分析、企業(yè)文化及銷售技巧培訓(xùn)等。注：部門周例會不得超過 45 分鐘，事業(yè)部周例會不得超過 1 個小時。（2）年中總結(jié)會議 年中會議時間一般為每年 7 月份的第二個周末；會議一般包括以下方面的內(nèi)容：? 公司上半年工作完成情況及總結(jié)，存在的主要問題及解決情況等；? 強(qiáng)調(diào)、明確年初制定的年度計劃、工作主線或思路；? 下半年公司重點(diǎn)工作計劃及落實時間；? 存在急待公司解決的問題。（3）年終總結(jié)會議 年終總結(jié)會議時間由公司每年根據(jù)春節(jié)具體時間單獨(dú)提前通知；會議一般包括以下方面的內(nèi)容：? 各部門進(jìn)行述職? 公司全年工作完成情況及總結(jié)，存在的主要問題及解決情況等；? 宣布公司年度優(yōu)秀員工、團(tuán)隊名單，并落實獎勵情況；? 商定、決策下一年的發(fā)展計劃和目標(biāo)；? 根據(jù)公司發(fā)展計劃和目標(biāo)，各部門確定工作主線和思路；? 存在急待公司解決的問題。三、會議主持：公司級會議由總經(jīng)理指定人員主持。部門例會由部門經(jīng)理主持。臨時會議、公司集中培訓(xùn)、公司集體活動等由組織部門/人員確定人員主持會議。四、會議人員：視會議內(nèi)容及規(guī)模自行確定。五、會議記錄：參會人員務(wù)必攜帶記事本和筆，如實記錄會議內(nèi)容，會后自行總結(jié)查閱；公司級例會，由行政人事部門相關(guān)人員記錄會議主要內(nèi)容，會后整理并由總經(jīng)理簽字確認(rèn)有效信息，然后簽發(fā)給各部門執(zhí)行。銷售部會議由銷售總監(jiān)助理記錄會議主要內(nèi)容，會后整理并由銷售總監(jiān)簽字確認(rèn)有效信息，然后簽發(fā)給各大區(qū)經(jīng)理執(zhí)行。其它部門會議由各部門經(jīng)理指定人員記錄會議主要內(nèi)容，會后整理在部門內(nèi)部落實會議內(nèi)容。六、會議紀(jì)律： 參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司會議時間，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得遲到、缺席。 參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司工作紀(jì)律，除特殊情況不得隨便出入。會前應(yīng)關(guān)掉手機(jī)等通訊工具，或調(diào)為震動，以防影響會議進(jìn)行。 參會人員應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會會議精神，會議期間應(yīng)做好會議記錄，不得交頭接耳、大聲喧嘩，不得中途打斷他人發(fā)言，不得擅自離席。 會議發(fā)言：參會人員應(yīng)按會議程序發(fā)言，發(fā)言時不可高談闊論、滔滔不絕，應(yīng)簡明扼要、突出重點(diǎn)、實事求是，積極提出自己的合理化建議，為公司出謀劃策。 他人發(fā)言時，其他列席人員應(yīng)保持安靜，認(rèn)真聽取他人發(fā)言的內(nèi)容。 會議期間，若有不同意見，應(yīng)按會議流程，逐一表達(dá)。 會議期間，不允許談?wù)撆c會議內(nèi)容無關(guān)事宜。 會議期間，不允許往會議室內(nèi)打電話。違反會議紀(jì)律要求中第 2—7 項內(nèi)容，依照公司《行政獎懲制度》執(zhí)行。七、會議室的預(yù)定各部門需要使用會議室，請?zhí)崆鞍胩炫c行政前臺人員進(jìn)行登記預(yù)定。公司將根據(jù)“誰先預(yù)定