建設(shè)項目檔案管理ppt課件-資料下載頁
2025-01-10 01:45本頁面
【正文】 排列，卷內(nèi)工作性文件按 “文種 —— 文號 ”或 “文種 —— 時間 ”排列。w （二）編目w 1．編頁號w 編寫的位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角。各卷均從 1起編頁號。w 2．編制卷內(nèi)目錄。w 序號：用阿拉伯數(shù)字從 1起依次標注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，一個文件一個號。w 文件編號：填寫文件材料的文號或圖樣的圖號，或設(shè)備代號、項目代號。w 責任者：填寫文件材料的形成部門或主要責任者。w 文件材料題名：即文件標題，填寫文件材料的標題全稱。如果文件材料缺題名或題名欠準確，應重新擬寫題名，并加上中括號。w 日期：填寫文件材料的形成日期。w 頁號：填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。w 備注：需要時填寫。w 3．填寫卷內(nèi)備考表。w w 4．編制案卷封面和脊背。w 案卷題名。題名應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，構(gòu)成：項目名稱 +針對內(nèi)容 +文件名稱。w 項目名稱應與批準的原立項、設(shè)計相符，外文資料的題名及主要內(nèi)容應譯成中文。w 針對內(nèi)容應反映出結(jié)構(gòu)、部件、階段、專業(yè)。w 立卷單位：填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。w 起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。w 保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。w 案卷脊背應填寫檔號、案卷題名、保管期限。w 案卷封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫，移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。w （三）圖紙整理方法w 1．折疊尺寸：以 A4圖紙大小為準。w 2．折疊要求：圖面向內(nèi)，圖簽統(tǒng)一顯示在右下角，手風琴式折疊，圖標外露。w （四）案卷裝訂要求w 案卷內(nèi)不應有易銹金屬物。w 裝訂可采用兩種形式，但同一項目應統(tǒng)一。w 1．文字材料整卷裝訂，圖紙不裝訂。w 2．單份文字材料裝訂、圖紙不裝訂。w 采用這種形式的案卷，應在卷內(nèi)每份文件的首頁上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。w （五）匯總整理項目檔案的要求w 各施工分包單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位應按照檔案整理的要求，做好各自職責范圍內(nèi)檔案的整理、目錄的編制，向業(yè)主移交。w 業(yè)主在接收施工各分包單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位移交的項目檔案后，應進行匯總整理。匯總整理的要求：w 1．把各參建單位移交的文件材料按建設(shè)的先后階段理順；w 2．把各施工單位移交的文件材料按單位工程理順；w 3．給已理順案卷排列順序的項目檔案從 1起逐卷編制流水號；w 4．匯總編制項目檔案目錄。（匯總項目檔案編制說明、匯總案卷目錄及相應的卷內(nèi)目錄。） w 七、項目外購設(shè)備材料的整理w （一）引進設(shè)備項目文件材料的歸檔范圍w 引進設(shè)備形成的文件材料除了形成內(nèi)購設(shè)備形成的文件材料外，還增加了各階段談判記錄和紀要、技術(shù)問題來往函電、各種專利和技術(shù)秘密轉(zhuǎn)讓協(xié)議，以及外國技術(shù)人員現(xiàn)場提供的材料等（如設(shè)備調(diào)試記錄）。w （二）整理w 1．組卷w 引進設(shè)備的隨機文件一般是成冊的，且裝潢比較考究，因此總的原則是保持原貌。如果原來是成本裝訂好的，只要符合裝訂牢固、整齊要求，可以不再拆開重新裝訂，但盡量裝盒，還必須補上檔號、補上漢譯案卷題名和卷內(nèi)目錄，案卷內(nèi)沒有編號的要補編頁號。w 其他文件材料按 “階段 —— 問題 —— 時間 ”分類組卷。w 2．歸類w 由業(yè)主保存的外購設(shè)備檔案部分，先統(tǒng)一以生產(chǎn)裝置或單臺設(shè)備為單位進行整理，單獨編號和編制目錄，待項目竣工后，歸入業(yè)主單位的設(shè)備儀器檔案大類內(nèi)，按照檔案分類編號方案，在每個案卷的案卷號前加上分類號。w 八、檔案目錄的編制要求w 以項目為單位編制檔案目錄，如目錄較厚，也可以單位工程或?qū)I(yè)編制分類目錄。檔案目錄是為查找整套檔案提供方便的檢索工具，由項目檔案編制說明、案卷級目錄、卷內(nèi)目錄構(gòu)成。w 項目檔案編制說明包括兩個方面的內(nèi)容：w 1．項目簡介。（ 1）項目的構(gòu)成，項目的用途，項目的批準單位和文號、批準日期；（ 2）項目的總投資、占地面積和走向；（ 3）項目的籌建、動工、試生產(chǎn)日期和正式竣工投產(chǎn)、交付使用日期；（ 4）項目的工藝、設(shè)備產(chǎn)品情況；（ 5）項目的設(shè)計、施工、安裝、監(jiān)理單位；（ 6）項目的單位工程總數(shù)；（ 7）其他。* 2．項目檔案簡介。（ 1）項目檔案整理的依據(jù)性文件；（ 2）項目檔案包括的主要文件材料內(nèi)容；（ 3）檔案的數(shù)量；（ 4）其他需要說明的問題。
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