【正文】 面 —案卷內封面—卷內目錄—文字材料頁 —圖紙頁—卷內備考表的順序排列。其裝訂方式參照圖書出版裝訂法，先把案卷內封面至卷內備考表之間的文件材料用棉線繩（建議：按標有等距孔位的三孔一線或五孔一線）或者膠裝的方法裝訂起來，然后在裝訂好的外表粘貼案卷外封面。 裝訂好的案卷應做到牢固、整齊、美觀，卷內無錯頁、倒頁、壓字，不妨礙閱讀，便于保管和利用。 成套或印刷成冊，自成一卷的文件，可保持原來的案卷及文件排列順序、裝訂形式。35 項目文件歸檔要求 項目前期文件、項目管理文件、項目竣工驗收文件的歸檔要求 項目文件歸檔一般一式一份（其中項目竣工文件一般一式二份） ，聲像文件一般一式二份，電子文件一般一式三份。有合同要求的除外。 項目前期文件、項目竣工驗收文件等，由公司各相關單位、部門整理并歸檔。 項目竣工文件的歸檔審查程序 施工文件及竣工圖的歸檔審查程序施工單位/工程總承包單位完成施工文件及竣工圖的編制、收集、整理后，應將其提交監(jiān)理單位，由監(jiān)理單位對案卷的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審核，并在裝訂成冊的案卷“卷內備考表”中的“檢查人”處簽名確認；再提交公司項目（工程）所屬單位、工程管理（技術）部門進行審核，由責任人員在“案卷內封面”處簽名確認，并由以上單位在“慶陽石化公司建設項目（工程）竣工文件審核表” （見附表 7）上簽字蓋章完備后，才可按檔案管理規(guī)定向公司檔案管理部門歸檔。其流程是：施工單位/工程總承包單位→監(jiān)理單位→項目（工程）所屬單位→工程管理（技術）部門→檔案管理部門 未實行監(jiān)理的施工文件及竣工圖的歸檔審查程序36未實行“監(jiān)理制”由建設單位自行管理的工程項目，施工單位完成施工文件及竣工圖的編制、收集、整理后，應將其提交公司項目（工程）所屬單位、工程管理（技術）部門進行審核，由責任人員在裝訂成冊的案卷“卷內備考表”中的“檢查人”處及“案卷內封面”上簽名確認，并由以上單位在“慶陽石化公司建設項目（工程）竣工文件審核表”上簽字蓋章完備后，才可按檔案管理規(guī)定向公司檔案管理部門歸檔。其流程是：施工單位/工程總承包單位→項目（工程）所屬單位→工程管理（技術）部門→檔案管理部門 監(jiān)理文件的歸檔審查程序監(jiān)理單位完成監(jiān)理文件的編制、收集、整理后，應將其提交公司項目（工程）所屬單位、工程管理（技術）部門，由公司項目（工程）所屬單位、工程管理（技術）部門對監(jiān)理文件的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審核，并在裝訂成冊的案卷“卷內備考表”中的“檢查人”處及“案卷內封面”處簽名確認、簽署“慶陽石化公司建設項目（工程）竣工文件審核表”完備后，才可按檔案管理規(guī)定向公司檔案管理部門歸檔。其流程是：監(jiān)理單位→項目（工程）所屬單位→工程管理（技術）部門→檔案管理部門監(jiān)理單位歸檔監(jiān)理文件的同時，還應向檔案管理部門提交“施工文件及竣工圖質量審核報告” （格式見附表 8） 。項目施37工文件及竣工圖質量審核報告一般按單項工程編寫，與項目監(jiān)理文件一起整理、歸檔。 竣工文件由公司工程管理（技術）部門組織向檔案管理部門歸檔，并辦理歸檔手續(xù)。在項目竣工文件歸檔時需經工程質量監(jiān)督站檢查、驗收的，應在工程質量監(jiān)督站檢查驗收后再行提交公司相關業(yè)務部門審核歸檔。其流程是：施工單位/工程總承包單位→監(jiān)理單位→質量監(jiān)督單位→項目（工程）所屬單位→工程管理（技術）部門→檔案管理部門 項目竣工文件的歸檔要求 凡歸檔的施工文件、監(jiān)理文件應為原件，竣工圖為藍圖。因特殊原因歸檔原件確有困難的，在得到公司工程管理（技術）部門及檔案管理部門的認可后，可以歸檔復印件，但復印件的內容必須清晰，并由提供文件材料的單位對復印件,如合格證、質量證明書、檢驗報告等簽字和加蓋公章予以確認。 若為硬物合格證即金屬和塑料合格證等的可用復印件，同時在復印件上注明“此合格證為金屬合格證或塑料合格證” ，然后將金屬或塑料合格證等用雙面膠粘貼在合格證粘貼表中，按單項工程或單位工程單獨歸檔。 傳真件不得作為原件歸檔，應有接收部門在復印件上簽署意見并簽字和加蓋部門公章方可作為原件。38 設計修改通知單采用計算機編制并打印，相關責任單位簽字和蓋章后可視為原件。 現(xiàn)場發(fā)放的修改通知單或工程聯(lián)絡單，復印后經相關責任人簽署并加蓋紅章的，可視同為原件。 傳真或復印的圖紙不可以作為竣工圖保存。 計算機打印的白圖，凡按照有關規(guī)定進行蓋章并簽署的，可以作為竣工圖保存。 項目施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件歸檔套數均為兩套。設備儀器隨機文件一般歸檔一套。若合同另有規(guī)定時，按合同執(zhí)行。 施工文件、竣工圖及監(jiān)理文件在移交紙質檔案的同時，提交相應的電子文件兩套（施工文件及監(jiān)理文件圖像文件存儲格式為 TIFF，圖紙圖像文件存儲格式為 JPEG） ，要求掃描件必須與紙質原件完全一致，并編制電子文檔目錄。 竣工文件應在項目竣工交接后四個月內歸檔。 施工單位、工程總承包單位、監(jiān)理單位向公司檔案管理部門歸檔竣工文件時，必須先按“慶陽石化公司建設項目（工程）竣工文件審核表”的要求，將施工文件及竣工圖提交有關單位進行審核，合格后方可歸檔。 公司財務資產管理部門確認“慶陽石化公司建設項目（工程）竣工文件審核表”中的簽字、蓋章手續(xù)完備后，方可給予施工單位或工程總承包單位或監(jiān)理單位辦理財務結算39手續(xù)（即付尾款） 。 “施工文件及竣工圖質量審核報告”的使用要求 根據國家檔案行業(yè)標準 《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的要求， “建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽認竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件” ，監(jiān)理單位應向公司檔案管理部門提交“施工文件及竣工圖質量審核報告” 。 “施工文件及竣工圖質量審核報告”的主要內容：①監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查、審核、簽認項目竣工文件編制、收集、整理、歸檔的情況及對竣工文件完整、準確、系統(tǒng)的評價；②項目竣工文件驗收的結論性意見；③存在問題、整改要求與建議。 “施工文件及竣工圖質量審核報告”的歸檔項目“施工文件及竣工圖質量審核報告”一般按單項工程編寫，并與項目監(jiān)理文件一起整理、歸檔，排在監(jiān)理文件案卷“卷內目錄”之后。 所有案卷的外封面、內封面、卷內目錄、正副本章、備考表、竣工圖核定章、竣工圖章及各類表格統(tǒng)一采用公司檔案管理部門提供的模板，不執(zhí)行統(tǒng)一模板的一律不予接收。40 隨機設備文件的整理、歸檔要求 設備隨機文件按專業(yè)、臺件組卷，以文件形成的特點或規(guī)律排列。 設備隨機文件的案卷編目、裝訂參照施工文件及竣工圖的案卷編目與裝訂要求。①平行承發(fā)包（E+P+C）項目的隨機設備文件，由設備制造廠商或相關單位整理。②設計、采購和施工總承包（EPC）項目的隨機設備文件，由工程總承包單位或施工分包單位整理。③采購施工總承包（PC）項目的隨機設備文件，由采購施工總承包單位或施工分包單位整理。④一般情況下，隨機設備文件是以成套或印刷成冊，自成一卷的文件，可保持原來的案卷及文件排列順序、裝訂形式。a、E+P+C 項目隨機設備文件“卷內備考表” ，一般誰立卷，立卷人由誰簽名；檢查人由公司項目管理部門或相關歸檔部門案卷質量審核者簽名。b、總承包（EPC/PC）項目設備文件“卷內備考表” ，立卷人由工程總承包單位或施工分包單位立卷責任者簽名，檢查人由公司項目管理部門案卷質量審核者簽名。 工程總承包單位/設備制造廠商、相關單位完成設備隨機文件的收集、整理后，將其提交公司物資采購部門和設41備管理部門，由物資采購部門和設備管理部門對設備隨機文件案卷的完整、準確、系統(tǒng)情況進行審核并簽署“慶陽石化公司建設項目（工程）設備文件審核表”(見附表 9)后，方可向公司檔案管理部門歸檔。設備隨機文件的歸檔審查程序：工程總承包單位或設備制造廠商、相關單位→物資采購部門→設備管理部門→檔案管理部門 設備隨機文件案卷的歸檔套數、歸檔時間等參照施工文件及竣工圖案卷的歸檔要求。電子版設備隨機文件的歸檔按合同執(zhí)行。 凡應歸檔的設備隨機文件，在向公司檔案管理部門歸檔前，必須按相關規(guī)定要求，經公司有關部門對文件的完整、準確、系統(tǒng)進行全面審核簽認，方可歸檔。 公司財務資產管理部門在確認相關部門及檔案管理部門對“慶陽石化公司建設項目（工程）設備文件審核表”的簽字、蓋章手續(xù)完備后，方可給予設備制造廠商/工程總承包單位辦理財務結算手續(xù)（即付尾款） 。 其他項目文件的整理、歸檔要求 建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理、歸檔。 工程質量監(jiān)督機構完成工程質量監(jiān)督報告等的編42制、收集、整理后，向公司檔案管理部門歸檔。 設備、工藝、涉外文件及試運行文件等應由承辦單位整理并歸檔。 凡屬工程勘察類、工程設計類、技術開發(fā)類、技術轉讓類、技術咨詢類、技術服務類、委托（評價、評估、咨詢）類項目文件歸檔前，必須按相關規(guī)定要求進行整理，經公司合同承辦部門審核、簽認后，方可歸檔。①勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業(yè)整理并歸檔。a、一般情況下，勘察、設計文件是以成套或印刷成冊，自成一卷的文件，可保持原來的案卷及文件排列順序、裝訂形式。b、勘察、設計等項目文件，一般誰立卷（整理） ， “卷內備考表”立卷（整理）人由誰簽名；檢查人由工程管理（技術）部門或相關歸檔部門案卷質量審核者簽名。②公司財務資產管理部門應確認合同承辦部門及檔案管理部門對“慶陽石化公司建設項目（工程）項目文件審核表” (見附表 10)的簽字、蓋章后，方可履行工程勘察類、工程設計類、技術開發(fā)類、技術轉讓類、技術咨詢類、技術服務類、委托（評價、評估、咨詢）類合同項目的財務結算（或付尾款）手續(xù)，否則，不予有關單位辦理手續(xù)。 建設項目照片檔案的整理、歸檔要求43①照片檔案