【導讀】蒀羃罿薀薂螆羋蕿蚄膄薈螇螅膀薇薆肀肆薆蠆袃蒞薅螁肈芁薄袃袁膇薄薃肇肅芀蚅衿罿艿螈肅芇羋蕆袈芃羋蝕膃腿芇螂羆肅芆襖蝿莄芅薄羄芀芄蚆螇膆莃蝿羃肂莂蒈螅羈莂薀羈莆莁螃螄節(jié)莀裊聿膈荿薅袂肄莈蚇肇羀莇蝿袀艿蒆葿肆膅蒆薁衿肁蒅蚄肄肇蒄袆羇莆蒃薆螀芁蒂蚈羅膇蒁螀螈肅蒀蒀羃罿薀薂螆羋蕿蚄膄薈螇螅膀薇薆肀肆薆蠆袃蒞薅螁肈芁薄袃袁膇薄薃肇肅芀蚅衿罿艿螈肅芇羋蕆袈芃羋蝕膃腿芇螂羆肅芆襖蝿莄芅薄羄芀芄蚆螇膆莃蝿羃肂莂蒈螅羈莂薀羈莆莁螃螄節(jié)莀裊聿膈荿薅袂肄莈蚇肇羀莇蝿袀艿蒆葿肆膅蒆薁衿肁蒅蚄肄肇蒄袆羇莆蒃薆螀芁蒂蚈羅膇蒁螀螈肅蒀蒀羃罿薀薂螆羋蕿蚄膄薈螇螅膀薇薆肀肆薆蠆袃蒞薅螁肈芁薄袃袁膇薄薃肇肅芀蚅衿罿艿螈肅芇羋蕆袈芃羋蝕膃腿芇螂羆肅芆襖蝿莄芅薄羄芀芄蚆螇膆莃蝿羃肂莂蒈螅羈莂薀羈莆莁螃螄節(jié)莀裊聿膈荿薅袂肄莈蚇肇羀莇蝿袀艿蒆葿肆膅蒆薁衿肁蒅蚄肄肇蒄袆羇莆蒃薆螀芁蒂蚈羅膇蒁螀螈肅蒀蒀羃罿薀薂螆羋蕿蚄膄薈螇螅膀薇薆肀肆薆

　　

【正文】 門負責，局屬各單位文書整理工作由行政辦公室和黨委辦公室分別負責。 第五條 局及所屬各單位要建立健全平時歸卷制度 局及所屬各單位（或部門）根據自己的業(yè)務范圍和當年工作任務以及參照上年度情況擬制簡明確切的“案卷類目”，并編條款號。 承辦人員應將處理完畢或經領導批存的歸檔文件，在七天內收集齊全，加以整理，送本單位（或部門）整理人員歸卷保管。 對因工作需要臨時借用的歸檔文件，整理人員應及時提 供利用，并在借用文件登記表上登記，歸還時注銷。 第六條 整理人員職責 一、按照本辦法，做好歸檔工作。 二、認真執(zhí)行平時歸卷制度。將歸檔文件，及時收集歸類， 21 組成保管單位（件、袋、盒），集中統(tǒng)一保管。 三、凡是在本單位刊物登載公布，不另行文的文件定稿，應由文件的主辦單位將定稿和刊物一并整理歸檔?？锏木庉嫵霭娌块T，可在整理歸檔刊物后面的卷內備考表內說明定稿由某某處、室歸檔。幾個單位的聯(lián)合發(fā)文，應由主辦單位負責將定稿及其有關文件整理歸檔。會議文件由主辦單位整理歸檔。 四、整理人員將已組成保管單位的歸檔文件，在規(guī) 定的時間內填好檔案移交清單（文書類），由部門負責人簽字核準后，向檔案部門歸檔，并當面點清簽字。 第七條 歸檔范圍與保管期限 一、文件材料的歸檔范圍及保管期限按表 1 執(zhí)行。其保管期限分為永久、長期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三種。 1. 凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究及科學研究等工作有長遠利用價值的文件，應列為永久保管。 2. 凡是反映本單位一般活動的，在相當長時期內對本單位工作有查考利用價值的文件，應列為長期保管。 3. 凡是在較短時期內 本單位需要查考的文件，應列為短期保管。 二、保管期限的計算，應從案卷所屬年度的次年 1 月 1 日算起。 第八條 歸檔文件的整理 一、整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 二、質量要求 22 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。復印加蓋原印章的文件，具有檔案憑證作用；一般情況下，復印的文件，不作為檔案保管（復印件作為正文附件的除外）。電傳文件不宜長期保存，應復印歸檔，并加以說明。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔 案保護要求。不得采用熱敏紙，不得采用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水書寫，不得復寫。 三、整理方法 （一）裝訂 1. 歸檔文件按件進行裝訂?！凹笔菤w檔文件整理的基本單位。 每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。 各種報表、名冊、圖冊、書刊等一冊（本）為一件。 來文（或去文）與復文可為一件，其中外機關的來文與本機關的復文作為一件，本機關向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可作為一件（指第二年六月份之前來了復文的），也可以各為一件（指第二年六月份還 沒有復文的）。 簡報一期一件，會議文件每份文件為一件，會議記錄原則上一次會議記錄為一件，也可一本（冊）為一件。 重要文件（如法律、法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本為一件，歷次稿（包括定稿）為一件。 2. 裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文（或去文）在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，其它文字文本在后。 23 3. 永久和長期保管的檔案必須去掉金屬物，短期保管的檔案可保持原裝訂方式。對于已裝訂成冊不便拆釘?shù)目铩?，可不?釘重裝。 4. 裝訂時，裝具一般使用薄型斜口無酸紙封套，特別厚的檔案可用無酸紙檔案袋。亦可根據本單位實際情況，在符合檔案保護條件的前提下，采用其它辦法。 （二）分類 歸檔文件一般采用 “ 年度 — 機構（問題） — 保管期限 ” 方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。 區(qū)分年度時，按文件形成的年度區(qū)分。跨年度的會議文件，歸入閉幕年。來文與復文跨年度并作為一件時，放在復文年。長遠規(guī)劃放在針對的第一年。 （三）排列 歸檔文件的排列在同一保管期限下（即分類方案的最低一級類目內）進行，同一保管期限的文件，按事由結合時間、重要 程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件集中排列。 （四）編號 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、室編件號和館編件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖 A1。圖示中“ *”號欄為選擇項，不選用時無須設置。）。 歸檔章各項目的填寫方法： 1. 全宗號：立檔單位編制的代號。 2. 年度：填寫文件的形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“ 1999”。 3. 保管期限：標注歸檔文件保管期簡稱。永久為“永”，長 24 期為 “長”，短期為“短”。 4. 室編件號：歸檔文件在同一保管期限（即分類方案的最低一級類目）內的排列順序號。 一般規(guī)定各單位同一年度里、同一機構（問題）、同一保管期限下從“ 1”開始逐件編流水號。永久保管文件較少的單位，按“永久”在前，“長期”在后，從“ 1”開始混編成一個流水號。 5. 館編件號：按進館要求編注。 6. 機構（問題）：按組織機構分類的，填寫形成或承辦該文件的組織機構全稱，如機構名稱太長，可使用機構內部規(guī)范的簡稱。按問題分類的，直接填寫問題的類名。 （五）編目 歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序 編制歸檔文件目錄。 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目（見圖 A2）。 歸檔文件目錄中各項目的具體填寫方法。 1. 件號：填寫室編件號。 2. 責任者：填寫文件的發(fā)文機關或署名者。責任者全稱過長 ,可寫通用的簡稱。 3. 文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。文號一般由機關代字、年度（用六角括號“〔〕”括入）、順序號三部分組成。 4. 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“〔〕”號。 5. 日期：文件的形成 時間，以 8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如 19990909。 6. 頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)，文件中有文字、圖 25 表的頁面為一頁，空白頁不計數(shù)。 7. 備注：填寫歸檔文件的變化情況及其他有必要說的問題。 歸檔文件目錄應裝訂成冊，一般一年一本。歸檔文件目錄封面可設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖 A3），其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。 歸檔文件的檢索標識項目為：全宗號 — 年度 — 機構（問題）— 保管期限 — 件號。 （六）裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案 盒封面、盒脊及備考表項目。卷內目錄和備考表宜采用 70g 以上的白色書寫紙。 1. 檔案盒 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為 310mm220mm(長寬 )，盒脊厚度可以根據需要設置為 20mm、 30mm、40mm 等（見圖 A4a）。檔案盒應采用無酸紙制作。 檔案盒應根據擺放方式的不同（橫放或豎放），在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號。盒脊格式見圖 A4b、 圖 A4c。 2. 檔案盒封面及盒脊項目的填寫： 全宗號：立檔單位的代號。 年度：歸檔文件形成的年度。 保管期限：盒內 文件保管期限，用漢字全（簡）稱表示。 機構（問題）：分類方案中相應的機構或問題的類目名。 盒號：檔案盒的排列順序號。移交進館的檔案按進館要求填寫。 起止符號：即盒內第一份文件和 最后一份文件的件號，中間 26 用“ — ”連接。 3. 盒內備考表及填寫： 備考表置于全盒文件末尾，每個檔案盒必須放置。備考表用來說明盒內文件狀況。備考表項目包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期（見圖 A5）。 盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名。 檢查人： 填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。 日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。 附：歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒及備考表圖示 第九條 本辦法自頒發(fā)之日起執(zhí)行。原二航辦檔〔 1993〕 271號文和二航辦檔〔 2020〕 280 號文同時作廢。 27 附錄 A（提示的附示） 歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒及備考表圖示 圖 A1 歸檔章式樣 注：標有“ *”號為選擇項，下同。 單位： mm 比例： 1 : 1 歸 檔 文 件 目 錄 圖 A2 歸檔文件目錄式樣 28 圖 A3 歸檔文件目錄封面式樣 A=B=C=20， 30， 40mm 等 (a)檔案盒封面式樣及規(guī)格 29 B 單位： mm B 單位： mm 比例： 1:2 比例： 1:2 (b)檔案盒盒脊式樣 (c)檔案盒盒脊式樣 30 圖 A4 檔案盒式樣 31 圖 A5 備考表式樣 32 中港二航局文書材料歸檔范圍和保管期限 表 1 類目 序號 基本歸檔范圍 保管 期限 一級 二級 黨群 工作 黨務 工作 1 上級黨委有關工作的指示、決定、紀要、會議材料、報告、通知、批復等 重要的 一般的 永久 長期 短期 2 本單位黨委的工作計劃、總結、請示、批復、紀要、通知、報告和規(guī)章制度等 重要的 一般的 永久 長期 短期 3 本單位黨員代表大會或黨委工作會議材料 批準文件、通知、名冊、議程、領導講話、大會發(fā)言、提案、選舉結果及選票樣本、會議通過的文件、決議、紀要、簡報、重要的照片、錄音 (像 )帶等文件材料 永久 賀信、賀電、討論未通過的文件 長期 黨委辦公會議紀要、記錄 短期 4 本單位黨委會、黨委擴大會、民主生活會等記錄，黨組織負責同志在上級會議上的講話材料和交流材料 長期 5 上級黨委對組織工作的批示、規(guī)定、批復等 重要的 — 般的 永久 長期 短期 6 本單位組織工作的計劃、總結、制度、請示、通 知等 重要的 一般的 永久 短期 7 本單位黨組織關于專題調查、情況報告及有關的照片、大事記 重要的 一般的 永久 短期 8 本單位黨群機構建撤、調整、人員編制、干部任免的決定、通知、請示、批復等 永久 33 9 本單位黨員入黨、轉正、延期、退黨、取消黨員資格的決議、決定、通知等 永久 10 本單位黨員教育、學習和整黨、黨員民主評議工作形成的文件材料 長期 11 本單位黨組織和黨員年報、名冊 永久 12 本單位黨組織關系介紹信及存根 短期 13 本單位黨費收據 長期 14 下級黨組織的請示 (本級的批復 )、匯報 重要的 一般的 長期 短期 15 本單位收發(fā)文本 永久 16 其他一般性文件材料 短期 宣傳 工作 1 上級機關關于宣傳工作的指示、決定、通知等 短期 2 本單位關于宣傳工作的計劃、總結、通知、會議紀要等 長期 3 本單位關于政治理論教育、方針政策學習和有關企業(yè)文化建設的文件材料 重要的 — 般的 長期 短期 4 本單位編辦刊物及報刊上反映本單位活動的剪報廣播稿、電視片等 永久 5 本單位編輯 、編印的出版物定稿及樣本 永久