【正文】 務(wù)處理系統(tǒng)模塊【以外】的【其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)】生成并且自動傳送到賬務(wù)處理系統(tǒng)處理的記賬憑證。采用后面三種方式產(chǎn)生的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)在記賬憑證【記賬前】打印出會計(jì)憑證并由經(jīng)辦人簽章。二、憑證審核。在電算化會計(jì)核算中，錄入的記賬憑證和自動轉(zhuǎn)賬產(chǎn)生的記賬憑證，均需經(jīng)過憑證【審核后】方可記賬。已輸入計(jì)算機(jī)的記賬憑證的審核應(yīng)該由具有審核權(quán)限的會計(jì)人員進(jìn)行。三、記賬。在電算化系統(tǒng)中，記賬只是一個數(shù)據(jù)傳遞的過程。通過“記賬”這一步驟，使被審核通過的記賬憑證成為正式會計(jì)檔案，不能再被修改。同時，記賬過程將記賬憑證中數(shù)據(jù)分別向各相應(yīng)的賬戶匯總，以便查詢和輸出賬簿時使用。電算化會計(jì)核算流程中的記賬有如下特點(diǎn)。1）記賬只是一個功能鍵，操作員點(diǎn)擊記賬按鍵，并選定記賬期間和需記賬的記賬憑證，由計(jì)算機(jī)自動完成相關(guān)賬簿登記。2）記賬時，計(jì)算機(jī)同時登記總賬，明細(xì)賬，日記賬，以及其他需要登記的輔助核算賬簿。3）各種會計(jì)賬簿的數(shù)據(jù)都來源于經(jīng)過審核的記賬憑證，計(jì)算機(jī)記賬時，只是將憑證數(shù)據(jù)從記賬憑證文件轉(zhuǎn)移到相關(guān)的賬簿中，而沒有產(chǎn)生新的會計(jì)核算數(shù)據(jù)。由于數(shù)出一源，因此，在一般情況下，電算化會計(jì)核算中的記賬不需要進(jìn)行試算平衡，也不需要進(jìn)行賬賬核對。但由于存在直接修改數(shù)據(jù)庫文件或計(jì)算機(jī)病毒等原因造成數(shù)據(jù)文件出現(xiàn)不正常等極端情況，因此，目前大多數(shù)會計(jì)核算軟件在記賬的過程中，仍然保存對賬簿進(jìn)行試算平衡，對賬等賬簿檢查環(huán)節(jié)，但這些工作都由軟件自動完成。四、結(jié)賬和編制會計(jì)報表 。電算化會計(jì)核算中，在一些定點(diǎn)開發(fā)的專用會計(jì)軟件中，通過一次性預(yù)先定義賬戶結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系和賬戶報表對應(yīng)關(guān)系，結(jié)賬和編制報表可以作為一個步驟由計(jì)算機(jī)在較短時間內(nèi)同時自動完成。而在一般的會計(jì)軟件中，會計(jì)核算軟件的期末處理，結(jié)賬和生成報表采用與手工核算類似的工作步驟，結(jié)賬和報表生成分開進(jìn)行。第二節(jié) 賬務(wù)處理模塊基本操作。會計(jì)核算軟件主要用于【部分代替】手工完成【會計(jì)核算】的工作。會計(jì)核算的主要內(nèi)容是設(shè)置賬戶，填制和審核憑證，登記賬簿，成本核算，財產(chǎn)清查，編制會計(jì)報表等，其中前三部分是整個會計(jì)核算工作的基礎(chǔ)，我們把【設(shè)置賬戶】，【填制和審核憑證】，【登記賬簿】，稱為賬務(wù)處理。賬務(wù)處理模塊就是利用計(jì)算機(jī)完成賬務(wù)處理工作的模塊，是會計(jì)核算系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，它的目標(biāo)主要有以下幾個方面。，準(zhǔn)確，全面地采集和輸入會計(jì)憑證。，明細(xì)賬和總分類賬等各類賬簿。4. 及時，準(zhǔn)確地輸出各種賬，證，表。，實(shí)現(xiàn)會計(jì)數(shù)據(jù)傳遞與共享。賬務(wù)處理系統(tǒng)在整個電算化會計(jì)核算系統(tǒng)中起【核心作用】。賬務(wù)處理系統(tǒng)以貨幣為主要計(jì)量單位，完全，全面，系統(tǒng)地反映企業(yè)供產(chǎn)銷的所有方面。賬務(wù)處理系統(tǒng)是整個計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的橋梁，是整個計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的核心。其他子系統(tǒng)都是局部反映供產(chǎn)銷過程中某個經(jīng)營環(huán)節(jié)或某類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的。這些子系統(tǒng)不僅用貨幣作為計(jì)量單位，還廣泛使用實(shí)物量單位。一般會計(jì)核算系統(tǒng)中的賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要功能包括：系統(tǒng)初始化，憑證管理，記賬，賬簿查詢，期末處理等。一、系統(tǒng)初始化。電算化會計(jì)系統(tǒng)初次啟動用時，根據(jù)【單位的實(shí)際情況】進(jìn)行【參數(shù)設(shè)置】工作，這個過程被稱為系統(tǒng)初始化。一般會計(jì)軟件在賬務(wù)處理系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化時需要進(jìn)行：【設(shè)置操作員】，【分配操作員的權(quán)限】，【設(shè)置會計(jì)科目】，【設(shè)置外幣及匯率】，【憑證類別及結(jié)算方式的定義】，【各類輔助核算項(xiàng)目的定義】，以及【期初余額的錄入】等。（一）設(shè)置操作員及權(quán)限。會計(jì)信息化必須建立【崗位責(zé)任制】，操作管理制度，計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度，會計(jì)檔案管理制度。崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在【系統(tǒng)初始化】時完成，平時根據(jù)人員變動可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。會計(jì)系統(tǒng)是按照【分級管理】的原則進(jìn)行人員管理的。一般【會計(jì)主管】具有會計(jì)系統(tǒng)的最高權(quán)限，由他按照崗位分工的情況給其他操作員賦權(quán)或撤銷某些權(quán)利。在賦權(quán)時，必須遵循不相容的職務(wù)分離的原則。具體操作員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改操作權(quán)限。在KIS中，“用戶（組）管理”界面，按用戶組，用戶和授權(quán)三個層次進(jìn)行管理。：首先根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，將所有會計(jì)人員按其工作性質(zhì)分為若干個用戶組。只有【系統(tǒng)管理員組】的操作員才有增加用戶，刪除用戶，對用戶進(jìn)行授權(quán)的權(quán)限。：所有允許操作計(jì)算機(jī)軟件的會計(jì)人員都是系統(tǒng)用戶，每一個用戶都屬于某一個用戶組。，指定用戶對賬套數(shù)據(jù)的處理權(quán)限以及操作范圍。（二）建立賬套。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行賬務(wù)處理工作，必須建立賬套文件，以存放有關(guān)【會計(jì)及業(yè)務(wù)資料】。賬套中存放的內(nèi)容包括：【會計(jì)科目】，【記賬憑證】，【各種賬簿】，【會計(jì)報表】以及【固定資產(chǎn)信息】，【工資信息】等。一個賬套只能保存一個公司或一個獨(dú)產(chǎn)核算單位的會計(jì)資料，在實(shí)際工作中可以根據(jù)需要建立多個賬套。賬套主要設(shè)置的內(nèi)容包括：賬套文件名，賬套名稱，所屬行業(yè)，記賬本位幣，會計(jì)科目級次及每級科目代碼的長度，會計(jì)期間和賬套啟用等方面的信息。首次使用系統(tǒng)時，應(yīng)先進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括【核算單位名稱】、【所屬行業(yè)】、【啟用時間】、【科目編碼規(guī)則】等基礎(chǔ)參數(shù)?！緟?shù)設(shè)置】在完成建賬工作之后將【無法】再進(jìn)行修改。(三)設(shè)置會計(jì)期間。一般情況下，企業(yè)是按自然年度的自然月份劃分會計(jì)期間。但如果企業(yè)根據(jù)自身管理的要求，可以自行定義會計(jì)期間。，也就是賬務(wù)處理軟件的啟用會計(jì)期間。：會計(jì)期間是指確定會計(jì)月份的起始日期和結(jié)賬日期。在一般會計(jì)核算軟件中，會計(jì)期間及啟用會計(jì)期間屬于賬套參數(shù)，在【建立賬套】的過程中進(jìn)行設(shè)置。（四）設(shè)置記賬本位幣。在我國境內(nèi)的企業(yè)應(yīng)以人民幣作為記賬本位幣，業(yè)務(wù)收支以人民幣以外的貨幣為主的企業(yè)，也可以選定某種外幣作為記賬本位幣，但編制的賬務(wù)報表應(yīng)當(dāng)折算為人民幣反映。會計(jì)核算要求，指定一種貨幣為記賬本位幣，其他幣別必須以記賬本位幣為基礎(chǔ)進(jìn)行折算。記賬本位幣一般是在【建立賬套】的過程中進(jìn)行設(shè)置。（五）設(shè)置外幣幣種及匯率。外幣和匯率設(shè)置需要定義幣別代碼和幣種名稱，折算方式。折算方式一般為有兩種：直接匯率即外幣*匯率=本位幣；間接匯率即外幣/匯率=本位幣。如企業(yè)使用【固定匯率】作為記賬匯率，在填制【每月的憑證前】，應(yīng)預(yù)先在此錄入【該月的記賬匯率】?！驹履┯?jì)算匯兌損益】時，應(yīng)先在此輸入【調(diào)整匯率】（即期末匯率）。如企業(yè)使用浮動匯率作為記賬匯率，在填制該天的憑證前，應(yīng)預(yù)先在此錄入當(dāng)天的記賬匯率。（六）設(shè)置會計(jì)科目。（與手工核算條件下的編碼區(qū)別）企事業(yè)單位在記賬前，必須按照會計(jì)要素的具體內(nèi)容，確定需要設(shè)置的【會計(jì)科目】國家財政部在現(xiàn)行會計(jì)制度中統(tǒng)一規(guī)定了各行業(yè)【一級科目】的編碼，名稱，使用說明等內(nèi)容，企業(yè)可根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況確定下級科目和明細(xì)科目。在手工核算過程中，會計(jì)科目均以【文字形式】的科目名稱表示，除一級科目由財政部統(tǒng)一規(guī)定編碼外，二級以下的明細(xì)科目均無編碼。這種文字形的科目名稱在采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時，存在以下三個主要的問題。（1）容易引起二義性問題。（2）浪費(fèi)存儲空間。（3）影響錄入速度及錄入的準(zhǔn)確性。會計(jì)科目編碼一般采用分組數(shù)字碼編碼方法。編碼結(jié)構(gòu)中的數(shù)字總和稱為編碼長度，表示每一個編碼中數(shù)字的位數(shù)?？颇烤幋a設(shè)計(jì)的優(yōu)劣影響到系統(tǒng)的運(yùn)行效率，在設(shè)計(jì)時應(yīng)注意：唯一性，標(biāo)準(zhǔn)性，可擴(kuò)充性，簡明性。2. 輔助核算科目。輔助核算就是在一般的總賬，明細(xì)賬核算的基礎(chǔ)上，對一些相對獨(dú)立的核算對象進(jìn)行更全面和更細(xì)致的核算。輔助核算一般包括：【職員往來核算】，【客戶與供應(yīng)商往來核算】，【部門核算】和【項(xiàng)目核算】。（1）部門核算是企業(yè)實(shí)現(xiàn)立體交叉核算的方式之一。通常把成本和損益類科目設(shè)置為按部門核算。（2）職員往來核算主要用于核算企業(yè)與本企業(yè)員工之間資金往來業(yè)務(wù)。如，其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款。（3）客戶往來和供應(yīng)商往來核算用于核算企業(yè)與外部單位的資金往來業(yè)務(wù)，如應(yīng)收賬款，應(yīng)付賬款等。（4）企業(yè)還可以將其他一些相對獨(dú)立的核算對象下定義為輔助核算項(xiàng)目。設(shè)置項(xiàng)目檔案時，應(yīng)按項(xiàng)目的特性將項(xiàng)目分為若干類，確定項(xiàng)目的分類結(jié)構(gòu)，以方便對項(xiàng)目的核算和管理。項(xiàng)目核算是使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行會計(jì)核算后，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)立體交叉核算和管理的又一體現(xiàn)。采用輔助核算方法時，將原來設(shè)置為明細(xì)科目的【往來單位】、【個人】，【部門】、【項(xiàng)目】的上級科目改為【末級科目】，并設(shè)置為輔助核算科目。在建立會計(jì)科目時，對有輔助核算要求的科目，需要設(shè)置相應(yīng)的輔助核算標(biāo)識，以便在輸入憑證時，系統(tǒng)根據(jù)輔助核算標(biāo)識，輸入相應(yīng)的附加業(yè)務(wù)信息。每個賬務(wù)處理軟件都有一個【會計(jì)科目管理】功能，用于【增加】新會計(jì)科目，【修改】會計(jì)科目屬性，【刪除】無用科目，【打印】顯示科目編碼等。在建立賬套時，系統(tǒng)自動將所選行業(yè)的一級科目增加到系統(tǒng)中。因此，系統(tǒng)初始化階段，應(yīng)調(diào)用會計(jì)科目管理功能將需要的明細(xì)科目錄入計(jì)算機(jī)。設(shè)置會計(jì)科目時需要輸入：科目編碼，科目名稱，余額方向，輔助核算，外幣核算，數(shù)量金額核算等。（1）科目編碼：科目編碼應(yīng)是科目全編碼，既從一級科目至本級科目的各級科目編碼組合。科目編碼可用【數(shù)字，英文字母】等表示?？颇烤幋a必須唯一，不能重復(fù)，也【不能空】。必須按級次的先后次序建立。即先有上級科目，然后才建立下級明細(xì)科目。（2）科目名稱：指本級科目名稱，可以是【漢字，字母或數(shù)字】，【不能為空】。（3）余額方向：應(yīng)根據(jù)會計(jì)科目的性質(zhì)確定該科目的余額方向?！疽延小繑?shù)據(jù)的科目【不能再修改】其余額方向。（4）輔助核算：根據(jù)企業(yè)本身的實(shí)際情況，設(shè)置科目的輔助核算種類及相應(yīng)的輔助核算項(xiàng)目。輔助核算標(biāo)識一般要求設(shè)在最底層的科目上。但為了查詢或出賬方便，其上級科目也可以設(shè)置為輔助核算。（5）外幣核算：對需要進(jìn)行外幣核算的會計(jì)科目設(shè)置外幣核算標(biāo)識，并選定核算的外幣種類。（6）數(shù)量金額核算：對于需要核算數(shù)量的存貨類科目，應(yīng)設(shè)置數(shù)量核算標(biāo)識，并輸入相應(yīng)的數(shù)量核算計(jì)量單位。在日常業(yè)務(wù)處理過程中，也可用【會計(jì)科目設(shè)置】功能，對科目體系進(jìn)行增減，但要注意以下幾點(diǎn)。（1）增加科目。增加科目時，其上級科目必須已經(jīng)存在。最好在【年初】才做調(diào)整，以免發(fā)生上下級科目金額不符。（2）修改科目。修改科目時，如科目【已經(jīng)使用】，即已有余額或發(fā)生額，或已在未記賬憑證中使用，則科目代碼【不允許修改】，否則會造成賬目混亂。如一個科目有【下級科目】，科目代碼也【不允許修改】，否則會造成其下級科目沒有上級科目。如科目設(shè)置輔助核算且輔助賬已經(jīng)使用，則科目代碼不允許修改，否則將造成其輔助賬信息不完整。（3）刪除科目。刪除科目時，對于【已經(jīng)使用】且有余額或發(fā)生額的科目不能刪除。如科目有下級科目，只有在【下級科目】也準(zhǔn)備且可以同時刪除時才能刪除。如科目設(shè)置【輔助核算且輔助賬已經(jīng)使用】，則科目不能刪除。（七）設(shè)置輔助核算項(xiàng)目。輔助核算一般包括：職員往來核算，客戶與供應(yīng)商往來核算，部門核算和項(xiàng)目核算。在會計(jì)科目中設(shè)置輔助核算標(biāo)識之前，用戶還需要設(shè)置相應(yīng)的輔助核算項(xiàng)目檔案。（八）設(shè)置憑證類別。目前，在大多數(shù)實(shí)際單位中，會計(jì)憑證的類型劃分各有不同，大致上有如下四種：（1）收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。（2）現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。（3）現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。（4）其它劃分方法。如企業(yè)在系統(tǒng)中沒有進(jìn)行憑證類型設(shè)置，賬務(wù)系統(tǒng)自動采用缺省的憑證類型即不分類，所有的憑證只能標(biāo)記為【“記賬憑證”】。但如果企業(yè)處理中使用的憑證類型屬于上述四種分類的一種，則應(yīng)在賬務(wù)處理系統(tǒng)中進(jìn)行憑證類型設(shè)置。凡是在憑證輸入中涉及的憑證類型，都應(yīng)事行設(shè)置相應(yīng)的憑證類型?！?*在KIS中，可調(diào)用【憑證字】設(shè)置功能，定義每一種憑證類型憑證字和科目范圍限制。科目范圍限制是指某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，包括。（1）借方應(yīng)有科目。（2）貸方應(yīng)有科目。（3）借方或貸方必有科目。如：“現(xiàn)收”類憑證的借方必有“庫存現(xiàn)金”科目。（4）借方必?zé)o科目。（5）貸方必?zé)o科目。（6）借方和貸方必?zé)o科目。例題：1.“管理費(fèi)用”科目通常設(shè)置的輔助核算是( )。(單選) 。答案：B。各單位對于管理費(fèi)用通常是按部門進(jìn)行預(yù)算控制的，因此對于管理費(fèi)用科目應(yīng)設(shè)置部門輔助核算。，應(yīng)先刪除上一級科目，然后再刪除本級科目。( )答案：。修改或刪除會計(jì)科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。（九）錄入科目初始數(shù)據(jù)?？颇砍跏紨?shù)據(jù)就是會科目的【期初余額】。【錄入科目期初余額】是將各個科目在開始使用會計(jì)軟件進(jìn)行核算時的科目余額及發(fā)生額等相關(guān)數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中，它是手工處理和計(jì)算機(jī)處理的【銜接點(diǎn)】。在開始使用賬務(wù)處理系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)將手工環(huán)境下各賬戶的期末余額整理好，編制【科目余額表】，然后錄入到計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中作為期初余額。會科目期初余額錄入有兩種情況。（1）用戶在【年初】啟用賬務(wù)處理系統(tǒng)。只需錄入各科目的【年初余額】。（2）用戶在【年中】啟用賬務(wù)處理系統(tǒng)。需要錄入各科目的【年初余額外】，還要錄入各科目【啟用前各月】【借方、貸方累計(jì)發(fā)生額】，這樣可以保證全年各科目每月發(fā)生額是連續(xù)的。錄入期初余額時，只需錄入【最末級明細(xì)】科目的期初余額、借方累計(jì)發(fā)生額、貸方累計(jì)發(fā)生額數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會對【上級科目】的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行匯總計(jì)算。同時，在錄入需要輔助核算科目的資料時，需要錄入輔助核算項(xiàng)目的【明細(xì)科目資料】，輔助核算科目的余額由系統(tǒng)匯總計(jì)算得到。期初余額錄入完畢后，應(yīng)該利用系統(tǒng)提供的功能進(jìn)行試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，只有試算平衡后才可進(jìn)行日常會計(jì)業(yè)務(wù)處理。（十）其他初始設(shè)置。還有與憑證賬簿有關(guān)的選項(xiàng)設(shè)置，與固定資產(chǎn)核算，往來核算有關(guān)的基礎(chǔ)信息設(shè)置，與企業(yè)購銷存相關(guān)的基礎(chǔ)信息設(shè)置。應(yīng)定期對賬套數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并妥善保存，以便需要時對數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。會計(jì)軟件提供了賬套備份與恢復(fù)功能，利用備份功能，可將【賬套數(shù)據(jù)資料】備件到硬盤上，而利用恢復(fù)功能，可以將備份的【賬套數(shù)據(jù)資料】重