外來(lái)文件管理制度-資料下載頁(yè)
2025-01-12 03:30本頁(yè)面
【正文】 文件 ”識(shí)別章，并建立《外來(lái)文件清單》，外來(lái)文件可直接沿用原編號(hào)，原文件無(wú)明確編號(hào)時(shí)，按本文件 執(zhí)行。 非發(fā)放范圍人員需領(lǐng)用文件時(shí)，應(yīng)以《文件登錄 /修訂 /廢止 /補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。 修訂 /廢止文件由文控文員負(fù)責(zé)回收舊版本，并在原《文件發(fā)放 /回收登記表》上注明，作廢文件應(yīng)立即加蓋 “無(wú)效文件 ”章或直接銷(xiāo)毀；作廢文件原件應(yīng)加蓋 “參考文件 ”章保留二年（保留期限另有規(guī)定除外）。 文件的使用管理 文件的使用部門(mén) /使用人應(yīng)妥善保管好文件，置于使用者易取閱的地點(diǎn)，如有丟失、損壞應(yīng)及時(shí)以書(shū)面形式向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。 受控文件不得私自復(fù)印 /打印 /涂改、書(shū)寫(xiě)或加注記號(hào)。 作業(yè)性文件停止使用一年以 上，由使用部門(mén)填寫(xiě)《文件登錄 /修訂 /廢止 /補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》申請(qǐng)廢止，經(jīng)原審批人批準(zhǔn)后交文控中心廢止，若申請(qǐng)未獲批準(zhǔn)，則將文件交文控中心保管。 文件的評(píng)審 文件使用者在工作過(guò)程中，應(yīng)評(píng)價(jià)文件的充分性和適宜性，必要時(shí)，應(yīng)提出更新的需要。 文件的修訂或作廢 文件發(fā)放后，如需修訂或作廢時(shí)，由提出人填寫(xiě)《文件登錄 /修訂 /廢止 /補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》按原審批程序?qū)徟瓕徟瞬荒軐徟鷷r(shí)，而改由其接替人或授權(quán)人審批。 文件修訂后，由文控文員通知各部門(mén)將舊版文件交文控中心后 換領(lǐng)新文件。 發(fā)往外部（認(rèn)證公司或客戶及其代表）的參考（非受控）文件在修改或換版時(shí)，只作通知并發(fā)放新文件，可不收回舊文件。 外來(lái)的技術(shù)文件，由技術(shù)相關(guān)部門(mén)跟蹤管制，確定本公司之外來(lái)技術(shù)文件為最新版本。 外來(lái)的國(guó)際 /國(guó)家 /行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)由管理者代表與外界聯(lián)絡(luò)，確保本公司作用之外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)為最新版本。 記錄保存 有關(guān)文件控制之相關(guān)記錄，按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。 ： 《質(zhì)量記錄控制程序》 ： 《文件總覽表》 《文件發(fā)放 /回收登記表》 《外來(lái)文件清單》 《文件登錄 /修訂 /廢止 /補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》 見(jiàn)附件 1：《文件控制流程》
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