【導(dǎo)讀】合肥市勞動局綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案

　　

【正文】 的操作（刪除）及用戶使用軟件過程中的出錯提示等。 開發(fā)利用 借閱管理 用 戶檢 索 、 瀏 覽 、 下 載預(yù) 約 管 理 借 閱 管 理 歸 還 管 理 催 還 管 理借 閱 統(tǒng) 計檢 索 統(tǒng) 計打 印 圖 5 借閱管理功能示意圖 借閱管理功能分為紙介質(zhì)檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計兩部分。主要功能如上圖所示，包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計和檢索統(tǒng)計。 ? 借閱管理 借閱管理主要完成紙介質(zhì)檔案的借閱登記，以便于對用戶的借閱進行管理。檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷還是文件、借閱日期、借閱者、借 閱期限和同意借閱的領(lǐng)導(dǎo)等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。另外，系統(tǒng)可以設(shè)定缺省的借閱時間和缺省的個人借閱份數(shù)。借閱登記后的檔案，系統(tǒng)會自動記錄下所剩的份數(shù)，為以后的借閱、歸還、催還和企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)方案 頁碼： 25/93 統(tǒng)計提供參考。 ? 歸還管理 歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，同時更改系統(tǒng)中所記錄的檔案所剩份數(shù)，并提供了續(xù)借功能。 ? 催還管理 由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所以系統(tǒng)可以通過催還管理對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統(tǒng)計和打印催還單?？梢园唇栝喨藖泶哌€、按借閱組來催還、按日期催還和按被借閱的某 一檔案來催還。 ? 借閱統(tǒng)計 系統(tǒng)對紙介質(zhì)檔案的借閱提供了大量的統(tǒng)計方式，并可隨時打印統(tǒng)計結(jié)果。 按借閱人查詢：統(tǒng)計并打印借閱人 (檔案用戶 )在某一時間段內(nèi)借閱檔案的次數(shù)及檔案詳細信息。 按時間查詢：統(tǒng)計并打印在某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案及其詳細信息。 按檔案查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)某個檔案被借閱的情況(包括借閱次數(shù) ,借閱人 ,借閱時間 ,歸還日期 ,檔案類型等 )。 借閱頻率查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自的累計次數(shù) ,這樣可以評測檔案利用價值的高低。 按操作者查詢：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)借閱管理員 的操作次數(shù)及其操作對象，該功能可用于統(tǒng)計檔案管理人員的工作量。 ? 檢索統(tǒng)計 用于統(tǒng)計和監(jiān)控用戶通過網(wǎng)絡(luò)對電子檔案的訪問和利用情況。可以將檔號、題名、瀏覽 /拷貝次數(shù)和時間列表統(tǒng)計。并可對網(wǎng)上用戶對電子檔案的瀏覽情況和拷貝情況分別進行統(tǒng)計，統(tǒng)計方式如下： 按檢索人統(tǒng)計：可以統(tǒng)計并打印某一用戶在某一時間段內(nèi)對檔案文件瀏覽或拷貝的次數(shù)及其詳細信息 按時間統(tǒng)計：可以統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)所有檔案用戶對檔案文件瀏覽或拷貝的情況 企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)方案 頁碼： 26/93 按文件統(tǒng)計：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數(shù)及其詳細信息 瀏覽 /拷貝頻 率統(tǒng)計：統(tǒng)計并打印某一時間段內(nèi)被瀏覽或拷貝下載的所有檔案文件各自的累計次數(shù) , 以此可以評測檔案利用價值的高低。 ? 預(yù)約管理 用于處理用戶在網(wǎng)上預(yù)約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。所有用戶在網(wǎng)上通過訪問檔案網(wǎng)站和使用檢索查詢系統(tǒng)借閱預(yù)約的信息都能顯示出來，由檔案管理人員進行辦理，等待用戶提取。 統(tǒng)計年報 實現(xiàn)系統(tǒng)自動生成與國家統(tǒng)一的年度檔基表對應(yīng)的統(tǒng)計年報表，此部分的報表固定格式和報表中相關(guān)字段的查詢 SQL 語句由項目實施人員負(fù)責(zé)編制完成，使用人員在應(yīng)用時只需要在提示框中輸入要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的年份即可生成相應(yīng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。 檔案編研 可實現(xiàn)大事記、專題及組織延革等的編寫 ,并提供與檔案原件的掛接，提高編寫效率，并實現(xiàn)與編輯軟件的無縫聯(lián)結(jié)，可自動形成相關(guān)表格。如下圖所示： 定 義 編 研 庫 定 義 編 研 分 類 編 研 整 理 選 取 數(shù) 據(jù) 源提 供 利 用 打 印 輸 出 形 成 編 研 庫 圖 6 檔案編研功能示意圖 信息服務(wù)子系統(tǒng) 檔案信息服務(wù)子系統(tǒng)是面向全體用戶的，因此采用 B/S的方式，通過應(yīng)用服務(wù)器處理查詢請求。用戶通過檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，可以了企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)方案 頁碼： 27/93 解各項規(guī)章制度、通知、大事記、查詢檔案，瀏覽和下載檔案原文等。 網(wǎng)站首頁主要組成： 網(wǎng) 站 首 頁規(guī) 章 制 度 公 共 信 息 編 研 成 果 檔 案 查 詢 登 陸 圖 7 網(wǎng)站首 頁示意圖 規(guī)章制度：發(fā)布各項規(guī)章制度，并及時更新，供全員瀏覽。 通知：隨時發(fā)布各項通知，用簡便快捷的方式讓全體人員得到通知。 大事記：記錄歷年來發(fā)展過程中發(fā)生的重大事件，并不斷增加更新。 查詢登陸：通過用戶名和密碼的認(rèn)證，登陸到查詢檔案主界面。 檔案信息服務(wù)網(wǎng)站主要具有如下特點： B/S結(jié)構(gòu)，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護和升級；可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網(wǎng)頁上發(fā)布。例如：組織沿革、大事記、專題內(nèi)容、史料匯編、政策法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程等；可與電子檔案數(shù)據(jù)庫連接，進行檔案信息的查詢和利用；對檔案檢 索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安全性；模糊檢索功能；可支持200 多種圖形圖象等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了 IE 瀏覽器顯示文件格式有限的問題；可外掛瀏覽器和漢字庫。 其中檔案信息查詢是信息服務(wù)網(wǎng)站的最主要的功能。檔案信息查詢功能如下圖所示： 企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)方案 頁碼： 28/93 全 文 檢 索數(shù) 據(jù) 庫O r a c l e數(shù) 據(jù) 庫利 用檔 案 信 息 查 詢個 人 借 閱 查 詢 網(wǎng) 上 借 閱 預(yù) 約條 件 檢 索 分 類 檢 索 跨 類 檢 索 全 文 檢 索瀏 覽 下 載 數(shù) 字 水 印認(rèn) 證 服 務(wù)賦 權(quán) 申 請文 件數(shù) 據(jù) 庫 圖 8 檔案信息查詢功能示意圖 檔案信息查詢網(wǎng)頁由檔案信息查詢、個人借閱查詢、賦權(quán)申請和網(wǎng)上借閱預(yù)約四個模塊組成。 其中檔案信息查詢包含：條件檢索、分類檢索、跨 類檢索和全文檢索四種檢索方式。條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據(jù)輸入的條件組合進行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據(jù)檔案的分類表進行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進行檢索查詢；而全文檢索則可以根據(jù)文件的正文內(nèi)容進行檢索和查詢，全文檢索依賴與 TRS 全文檢索系統(tǒng)。 檢索到的檔案信息可以根據(jù)權(quán)限提供用戶瀏覽和下載，如果用戶需要下載電子檔案原文，則可以通過數(shù)字水印系統(tǒng)將電子檔案原文嵌入水印，并通過網(wǎng)上認(rèn)證服務(wù)器的認(rèn)證，提供用戶使用。 企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)方案 頁碼： 29/93 個人借閱查詢則可以顯示出用 戶借閱檔案的情況。 而網(wǎng)上借閱預(yù)約則允許用戶將檢索查詢到的所需檔案提出借閱申請，借閱申請可以反應(yīng)到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱實體。 當(dāng)用戶需要瀏覽、下載或借閱超出自身權(quán)限范圍的檔案資料時，可以提出賦權(quán)申請，由單位領(lǐng)導(dǎo)對其進行臨時賦權(quán)，使其在一段時間、或在有限次數(shù)的范圍內(nèi)可以瀏覽、下載或借閱該檔案。 光盤制作 按照用戶自定義的查詢條件將用戶所需的數(shù)據(jù)導(dǎo)出成為光盤文件，繼而可以在安裝了光盤刻錄設(shè)備和軟件的機器上刻錄成為檔案數(shù)據(jù)光盤，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤可以做到脫離原數(shù)據(jù)環(huán) 境進行數(shù)據(jù)的瀏覽和查詢。 工作量統(tǒng)計 根據(jù)用戶的實際需求實現(xiàn)了檔案室相關(guān)操作人員的工作量統(tǒng)計，包括增刪改條目信息，掛接或刪除電子原文。 擴展功能 數(shù)字化加工管理子系統(tǒng) 在收集整編功能中，已提供了功能較強的檔案掃描、圖像處理、OCR 識別及掛接功能，適合于具體工作人員進行小批量檔案掃描輸入。但對于大量的歷史存量檔案或新產(chǎn)生的大量檔案，需要借助專門的數(shù)字化加工管理系統(tǒng)，由多人進行批量加工。為此，專門開發(fā)了與檔案管理信息系統(tǒng)配套的檔案數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)。 檔案數(shù)字化加工管理子系統(tǒng)利用各種專業(yè)掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、流媒 體采集工作站等，將紙質(zhì)檔案、照片檔案、影像檔案等實體檔案或模擬信號的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，并將數(shù)字化信息的存儲到海量存儲載體中。對紙質(zhì)文件檔案，掃描成影像檔案后，可采用 OCR 技術(shù)，企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)方案 頁碼： 30/93 實現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。并對檔案進行相應(yīng)的著錄標(biāo)引工作。 數(shù)字化加工是本子系統(tǒng)的核心部份，實現(xiàn)了整個過程中的功能和流程的控制管理，由掃描、圖像處理、 OCR 識別、著錄標(biāo)引和校對五部份組成。 數(shù)字加工及著錄標(biāo)引主流程如下圖所示： 雙 層 P D F檔 案 形 成 流 程圖 像 檔 案形 成 流 程純 數(shù) 字 化檔 案 形 成 流 程圖 像 處 理數(shù) 據(jù) 采 集 設(shè) 備 圖 像 掃 描 數(shù) 據(jù) 轉(zhuǎn) 換建 立 卷圖 像P D F X M L原 始 磁 介 質(zhì)紙 介 質(zhì) 電 子 文 件圖 像 雙 層 P D FX M L圖 像P D F X M LT X T 圖 9 數(shù)字加工及著錄標(biāo)引流程圖 項目經(jīng)理建立案卷，確定 加工流程和分配工作任務(wù)； 針對用戶不同的檔案來源，選擇不同的數(shù)據(jù)加工方式。其中原始磁介質(zhì)可以通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集接口，驅(qū)動原始磁介質(zhì)的數(shù)據(jù)采集設(shè)備實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)的采集錄入；紙介質(zhì)文件則可通過高速圖像掃描儀進行掃描錄入；電子文件則可以通過輔助工具提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能轉(zhuǎn)成標(biāo)準(zhǔn)的圖像或文本文件； 上述過程需要對圖像文件格式制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。 掃描后的圖像可以轉(zhuǎn)入圖像處理系統(tǒng)，對掃描圖像進行處理和優(yōu)化； 處理好的圖像根據(jù)圖像的質(zhì)量和用戶的需求，可以通過圖像檔案企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)方案 頁碼： 31/93 形成流程、雙層 PDF 檔案形成流程或純數(shù)字化檔案形成流程進行著錄 標(biāo)引，分別形成圖像檔案、雙層 PDF檔案和純數(shù)字還原檔案； 其中圖像檔案主要針對手寫、無法識別或不需要形成純文本的檔案，最終通過著錄加工可以形成圖像（ TIF 或 JPG）、 PDF 文件及XML文件； 純數(shù)字化檔案可以通過 OCR 識別、手工錄入、校對等手段，形成標(biāo)準(zhǔn)的文本。優(yōu)點是全文信息全，便于檢索和利用；缺點是工作量巨大。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（ TIF或 JPG）、文本TXT 文件、 PDF 文件及 XML文件； 雙層 PDF檔案是特有的存儲格式，綜合了純數(shù)字化檔案的有點，同時又克服了工作量大的缺點，是一個理想的檔案 存儲方式。雙層PDF就是通過 OCR的快速識別，形成文本，將文本和圖像一起形成雙層 PDF 文件。這樣文件中既有圖像，又有識別后的文本，完全滿足上述純數(shù)字化檔案的所有優(yōu)點，又是在自動快速識別的基礎(chǔ)上完成的，不會帶來巨大的工作量。最終通過識別、著錄加工可以形成圖像（ TIF 或 JPG）、雙層 PDF文件及 XML文件； 數(shù)據(jù)一體化歸檔接口 綜合檔案管理系通不是一個孤立的系統(tǒng)，而是一個由底至上的全面開放的系統(tǒng)。亦即，可與各類信息系統(tǒng)進行一體化數(shù)據(jù)對接，將各個數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)一體化歸檔流程進行歸檔，實現(xiàn)數(shù)據(jù) 的有序流動和共享。 各數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)，先歸檔到檔案系統(tǒng)中責(zé)任部門的整編庫中，由責(zé)任部門的檔案管理人員進行歸檔鑒定和補全，最終歸檔到檔案數(shù)據(jù)庫中，同時建立全文檢索的索引； 在規(guī)劃數(shù)據(jù)一體化歸檔流程時，需開發(fā)相應(yīng)的接口程序和有效的數(shù)據(jù)處理過程，以保證電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性。數(shù)據(jù)一體化歸檔流程需要注重以下幾個方面： ? 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定從數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)導(dǎo)出的檔案數(shù)據(jù)目錄（屬性）結(jié)構(gòu)要求和原文（正文）要求。同時，給出數(shù)據(jù)企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)方案 頁碼： 32/93 轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件名轉(zhuǎn)換成題名等。 ? 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定了業(yè) 務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及字段項轉(zhuǎn)換對應(yīng)關(guān)系和要求，如字段類型、長度等。 ? 數(shù)據(jù)產(chǎn)生系統(tǒng)歸檔操作要求：規(guī)定那些信息內(nèi)容必須歸檔，歸檔時需補錄的內(nèi)容、檢查校驗的內(nèi)容和要求，歸檔時機要求等； ? 檔案管理系統(tǒng)補錄要求：檔案管理系統(tǒng)需補錄的內(nèi)容和要求，如保管期限等。 ? 檔案管理系統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換要求：所有的電子文件都轉(zhuǎn)換成幾種標(biāo)準(zhǔn)的文件格式。 ? 電子文件保真性處理要求：可采用數(shù)字簽名或者電子印章。 上述規(guī)定的數(shù)據(jù)一體化歸檔接口適用于大部分信息系統(tǒng)的歸檔，包括 OA、工程管理系統(tǒng)、 ERP、 PDM、各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。 數(shù)據(jù)一體化歸檔流程可嵌入到 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體流程中，實現(xiàn)隨辦隨歸、同步建檔。使檔案管理工作前移，及時、規(guī)范地收集業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)，并為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供及時全面的信息服務(wù)，以達到與現(xiàn)實工作結(jié)合、為現(xiàn)實工作服務(wù)的目的。 門戶系統(tǒng)集成 綜合檔案管理系統(tǒng)可與門戶系統(tǒng)集成，實現(xiàn)信息系統(tǒng)一體化整合。主要包括以下三個方面的開發(fā)工作： 檔案管理信息系統(tǒng)入口：在 PORTAL 上鏈接上檔案管理信息系統(tǒng)的入口和信息服務(wù)子系統(tǒng)的入口，使用戶可通過 PORTAL 輕權(quán)方便地進行檔案管理或檢索利用檔案信息。 統(tǒng)一身份認(rèn)證與權(quán)限管理：通過與 PORTAL 集成，借助于PORTAL 提供的統(tǒng)一用戶認(rèn)證功能實現(xiàn)用戶身份認(rèn)證，檔案系統(tǒng)從PORTAL讀取合法用戶列表信息，并對合法用戶進行賦權(quán)。用戶登陸時，由 PORTAL 進行合法用戶判斷、由檔案管理系統(tǒng)進行檔案權(quán)限判斷。這樣用戶只需在 PORTAL 上登陸一次，就可按各信息