【正文】 議 ?會議應(yīng)有議程，每項議程有主持人和限定時間 ?會議應(yīng)將議程分發(fā)給與會者，讓他們事先閱讀、思考 ?對離題的話題、會議主席應(yīng)技巧性的制止， 但不可封殺不同意見 ?尋求共識，若有強烈反對意見， 可將意見列入待議事項，稍后討論 ?會議必須每項議題有決議， 決議應(yīng)有執(zhí)行人和督導(dǎo)人，并在會后執(zhí)行 某美資企業(yè)有效的會議 電 話 的 管 理 ?通話時間過長浪費的不光是話費， 更主要的是時間和效率 ?某企業(yè)設(shè)定電話 3分鐘自動斷（客戶投訴電話例外）大大提高工作效率 ?3分鐘講不清楚的事情， 可用傳真或 Email先進行溝通，然后再通電話 ?通話前擬提綱，通話時先講重要事項。 每日時間分析表 今日目標 時間 8： 00 8： 30 9： 00 …… 1 2 3 4 5 6 工作項目 工作等級 A 重要、急 B 重要、不急 C 急、不重要 D 日常工作 行動結(jié)果 授權(quán)何人處理 訓(xùn)練 何人處理 自己處理 …… ? 找出自己的黃金工作時段，在該時段做最費腦的工作，非黃金時段處理日常事物； ? 經(jīng)常分析、檢查自己 的時間效率， 并不斷找出問題修正方法； ? 巧干而非苦干（ work smarter not harder )。 各階層經(jīng)理人時間分配表 層次 管理 作業(yè) 高層 90% 10% 中層 50% 50% 基層 30% 70% 急迫 不急迫 重 要 Ⅰ 緊急狀況 迫切的問題 限期完成的會議或工作 Ⅱ 準備工作 預(yù)防措施 價值觀的澄清 計劃 人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造力 增進自己的能力 不 重 要 Ⅲ 造成干擾的事、電話 信件、報告 會議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事 Ⅳ 忙碌瑣碎的事 廣告函件 電話 浪費時間 逃避性活動 ?第一象限： 應(yīng)付難纏的客戶，準時完成重要工作、危機的處理、上司臨時交辦的急事。完成不了會造成較大影響的工作等。 ?第二象限： 改善人際關(guān)系、規(guī)劃與計劃，充實自我、增進能力、人力資源的管理與開發(fā)，公司的中長期發(fā)展規(guī)劃等。 ?第三象限： 符合別人期望的事，朋友的不重要但急迫之約會等。 ? 第四象限： 不值得作之事。 第二象限組織法： ? 列出你認為 “ 最重要 ” 的三、四件事； ? 想想你的追求、理想和長期目標是什么？ ? 想想你在人生中最重要的人 或事是誰或是什么？ ? 假設(shè)你只剩下一個月 的壽命你準備干什么？ ?每一周應(yīng)扮演 12個重要角色， 做 34件重要事情； ?必須找出每周自己的主要角色 和重要的事情； ?角色的變換應(yīng)準確、及時； ?正確的角色選擇和變換決定 你辦事的效率。 一周計劃表的思考： ?完成全部或部分目標，會有什么結(jié)果？ ?這些目標對我個人和我的將來有什么好處？ ?若我每周持續(xù)這樣做，會有什么結(jié)果？ ? 一周計劃表完成的思考： ?我完成了哪些目標，遭遇到哪些挑戰(zhàn)？ ?我作過哪些決定？決定的結(jié)果如何？ 學員心得一： 計劃一天的主要工作，壓縮在二個小時內(nèi)完成。 晚上十一點至十二點考慮綜合性的問題。 把一天的工作分類： A類（今天自己要做的工作）；B類（授權(quán)他人安排工作）； C類（把今天計劃沒有完成的工作放到明天的 A— B類完成）。 早晨 8— 9點分配任務(wù)，余下的時間與領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，下午走訪各科室，溝通、協(xié)調(diào)工作。 把自己的鐘表調(diào)快十分鐘，充分利用瑣碎時間，如：上廁所、乘公車等。 為了節(jié)約時間，吃快餐。 周一開辦公會議，周四在分公司，如：處理業(yè)務(wù)等。（按工作內(nèi)容的不同，安排時間） 根據(jù)事務(wù)的輕重緩急，在時間上做安排。 學員心得二： 設(shè)定工作目標： 執(zhí)行上對總體目標進行量化、細化，做到明確工作內(nèi)容，確定工作職責，了解工作進度。 對工作要分清主次、先后。 對工作的執(zhí)行上要抓好落實；解決工作中出現(xiàn)的疑 難問題；培養(yǎng)下屬獨立解決和處理問題的能力。 對工作呀有強而有力的監(jiān)督、考核機制，確保各項工作的準確落實。 對工作結(jié)果要善于總結(jié)。 學員心得三： 制定短期、長期計劃，目標明確。 事情分清重要性，因事制宜；分主次，制定相關(guān)表格或臺歷。 用商務(wù)通或電腦（手提）。 對下屬的管理要求有計劃性、可行性，安排好指定時間。 宏觀管理，多思考，靈活運用私人時間。 減小瑣事，先完成共同完成的任務(wù)。 對下屬的績效培訓(xùn)，對人要用人得宜。 用專業(yè)人士，用錢買時間。 培訓(xùn)技巧靈活、靈巧，減少成本。 懂得授權(quán)，讓職責人員完成本職工作。 1通過會議解決各種問題。 1用書面等各種進行溝通和合作，明確方向。 1利用高科技，即網(wǎng)絡(luò)等方式。 1系統(tǒng)化、標準化的管理。 1輕松、快樂地開展工作。 學員心得四： 做事有目標及計劃，并嚴格按計劃執(zhí)行。 要善于將工作分配給下屬。 做事要分優(yōu)先順序。 把每天當做生命的最后一天來度過。 不要把時間浪費在瑣事上。 良好的溝通和合作可以提高效率。 標準化、程序化、制度化、自動化。 制定每天工作進度表。 培養(yǎng)下屬的工作能力、授權(quán)。 不打無準備的戰(zhàn)爭。 …… 待續(xù) 學員心得五： 瑣碎的事委派別人去做，自己每天只專注地做 1— 3件重要的事。 將重要的事務(wù)寫在具體日程的臺歷或日歷上。 節(jié)省時間與提高工作效率，涉及個人的習慣和工作環(huán)境的氛圍問題。一般均是有明確的周、日計劃，溝通、協(xié)助盡可能采用書面方式，并且各司其職，專人跟蹤。 廁所尋找靈感，開車遇紅燈時看書，看電視帶有目的與方向性尋找自己需要的東西。 節(jié)省時間與提高效率關(guān)乎價值觀的問題，把時間滲透到價值觀里面才有意義。 每星期一開一個會，其余時間自我控制，設(shè)立完善的監(jiān)控機制，并定期匯報。 每天的工作寫成提綱要點，分類成重要緊要的類型，規(guī)定完成的時間段，時間安排上預(yù)留一定的機動時間，每天如此持之以恒。 學員心得六： 開會時，發(fā)言人準備議題，在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)言人須提出自己對議題的相應(yīng)看法。 每天下午半小時總結(jié)當天工作，安排第二天計劃。 按計劃依據(jù)員工能力安排各項資源。 排出工作完成進度跟蹤表。 充分利用科技設(shè)備。 設(shè)立科學合理的組織架構(gòu)。 善用員工智慧，提高效率。 減少中間環(huán)節(jié)。 完善崗位責任制，實行標準化管理。 避免不必要的應(yīng)酬。 1運用時間的 “ 二八 ” 定律，將事情的輕重緩急逐一排列（見圖）。 輕 重 緩 4 1 3 2 急 《高效能人士的七個習慣》 —— 史蒂芬 柯維著 主動積極 —— 你將接受新的挑戰(zhàn)，承擔更多的責任 以終為始 —— 在開始一項工作之前，先預(yù)想最終結(jié)果 要事第一 —— 對工作進行優(yōu)化排序，分清主次，拒絕瑣事 雙贏思維 —— 尋求對雙方都有利的方案，改善人際關(guān)系 知彼解己 —— 先要學會理解他人，而后再尋找被他人理解 統(tǒng)合綜效 —— 不拘泥于“你的”或“我的” ，善于利用他人智慧 不斷更新 —— 在情感、心智、生理和心靈四方面提高自己