會計核算軟件操作(2)-資料下載頁
2025-01-07 00:02本頁面
【正文】 記賬和憑證匯總完全無關(guān)。憑 證匯總的目的是提供用戶需要的綜合信息，方便憑 證檔案做嚴格管理。 一種是 包括未記賬憑證 在內(nèi)的 所有 記 賬憑證的匯總 一種是 已記賬 的記賬憑證的匯總 憑證的 匯總 分兩種情況 六、財務系統(tǒng)輸出與維護 （三）賬簿輸出 輸出內(nèi)容： 記賬憑證的輸出、各科目對應賬戶的輸出及各 種日報單的輸出 等 在系統(tǒng)程序的控制下，系統(tǒng)先對數(shù)據(jù)進行臨時的處理，形 成該輸出所需數(shù)據(jù)，然后按用戶要求的輸出方 式和輸出格式進行輸出。 輸出方式 ： 屏幕顯示 和 打印機打印輸出 賬簿輸出功能 賬簿輸出 總 賬 發(fā) 生 額 余 額 表 明 細 賬 多 欄 賬 日 記 賬 日 報 表 序 時 賬 未 記 賬 憑 證 已 記 賬 憑 證 六、財務系統(tǒng)輸出與維護 按會計制度規(guī)定，在電算化賬務處理系統(tǒng)中，可通過 科目的發(fā)生額及余額表代替總賬 ，因此，部分系統(tǒng)中保留了總賬，部分系統(tǒng)中則取消了總賬輸出。 會計制度允許 日記賬以活頁賬的方式代替原來的訂本賬 憑證輸出功能 是賬簿輸出的基本功能 兩個功能程序： 已記賬憑證輸出和未記賬憑證輸出 。 ① 引導用戶選擇輸入對所需輸出憑證的限定 條件，主要包 括憑證的日期范圍、類型、憑證號范圍等。 ② 按標準格式依次逐張輸出 所選范圍內(nèi)的記賬憑證 ③ 對所選憑證進行 匯總 處理，并輸出 憑證匯總表 兩個功能程序中均包括如下具體功能： 六、財務系統(tǒng)輸出與維護 賬簿輸出 不僅可輸出手工方式下的 總賬、明細賬、多欄賬和日記賬 ，而且 進一步增加了科目的 發(fā)生額及余額表、日報表和序時賬 的輸出。 特別是在通過計算機處理后，不僅各類賬簿的輸出格式更加 規(guī)范、 統(tǒng)一、標準 ，而且內(nèi)容也更加 靈活 。 總賬輸出：可輸出 任一級 非“總賬”科目的總賬。 明細賬輸出：可輸出任一科目的 三欄式明細賬 ，而且可根據(jù)科目 設置中的定義按科目 特殊要求的格式輸出 ，如數(shù)量式、復幣 式、數(shù)量外幣式等。 多欄式賬：普通多欄式、增值稅多欄式。 六、財務系統(tǒng)輸出與維護 日記賬：標準格式的日記賬和按科目設置中的要求輸出任一末級 科目的日記賬。 科目發(fā)生額及余額表：任一會計期內(nèi)所有會計科目的本期借貸方 發(fā)生額、期初余額及期末余額。 日報表：可輸出某一天的，也可選擇科目的匯總級次。 序時賬：選擇輸入多種條件的組合，并按明細賬（流水賬）的格 式輸出。 六、財務系統(tǒng)輸出與維護 （四）系統(tǒng)維護 包括數(shù)據(jù)的備份和恢復、文件檢測、往年數(shù)據(jù)刪除、重建文件 索引、自動上機記錄查詢。 數(shù)據(jù)的備份： ① 根據(jù)有關(guān)制度規(guī)定 將計算機處理產(chǎn)生的數(shù)據(jù)保存在軟盤上， 作為會計檔案保管，以便今后查閱。這種備份應該在 每個 會計期間完成結(jié)賬后進行 ，至少 備份兩份 ，以保證數(shù)據(jù)安全。 作用： ② 為 保證機內(nèi)數(shù)據(jù)的安全 ，需要經(jīng)常對硬盤數(shù)據(jù)進行備份， 以便需要時恢復硬盤數(shù)據(jù)。這種備份應該在 每次運行賬務 處理系統(tǒng)以后進行 。 ③ 保留重要的操作內(nèi)容： 系統(tǒng)初始設置完成后 進行份以保留初 始設置內(nèi)容；每次結(jié)賬前進行備份，以便萬一發(fā)生結(jié)轉(zhuǎn)錯誤 可以及時糾正。 六、財務系統(tǒng)輸出與維護 備份時需要注意的問題 ① 備份應該在每天 關(guān)機前 進行。 ② 每次備份都應該在軟盤標簽上寫明備份的 時間及責任人。 ③ 對于 單機 系統(tǒng)，凡是具有數(shù)據(jù) 輸入 或 系統(tǒng)設置 權(quán)限的人員都 應該有數(shù)據(jù)備份權(quán)，以便輸入或設置時及時備份。 ④ 對于 網(wǎng)絡或多終端 系統(tǒng)，應 專人 負責備份。 數(shù)據(jù)恢復（專人進行） 通常以下情況時需要進行恢復操作： ① 如果 硬盤數(shù)據(jù)被破壞 ，可以使用恢復功能將最近時間備份的 軟盤上的數(shù)據(jù)恢復到硬盤上。 ② 當需要 查詢已從機內(nèi)刪除的往年數(shù)據(jù) 時，可以用恢復功能將 往年數(shù)據(jù)恢復到硬盤上。 六、財務系統(tǒng)輸出與維護 往年數(shù)據(jù)刪除 盡量不要刪除往年數(shù)據(jù)。 賬務系統(tǒng)在刪除往年數(shù)據(jù)時都會對被刪除年份的數(shù)據(jù) 強制 用戶 進行 備份 上機記錄查詢和打印 自動上機登記 會計制度規(guī)定每個會計期間結(jié)束時都應該打印上機記錄并作 為會計檔案保留 經(jīng)過授權(quán)的人員可以刪除上機記錄，但在刪除上機記錄前會 強制 用戶 打印 上機記錄 六、財務系統(tǒng)輸出與維護 建賬 建賬是指 增加新的賬套 ，或是在新的會計年度開始時 設立年度 賬 務處理所必需的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件和賬務處理數(shù)據(jù)文件 （空賬簿）。 執(zhí)行本功能一定要輸入建賬會計年度，系統(tǒng)建立或重新建立該 年度的所有賬簿文件。 由于重新建賬會使原有文件遭到覆蓋，因此除非用戶必須重新 建賬，否則不要操作此功能。 有些軟件年底結(jié)賬后會自動生成下年度賬簿文件，則該功能只 在增加賬套時有用。 數(shù)據(jù)維護 本功能重新建立數(shù)據(jù)的 關(guān)聯(lián)順序 。本功能不會對系統(tǒng)造成損壞， 正常情況下也可以運行本功能。
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